1
Olá, psicólogo, psicóloga; seja bem vindo(a) ao nosso quinto caderno de exercícios. É entre aspas mesmo, porque, mais do que exercícios, o que temos aqui é uma série de ferramentas não só para fixar o conteúdo que expusemos, mas para você colocar em funcionamento nas sua prática diária, contribuindo para o aumento da produtividade e do desempenho de suas atividades. Mais uma vez, trabalhamos com conceitos de bastidores. Veja que essa é uma ordem proposital. Não é coincidência termos uma atenção maior com o que acontece da porta para dentro da sua vida profissional. Acredito que é justamente aí que mais pecamos e comprometemos nossos resultados. Se fôssemos tão meticulosos com os outros aspectos da nossa prática profissional quanto somos em relação à técnica, à abordagem e no cuidado com o nosso paciente (cliente, sujeito, pessoa), não teríamos tantos psicólogos frustrados, com baixas remunerações e resultados tão abaixo do que poderiam alcançar. Nosso fio condutor aqui é o planejamento em funcionamento: organização de agenda, distribuição de tarefas e prioridades, de forma a alcançarmos taxas melhores de produtividade, termos energia e tempo para fazermos não apenas o operacional, que é nosso arroz com feijão, mas o estratégico aquilo que vai garantir a potencialização dos nossos recursos e ganhos. 2
1 A EXECUÇÃO três dimensões trabalhando juntas: Vimos no módulo que a Execução do Planejamento acontecerá através da interação dinâmica das áreas ESTRATÉGIA, OPERAÇÕES e PESSOAS. Vou exemplificar como essas áreas atuaram e atuam para o funcionamento desse curso: Estratégia Pessoas Operações Realizar um curso online com seis módulos; Desenvolver ferramentas para o curso; Avaliar feedbacks do curso anterior e adaptar ao próximo; redimensionar o script do curso: ementa, aulas e apresentações em ppt. Melhorar as competências com vídeos (P. Paulo) Adequar questões finaceiras do curso (Cleonice) Adaptar os módulos 2, 3 e 4 da primeira versão para que a segunda tenha seis módulos; Refazer cadernos de exercícios; Manter ativo o grupo do facebook; Realizar atendimentos de coaching dos alunos; Ministrar as aulas. 3
Baseado no exemplo dado descreva cada uma das áreas da execução do SEU negócio: Estratégia Pessoas Operações 4
2 Trabalhando a EXECUÇÃO: Existem várias ferramentas que podem nos ajudar a acompanhar a execução das atividades. Dar o clique para executar é outra história; e não há nenhum mecanismo externo que possa fazer com que isso aconteça. Um recurso muito simples que pode auxiliar é o KAMBAM, um quadro muito eficaz para o acompanhamento de ações principalmente as de curto prazo. Para que funcione, é necessário que você tenha um espaço privativo onde possa ter seus quadros de gestão à vista, de forma que seus controles e indicadores estejam longe dos olhos de seus clientes, mas perto dos seus. No KAMBAM, você monta um quadro com três colunas: Para Fazer, Fazendo e Feito, da seguinte forma: PARA FAZER FAZENDO FEITO A seguir, você escreve suas tarefas em post-its, fixando-os na coluna correspondente ao estágio em que se encontra. Veja que seu quadro tem que ter um tamanho razoável para compreender uma lista compatível com as atividades realizadas. É interessante que você faça a alimentação deste quadro no início da semana, acompanhando a evolução ao longo dos dias. 5 Vamos exemplificar: Imagine que, para esta semana, você vá produzir o conteúdo de um evento que acontecerá no próximo sábado. Na segunda-feira, nada ainda foi feito; então seu quadro começa assim: PARA FAZER FAZENDO FEITO Digamos que você tenha iniciado essa atividade na terça-feira; o que fará com que, ao final do dia (ou no momento em que você fará sua checagem de desempenho), seu quadro seja modificado e o post-it mude de lugar assim:
PARA FAZER FAZENDO FEITO Assim ficará até o término da tarefa. Suponhamos que isso aconteça na sexta-feira, fazendo com que o KAMBAM fique assim: PARA FAZER FAZENDO FEITO 6 Se sua atividade for extensa e complexa, para que o KAMBAM funcione adequadamente, deverá decompô-la em sub-tarefas menores. Outra configuração possível do KAMBAM pode ser feita com um quadro branco, da seguinte forma: TAREFA A FAZER FAZENDO FEITO Escreva aqui sua lista de tarefas Marque o status de sua tarefa de acordo com o andamento (podendo até colocar a data, se ajudar) Desafio: Faça seu quadro Kanban, tire uma foto e poste no grupo do curso. 3 - Atividades Meio e Fim + Tarefas Estratégicas, Táticas e Operacionais Discriminar o que fazemos é fundamental para ganharmos produtividade e conduzirmos nossos negócios de forma mais eficaz. Vimos no e-book que dividir tudo o que fazemos profissionalmente em duas categorias: atividades fim aquelas que realizamos diretamente com nosso cliente, ou em função dele; e as atividades meio as que fazemos para atrair o cliente. Da mesma forma, classificamos o que fazemos em estratégico, tático e operacional, de acordo com o grau de complexidade, repetitividade e resultado de cada uma.
