Microsoft Project. Manual de apoio. Luís Paulo

Microsoft Project Manual de apoio Luís Paulo

Manual de Microsoft Project Licença de utilização LICENÇA DE UTILIZAÇÃO DESTE MANUAL Este trabalho está licenciado sob uma Licença Creative Commons Atribuição / Uso Não- Comercial / Não a Obras Derivadas 2.5 Portugal. Para ver uma cópia desta licença, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/pt/ ou envie uma carta para: Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA. - i -

Manual de Microsoft Project Conteúdos Programáticos CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS Introdução ao Microsoft Project... 1 Introdução... 1 Características básicas do Microsoft Project... 1 Interface gráfica do Microsoft Project... 2 Fases do projecto... 3 Termos mais utilizados... 4 Planeamento das actividades do Projecto... 5 Criação do projecto... 5 Formas de visualização... 5 Informações do projecto... 6 Definição do calendário... 8 Criação de calendário base... 8 Introdução de actividades... 9 Adicionar tarefas... 9 Inserir Milestones (tarefas importantes)... 12 Eliminar tarefas... 13 Constrangimentos nas tarefas... 13 Relacionar as tarefas de um projecto... 15 Inserir relações entre tarefas na tabela Entry... 15 Inserir relações entre tarefas no Mapa de Gantt... 17 Caminho crítico... 18 Planeamento dos recursos do Projecto... 19 Definir recursos... 19 Associar recursos a tarefas... 20 Controlo do projecto... 21 Visualização dos custos do projecto... 21 Inserção de um custo fixo... 21 Inserir custos fixos em tarefas... 21 Inserir custo fixo no projecto... 22 Baselines... 22 Gravar uma Baseline... 23 Visualizar uma Baseline... 23 Eliminar uma Baseline... 23 - ii -

Manual de Microsoft Project Conteúdos Programáticos Personalização do documento do MS Project... 24 Personalização do documento... 24 Impressão de relatórios... 24 Gestão de vários Projectos... 26 Índice de figuras... 27 Referências Bibliográficas... 28 - iii -

Manual de Microsoft Project Introdução ao Microsoft Project INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT INTRODUÇÃO O Microsoft Project é um software da Microsoft, desenvolvido para a gestão de projectos. A sua primeira versão foi lançada em 1985. Desde então, além de contar com uma interface gráfica simples de usar, tem vindo a sofrer bastantes melhorias e dispondo de novos e poderosos recursos. CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DO MICROSOFT PROJECT Dentre os diversos recursos disponíveis, destacam-se os seguintes: Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas e o utilizador pode criar as suas próprias tabelas. É gerado automaticamente um Mapa de Gantt, auxiliando o processo de entrada de dados; Aceita relações de precedências entre tarefas (Finish-to-Start, Start-to-Start, Finish-to- Finish, e Start-to-Finish); Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, num projecto pode-se planear a realização de reuniões todas as segundas-feiras; Permite estabelecer níveis hierárquicos através de tarefas de resumo. Este aspecto é muito útil na criação da Estrutura de Decomposição do Trabalho; Permite a utilização de subprojectos; Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas; Possui um conjunto padrão de relatórios e o utilizador pode criar os seus próprios relatórios; Permite a inclusão de campos do utilizador, que aceitam diversos tipos de operação; Permite a definição de semana de trabalho, expediente e feriados; O cálculo da rede pode ser feito do início para o fim ou do fim para o início ; Permite o uso de datas programadas para as tarefas; Os recursos são ligados directamente às tarefas; Permite a redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos) manual ou automaticamente. Os custos são ligados directamente às tarefas na forma de custos fixos ou de custos em termos de valor/hora. - 1 -

Manual de Microsoft Project Introdução ao Microsoft Project INTERFACE GRÁFICA DO MICROSOFT PROJECT O Microsoft Project tem uma interface gráfica em tudo idêntica às restantes aplicações que fazem parte do Microsoft Office. Figura 1 Aspecto geral do Microsoft Project Figura 2 Tabela Entry do Microsoft Project - 2 -

