SUMÁRIO 1. OBJETIVO 2. CAMPO DE APLICAÇÃO 3. REFERÊNCIAS 4. DEFINIÇÕES 5. SIGLAS 6. CONDIÇÕES GERAIS 7. RESPONSABILIDADES 8. ANEXOS 1. OBJETIVO Este procedimento é estabelecido e mantido para uniformizar as rotinas orçamentárias e financeiras a serem desenvolvidas dentro do âmbito de atuação da EMATER. As normas aqui contidas, visam orientar as atividades desenvolvidas na 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Esta norma se aplica à 3. REFERÊNCIAS Lei Nº 17.543, de 11 de janeiro de 2012 Lei Nº 17.544, de 11 de janeiro de 2012 Decreto Nº 7.539, de 11 de janeiro de 2012 Lei Nº 17.393, de 1º de agosto de 2011 Lei Nº 17465 de 1º/11/2011 Decreto nº 7.208/11 Instrução Normativa da CGE Nº 01/11 Decreto Estadual Nº 7.141 de 06/08/2010 Decreto nº 7.141/2010 NBR - ISO 9001:2000 NBR - ISO 9004:2000 Lei Complementar N 101 de 04.05.2000. 4. DEFINIÇÕES Não constam 1
5. SIGLAS CMDF Cronograma Mensal de Desembolso Financeiro. DUEOF Documento Único de Execução GEOF NE Nota de Empenho. OP Ordem de Pagamento. PCS Pedido de Compras e Serviços. PPT Programações Prioritárias Trimestrais. PDF Programação de Desembolso Financeiro. SEFAZ Secretaria da Fazenda. SEGPLAN Secretaria de Gestão e Planejamento. SIOF Sistema Orçamentário e Financeiro. TCE Tribunal de Contas do Estado. UCI Unidade do Controle Interno. 6. CONDIÇÕES GERAIS 6.1. A programação e execução orçamentária e financeira serão processadas por meio do SIOFI-Net. 6.2. São procedimentos de programação e execução orçamentária e financeira, nos termos da lei: a) Previsão de Desembolso Financeiro PDF, compatível com a disponibilidade de caixa projetado; b) Declaração de Adequação Orçamentária e Financeira, que consiste na reserva do saldo da dotação para o empenho da despesa; c) Programação de Prioridades Trimestral PPT, compatível com a disponibilidade de caixa projetado; d) Empenho; e) Nota de Empenho, devidamente assinadas pelo Ordenador e Diretor de Gestão, Planejamento e Finanças; f) Liquidação; g) Rascunho da Ordem de Pagamento - ROP h) Cronograma Mensal de Desembolso Financeiro CMDF, que consiste na programação de desembolso, com datas preestabelecidas, observadas a disponibilidades financeiras projetadas; i) Ordem de Provisão Financeira OPF, que consiste na disponibilização do crédito financeiro à unidade orçamentária mediante constatação da disponibilidade de recursos no caixa; j) Ordem de Pagamento OP que consiste na efetivação do pagamento da despesa. 2
6.3. Os procedimentos de programação e execução orçamentária, financeira e contábil, quando impressos, serão assinados pessoalmente pelo Ordenador de Despesas. 6.4. Toda despesa deve ser conferida e classificada por natureza de despesa, apropriando nas dotações orçamentárias, programas e ações com base nos planos de aplicação dos recursos: próprio, tesouro e convênios. 6.5. Classificar as despesas de acordo com as diretrizes orçamentárias referente ao exercício financeiro, devendo utilizar o conjunto de tabelas apresentadas, em cada exercício. 6.6. As despesas deverão ser apropriadas nos programas e ações que guardem a devida correspondência com o objeto do gasto. 6.7. Nem uma despesa poderá ser realizada sem prévio empenho, o qual só será efetuado após a liberação das Programações Prioritárias Trimestrais-PPT e autorização da Declaração de Adequação 6.8. Deverá mensalmente, emitir os demonstrativos de execução orçamentária e financeira, envolvendo todas as fontes de recursos, com a finalidade de acompanhar os saldos da receita orçamentária e receita financeira, bem como subsidiar as Diretorias nas suas decisões. 