ASSISTENTE ADMINISTRATIVO. Para início em agosto/setembro de 2017

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1 ASSISTENTE ADMINISTRATIVO Para início em agosto/setembro de 2017 Data final para candidatura: 11 de agosto 2017

2 INTRODUÇÃO St. Paul s foi fundada em 1926 e foi a primeira escola Britânica em São Paulo. A escola é uma fundação sem fins lucrativos e totalmente coeducacional, com mais de alunos entre 3 e 18 anos. É uma escola com história e tradição, mas que também apoia a inovação, valores contemporâneos e desenvolvimentos tecnológicos. Preparamos nossos alunos dentro de uma comunidade bilíngue e bi cultural Anglo -Brasileira para o futuro global. Oferecemos um currículo amplo e equilibrado, mas também rigoroso, no qual cada aluno está no centro do ensino e do aprendizado. É nosso objetivo descobrir a paixão e os talentos de cada aluno e criar o ambiente adequado para seu desenvolvimento. Nossos alunos encerram sua carreira escolar confiantes, seguros e bem preparados para uma vida estimulante e com infinitas possibilidades. Somos uma escola de alto padrão, membro da HMC e a primeira escola britânica no exterior oficialmente reconhecida pelo governo do Reino Unido na América do Sul. Temos orgulho de nossa reputação local, nacional e internacional e empenhamo-nos constantemente para melhorar as oportunidades para nossos alunos e funcionários. Nossa recente inspeção BSO julgou-nos como uma escola Britânica líder no exterior. O relatório Penta Internacional de dezembro de 2015 pode ser encontrado clicando aqui. Buscando constantemente melhorar nossas instalações, a escola envolveu-se em um programa quase que contínuo de melhorias nos últimos vinte anos, assim como cresce gradualmente; isso inclui uma extensa remodelação e extensão das dependências originais da escola, a criação de um centro para o Ensino Médio e biblioteca e em agosto de 2014 inauguramos um multimilionário centro esportivo subterrâneo. Em fevereiro de 2016 inauguramos um novo centro acadêmico, musical e artístico, laboratórios de ciências e um espaço de recursos para a aprendizagem. Esta instalação excepcional coloca ensino e aprendizagem no coração da escola. Mais detalhes sobre a escola podem ser encontrados em Geral SOBRE A POSIÇÃO O objetivo geral desta posição é assegurar que um excelente serviço de suporte administrativo é prestado à secretária da diretoria, liderança da escola eassim como para o setor de admissões de alunos da escola e para a área de comunicação. Este assistente reportará para a trabalhará em conjunto com a secretária da diretoria e trabalhará para garantir que todos os aspectos da administração da escola são executados eficiente e profissionalmente. Este assistente eventualmente substituirá a secretária da diretoria em sua ausência. Esta função requer conhecimento das línguas Português e Inglês. Assim como prévia experiência em serviços administrativos em escolas será considerada uma vantagem para o candidato.