Manual de Microsoft Project Introdução ao Microsoft Project Figura 3 Visualização do Mapa de Gantt no Microsoft Project FASES DO PROJECTO A vida de um projecto compreende várias fases, a saber: definição, planeamento, implementação e conclusão. A que corresponde cada uma delas? Definição: Na fase de definição é estabelecido o projecto que vai ser desenvolvido. Por exemplo: a construção de um hotel, a remodelação de uma piscina, a elaboração de um manual de apoio a uma acção de formação. Planeamento: Nesta fase são elaborados documentos que servem de suporte à implementação e conclusão do projecto. Nestes documentos são definidas as datas de inicio / fim do projecto, as tarefas do projecto, os recursos (humanos ou materiais) essenciais para a execução das tarefas, os custos do projecto (em termos de salários e custos de materiais), e as dependências entre tarefas; Ao iniciar a planificação de um projecto devemos ter em mente que vamos ter de responder, pelo menos, às seguintes perguntas: Qual a data de inicio do projecto? Quais as tarefas a executar? Quais as datas de inicio e término das tarefas? Quem vai executar o trabalho? Como gerir os custos? - 3 -

Manual de Microsoft Project Introdução ao Microsoft Project Implementação: A fase de implementação é fase em que se coloca em prática todo o planeamento efectuado do projecto. Na fase de implementação podem-se ir controlando os custos do projecto, o estado das tarefas, a alocação de recursos; Conclusão: Fase onde são analisados todos os resultados e comparados com o planeamento inicial. TERMOS MAIS UTILIZADOS No Microsoft Project existe um conjunto de termos bastante utilizados. A maioria deles tem o mesmo significado no nosso dia-a-dia. No entanto, é importante que estejam sempre presentes pois são termos associados aos conceitos mais importantes a reter quando se trabalha com uma ferramenta de gestão de projectos. São eles os seguintes: Project: projecto que se pretende implementar; Task: tarefa a executar no projecto; Resource: recurso (humano ou material) a usar em determinada tarefa; Cost: custo associado a determinado recurso (salário ou preço de material); Entry: entrada de tarefas; Schedule: calendarização do projecto; Summary: sumário do projecto; Report: relatório elaborado de acordo com dados do projecto; Gantt Chart: Diagrama de Gantt representativo do projecto e tarefas associadas, com indicação de durações e recursos alocados. - 4 -

Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto PLANEAMENTO DAS ACTIVIDADES DO PROJECTO CRIAÇÃO DO PROJECTO Para planear as actividades de um projecto, começamos por definir o nome do projecto. Para tal, recorremos ao menu File -> Save As. Desta forma definimos o nome do nosso documento do Project que servirá de planeamento das nossas actividades. Antes de iniciarmos qualquer planeamento vamos ver as várias formas de visualização do Microsoft Project. FORMAS DE VISUALIZAÇÃO O Microsoft Project disponibiliza diversas formas de inserção e visualização dos dados do projecto. Esta diversidade de formatos permite, conforme o tipo de informação, ter uma visão mais abrangente do estado do projecto. Por defeito, a informação é visualizada graficamente através de um Mapa de Gantt (Gantt Chart). Mas podemos ver toda a informação de outras formas. Para alterar a forma de visualização. Basta seleccionar no menu View a opção pretendida: Calendar: É visualizado um calendário mensal com as tarefas previstas e respectivas durações; Gantt Chart: As tarefas e respectivas durações são visualizadas graficamente com o decorrer do tempo; Network Diagram: É visualizado um diagrama de rede com todas as tarefas e eventuais dependências; Task Usage: Visualização das tarefas e todos os recursos afectos; Tracking Gantt: Forma de visualização que permite comparar o agendado inicialmente com a situação real; Resource Graph: Permite visualizar toda a informação de um ou mais recursos com o decorrer do tempo; Resource Sheet: Visualização dos recursos e informações relacionados. Esta forma permite também introduzir informações em forma de tabela; Resource Usage: É visualizada a lista de recursos com todas as tarefas agrupadas. Esta forma de visualização é adequada quando pretendemos saber, por exemplo, os custos associados a cada recurso num determinado período. Existem mais algumas vistas que não aparecem no menu View, mas se acedermos a ele e escolhermos a opção More Views temos acesso a uma caixa com todas as opções. - 5 -

Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto Podemos também escolher duas vistas em simultâneo. Para isso, escolhemos a primeira forma de visualização (como explicado) e carrega-se na tecla Shift. Sem largar a tecla, volta-se ao menu View e escolhe-se outra vista. Consegue-se assim ter duas vistas na mesma janela (por exemplo a vista com o Mapa de Gantt e com o Gráfico de Recursos). INFORMAÇÕES DO PROJECTO Depois de criar o projecto, editam-se algumas das suas propriedades. Para tal, temos no menu Project -> Project Information preenchemos os campos necessários: Current date: Primeiro campo a ser preenchido. Onde é definida a data actual; Schedule from: Próximo campo a ser preenchido. Indica se o projecto será calendarizado tendo como base a data de término ou a data de inicio de projecto. Se for escolhida a opção Project Start Date, quando uma nova tarefa é inserida, por defeito irá começar o mais cedo possível, ou seja, no início do projecto. Se for escolhida a opção Project Finish Date, quando uma nova tarefa é inserida, por defeito irá começar o mais tarde possível, ou seja, acaba no final do projecto; Start date: Data de inicio do projecto (definida se no campo Schedule from foi escolhida a opção Project Start Date ); Finish date: Data de fim do projecto (definida se no campo Schedule from foi escolhida a opção Project Finish Date ); Status date: Data na qual algumas ferramentas de controlo se devem basear; Calendar: Define-se o tipo de calendário que se pretende usar standard 8h por dia; nocturno 24h diárias - 6 -

Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto Figura 4 Menu de acesso às propriedades do Projecto Figura 5 Janela de edição das propriedades do Projecto - 7 -

Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto DEFINIÇÃO DO CALENDÁRIO O passo seguinte será definir o nosso calendário de trabalho. É aqui que vamos definir o horário de trabalho, o inicio da semana e do ano fiscal. Definimos também outros valores, tais como, o número de horas semanais, o número de horas por dia e o número de dias por mês. Por defeito, o Project considera um calendário Standard estando desde logo previstos os dias úteis, os fins-de-semana e também o número de horas de trabalho diárias. Contudo, é possível alterar estas especificações. Assim, por exemplo, podemos definir um horário de trabalho em que as tarefas serão realizadas apenas de manhã ou à tarde ou em qualquer outro horário CRIAÇÃO DE CALENDÁRIO BASE No caso de não querermos usar um dos calendários predefinidos do Microsoft Project temos a possibilidade de criar o nosso próprio calendário. Para tal, devemos aceder ao menu Tools - > Change Working Time e de seguida carregamos no botão Create New Calendar. Damos um nome ao nosso calendário e escolhemos se queremos que esse calendário seja uma cópia de um dos pré-definidos do Project ou se queremos que seja um calendário de base novo. De seguida, vamos definir quais são os dias de trabalho do nosso novo calendário, os dias excepcionais em que não se trabalha e possíveis horários diferentes para determinados dias. Para executar estas tarefas temos dois separadores como se ilustra na figura da página seguinte: Figura 6 Definição de calendário criado pelo utilizador - 8 -

Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto INTRODUÇÃO DE ACTIVIDADES Depois de todas estas configurações estamos prontos para iniciar a introdução das tarefas que compõem o projecto. Uma tarefa representa um trabalho a ser realizado ao qual podemos associar um ou mais recursos (humanos e/ou materiais) e custos. O modo de visualização mais adequado para a inserção/edição de tarefas á o Mapa de Gantt ADICIONAR TAREFAS Na tabela Entry vamos adicionar uma nova coluna: % Complete. Para tal, com o botão direito do rato clicamos em cima de uma das colunas existentes e escolhemos Insert Column e procuramos a tabela pretendida. Carregamos em Ok e a mesma aparecerá na tabela Entry. Para introduzir actividades basta fazê-lo na tabela Entry. No campo Task Name introduzimos o nome que pretendemos dar à nossa tarefa. Para iniciar a nossa introdução de tarefas basta preenchermos este campo apenas. Todos os outros vão sendo preenchidos ao longo da nossa definição do projecto. É de salientar que, por norma, a primeira tarefa corresponde ao projecto em si, como por exemplo, remodelar uma casa, construir um hotel, restaurar um quadro. Um exemplo da introdução das tarefas é o seguinte: Figura 7 Introdução de tarefas Como se pode constatar na figura anterior temos uma tarefa chamada Remodelar a casa que é o objectivo do projecto definido. Temos de seguida três outras tarefas que são as grandes tarefas deste projecto. Se com o rato seleccionarmos as tarefas 2,3 e 4 e de seguida carregarmos no botão assinalado com uma circunferência na imagem anterior obtemos o seguinte resultado: - 9 -

Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto Figura 8 Hierarquização das tarefas O que quer isto dizer. Quer dizer que a grande tarefa Remodelar a casa subdivide-se em três outras tarefas e que esta grande tarefa está concluída quando as outras três o estiverem também. Temos então aqui uma hierarquia de tarefas. Podemos ter também tarefas recorrentes. Neste caso acedemos ao menu Insert -> Recurring task que nos apresenta uma quadro idêntico ao da figura seguinte onde podemos definir a tarefa e respectiva recorrência. Figura 9 Adição de uma tarefa recorrente Neste caso foi definida uma tarefa denominada Reunião de estado de Projecto com uma duração de duas horas executada à segunda-feira, de duas em duas semanas. O resultado da adição dessa tarefa é o seguinte: - 10 -

Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto Figura 10 Resultado da adição de uma tarefa recorrente De seguida vamos definir a duração de cada tarefa. Como conseguimos isto? Na tabela Entry existe uma coluna com o título Duration. Nesta coluna vamos definir a duração de cada tarefa. Essa duração pode ser expressa em minutos (minutes), horas (hours), dias (days), semanas (weeks) ou meses (months). Temos a seguir a coluna start. Esta coluna é usada para indicar a data de inicio de uma determinada tarefa. É apenas usada caso a tarefa em questão não dependa de nenhuma outra. Caso contrário, os valores para esta coluna são calculados automaticamente. Por exemplo, se a tarefa x apenas se inicializar após a conclusão da tarefa y, então a data de inicio da tarefa x é calculada automaticamente e tomará o valor do dia seguinte ao fim da tarefa y. Falaremos deste tema mais à frente quando falarmos da relação entre tarefas. Para já falta-nos verificar apenas a coluna Finish. Esta coluna serve para indicar a data de fim de cada tarefa. Não é necessário preenchê-la pois o seu valor é calculado automaticamente tendo como base a data de inicio de uma tarefa e a respectiva duração. Completemos então o nosso exemplo com todas as tarefas e suas durações. O resultado deverá ser idêntico ao seguinte: - 11 -

Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto Figura 11 Exemplo de tarefas de um projecto com suas durações INSERIR MILESTONES (TAREFAS IMPORTANTES) Durante o desenvolvimento de um projecto existem momentos que importa realçar, nomeadamente, o término de uma fase importante, a concretização de um evento, etc. No Microsoft Project podemos especificar cada um destes momentos como tarefas normais, com uma descrição, e com uma duração de 0 (zero) dias. A estas tarefas dá-se o nome de milestone. - 12 -

Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto ELIMINAR TAREFAS Para eliminar tarefas os passos a seguir são os seguintes: 1. Seleccionar a linha correspondente à tarefa a eliminar; 2. Premir a tecla delete OU premir o botão direito do rato e, no menu de acesso rápido que nos surge seleccionar a opção Delete Task OU aceder ao menu Edit e seleccionar a opção Delete Task Nota: Quando a tarefa a ser eliminada corresponde a uma tarefa sumário, todas as suas subtarefas são eliminadas também. CONSTRANGIMENTOS NAS TAREFAS Depois de definidas tarefas, podem ser associados constrangimentos a casa uma delas. Para isso, clicamos com o botão direito do rato na tarefa que pretendemos associar um constrangimento e escolhemos Task Information. No quadro que nos aparece, seleccionamos o separador Advanced o qual tem um campo denominado Constraint Type. Esse campo tem várias opções divididas por duas categorias: Constrangimentos Flexíveis e Constrangimentos Absolutos. Constrangimentos Flexíveis indicam datas a partir das quais as tarefas podem começar ou devem terminar: As Soon As Possible a tarefa deve começar o mais cedo possível; As Late As Possible a tarefa deve começar o mais tarde possível; Start No Earlier Than a tarefa deve iniciar-se depois de uma data específica; Finish No Earlier Than a tarefa deve terminar depois de uma data específica; Start No Later Than a tarefa deve iniciar-se antes de uma data específica; Finish No Later Than a tarefa deve terminar antes de uma data específica. Constrangimentos Absolutos obrigam as tarefas a começar ou a terminar numa data específica: Must Start On Obrigatoriamente, a tarefa deve começar antes da data indicada; Must Finish On Obrigatoriamente, a tarefa deve terminar antes da data indicada. Dadas estas descrições, escolhemos o constrangimento de acordo com o comportamento pretendido para a tarefa em causa. Ao definir constrangimentos paras as tarefas aparece-nos um ícone junto às tarefas na nossa vista. Esse ícone, como se pode ver na figura seguinte, pode tomar duas cores: vermelho (indicação de que o constrangimento é absoluto) ou azul (indicação de que o constrangimento é flexível). - 13 -

Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto Figura 12 Constrangimentos absolutos e flexíveis Os constrangimentos especificados nas tarefas são sempre respeitados, a menos que se dê a indicação de não obrigatoriedade. Para tal, selecciona-se o menu Tools -> Options, de seguida selecciona-se o separador Schedule. Desmarcamos então a opção Tasks will always honor their constraint dates (As tarefas respeitam sempre as datas de constrangimento). Figura 13 Desmarcar obrigatoriedade das tarefas respeitarem os seus constrangimentos - 14 -

Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto RELACIONAR AS TAREFAS DE UM PROJECTO Em praticamente todos os projectos, as tarefas não são iniciadas todas ao mesmo tempo. Salvo raras excepções, as tarefas que compõem um projecto são executadas numa determinada ordem, ou relacionadas com outras tarefas. No Microsoft Project podemos definir esse relacionamento entre tarefas. Essa definição pode ser feita de duas formas: Directamente na tabela Entry; Directamente no Mapa de Gantt. INSERIR RELAÇÕES ENTRE TAREFAS NA TABELA ENTRY Cada tarefa tem associado um valor na primeira coluna (esse valor é o identificador da tarefa) Quando uma tarefa x tem como precedência a tarefa y, então na coluna Predecessors da tarefa x vamos colocar o valor (identificador) da tarefa y. Vejamos um exemplo prático: Figura 14 Inserção de relações de precedência em tarefas Como se pode verificar neste exemplo a tarefa Retirar canos velhos tem como precedência a tarefa 4 Retirar azulejos velhos, daí estar assinalada com o valor 4 no campo da coluna Predecessors. Significa isto que a tarefa Retirar canos velhos começará a ser executada apenas quando a tarefa Retirar azulejos velhos terminar. Mas, as relações entre tarefas não se ficam por aqui. Neste exemplo foi apresentada uma relação do tipo Finish-to-Start em que o fim de uma tarefa dá origem ao inicio de outra. Que tipos de relações existem? Existem 4 tipos de relações entre tarefas: - 15 -

Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto Finish-to-Start uma determinada tarefa não se pode iniciar sem que outra esteja concluída; Start-to-Start uma tarefa não se pode iniciar sem que outra o tenha sido. Esta situação ocorre quando se pretende que duas tarefas ocorram em simultâneo (pelo menos, durante algum tempo); Finish-to-Finish uma tarefa não pode ser concluída iniciar sem que outra o tenha sido também; Start-to-Finish uma tarefa só pode ser concluída depois de outra ter sido iniciada. Os passos explicados, algumas linhas acima, para a criação de uma precedência entre tarefas apenas cria precedências do tipo Finish-to-Start. Para definir qualquer um dos outros dois tipos de relações, basta clicar como botão direito do rato em cima da tarefa que pretendemos atribuir um dos outros tipos de relações e escolher a opção Task Information como se pode ver na figura seguinte. Figura 15 Menu de alteração do tipo de relação entre tarefas - 16 -

Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto Depois de escolhida a opção, surge-nos um quadro com vários separadores, um dos quais intitulado Predecessors onde nos aparece a relação definida com o tipo Finish-to-Start. De seguida basta apenas clicar na célula onde temos esse tipo escrito e escolher qualquer um dos outros três tipos, como se poderá analisar na figura seguinte. Figura 16 Janela de alteração do tipo de relação entre tarefas INSERIR RELAÇÕES ENTRE TAREFAS NO MAPA DE GANTT Para inserir relações entre tarefas directamente no Mapa de Gantt, basta clicar com o rato na tarefa de origem e arrastar para a tarefa de destino. Este método vai criar por defeito uma relação do tipo Finish-to-Start. Para alterar o tipo da relação procede-se da mesma forma que no caso de inserir as relações directamente na tabela Entry. - 17 -

Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto CAMINHO CRÍTICO O caminho crítico é constituído por uma ou mais tarefas que devem ser concluídas atempadamente para que o projecto não sofra atrasos, ou seja, para que possa ser concluído dentro do prazo previsto. As tarefas que constituem o caminho crítico denominam-se tarefas críticas e, normalmente, um atraso na sua conclusão implica o atraso de todo o projecto. Uma tarefa deixa de ser crítica quando está marcada como concluída pois, nesta situação, já não pode afectar a conclusão de tarefas sucessoras ou a data de conclusão do projecto. Para visualizar o caminho crítico do projecto acedemos ao menu View e à opção More Views. Seleccionamos a opção Detail Gantt e carregamos em Apply. As tarefas críticas passam a ser visualizadas a vermelho e as não críticas a azul. As tarefas não críticas têm uma folga que está representada a verde e com o número de dias possível. Os dias de folga correspondem aos dias que uma tarefa se pode atrasar sem que tal tenha implicações no término do projecto. Existem dois tipos de folga: Free Slack (folga livre) tempo que uma tarefa pode ser demorada (atrasada) sem que tal comprometa a data de inicio da tarefa seguinte; Total Slack (folga total) tempo que uma tarefa pode ser demorada (atrasada) sem comprometer a data de fim do projecto. Para visualizar estes dois tipos de folgas das tarefas, temos de ter seleccionado a vista Detail Gantt como explicado atrás. De seguida, no menu View, seleccionamos a opção Table:Delay e escolhemos Schedule (Agenda). Nesta tabela podemos verificar a existência de duas colunas que correspondem exactamente a estes dois tipos de folga. - 18 -

