Grupo de Estudos de Voluntariado Empresarial Ata do Encontro sobre Comunicação
ORGANIZADORES
DATA, HORÁRIO E LOCAL DO EVENTO O encontro foi realizado no Centro de Voluntariado de São Paulo no dia 18 de Agosto, das 9h às 12h.
PARTICIPANTES Adriana B. Ossuna Machado Alexandra Fernandes Ana Paula de Oliveira Pires Bruna Roberta Guerra Daniel Ryan Zilenovski Gabriela Lemos Julia Miranda Junio Fuentes Lilian Torres Mariana Vieira Mariza Menegasso Mencioci Patrícia Depieri Parsequian Roberta Sodero Sacani Tayana Santos Zita Pimentel Elisabete Flores Pagliusi Elaine Denoti da Fonseca Felix Rosemeire Capelossa Gomes Priscila Aline de Souza Denise Faro Milena Ramos Margareth Goldenberg Mônica Helen Oosterom Ventura Holding S/A Schindler MAM Tomé Centro de Soluções Abbott Brasil Goodyear Roche Galvão Bayer Grupo Abril Rio Branco Ventura Holding S/A Unimed Paulistana MAM Fundação Iochipe Suzano Conpacel Unimed Cushman & Wakefield Sondas PFIZER Repense Comunicação SANTANDER
PARTICIPANTES Karen Caroline Paloma Andrea Goldschimt Renata de Toledo Bruna Rodrigues Sabino Pereira Elizia Maria da Silva Cynthia Chiarelli Alcione Andrade Fernanda Zanelli Melissa Fukushima Rachele Ferrari Cristina Fernandes Érika Kimta SANTANDER SANTANDER(espanha) Apoena Apoena Apoena Serasa Eletronorte CAV Fundação Itaú Social LUND Assessoria HP Itaú Instituto BM&F Bovespa
OBJETIVOS DO GRUPO DE ESTUDOS Aprimorar a prática do voluntariado empresarial no Brasil através da construção coletiva de conhecimento e ferramentas entre as empresas que já realizam ações de voluntariado ao mesmo tempo que servem de referência para as empresas que estão se iniciando no tema. Objetivos Específicos Construir uma rede de contatos entre gestores de programas de voluntariado empresarial, Proporcionar trocas de experiências entre empresas que possuem programa de voluntariado e gostariam de conhecer novas práticas. Ou ainda iniciar aquelas empresas que ainda não institucionalizaram essa prática. Reunir e apresentar ferramentas que possam ser úteis no dia a dia dos programas. Elaborar uma publicação com base nas experiências discutidas.
AGENDA DE HOJE 8h30 9h00 - Café da manhã 9h00 9h30 Apresentação teórica 9h30 11h15 Primeira parte da dinâmica 1ª parte da dinâmica Discussão do tema como ocorreu nos outros encontros + criação de um painel com as principais conclusões do grupo 11h15 11h30 Intervalo Intervalo visita à exposição 11h30 12h30 - Painéis Painéis Discussão do tema a partir de perguntas que os visitantes quiserem fazer ao grupo que criou o painel
TEMAS DE HOJE - COMUNICAÇÃO Atores de comunicação Quem são os comunicadores Qual o papel de cada comunicador Qual a importância de cada um Quais os riscos de uma comunicação descentralizada Ferramentas de Informação Quais as ferramentas Qual o objetivo Quem gerencia Qual a eficiência Qual a frequência Relacionamento comunicação ativa entre as partes Quais as estratégias de melhoria? Dificuldades/Oportunidades Diretrizes/Regras
Processo de comunicação eficaz Emissor Codificação Mensagem Decodificação Receptor Mídia Ruído Feedback Resposta O QUE será dito, PARA QUEM, COMO será dito, QUANDO será dito, ONDE será dito e QUEM irá dizê-lo
Objetiva, transparente, ágil e contínua Presente em todas as fases COMUNICAÇÃO EFETIVA Adequada para diferentes públicos Voltada para a promoção do conhecimento e troca de experiências entre as pessoas Fundamental para: Conscientizar e envolver Convidar e mobilizar pessoas Divulgar ações Dar visibilidade e reconhecimento às ações e aos impactos gerados com o trabalho voluntário Garantir o bom entendimento entre as partes envolvidas
TEMAS DE HOJE - COMUNICAÇÃO Atores de comunicação Quem são os comunicadores Qual o papel de cada comunicador Qual a importância de cada um Quais os riscos de uma comunicação descentralizada Ferramentas de Informação Quais as ferramentas Qual o objetivo Quem gerencia Qual a eficiência Qual a frequência Relacionamento comunicação ativa entre as partes envolvidas. Quais as estratégias de melhoria? Dificuldades/Oportunidades Diretrizes/Regras
Resumo da mesa sobre: Atores da Comunicação Gestores e líderes,cômite organizador, voluntários, voluntários multiplicadores, líderes comunitários,parcerias internas e externas são os grupos identificados como principais atores da Comunicação; Gestores e líderes garantem a credibilidade do programa; Voluntários, líderes comunitários e parcerias auxiliam no processo de disseminação das informações e engajamento de colaboradores; O programa deve ser compreendido pela liderança como estratégia de gestão, Atenção para o alinhamento no discurso; Programas devem possuir discurso coerente, conciso e objetivo; Comunicação descentralizada pode gerar aumento de ruídos; A comunicação deve pautar-se na transparência; Preocupação com oportunidades para feedback dos voluntários