3 PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES Apoio administrativo geral Preparar documentação para reuniões e eventos, fazer cópias e fazer impressões conforme solicitado. Assegurar que todos os visitantes sejam recebidos de forma profissional na ausência da secretária da diretoria, levando os visitantes para as salas dos membros da diretoria conforme necessário. Arquivar documentação confidencial nas pastas de alunos e funcionários, conforme solicitado pela secretária da diretoria. Verificar o calendário regularmente para assegurar que as informações sejam publicadas de forma precisa no calendário semanal que é compartilhado com os funcionários. Dar o suporte no planejamento do calendário, verificando as informações e buscando informações adicionais. Preparar listas, cartas, certificados, agendas e outros documentos úteis para o uso da secretária da diretoria e outros membros da diretoria. Registrar as visitas no sistema online para a diretoria (Head e Deputy Head) conforme necessidade. Comunicações Atender ligações e registrar telefonemas conforme solicitado pela secretária da diretoria e garantir que as ligações sejam direcionadas adequadamente. Fazer ligações em nome da secretária da diretoria conforme necessário. Revisar e corrigir materiais escritos em português conforme solicitado pela gerente de administração e comunicação. Como membro do time de comunicações e identidade visual, contribuir para que todas as informações publicadas no site da escola e no ambiente virtual interno da escola sejam mantidas atualizadas visualmente e com dados atualizados. Apoio na administração de eventos Realizar tarefas básicas administrativas em relação a eventos que acontecem na escola, tais como reuniões entre pais e professores, cerimônias de entrega de prêmios, festas de formatura, etc. Apoio no processo de admissões Trabalhar com a gerente de admissões de alunos na escola nas seguintes atividades: Oferecer suporte na administração dos processos de admissões de alunos através do sistema online da escola (isams). Trabalhar em conjunto com o time financeiro para controlar e monitorar os recibos de pagamentos em relação aos processos de candidatura. Confirmar o recebimento dos recibos e enviar para os pais o link para receberem informações adicionais/formulário de candidatura. Gerenciar os arquivos dos candidatos, mantendo-os atualizados dentro do sistema online da escola, monitorando o status de cada candidato Gerenciar os resultados das avaliações dos alunos dentro do sistema online da escola e gerar relatórios. Preparar e arquivar documentação para entrevistas com a diretora da escola de potenciais futuros pais. Isto incluirá o formulário impresso da candidatura e notas de entrevistas. Registrar as visitas no sistema de segurança diariamente. Abrir arquivos assim que a vaga do novo aluno for confirmada. St. Paul's possui um conjunto de normas profissionais acordadas para todos os funcionários. Esta descrição de trabalho fará parte do ciclo anual do processo de avaliação e desenvolvimento de pessoal e esta será uma oportunidade para refinar certos aspectos e funções listados aqui.

4 Os deveres e responsabilidades estabelecidos aqui não são exaustivos e podem ser alterados ou adicionados conforme necessidades subsequentes e do melhor interesse das exigências da escola. TERMOS E CONDIÇÕES A jornada de trabalho é em tempo integral, ou seja, 44 horas semanais, com uma hora de intervalo para refeição e descanso, iniciando-se às 7h15 até às 17h de segunda a sexta-feira. Benefícios: Plano de Saúde; Vale alimentação; Vale transporte; Plano de previdência privada; Refeições; Seguro de vida. ESPECIFICAÇÃO DA PESSOA Educação / qualificações Mínimo ensino médio completo. Experiência prévia na área administrativa escolar será considerada uma vantagem. Conhecimento e expertise Trabalhar com ética Atendimento telefônico de forma professional e confiante Muita atenção aos detalhes Ser metódica com as tarefas mais complexas Habilidade para executar tarefas simples de maneira rápida e eficiente Ter comprometimento para se desenvolver profissionalmente Experiência Prévia experiência administrativa e conhecimento em educação num contexto internacional seriam diferenciais Conhecimento do pacote Office, com nível intermediário em Excel Inglês nível básico intermediário seria um diferencial Habilidades Habilidade e desejo de ver (e influenciar) o todo, mas ao mesmo tempo ser atencioso com detalhes Capaz de trabalhar em equipe ou de forma independente de forma eficiente Alto nível de competência interpessoal com a habilidade de construir relacionamentos com diferentes públicos, entre eles pais, colaboradores e outros parceiros Excelentes habilidades administrativas e organizacionais PROTEÇÃO DO BEM-ESTAR DA CRIANÇA Esta Escola está comprometida em proteger e promover o bem-estar das crianças e espera que toda sua equipe e voluntários compartilhem deste compromisso. PROCESSO DE CANDIDATURA Todos os interessados em candidatar-se devem preencher nosso formulário de candidatura (clique aqui), o qual inclui uma carta de apresentação e detalhes de duas pessoas às quais podemos pedir suas referências. Este formulário deve ser enviado para o vacancies@stpauls.br até 11 de agosto de Os candidatos selecionados serão convidados para uma entrevista em breve.

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