Todos os direitos de cópia reservados. Não é permitida a distribuição física ou eletrônica deste material sem a permissão expressa do autor. Housekeeping 5S
Objetivos do curso Este curso é dirigido a todos os profissionais que querem ter uma visão geral do 5S - Housekeeping, entender como esta filosofia pode ser integrada à organização e adquirir os conhecimentos necessários para implantar e manter um programa 5S adequado e eficaz. Durante este curso iremos: Aprender a história e o conceito do programa 5S - Housekeeping Saber o significado dos S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, e dos 3S que foram acrescentados posteriormente Entender a filosofia básica para implantar o 5S Aprender como realizar auditoria, avaliação ou diagnóstico no programa 5S que está implantado Compreender a importância da participação da alta direção e da cultura da organização Realizar exercícios para consolidar os conceitos estudados
Conteúdo programático MÓDULO 1 MÓDULO 2 MÓDULO 3 A origem dos 5S, o que é o programa 5S, objetivos, Seiri/Organização, Seiton/Ordenação e exercícios. Seiso/Limpeza, Seiketsu/Asseio, Shitsuke/Disciplina, o 6º S Setsuyaku/Economia, o 5S no dia a dia, seus benefícios e exercícios. Indícios de 5S, etapas para implantação do 5S e exercícios. MÓDULO 4 Continuação das etapas para implantação do 5S, estudo de caso e exercícios.
Módulo 1 Origem do 5S, o que é o programa 5S, objetivos,seiri/organização, Seiton/Ordenação e exercícios
Origem do 5S O programa 5S originou-se no Japão da pós-guerra (1950). Idealizado por Kaoru Ishikawa, tem como objetivo preparar uma empresa ou qualquer espaço físico para melhoria no ambiente. São cinco atividades iniciadas pela letra S, nomeadas em japonês: Seiri (organização), Seiton (ordenação), Seiso (limpeza), Seiketsu (asseio) e Shitsuke (disciplina). Em inglês a tradução usualmente utilizada é: Sorting, Systematising, Sweeping, Sanitizing e Self-disciplining. A dificuldade está em conseguir palavras em inglês ou outra língua que tenham os mesmos significados do idioma japonês e que comecem com S, uma vez que 5S tem sido o nome tradicional do programa japonês. Depois de ocidentalizado ficou conhecido como Housekeeping.
O que é o programa 5S É um programa de melhoria comportamental, cuja principal característica é a simplicidade. Seus conceitos são bastante profundos e podem ser aplicados tanto na vida profissional como na vida pessoal. Pessoas que praticam estes conceitos tornam-se gerentes de si mesmas, proporcionando uma melhora para a organização e para o mercado de trabalho. Somente quando os empregados se sentirem orgulhosos por terem construído um local de trabalho digno e se dispuserem a melhorá-lo continuamente ter-se-á compreendido a verdadeira essência do 5S. A essência do 5S é a autodisciplina, a iniciativa, a busca do conhecimento de si mesmo e do outro, o espírito de equipe, o autodidatismo e a melhoria contínua em nível pessoal e organizacional.
O que é o programa 5S O programa 5S deve ser implementado com o objetivo específico de melhorar as condições de trabalho e criar o "ambiente da qualidade", ou seja, iniciar uma mudança de cultura na empresa que favoreça a implantação da Gestão pela Qualidade Total em todos os ambientes da mesma. Assim, as organizações com o objetivo da busca de melhoria da qualidade de vida no trabalho utilizam o programa 5S como uma base para o desenvolvimento dessa qualidade. Hoje algumas empresas acrescentam mais 3S: Shikari Yaro (determinação), Shido (educação/treinamento) e Satsuyaku (economia). No início deste programa utilizava-se somente 3S e ele era denominado programa 3S. Depois passou-se a utilizar cinco palavras e sua denominação passou a ser 5S, e assim sucessivamente foi se transformando de empresa para empresa e tendo outras denominações: 6S, 7S, 8S, etc. Antigamente no Japão as fábricas eram muito sujas. A administração e os operários não percebiam e conviviam com a situação todavia devido ao programa 5S isto mudou.
