Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais: aspectos introdutórios e evolução das atividades Curso de Administração 1
Aspectos Introdutórios Não há como uma empresa funcionar sem a existência de RECURSOS, sejam estes relacionados aos insumos ou aos bens patrimoniais indispensáveis no processo de fabricação. Em meio ao ambiente competitivo, uma das formas de obter uma vantagem, se não competitiva, mas pelo menos comparativaé através de uma boa gestão dos recursos materiais e patrimoniais. Com os custos crescentes é importante gerir bem seus estoques e seu patrimônio produtivo de forma a utilizá-los com a máxima eficiência e eficácia. 2
Aspectos Introdutórios Recursos Materiais Recursos Financeiros Recursos Humanos Recursos Mercadológicos Recursos Administrativos Administração da Produção Administração Financeira Administração de Pessoal Administração Mercadológica Recursos Administrativos Produção Finanças Pessoal Mercado Administração Geral 3
Evolução da atividade produtiva PERÍODO 1750-1800 1800-1850 1850 1900 1900 1950 1950-2000 Lâmpadas, Microeletrônica, telefone, Máquina a Locomotivas, Nylon, radar, motor a INOVAÇÕES vapor e tear telégrafo, eletrônica, raio laser, explosão, mecânico fotografia. rádio e TV. fibra ótica, adubo biotecnologia. químico. 4
Evolução da Administração de Materiais A Atividade exercida diretamente pelo proprietário da empresa, pois comprar era a essência do negócio; Atividades de compras como apoio às atividades produtivas se, portanto, integradas à área de produção; Ampliação dos serviços envolvendo materiais, começando com o planejamento das matérias-primas e a entrega de produtos acabados, em uma organização independente da área produtiva; Agregação à área logística das atividades de suporte à área de marketing. 5
Evolução da Administração de Materiais PERCEPÇÃO EMPRESARIAL O Administrador de Materiais. Perfil do profissional. Progresso do profissional. Atividades da Administração de Materiais. SITUAÇÃO INICIAL Pessoa de recados. Pessoa bem considerada. Sem possibilidades. Faz despesas PROCESSO DE EVOLUÇÃO Funcionário a serviço da produção. Burocrata eficiente. Comprador Evita faltas e desmobiliza estoques excedentes. ESTÁGIO AVANÇADO Executivo conhecedor do mercado de abastecimento. Conhecedor de administração comercial e de mercados. Planejamento do negócio. Planejamento estratégico. SITUAÇÃO ATUAL Executivo que administra 60% dos custos e das despesas. Executivo com preparo técnico, econômico e legal. Diretor executivo. Concentração em uma visão de melhoria do resultado da empresa. 6
Evolução da Administração de Materiais As Três Fases da Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais 1 Aumentar a produtividade. Busca pela eficiência. 2 Aumentar a qualidadesem preocupação em prejudicar outras áreas da Organização. Busca pela eficácia. 3 Gerar a quantidade certa, no momento certo par atender bem o cliente, sem desperdício. Busca pela efetividade. 7
Visão Operacional e Visão Estratégica Na visão operacional busca-se a melhoria relacionada a atividades específicas. Melhorar algo que já existe. Na visão estratégica busca-se o diferencial. Fazer as coisas de um modo novo. Aqui se preocupa em garantir a alta performance de maneira sistêmica. Ou seja, envolvendo toda a organização de maneira interrelacional. 8