7. RESPONSABILIDADE Atividade Receber a documentação do Processo de Pagamento, analisar e encaminhar à Unidade de Execução Orçamentária e Financeira para conferir, definir a classificação das despesas Conferir, classificar as despesas por natureza de despesa, apropriando nas dotações orçamentárias, programas e ações com base nos planos de aplicação dos recursos próprio, tesouro, e convênio, em conformidade com o Anexo II, da Instrução Normativa nº 017/2006, do Gabinete do Controle Interno. Responsabilidade Orçamentaria e Financeira. Unidade de Execução 3
Solicitar Programação de Desembolso Financeiro- PDF, emitir Declaração de Adequação Orçamentária e Financeira, Programações Prioritárias Trimestrais-PPT à SEGPLAN em seguida a emissão do Empenho e Nota de Empenho em Documento Único de Execução Orçamentária e Financeira-DUEOF, através SIOFI-net das despesas realizadas no âmbito da EMATER, assinada pelo Ordenador e Diretor de Gestão, Planejamento e Finanças. Emitir Rascunho de Ordem de Pagamento - ROP, solicitar Cronograma Mensal de Desembolso Financeiro- CMDF à SEFAZ. Emitir Ordem de Pagamento, após liberação do Cronograma Mensal de Desembolso Financeiro-CMDF, de acordo com os passos descritos nos Fluxogramas, em anexo. Informar à Gerência de Planejamento as fontes de recursos/programas que necessitam de Abertura de Créditos Suplementares, observando o prazo previsto na lei Emitir os Demonstrativos de Receitas Orçamentaria e Financeira 8. ANEXOS 8.1. Fluxograma do Procedimento de Contratações em Função de Valor 8.2. Fluxograma de Formalização de Procedimento Licitatório 8.3. Fluxograma de Implantação e Formalização de Processo de Fundo Rotativo 4
FLUXOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO E FORMALIZAÇÃO DE PROCESSO DE FUNDO RESPONSÁVEL DESCRIÇÃO PRESIDÊNCIA/ORDENADOR Implantar os Fundos Rotativos na Unidade Central, nas Unidades Regionais, nas Estações Experimentais e nos Campos Experimentais. Indicar através de Portaria os Gestores e atribuí-los responsabilidade de gerir o Fundo Rotativo em conformidade com a Lei Nº 17465 de 1º/11/2011. Indicar a instituição bancária adotada pelo Tesouro Estadual. A conta bancária deverá receber a seguinte denominação, exemplo: CONTA FUNDO /EMATER/REGIONAL SERRA DA MESA/URUAÇU. Determinar aos Gestores a obrigatoriedade de apresentar relatório dos cheques emitidos, bem como documentação das despesas realizadas. Enviar ofício à instituição bancária, indicando o nome do gestor e autorizando a abertura da conta bancária, 5
conforme Modelo em anexo. GESTOR SECRETARIA GERAL Apresentar cópia do ofício e portaria que lhe concede poderes para a movimentação da conta bancária, bem como cópias dos seguintes documentos:. Carteira de Identidade;. CPF;.Comprovante de Endereço com CEP;. Número de matrícula funcional.. Cópia da Lei Nº 17465 de 1º/11/2011.. Informar à Secretaria-Geral, através de Memorando o nùmero da conta bancária. Elaborar Portaria. Elaborar ofício para Instituição Bancária. Publicar a Portaria que concede poderes ao Gestor, no Diário Oficial. Encaminhar cópia da Publicação ao Gestor e à Gerência de Execução GESTOR Elaborar Programação Financeira e Plano de Aplicação das Despesas a serem realizadas no trimestre, de acordo com a natureza das despesas referente à INTEGRALIZAÇÃO DO FUNDO DA REGIÃO, de acordo com art. 2º, da Lei Nº 17.465 de 1º/11/2011 e em conformidade com o Manual de Apropriação de Despesa. Encaminhar a Programação Financeira e o Plano de Aplicação à Orçamentária e Financeira/Divisão de Fundo Rotativo para analisar as despesas. 6