O que é o programa 5S Quando outros países começaram a se interessar pelo TQC Total Quality Control, logo perguntavam Como devemos iniciar a implantação?, ao que o professor Ishikawa respondia: Sempre pela limpeza. Em ambientes sujos jamais haverá qualidade. O caminho prático é a implantação dos 5S, cinco passos integrados que buscam fortalecer 5 sensos, formando um todo único e simples que nos ajuda a encarar o ambiente de trabalho de uma maneira totalmente nova. Não só os aspectos de qualidade e produtividade devem ser delegados aos funcionários: o mesmo deve ocorrer com relação à organização da área de trabalho, gerando descarte dos itens sem utilidade, liberação de espaço, padrões de arrumação, facilitação ao próprio funcionário saber o que está certo e o que está errado, manutenção da arrumação, limpeza, áreas isentas de pó, condições padronizadas que clareiam a mente do funcionário e a disciplina necessária para realizar um bom trabalho em equipe dia após dia.
Objetivos específicos Melhorar a qualidade dos produtos/serviços Melhorar o ambiente de trabalho Melhorar a qualidade de vida dos funcionários Maximizar o aproveitamento dos recursos disponíveis Reduzir gastos e desperdícios Otimizar o espaço físico Reduzir e prevenir acidentes Melhorar as relações humanas Aumentar a auto-estima dos funcionários Estes objetivos devem ser estabelecidos pela alta administração, com metas mensuráveis para serem acompanhadas por todos os empregados. O programa 5S, por dar a todos a oportunidade de opinar, indiretamente ajuda a introduzir a gestão participativa.
A importância da participação da alta administração A implementação do programa 5S deve partir da alta administração. É ela quem deve decidir sobre a iniciação do programa como pré-condição para se ter qualidade na empresa. Para dar início à implantação, a alta administração deve demonstrar comprometimento sincero com este programa. Se isso não ocorrer, os funcionários não participarão como devem por não entenderem a razão. É muito importante que todos entendam que a implantação definitiva do programa 5S só ocorrerá se houver participação de todos os funcionários, do presidente aos operários. O 5S na produção e administração Existe uma tendência em se pensar que o programa 5S é um projeto para a área de produção. Mas isto não é verdade: ele é muito válido para a área administrativa também.
Comparação da aplicação do 5S Produção X Administração 5S SEIRI (Organização) SEITON (Ordenação) SEISOH (Limpeza) PRODUÇÃO Identificação dos equipamentos necessários e desnecessários nas oficinas e postos de trabalho. Determinação de local específico ou lay out para os equipamentos serem localizados e utilizados a qualquer momento. Eliminação de pó, sujeira e objetos desnecessários e manutenção da limpeza nos postos de trabalho. ADMINISTRAÇÃO Identificação dos dados e informações necessárias e desnecessárias para decisões. Determinação de local de arquivo para pesquisa e utilização de dados a qualquer momento. Atualização e renovação de dados para obter decisões corretas. SEIKETSU (Asseio) SHITSUKE (Autodisciplina) Ações consistentes e repetitivas visando arrumação, ordenação e limpeza, e ainda manutenção de boas condições sanitárias e sem qualquer poluição. Hábito para cumprimento de regras e procedimentos. Estabelecimento, preparação e implementação de informações e dados de fácil entendimento que serão muito úteis e práticos para decisões. Hábito para cumprimento de regras e procedimentos.
Filosofia básica para implantar o programa 5S Inicialmente somente devemos implantar os 3S relativos a seiri (organização), seiton (ordenação) e seisoh (limpeza). Somente com a implantação destes 3S podemos obter 50% de melhoria nas empresas: redução de não-conformidades e de custos, e melhoria de produtos, serviços, qualidade de vida no trabalho, etc. A implantação do programa 5S deveria ser iniciada por uma área-piloto para servir de exemplo para as outras áreas. O presidente e os diretores deveriam implantar os 5S nos seus locais de trabalho, dando o exemplo para todos na empresa. Durante o levantamento das situações e instalações devemos sempre fotografar ou filmar. Ter o antes e o depois documentados é ótimo para melhorar o entendimento. Durante o levantamento vamos perceber que muitas vezes o ambiente parece limpo, mas se olharmos os cantos e o teto vamos verificar que não é bem assim. Existem sujeiras de várias naturezas e por várias causas que, por falta de atenção e hábito de convivência, se acumulam por muitos anos nos locais sob análise. Após a implantação de pelo menos 3S em uma área-piloto e de termos mostrado à organização os benefícios do programa, podemos implantar nas outras áreas da organização.
