Auxiliar Administrativo INTRODUÇÃO Ter um bom auxiliar administrativo é fundamental para empresas e escritórios. Por dar apoio a vários setores, esse profissional é um dos responsáveis pelo bom funcionamento de toda a engrenagem empresarial. O cargo costuma exigir formação de nível médio, curso profissionalizante, mas o auxiliar administrativo pode ir além e fazer um curso técnico em administração e até mesmo um curso de nível superior. A Administração abre portas para diversos setores dentro de uma organização, pois o auxiliar administrativo apóia diversos setores dentro de uma empresa. Veja abaixo algumas tarefas das diversas rotinas de um Auxiliar Administrativo: Estruturação e organização de arquivos de documentos Serviços auxiliares de controle financeiro Preenchimento de formulários, planilhas e outros documentos Atendimento (telefone, e-mail) Encaminhamento interno de clientes e visitantes da empresa Recebimento de fornecedores e encaminhamento dos materiais recebidos Elaboração de agendas Redação e digitação de documentos e comunicados Participação em reuniões de vários setores, sempre que solicitado Impressão de documentos 1
Como se pode notar, a rotina de um auxiliar administrativo não é nada monótona, pois ele está sempre mudando de atividade dentro da empresa para atender aos diversos setores. Organização, aliás, é uma das maiores qualidades esperadas desse profissional. Afinal de contas, ele terá que administrar muito bem tudo o que lhe pedem, para poder dar conta do recado de forma eficiente e eficaz. Um auxiliar administrativo pode também se especializar no apoio a uma determinada área da empresa. Por exemplo, se trabalhar lado a lado com o departamento financeiro, vai se encarregar de trabalhos mais específicos, como o lançamento de notas fiscais e ajuda nos balanços financeiros. Caso trabalhe no setor de pessoal, atuará em atividades como auxílio na administração das folhas de ponto, folhas de pagamento e de documentos relativos a férias, vales transporte e alimentação. Trabalhar como auxiliar administrativo, é sem dúvida uma boa porta de entrada para se especializar em determinada área e também alcançar cargos mais altos na empresa. ÉTICA NAS ORGANIZAÇÕES Etimologicamente ética (origem grega Ethos ) e moral (origem do latim morale ) são palavras sinônimas. O Dicionário Aurélio traz a seguinte definição para o termo: Ética é o estudo dos juízos de apreciação referentes à conduta humana susceptível de qualificação do ponto de vista do bem e do mal, seja relativamente à determinada sociedade, seja de modo absoluto. Ética Corporativa refere-se a como a companhia incorpora valores essenciais, como honestidade, confiança, respeito e justiça, às suas políticas, práticas e processos decisórios em todos os níveis da organização. A ética nas organizações constitui um elemento catalisador de ações socialmente responsáveis da organização por meio de seus parceiros e dirigentes. Sem serem éticas as organizações não podem ser competitivas, já que ética e competitividade são inseparáveis. A utilização de práticas éticas não está necessariamente ligada à lucratividade, mas é inevitável o conflito entre práticas éticas e a ênfase no lucro. Código de Ética O código de ética é um instrumento de realização dos princípios, visão e missão das empresas. Orienta as ações dos empregados e deixa clara a postura social da empresa em relação ao público com o qual se relaciona. Para definir sua ética e sua forma de atuar, cada empresa precisa saber o que deseja e espera de cada um dos seus funcionários. Desta forma, cada código de ética é único e formado por um conjunto de políticas e práticas 2