ORÇAMENTÁRIA/DIVISÃO DE FUNDO PRESIDÊNCIA /DIVISÃO DE FUNDO Analisar o Plano de Aplicação de acordo com o Manual Tabela Natureza de Despesas. Encaminhar à Área de Protocolo para autuar e posteriormente enviar ao Ordenador de Despesas (Presidente) para autorizar a Programação Financeira e o Plano de Aplicação. Autorizar a Programação Financeira e o Plano de Aplicação. Encaminhar a Programação Financeira e o Plano de Aplicação à Orçamentária e Financeira para as devidas providências. Emitir Nota de Empenho. Encaminhar ao Gestor para conhecimento e efetuar as despesas de acordo com a Nota de Empenho. GESTORES Realizar as despesas. Encaminhar à Divisão de Fundo Rotativo os comprovantes (Dedução de Empenho, cópias de cheques, Orçamentos(3), Certidões Negativa, INSS, FGTS para as despesas com material. INSS, FGTS, Prefeitura, guia de ISSQN e INSS para as despesas com serviços. DIVISÂODE FUNDO Analisar e conferir a Prestação de Contas. Lançar no Relatório de Despesas Efetuadas. Encaminhar a Divisão de Protocolo para autuar e encaminhar a Orçamentária e Financeira para restituir as despesas efetuadas. Emitir o rascunho da Ordem de Pagamento-OP. Encaminhar a Ordem de Pagamento-OP à Unidade do Controle Interno para validar. UNIDADE DO CONTROLE INTERNO Validar a Ordem de Pagamento. Devolver a Ordem de Pagamento-OP à Gerência de Execução Colocar em lista a Ordem de Pagamento-OP validada. Encaminhar à Presidência para assinatura eletrônica. 7
PRESIDÊNCIA Assinar eletronicamente a Ordem de Pagamento-OP. Devolver o autos à Orçamentária e Financeira. Encaminhar a Ordem de Pagament OP para o Banco autenticar e efetuar o depósito da restituição. BANCO DIVISÃO DE FUNDO GESTOR Autenticar a Ordem de Pagamento OP. Creditar o depósito na conta do Fundo Rotativo. Devolver a Ordem de Pagamento OP à Gerência de Execução Encaminhar o processo à Divisão de Fundo Rotativo. Efeetuar os lançamentos no Relatório de Despesas Efetuadas. Encaminhar o processo ao Gestor para conhecimento e elaborar a Prestação de Contas trimestral para encaminhar ao Tribunal de Contas. Elaborar Prestação de Contas trimestral. Encaminhar a Prestação de Contas à Divisão de Fundo Rotativo. DIVISÃO DE FUNDO Conferir a Prestação de Contas. Encaminhar a Prestação de Contas ao Tribunal de Contas. FLUXOGRAMA LIBERAÇÃO DE EMPENHO E RESTITUIÇÃO DE FUNDO RESPONSÁVEL DIVISÃO DE FUNDO DESCRIÇÃO Elaborar trimestralmente, o Plano de Aplicação de acordo com a previsão de gastos por Natureza. Encaminhar ao Gestor do Fundo para assinatura. 8
GESTOR DO FUNDO DIVISÃO DE FUNDO DIVISÃO DE PROTOCOLO Assinar o Plano de Aplicação. Devolver o Plano de Aplicação à Divisão de Fundo Rotativo. Encaminhar o Plano de Aplicação para a Divisão de Protocolo para autuar e posteriormente encaminhar à Presidência para autorização. Autuar e encaminhar os autos à Presidência para autorização. SECRETARIA GERAL PRESIDÊNCIA Autorizar o Plano de Aplicação. Encaminhar o processo à Orçamentária e Financeira para as providências necessárias.. Solicitar a Programação de Desembolso Financeiro-PDF. Elaborar a Declaração de Adequação Orçamentária e Financeira. Encaminhar ao Ordenador de Despesa (Presidente) para assinatura. PRESIDÊNCIA Assinar a Programação de Desembolso Financeiro e a Declaração de Adequação Devolver os autos à GERÊNCIA Solicitar o Programação de Prioridades Trimestral-PPT. PRESIDÊNCIA