Visão Operacional e Visão Estratégica Visão Operacional EFICIÊNCIA Visão Estratégica EFETIVIDADE ESPECÍFICA SISTÊMICA QUANTITATIVA MELHORAR O QUE JÁ EXISTE QUANTO QUANTITATIVA E QUALITATIVA INOVAÇÃO QUANDO 9
ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS: DEFINIÇÕES Conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de estoques etc. 10
ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS: DEFINIÇÕES A Administração de Materiais visa à garantia de existência contínua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento total. A Administração de Materiais moderna é conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado. 11
Princípios da Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais qualidade do material; quantidade necessária; prazo de entrega preço; condições de pagamento. 12
Objetivos da Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais Eliminar totalmente itens sem movimentação; Reduzir em 50% os investimentos em estoques, sem prejuízos para a produção e atendimento aos clientes; Reduzir drasticamente as perdas de materiais na Logística Industrial pela utilização de técnicas de movimentação e acondicionamento; Obter um nível de Serviço próximo de 100% no atendimento aos pedidos dos clientes; Eliminar 50% do custo das embalagens dos materiais pela utilização de novos sistemas de movimentação e abastecimento. 13
Atividades da Administração de Materiais CONTROLE DA PRODUÇÃO CONTROLE DE ESTOQUE COMPRAS TRÁFEGO DE FORA DISTRIBUIÇÃO RECEPÇÃO ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS TRÁFEGO PARA FORA INSPEÇÃO DAS ENTRADAS INSPEÇÃO DE SAÍDA ARMAZENAGEM EXTERNA MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS ARMAZENAMENTO NA FÁBRICA 14
A vantagem competitiva na Administração de Materiais Gestão de Estoques Previsão de demanda Entregas Just-in-Time (JIT) Redução dos lead-times Dimensionamento dos estoques de segurança Sistemas de controle (P e Q) Análise de Pareto Etc 15
A vantagem competitiva na Administração de Materiais Gestão de Compras Cadastro de fornecedores Negociações Contratos globais e de longa duração Garantia de qualidade Sistemas de controle de preço Estratégia de aquisição Etc 16
A vantagem competitiva na Administração de Materiais Gestão de Centros de Distribuição Localização Facilidades de transportes locais Arranjo físico bem elaborado Equipamentos de movimentação/transporte Maximização do espaço vertical Controle físico Etc 17
Atividades da Gestão dos Estoques Comportamento da demanda Custos Parâmetros de ressuprimentos Reposição Métodos de controle Contabilização Inventário físico Transferência entre unidades de armazenamento Indicadores gerenciais Saneamento 18
Atividades da gestão de Compras Aquisição dos materiais Licitações Negociações Contratos de fornecimento Cadastro de Fornecedores Avaliação de desempenho Acompanhamento de preços Autorização de pagamentos Inspeção e controle de qualidade
Atividades da gestão dos Centros de Distribuição Guarda dos materiais Recebimento dos materiais Armazenamento e movimentação Fornecimento dos materiais Controle de localização Manutenção dos equipamentos Distribuição física dos materiais Transferência entre unidades de armazenamento