específicas que abrangem os campos mais vulneráveis e criam parâmetros de comportamento para tornar claras as responsabilidades. Muitas organizações têm o seu código de ética para orientar e guiar o comportamento de seus parceiros e colaboradores. A profissão não deve ser um meio, apenas, de ganhar a vida, mas de ganhar pela vida que ela proporciona. Seus deveres não deveriam ser imposições, mas vontades espontâneas. Isto exige, portanto, que a seleção da profissão passe pela vocação, pelo amor ao que se faz, como condição essencial de uma opção. CONHECIMENTOS EXIGIDOS PELO MERCADO DE TRABALHO Os requisitos mínimos que costumam aparecer em anúncios de vaga para auxiliar administrativo são: ensino médio completo e cursos de informática. Um grande diferencial é o Curso Técnico em Administração e também outros cursos profissionalizantes da área administrativa. Sem dúvida, é sempre um grande diferencial obter conhecimentos específicos em determinada área profissional. Na hora do processo seletivo conta muito esses diferenciais. É importante saber que, apesar do bom número de ofertas de trabalho para auxiliar administrativo, a procura também é grande. Isso significa que há muita concorrência para cada vaga. E aí, acaba se destacando quem oferece algo além dos requisitos básicos. Vejamos alguns conhecimentos desejáveis pelo mercado de trabalho: Informática (Windows, impressão de arquivos, internet, email) Pacote OFFICE (Elaboração de documentos, planilhas eletrônicas, slides) Inglês, espanhol e outros idiomas Bom uso da língua portuguesa (escrita e falada) Digitação rápida e correta Bom relacionamento interpessoal 3
Como já sabemos, o auxiliar administrativo é um dos profissionais mais buscados do mercado. Basta dar uma olhada nas páginas de empregos para comprovar. Por ser uma profissão versátil, vários setores de uma empresa podem necessitar de um auxiliar administrativo. Quando falamos a palavra empresa, geralmente nos vem à cabeça uma grande fábrica ou corporação. Mas o auxiliar administrativo pode trabalhar, por exemplo, em escolas, hotéis, restaurantes, hospitais, lojas, shopping Center, academias de ginástica, salões de beleza e uma infinidade de outros estabelecimentos de comércio ou serviços. Apesar do avanço da tecnologia dentro das organizações (um tema bastante discutido nos dias de hoje), é importante ressaltar que ainda existe espaço para mão de obra no setor administrativo. O auxiliar administrativo pode e deve se especializar na sua área de atuação, para poder posicionar da melhor maneira possível dentro do mercado de trabalho que se torna cada dia mais competitivo. Não desista dos seus sonhos e objetivos. Planeje o seu presente e viva o seu futuro! Cada segundo é tempo para mudar tudo para sempre. ( Charles Chaplin ) 4
GLOSSÁRIO ADMINISTRAÇÃO - é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso dos recursos organizacionais para alcançar determinados objetivos de maneira eficiente e eficaz. ADMINISTRAR - é planejar, organizar, dirigir e controlar recursos para atingir objetivos organizacionais. BEHAVIORISMO - doutrina psicológica que estuda apenas o comportamento exterior das pessoas e outros organismos, rejeitando o uso de métodos introspectivos ou holísticos. BENCHMARKING - pesquisa de referências de excelência; copiar o que deu certo. BRAINSTORMING - técnica de criatividade utilizada com maior número de idéias possíveis no tempo mais rápido, criando soluções para determinados problemas. DELEGAR - é o processo de transferir autoridade e responsabilidade para posições inferiores da hierarquia. DEPARTAMENTALIZAÇÃO - é o nome dado à especialização horizontal na organização através da criação de departamentos para cuidar das atividades organizacionais. É decorrente da divisão do trabalho e a homogeneização das atividades. ENTREPRENEURSHIP - habilidade e coragem para abrir novas frentes de oportunidades a partir de decisões inesperadas e arriscadas. FOLLOW-UP Acompanhamento, seguimento (de processo, trabalho etc.), sequência. JUST-IN-TIME - (a) Estratégia de gestão de estoque pela qual matéria-prima e componentes são entregues ao fabricante no momento exato do processo de produção; (b) Fazer a coisa certa, com a qualidade exigida; (c) Entregar sem desperdício de tempo, qualidade ou quantidade. KNOW HOW - Experiência técnica. Saber fazer. O termo é geralmente utilizado para referir-se a processos de fabricação não patenteada, mas que exige grande habilidade. Refere-se também a um conjunto de operações que demandam experiência específica. NETWORKING - rede de relacionamentos informais dentro e fora da empresa, tecida com o objetivo de conseguir informações privilegiadas que permitam agilizar um output. 5
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