Conceitos de cada S Vamos agora aprofundar o entendimento de cada S e aprender como implantar e como auditar cada um: Seiri - Organização Seiton - Ordenação Seiso - Limpeza Seiketsu - Asseio Shitsuke - Disciplina
Seiri Organização Conceitos Sentido literal: separar por tipo ou tamanho. Sentido no 5S: identificar os itens necessários e desnecessários existentes no local de trabalho. Ou em outras palavras: somente os itens necessários deverão estar nos locais de trabalho. Procedimento: 1 - Analisar tudo o que está no local de trabalho 2 - Separar o necessário do que é desnecessário 3 - Verificar utilidade de cada item perguntando: Agrega valor? 4 - Manter estritamente o necessário Critérios: Se é usado a toda hora: colocar no próprio local de trabalho, escritório ou máquina Se é usado todo dia: colocar próximo ao local de trabalho Se é usado toda semana: colocar no almoxarifado Se não é necessário: descartar
Seiri Organização Como fazer Separar as coisas necessárias das que são desnecessárias, dando um destino para aquelas que deixaram de ser úteis para aquele ambiente. Manter no local de trabalho apenas o que você realmente precisa e usa, na quantidade certa. Identificar e classificar materiais, móveis, equipamentos e ferramentas em duas categorias: necessários e desnecessários ao trabalho. O necessário deve ser guardado conforme a necessidade e o consumo. Os recursos devem ser remanejados para onde são necessários. Isto inclui eliminar tarefas desnecessárias e desperdícios de recursos e uma utilização correta dos equipamentos para aumento do seu tempo de vida. Não deve haver excessos de materiais, equipamentos ou ferramentas no local de trabalho. Devemos lembrar de manter somente o necessário ocupando espaço. Isso se aplica a todos os aspectos do ambiente do trabalho: mesas, gavetas, armários, etc. Jogar fora o que ainda é aproveitável é desperdício. O material deverá ser enviado à área de descarte que pode enviá-lo para onde é necessário.
Seiri Organização Lista de Verificação Após a implantação devemos verificar se não esquecemos de nada, e podemos perguntar à equipe: Existem objetos que há um bom tempo foram guardados e até então ainda não foram utilizados, ou com freqüência de uso muito baixa? Há coisas desnecessárias em seu local de trabalho? Todos os itens desnecessários estão separados, classificados, estocados e rotulados? A sujeira pesada foi removida? Existe desperdício que deva ser reduzido e/ou evitado? O sistema implantado impede novos acúmulos de objetos, equipamentos ou dados obsoletos? Todo o pessoal está treinado para manter a organização?
Seiri Organização Benefícios Liberação de espaço para os mais variados objetivos Diminuição de custos e estoques Reaproveitamento de recursos materiais Redução de acidentes Eliminação de materiais e equipamentos fora de uso, como ferramentas, armários, prateleiras, etc. Eliminação de sobressalentes fora de uso Eliminação de dados e controles ultrapassados Eliminação do tempo de procura
Seiton Ordenação Conceitos Sentido literal: combinação ou arranjo de partes, dados, elementos ou peças seguindo algum princípio ou método racional. Sentido no 5S: determinar o local para achar facilmente quando necessitar. Procedimento: 1 - Definir arranjo físico da área de trabalho 2 - Padronizar nomes 3 - Guardar objetos semelhantes no mesmo lugar 4 - Usar rótulos e cores vivas para identificação 5 - Buscar comprometimento de todos na manutenção da ordem Critérios: Uma boa prática para não errar a ordenação é buscar no trabalho sempre o conceito de que 1 é melhor. Ou seja: 1 ferramenta, 1 máquina, 1 formato, 1 arquivo, 1 horário definido para cada reunião, 1 cópia de documento, 1 original.