Organograma de uma empresa VANZOTEC S.A. GERENTE GERAL GERENTE DE MATERIAIS GERENTE DE FABRICAÇÃO GERENTE COMERCIAL GERENTE FINANCEIRO ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO DISTRIBUIÇÃO E TRÁFEGO 21
Interesses conflitantes entre áreas Produção Vendas Administração de Materiais Financeiro ESTOQUE ELEVADO PARA 100% DE NÍVEL DE SERVIÇO NO ATENDIMENTO DOS PEDIDOS DESENVOLVE TÉCNICAS DE PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO PARA GARANTIR NÍVEL DE SERVIÇO DE 100% NO AVIAMENTO DOS PEDIDOS, SEM PORÉM MANTER ESTOQUES ELEVADOS. PROCURA-SE IMOBILIZAR POUCOS RECURSOS FINANCEIRO, RECONDUZINDO AO CAIXA DINHEIRO APLICADO NOS EXCESSOS DE ESTOQUES. OFERECIMENTO DE PRODUTOS ACABADOS DE QUALIDADE ELEVADA DESENVOLVER TÉCNICAS DE ABASTECIMENTO, PARA SEMPRE SE TER MATERIAIS DE ELEVADA QUALIDADE E A PREÇO CONTROLADO. SEMPRE É NECESSÁRIO ADQUIRIR MATERIAIS DE BOA QUALIDADE, PORÉM COM PREÇO BAIXO E COM FACILIDADES DE PAGAMENTO PRAZOS URGENTES NO ATENDIMENTO E INFORMAÇÕES PRECISAS AOS CLIENTES DESENVOLVER E IMPLEMENTAR SISTEMAS DE INFORMAÇÕES INDUSTRIAIS SEGUROS NOS QUAIS SE POSSA CONTROLAR A APLICAÇÃO CORRETA DE CADA UNIDADE MONETÁRIA, PARA SE CRIAR VALOR. TODA A OPERAÇÃO DEVERÁ SOMENTE AGREGAR VALOR POR CADA UNIDADE MONETÁRIA DE CUSTO OU DESPESA. 22
Posicionamento Estratégico PRODUTOS ACABADOS FORNECEDORES VACA LEITEIRA ESTRELA VACA LEITEIRA ESTRELA MERCADO ESTABILIZADO CUSTOS BAIXOS LUCROS ELEVADOS EXPERIÊNCIA COMPROVADA POUCOS INVESTIMENTOS SUPORTA OS DE BAIXO PRODUTO LÍDER DE MERCADO CONCORRÊNCIA RENHIDA IMPORTANTES INVESTIMENTOS VAI SE TORNAR UMA VACA LEITEIRA FORNECEDOR IMPORTANTE, BOA QUALIDADE E BOM PREÇO, RISCOS LIMITADOS E NEGOCIAÇÃO SIMPLES FORNECEDOR DOMINANTE, CUIDADO COM OS PREÇOS, OBSOLÊNCIA, NEGOCIAÇÃO ÁRDUA SEM ATRATIVOS BEBÊ SEM ATRATIVOS BEBÊ MERCADO PEQUENO CONSERVAÇÃO DE PARTICIPAÇÃO, NADA SE INVESTE PEQUENA PARTICIPAÇÃO INVESTIMENTOS ELEVADOS NECESSITA DE UMA ESTRATÉGIA. PROBLEMAS PARA O FORNECEDOR, LIQUIDA OU REANIMA? RISCOS ELEVADOS, NEGOCIAÇÃO ARRISCADA NOVIDADE NO MERCADO, QUALIDADE NÃO COMPROVADA, PREÇOS ELEVADOS, RISCO EM TODOS OS NÍVEIS, NEGOCIAÇÃO DIFÍCIL CRESCIMENTO DO PRODUTO DISPÊNDIOS DE RECURSOS PARTICIPAÇÃO NO MERCADO E GERAÇÃO DE RECURSOS 23
Economia de Materiais Simplificação do projeto do produto e padronização de seus componentes Utilização de novas técnicas como engenharia do valor, geração de alternativas e seleção da melhora alternativa. Utilização de novas tecnologias ainda não dominadas integralmente pela empresa. Visão abrangente de source marketing Sistema Econômico de Transporte Abertura no tratamento com os fornecedores e uma negociação sistemática para aprimoramento do fornecimento Recebimento bem equipado e bem informado, para somente receber o material adequado à empresa ATIVIDADES PARA A ECONOMIA DE MATERIAIS Compras eficientes gerando abastecimento com qualidade, pontualidade, condições financeiras e preço baixo. Parcimônia: não forneces às atividades produtivas mais do que determina a utilização padrão de materiais Decisões adequadas no que diz respeito a fabricar internamente ou comprar fora Atenção toda especial para detectar desperdícios mínimo, mas repetitivos Não permitir a deteriorização dos materiais e combater sem tréguas o obsoletismo Facilitar a reciclagem de todos os materiais de maneira seletiva e proveitosa. Recuperar todos os solventes utilizados no processo Planejar a reutilização de todas as embalagens de fornecimento e controlar perdas nas embalagens de produtos acabados. 24