Elaborar a Nota de Empenho em Documento Único de Execução Financeira DUEOF, após liberação Programação de Prioridades Trimestral-PPT. Encaminhar a Nota de Empenho em Documento Único de Execução Financeira DUEOF ao Ordenador de Despesa para assinatura. Assinar a Nota de Empenho em Documento Único de Execução Financeira DUEOF. Devolver a Nota de Empenho em Documento Único de Execução Financeira DUEOF para Gerência de Execução Orçamentária e Financeira/Divisão de Fundo Rotativo. /DIVISÃO DE FUNDO Arquivar os empenhos em pasta específica e posteriormente anexá-los junto às despesas realizadas na Prestação de Contas Trimestral do Fundo Fixo. Informar à Gerência Administrativa que a Nota de Empenho encontra-se autorizada aguardando os Pedidos de Compras e Serviços e os demais 9
documentos comprobatórios. GERÊNCIA Encaminhar os Pedidos de Compras e Serviços-PCS à ADMINISTRATIVA/DIVISÃO Divisão de Fundo Rotativo, devidamente autorizados DE COMPRAS/DIVISÃO DE SERVIÇOS GERAIS pela Gerência Administrativa e Diratoria de Gestão, Planejamento e Finanças, anexando 3 (três) orçamentos, Certidões Negativas de INSS e FGTS, bem como Certidão de Débito Inscrito em Dívida Ativa na Secretaria da Fazenda. Quando tratar-se de prestação de serviços é necessário anexar as certidões acima citadas, e ainda a Certidão Negativa do ISSQN emitida pela Prefeitura. DIVISÃO DE FUNDO Analisar e conferir a documentação. Solicitar à Divisão de Compras e Divisão de Serviços Gerais para encaminhar a Nota Fiscal das despesas empenhadas. Lançar as despesas no Relatório de Despesas Efetuadas para controlar o saldo de cada natureza de despesas. Deduzir na Nota de Empenho as despesas realizadas com o objetivo de manter atualizado o saldo que encontra-se disponível. Encaminhar ao Gestor para assinatura, o Formulário - Dedução de Empenho e os cheques destinados aos fornecedores. GESTOR Assinar o Formulário Dedução de Empenho e os cheques emitidos. Devolver o Formulário Dedução de Empenho e os cheques emitidos à Divisão de Fundo Rotativo. DIVISÃO DE FUNDO Solicitar à Gerência Administrativa para comunicar aos fornecedores que os cheques encontram-se disponíveis para efetuar ao pagamentos das compras de material/serviço. Efetuar o pagamento aos fornecedores. Anexar a documentação por natureza de despesas ao Relatório de Despesas Efetuadas. Encaminhar à Divisão de Protocolo para autuar o processo de restituição. DIVISÃO DE PROTOCOLO Autuar o processo de restituição. Encaminhar os autos à Orçamentária e Financeira para restituir as despesas efetuadas. Emitir o rascunho da Ordem de Pagamento. 10
UNIDADE DO CONTROLE INTERNO PRESIDÊNCIA BANCO DIVISÃO DO FUNDO Encaminhar os autos à Unidade do Controle Interno para validar o rascunho da Ordem de Pagamento. Validar o rascunho da Ordem de Pagamento. Devolver os autos à Colocar em lista a Ordem de Pagamento validada. Encaminhar à Presidência para assinatura eletrônica. Assinar eletronicamente a Ordem de Pagamento. Encaminhar o processo à Orçamentária e Financeira para proceder a restituição. Encaminhar a Ordem de Pagamento ao Banco para efetuar a restituição. Efetuar a restituição na conta do Fundo Rotativo. Devolver a Ordem de Pagamento autenticada à Encaminhar o processo à Divisão de Fundo fixo com a Ordem de Pagamento quitada para proceder os devidos lançamentos e providências necessárias. Lançar a restituição no Relatório de Despesas Efetuadas. Elaborar trimestralmente a Prestação de Contas para encaminhar ao Tribunal de Contas do Estado. 11