Seiton Ordenação Como fazer Agrupar as coisas necessárias, de acordo com a facilidade de acessá-las, levando em conta a freqüência lógica já praticada. Seiton significa a arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso. Refere-se à disposição dos objetos, comunicação visual e facilitação do fluxo de pessoas. Com isto há diminuição do cansaço físico, economia de tempo e facilitação na tomada de medidas emergenciais. O primeiro passo é definir um lugar para as coisas. O segundo passo é definir como guardar as coisas. O terceiro passo é obedecer as regras. Definir o layout (disposição) da sua área Identificar materiais, arquivos e pastas com rótulos Manter livres as áreas de circulação Guardar materiais semelhantes no mesmo lugar Cada coisa tem que ter nome - Dê nome a tudo! Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. Nenhum item sem lugar definido, mesmo que alguém o esteja usando. Assim fica mais fácil de localizar as coisas. Devemos usar etiquetas em tudo que há no local de trabalho: nos arquivos eletrônicos, nas pastas, nos armários, nas ferramentas e materiais que utilizamos no dia-a-dia.
Seiton Ordenação Lista de Verificação Após a implantação devemos verificar se não esquecemos de nada e podemos perguntar à equipe: Há lugares definidos para todas as coisas? Todos os objetos são identificados? A facilidade de acesso aos objetos é proporcional à freqüência de sua utilização? A identificação e a sinalização dos locais e objetos são facilmente compreendidas? Há diferentes cores para facilitar a identificação? Existe uma otimização dos recursos disponíveis? Todo pessoal está treinado para manter a ordenação? Observações: Cuidado para não cometer exageros descartando aquilo que é útil para o trabalho. Consulte sempre quem usa o item. Deve-se ter muita atenção para não errar.
Seiton Ordenação Benefícios Rapidez e facilidade na busca dos objetos e documentos Facilidade de comunicação (todos sabem onde estão os objetos) Economia de tempo e material Redução de acidentes Aumento de produtividade
Exercícios Indique se é verdadeiro ou falso: 1 ( ) O 5S foi idealizado no Japão por Kaoru Ishikawa depois da primeira guerra mundial para melhorar o ambiente de trabalho nas fábricas que eram muito sujas. 2 ( ) O 5S é um programa de melhoria comportamental, cuja principal característica é a simplicidade. 3 ( ) Os objetos guardados há muito tempo devem ter um lugar de destaque. 4 ( ) Devemos manter no lugar de trabalho apenas o que realmente usamos. 5 ( ) Seiton significa a arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso. 6 ( ) Pessoas que praticam estes conceitos não se tornam gerentes de si mesmas mas proporcionam uma grande melhoria para a organização. 7 ( ) A facilidade de acesso aos objetos deve ser proporcional à freqüência de sua utilização. 8 ( ) Não devemos usar muito as etiquetas em tudo que há no local de trabalho: nas pastas, nos armários, nas ferramentas e materiais que utilizamos no dia-a-dia.
Resposta dos exercícios Indique se é verdadeiro ou falso: 1 ( F ) O 5S foi idealizado no Japão por Kaoru Ishikawa depois da primeira guerra mundial para melhorar o ambiente de trabalho nas fábricas que eram muito sujas. 2 ( V ) O 5S é um programa de melhoria comportamental, cuja principal característica é a simplicidade. 3 ( F ) Os objetos guardados há muito tempo devem ter um lugar de destaque. 4 ( V ) Devemos manter no lugar de trabalho apenas o que realmente usamos. 5 ( V ) Seiton significa a arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso. 6 ( F ) Pessoas que praticam estes conceitos não se tornam gerentes de si mesmas mas proporcionam uma grande melhoria para a organização. 7 ( V ) A facilidade de acesso aos objetos deve ser proporcional à freqüência de sua utilização. 8 ( F ) Não devemos usar muito as etiquetas em tudo que há no local de trabalho: nas pastas, nos armários, nas ferramentas e materiais que utilizamos no dia-a-dia.
Fim do Módulo 1