Investimentos em estoque UTILIZAÇÃO DE CURVAS ABC E TÉCNICAS DE PESQUISA OPERACIONAL REVER TODOS OS PROJETOS DOS PRODUTOS, PARA IDENTIFICAR A UTILIZAÇÃO DESNECESSÁRIA DE MATERIAIS ESTABELECER UM SISTEMA DE CUSTO PADRÃO E COMPARAR SISTEMATICAMENTE A UTILIZAÇÃO PADRÃO COM A UTILIZAÇÃO DOS MATERIAIS DESENVOLVER UM PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ESTABELECENDO METAS PARA OS INVESTIMENTOS NOS ESTOQUES NEGOCIAR A MUDANÇA DO SISTEMA DE PRODUÇÃO PARA SE ELIMINAR OS ESTOQUES EM PROCESSO ADOTANDO-SE LAY-OUT POR PRODUTO ADOÇÃO DE TÉCNICAS DE FABRICAÇÃO CLASSE UNIVERSAL, COMO JUST IN TIME ALTERAÇÃO DA SISTEMÁTICA DE VENDAS, UTILIZANDO TÉCNICAS ATUALIZADAS REDUÇÃO DOS INVESTIMENTOS EM ESTOQUES REALIZAÇÃO DE INVENTÁRIO ROTATIVO E DE TÉCNICAS DE PRÉ-CONTAGEM DOS MATERIAIS NEGOCIAR A MANUTENÇÃO NA EMPRESA DE ESTOQUES EM CONSIGNAÇÃO NEGOCIAR A MANUTENÇÃO DO ESTOQUE NO FORNECEDOR E O ABASTECIMENTO SOMENTE QUANDO FOR NECESSÁRIO ATENDER SOMENTE OS CLIENTES A DIRETAMENTE DA EMPRESA E PASSAR PARTE DOS ESTOQUES PARA ATACADISTAS QUE PASSARÃO A ATENDER OS CLIENTES B E C NÃO REALIZAR COMPRAS ESPECULATIVAS, EM NENHUMA CIRCUNSTÂNCIA NÃO ACEITAR ENTREGAS FORA DO PROGRAMADO CONTROLAR A ROTAÇÃO E UTILIZAÇÃO DE CADA ITEM DO INVENTÁRIO TÉCNICA E A PROVENIENTE DE DESPERDÍCIO. VENDÊ-LA. CONTROLARA SUCATA SISTEMATICAMENTE CASADA COM NOVOS FORNECIMENTOS ANALIZAR, RESPONSABILIZAR E DAS DESTINO AOS MATERIAIS SLOW E NOM MOVING REDUZIR O TEMPO EM QUE OS CAMINHÕES FICAM AGUARDANDO NO PÁTIO E NO RECEBIMENTO DESBUROCRATIZAR OS SERVIÇOS DE COMPRAS PARA NÃO PARAR A LINHA POR FALTA DE MATERIAL25
Alternativas da Administração de Materiais AVALIAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS CENTRALIZAÇÃO DESCENTRALIZAÇÃO Redução do custo dos materiais maior Melhor acerto da adequação das volume e maior facilidade de negociação compras e dos equipamentos. Garantia de abastecimento de materiais escassos contratação destes materiais Realização das compras urgentes, para a utilização em várias unidades de atendendo às necessidades da produção. negócios da corporação. Comunicação direta do usuário com o Economias na contratação de pessoal. comprador. Compras imprevisíveis e utilização de Redução dos investimentos em estoques. serviços locais de boa qualidade. Compras em empresas locais para a manutenção do emprego na região e Estudo do mercado de suprimento. estabelecimento de uma boa política com as autoridades locais. Simplificação e padronização. Evitar a alta incidência de fretes. Recuperação de maior porcentagem do Planejamento estratégico de aquisições. ICM, com compras no mesmo estado. Melhor utilização do sistema de processamento de dados Desenvolvimento do sistema de documentação dos produtos, segundo um padrão único. RESULTADO: MENOR CUSTO E MENORES INVESTIMENTOS NOS ESTOQUES. 26 Acompanhamento cuidadoso das quantidades entregues e ajuste do suprimento estritamente às necessidades do dia. Atendimento ágil às mudanças súbitas dos programas de produção, que resultam num comportamento das vendas não previsto. RESULTADO: ELEVAÇÃO DA MOTIVAÇÃO DO PESSOAL E REDUÇÃO DOS CUSTOS DA BUROCRACIA.