Manual de Microsoft Project Planeamento dos recursos do projecto PLANEAMENTO DOS RECURSOS DO PROJECTO Qualquer projecto necessita de recursos. Recursos esses que podem ser recursos humanos, recursos materiais, ou até mesmo recursos monetários. No Microsoft Project temos a possibilidade de definir recursos e afectá-los a tarefas. Vamos então ver, passo a passo, como se definem os recursos e como se afectam às tarefas que temos definidas. DEFINIR RECURSOS Para definir os recursos que teremos disponíveis, apontamos o rato para o menu View e escolhemos Resource Sheet. Aparece-nos uma folha do género da seguinte, onde podemos definir o nome do recurso, o tipo, as unidades, os custos e o calendário atribuído a esse recurso (se for recurso humano). Figura 17 Janela de edição de dados dos recursos do Projecto Existem alguns aspectos a ter em conta quando estamos a definir os recursos. Se estivermos a definir os recursos humanos e os definirmos pela sua categoria (por exemplo, ladrilhador) então o valor total do número de ladrilhadores é definido no campo Max Units. Por exemplo, se tivermos 4 ladrilhadores, não vamos colocar 4 entradas para ladrilhador, mas sim no campo Max Units colocamos 400%. Se os recursos humanos forem definidos não pela categoria mas pelo seu nome, então criaremos 4 entradas para os 4 ladrilhadores, mas em que definimos os seus nomes no campo Resource Name. No campo Type escolhemos o tipo de recurso: Work Recurso humano; Material Recurso Material; Cost Recurso Monetário. - 19 -

Manual de Microsoft Project Planeamento dos recursos do projecto No campo Std. Rate define-se o valor hora de cada recurso. Devemos tomar especial atenção ao seguinte: se tivermos 3 ladrilhadores e cada um deles auferir diferentes valores hora então não podemos definir apenas um ladrilhador e colocar o seu Max Units a 300%, porque, de seguida, ao definir o seu Std. Rate, este ficaria definido com o mesmo valor para os três ladrilhadores. Neste caso, devem-se criar três campos com três ladrilhadores diferentes, como por exemplo, ladrilhador 1, ladrilhador 2 e ladrilhador 3. Estas definições seriam feitas na mesma com a sua categoria e não com o seu nome porque todos os outros recursos foram definidos por categoria, e então os dados do projecto não ficariam consistentes uns com os outros. Ao definir recursos, ou são todos definido com os nomes ou todos definidos com categorias (mesmo que tenhamos de os separar depois por diversos motivos, como por exemplo, terem ordenados diferentes). O campo Ovt. Rate é utilizado para se definir o valor de cada hora extra. Ao preencher este campo, se o valor for diferente no caso de termos definido os recursos por categoria, para recursos da mesma categoria, vai-se aplicar a regra explicada anteriormente. O campo Cost/Use usa-se quando um recurso não é pago à hora, mas sim quando é pago por um trabalho completo a ser executado. Ao preencher este campo, se o valor for diferente no caso de termos definido os recursos por categoria, para recursos da mesma categoria, vaise aplicar também a regra explicada anteriormente. O passo seguinte é associar os nossos recursos às tarefas previamente introduzidas. ASSOCIAR RECURSOS A TAREFAS Para associar os recursos às tarefas temos de voltar à vista anterior (View -> Gantt Chart). Os recursos são introduzidos na coluna Resource Names e são separados por ; no caso de haver mais de um recurso associado a determinada tarefa. - 20 -