Resumo da Mesa sobre Ferramentas de Comunicação A comunicação do programa de voluntariado empresarial deve acontecer antes, durante e depois das ações programadas. Na fase de convocação e mobilização de pessoas podemos usar ferramentas que sensibilizem, chamem para a ação e que sejam bem objetivas: Cartazes espalhados pela empresa Banners chamativos na intranet corporativa Intervenções lúdicas, inesperadas, como um grupo de artistas contratados para divulgar o programa Evento com palestra sobre voluntariado e entrega de um formulário de inscrição para participar Ação com multiplicadores treinados para divulgar o programa Durante o andamento das ações, algumas ferramentas ajudam a reter voluntários: Portal, Site, Blog, qualquer veículo exclusivo do programa de voluntariado que permita ao voluntário se informar constantemente das ações em andamento Newsletter para divulgar as ações realizadas para toda a empresa e ao mesmo tempo reforça o comprometimento dos envolvidos Encontros presenciais durante o programa para fazer um balanço parcial e possíveis ajustes antes.
Resumo da Mesa sobre Ferramentas de Comunicação Por fim, na fase de reconhecimento do programa: Obs: O reconhecimento deve acontecer não apenas no final do programa, mas durante a realização das atividades, são boas ferramentas: Vídeos depoimentos, ou entrevistas em texto com depoimento de voluntários que estão participando do programa Fotos dos voluntários em ação nos murais, intranet e TV Corporativa Divulgar os resultados finais para toda a empresa e não apenas para os voluntários participantes Registro dos resultados no Relatório Anual da empresa Entrega de certificado de participação no Programa de Voluntariado Evento presencial de Reconhecimento para os participantes Carta de agradecimento para os gestores que apoiaram os funcionários participantes Reconhecimento formal do gestor para a sua equipe quando esta se engaja numa ação voluntária.
Resumo da Mesa sobre Relacionamento Comunicação Ativa entre as partes envolvidas A importância da transparência no diálogo entre as partes envolvidas, O estabelecimento de regras e normas de conduta desde o início do programa; Ruídos podem gerar viés na efetividade da comunicação; O alinhamento de interesses previamente apresentados entre os envolvidos; O comprometimento e cumprimento das responsabilidades atribuídas a cada um; A comunicação deve ser centralizada e permear o programa todo, não apenas fases estratégicas; Certa resistência por parte dos gestores (são mais receptores do que emissores), o que pode acarretar no abandono do programa por este público; Reconhecer práticas já existentes de voluntariado, estabelecer uma via de mão dupla, na qual o colaborador possa mostrar por meio de fotos, depoimentos o que faz e como o faz;
Resumo da Mesa sobre: Relacionamento Comunicação ativa entre as partes É importante o envolvimento individual, chamar as pessoas para a responsabilidade com o sucesso do programa; Termo de adesão e de confidencialidade são necessários no programa, para estabelecer regras desde o princípio; Uma dica importante para o envolvimento dos gestores é demonstrar como a implementação do programa os ajudará a reconhecer habilidades no colaboradores que poderão ser desenvolvidas por meio dessa atividade e em benefício da organização também; Envolver o presidente em um evento final de reconhecimento também é uma estratégia para envolver a alta gestão; Atenção para as dificuldades da empresa em realizar o diagnóstico das necessidades da organização, uma saída interessante é capacitar o funcionário para isso;
PRÓXIMOS ENCONTROS 10 /2 Diagnóstico 14/4 Planejamento 16/6 Mobilização/ Implantação 18/8 Comunicação 6/10 Reconhecimento 01/12 Monitoramento e Avaliação
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Formato sugerido: REDAÇÃO DE CASES Breve descrição da empresa Nome do programa Objetivo do programa (do ponto de vista da empresa) Planejamento do programa (como foi realizado) Formato do programa (ações realizadas pelos voluntários) Formas de comunicação utilizadas Formas de reconhecimento existentes Resultados alcançados Enviem seus cases para serem publicados! Email: roberta@txaiconsultoria.com.br