Esses campos constantemente se sobrepõe e um dos grandes desafios dos empreendedores é saber separá-los e dar a devida atenção a cada um. Dessa forma, estabeleça relações conforme o exemplo: 1 Escrever posts diários para o Facebook; 2 Atender o cliente; 3 Fazer visitas a profissionais para networking; 4 Estabelecer um nicho de mercado para trabalhar; Estratégico Tático Operacional Atividade Fim 4 2 Atividade meio 3 1 Agora, classifique estas: 5 Aplicar uma pesquisa de clima; 6 Preparar uma palestra que já foi contratada; 7 Desenvolver um novo serviço; 8 Desenhar sua linha editorial de publicações para o próximo mês; 9 Trabalhar Missão, Visão, Valores e Propósito profissional; 10 Fazer o laudo psicológico para o contratante; 11 Pesquisar um teste a ser aplicado com seu cliente; 12 Planejar um workshop do zero: tema, público, local, conteúdo, atividades, divulgação; 13 Aplicar uma pesquisa e avaliar os resultados; 14 Fazer o balanço financeiro no final do mês; 15 Conversar com a diretora da escola onde seu cliente estuda, só para falar dele; 16 Escrever um e-book para oferecer na página de captura de e-mails; 17 Conversar com a diretora da escola onde seu cliente estuda, aproveitando a oportunidade para fazer uma parceria; 18 Dar uma entrevista na TV; 19 Fazer um estudo de viabilidade econômica com determinado público alvo; 20 Responder seus seguidores do Facebook. 7 Atividade Fim Atividade meio Estratégico Tático Operacional
4 Mapeando seus ciclos de energia: Numa escala de 0 a 10, sendo 0 nenhuma energia e 10 seu máximo em energia, marque como você tipicamente se sente ao longo das horas do dia (pontue 0 para as horas de sono. Veja o exemplo 22:00 21:00 20:00 23:00 06:00 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 07:00 08:00 09:00 10:00 19:00 11:00 18:00 12:00 17:00 13:00 16:00 23:00 22:00 21:00 20:00 15:00 06:00 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 14:00 07:00 08:00 09:00 10:00 8 19:00 11:00 18:00 12:00 17:00 13:00 16:00 15:00 14:00
5 CURTIGRAMA: O curtigrama é uma ferramenta simples que utilizamos para medir o quanto curtimos as coisas que fazemos (ou não). A ideia aqui é listar as tarefas necessárias para o bom desempenho profissional e o quanto temos gosto em realiza-las. Avalie cada atividade (sinceramente) e classifique sua relação com ela através da tabela à direita: ATIVIDADES Atender o cliente Oferecer meus serviços Fazer o controle financeiro do meu negócio Trabalhar com a Presença Digital Estudar coisas fora da psicologia Fazer visitas de networking Fazer o controle de atendimentos (saber quantos atendimentos semana/ mês são feitos) Fazer vídeos Me atualizar Conversar com outros profissionais que não psicólogos Não gosto, não faço e não julgo importante para meu negócio Não gosto, não faço mas acho que deveria fazer ESCALA DE CURTIR Não gosto, até faço porque acho importante, mas procrastino ao máximo Gostaria de fazer, mas me perco e acabo não fazendo Até gosto, mas não faço tanto. Gosto e faço sempre (normalmente é a prioridade) 9
6 Analise de sua distribuição de tarefas ao longo da semana, lançando o número correspondente da atividade no horário em que tipicamente você realiza 07:00 08:00 09;00 10;00 11;00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 21:00 22:00 23:00 SEGUNDA TERÇA QUARTA QUINTA SEXTA SÁBADO Domingo 1 Planejamento do dia/ semana; 2 Atendimentos; 3 Preparativos para atendimentos; 4 Prospecção de clientes; 5 Produção de conteúdos para a Presença digital; 6 Network; 7 Deslocamento; 8 Refeição; 9 Descanso; 10 Lazer; 11 Serviços burocráticos externos (banco, etc.); 12 Checagem de resultados; 13 Estudo; 14 Ociosidade de consultório (horário que devia estar trabalhando, mas não está); 15 Reuniões; 16 Atualização (leitura de jornais, revistas, blogs) 17 Ócio 18 - Outros 10
7 Cruzando as informações dos exercícios 4, 5 e 6, preencha o quadro: O que NÃO FAÇO, mas tenho PRECISO COMEÇAR A FAZER LOGO O que FAÇO, mas tenho que FAZER AINDA MAIS 11 O que FAÇO, mas preciso diminuir o tempo e a quantidade O que FAÇO que tenho que PARAR DE FAZER
8 Matriz de Eisenhower: Liste suas atividades em cada campo e estabeleça o que fará para otimizar sua agenda! MUITO URGENTE/ MUITO IMPORTANTE MUITO IMPORTANTE/ POUCO URGENTE POUCO IMPORTANTE/ MUITO URGENTE POUCO IMPORTANTE/ POUCO URGENTE 12