CONTROLO DO PROJECTO Manual de Microsoft Project Controlo do Projecto VISUALIZAÇÃO DOS CUSTOS DO PROJECTO Para visualizar os custos de um projecto acedemos à janela que anteriormente usámos para editar as propriedades do projecto (Figura 5) e, desta vez, carregamos no botão Statistics. Figura 18 Janela de visualização dos custos do Projecto Nesta janela podemos visualizar o custo, duração e horas de trabalhado que derivam do planeamento do projecto, bem como visualizar os mesmos dados actuais (desde o inicio do projecto até à data em que estamos a visualizar esta informação). INSERÇÃO DE UM CUSTO FIXO Ao utilizar o Microsoft Project podemos definir custos fixos para as tarefas e para o próprio projecto. Essa definição poderá ser feita de duas formas: INSERIR CUSTOS FIXOS EM TAREFAS Para inserir custos fixos nas tarefas os passos a seguir são os seguintes: No menu View, clique em Gantt Chart. No menu View, apontar o rato para a opção Table e clicar em Cost. Selecciona-se de seguida a tarefa para a qual se deseja inserir um e, no campo Fixed Cost, digita-se o valor de custo fixo pretendido. - 21 -

Manual de Microsoft Project Controlo do Projecto INSERIR CUSTO FIXO NO PROJECTO No caso de se pretender inserir um custo fixo para todo o projecto (por exemplo, se estiver interessado apenas nos custos gerais do projecto, e não nos custos ao nível das tarefas, ou se quiser adicionar os custos com despesas gerais do projecto), vamos ao menu Tools, depois escolhemos Options e clicamos no separador View. Em Outline Options marque a caixa de selecção Show project summary task e clique em OK. De seguida selecciona-se a tarefa que representa todo o projecto (tarefa de resumo do projecto acabada de adicionar) e, no campo Fixed Cost, digita-se o valor de custo fixo pretendido. Figura 19 Janela de adição de tarefa de resumo do Projecto BASELINES Após a definição do projecto ou quando este se encontra numa fase em que se deseja fixar o seu estado, podemos criar o chamado Plano de Base ou Baseline. Esta funcionalidade permite que, a qualquer momento, possamos comparar a situação do plano de base com a situação actual. - 22 -

Manual de Microsoft Project Controlo do Projecto GRAVAR UMA BASELINE Para gravar um plano de base acedemos ao menu Tools -> Tracking e escolhemos a opção Set Baseline. No quadro que nos aparece decidimos se queremos guardar uma Baseline ou se queremos gravar um plano provisório (em que se gravam apenas as datas de início e de fim das tarefas). Depois de escolhida a nossa opção, indicamos se pretendemos gravar os dados de todo o projecto ou apenas para as tarefas seleccionadas. VISUALIZAR UMA BASELINE Em qualquer momento podemos visualizar um plano de base anteriormente definido. Para tal, acedemos ao menu View -> Tracking Gantt. De seguida acedemos a View -> Table -> More Tables. No quadro que nos aparece, seleccionamos a opção Baseline e carregamos em Apply. Figura 20 Janela de escolha de tabelas a visualizar ELIMINAR UMA BASELINE Para eliminar um plano de base acedemos ao menu Tools -> Tracking e escolhemos a opção Clear Baseline. No quadro que nos aparece seleccionamos o plano de base a eliminar e carregamos em OK. - 23 -

Manual de Microsoft Project Personalização do documento do Microsoft Project PERSONALIZAÇÃO DO DOCUMENTO DO MS PROJECT PERSONALIZAÇÃO DO DOCUMENTO Podemos personalizar o documento do projecto em diversos aspectos. Podemos definir como vai ficar numa página depois de impresso o documento, e podemos definir também toda a informação inicial e de suporte ao projecto. Para o primeiro, os passos a seguir são exactamente os mesmos que executamos em qualquer aplicação do Microsoft Office : acedemos ao menu File -> Page Setup. No ecrã que nos surge podemos definir desde a orientação do documento, escala com que será impresso, tamanho do papel onde será impresso, tamanho das margens, cabeçalhos e rodapés, legendas, até mesmo pré-visualizar a impressão do documento. Para o segundo, existem variados items a personalizar como por exemplo a vista que aparece por defeito quando abrimos ou criamos um projecto, o tipo de calendário a usar, definição da moeda a usar, bem como outras opções. Para acedermos a estas opções, acedemos ao menu Collaborate -> Collaboration Options IMPRESSÃO DE RELATÓRIOS Depois de planeado o projecto, podemos imprimir variados relatórios/mapas pré-definidos. Para os visualizar/imprimir acedemos ao menu Report -> Reports (no Microsoft Project 2007) ou View -> Reports (no Microsoft Project 2003), seleccionamos o tipo de relatório pretendido e carregamos em Select. Figura 21 Janela de escolha de relatórios - 24 -

Manual de Microsoft Project Personalização do documento do Microsoft Project Apresenta-se de seguida uma breve descrição de cada um dos tipos de relatórios disponíveis: Overview (Descrição Geral) Fornecem uma visão geral do projecto; Current Activities (Actividades Actuais) Fornecem informação sobre o que está a acontecer no projecto; Costs (Custos) Fornecem informação sobre o progresso do projecto em termos de custos; Assignement (Atribuições) Fornecem informação sobre a afectação de recursos às tarefas; Worload (Carga de Trabalho) Fornecem informação sobre o esforço necessário para executar as tarefas; Custom (Personalizar) Acesso a um conjunto de relatórios que podem ser personalizados. A partir desta opção podem também ser criados relatórios novos. - 25 -

Manual de Microsoft Project Gestão de vários projectos GESTÃO DE VÁRIOS PROJECTOS O Microsoft Project permite-nos gerir vários projectos em simultâneo. Essa gestão é feita definindo um projecto e vários sub-projectos inseridos nesse mesmo projecto. Esta gestão permite-nos também gerir recursos de vários projectos. Para termos acesso a esta funcionalidade, acedemos ao menu Insert -> Project e seleccionamos o ficheiro que tem o projecto que vamos tornar como sub-projecto do projecto actual. Ao inserir esse projecto estamos já a partilhar os seus recursos. Podemos inserir a quantidade de projectos que bem enterdermos, tornando-se todos sub-projectos do projecto actual. Podemos efectuar alterações nos projectos em cada um dos seus ficheiros (e as suas alterações repercutem-se no projecto que os contém como sub-projectos) bem como trabalhar no ficheiro onde os inserimos como sub-projectos (e as suas alterações repercutirem-se pelos seus ficheiros individuais). O resultado de adicionar um sub-projecto encontra-se na figura seguinte. A imagem à esquerda na linha 34 indica-nos que ali foi adicionado um ficheiro (Project1) com um projecto (Remodelação de Restaurante). Figura 22 Projecto e sub-projecto A partir deste ponto temos os recursos dos dois projectos partilhados entre si. - 26 -

Manual de Microsoft Project Índice de Figuras ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 Aspecto geral do Microsoft Project... 2 Figura 2 Tabela Entry do Microsoft Project... 2 Figura 3 Visualização do Mapa de Gantt no Microsoft Project... 3 Figura 4 Menu de acesso às propriedades do Projecto... 7 Figura 5 Janela de edição das propriedades do Projecto... 7 Figura 6 Definição de calendário criado pelo utilizador... 8 Figura 7 Introdução de tarefas... 9 Figura 8 Hierarquização das tarefas... 10 Figura 9 Adição de uma tarefa recorrente... 10 Figura 10 Resultado da adição de uma tarefa recorrente... 11 Figura 11 Exemplo de tarefas de um projecto com suas durações... 12 Figura 12 Constrangimentos absolutos e flexíveis... 14 Figura 13 Desmarcar obrigatoriedade das tarefas respeitarem os seus constrangimentos... 14 Figura 14 Inserção de relações de precedência em tarefas... 15 Figura 15 Menu de alteração do tipo de relação entre tarefas... 16 Figura 16 Janela de alteração do tipo de relação entre tarefas... 17 Figura 17 Janela de edição de dados dos recursos do Projecto... 19 Figura 18 Janela de visualização dos custos do Projecto... 21 Figura 19 Janela de adição de tarefa de resumo do Projecto... 22 Figura 20 Janela de escolha de tabelas a visualizar... 23 Figura 21 Janela de escolha de relatórios... 24 Figura 22 Projecto e sub-projecto... 26-27 -

Manual de Microsoft Project Referências Bibliográficas REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS [1] Introduction to Project Management, Erik Goodman, ECE 480 [2] Microsoft Project Made Simple, Mike Bailey, Oregon State University [3] WebSite da cadeira de Projecto de Sistemas de Informação, do Departamento de Informática, da Faculdade de Ciências da Universidade de Lisboa (http://si.di.fc.ul.pt/psi) [4] Software Engineering: A Practitioner's Approach, Roger S. Pressman, McGraw-Hill, capítulo 7, 5ª edição, 2001, ISBN 0073655783. [5] Guias Práticos Informática Microsoft Project, Porto Editora, 2007, ISBN: 978-972-0-06678-7-28 -