Guia Prático Campos do Conhecimento de Embarque (webbills no saf.com) versão 2 (Março 2010) @ www.safmarine.com
Introdução Caro usuário, Produzimos este guia para que você saiba melhor como utilizar todos os campos do Conhecimento de Embarque através de nosso site. Abaixo gostaríamos de apresentar os campos assenciais. Só será possível acessar aos campos do Conhecimento de Embarque, se você possuir o certificado digital da Safmarine. Caso você não o tenha, por favor entre em www.safmarine.com e clique em Registro. Insira todas as informações solicitadas e clique em Submit para enviar sua solicitação de registro. Em um prazo de até 48 horas você será notificado para baixar o certificado digital em seu computador. Após a instalação você terá acesso como usuário registrado na página da Safmarine. Se você tiver dúvidas de como utilizar os campos do Conhecimento de Embarque através de nosso site, por favor verifique este manual, a seção das FAQ Perguntas mais frequentes em nossa página, ou utilize o Live Help - Ajuda em Tempo Real - em nosso website www.safmarine.com. Atenciosamente, Safmarine E-commerce Bill of Lading features (webbill) 2/9 16 March 2010
Gerenciando os Conhecimentos de Embarque Documentation overview Nessa página você poderá visualizar todos os Conhecimentos de Embarque (e Instruções de Embarque). Nela você pode verificar informações como o último status do documento (ex. Awaiting verification ou Original ready for print). As colunas da página do Documentation overview podem ser ajustadas selecionando o ícone de personalização da página, localizado acima da barra de rolagem do menu Actions. Quando entrar na página de personalização, por favor utilize as setas da direita/esquerda para adicionar ou remover itens da seção In view. A ordem da coluna também pode ser ajustadas utilizando as setas para cima e para baixo. Quando terminar selecione OK para armazenar as alterações e retornar para a página do Documentation overview. Aprovando ou Alterando as cópias de verificação Na tela de Documentation overview, selecione um booking com o status Awaiting verification. Depois selecione uma das ações desejadas: Bill of Lading features (webbill) 3/9 16 March 2010
View: Para visualizar o resumo detalhado da cópia em PDF; por favor selecione View details no menu Actions. Para visualizar o PDF atual, por favor selecione View document(s). Approve: Para aprovar a cópia de verificação em PDF; por favor selecione Approve no menu Actions. Amend: Para solicitar alterações na cópia de verificação; selecione Amend no menu Actions. Se você selecionar Amend, uma página similar à página de preenchimento da Instrução de Embarque abrirá. Favor notar que o número do documento aparecerá na seção Shipment IDs. Correções podem ser feitas em praticamente todas as seções através do botão Edit. Após terminar suas alterações, clique em Submit. O status deste documento na página de Documentation overview será atualizado para Changes requested. Por favor note que para certas informações, como rota, transporte e detalhes de carga perigosa ou tamanho/tipo de equipamento não podem ser alterados neste estágio. Tais alterações devem ser feitas alterando a reserva. Visualizando e Imprimindo os Conhecimentos de Embarque Se você possui o acesso para a impressão do Conhecimento de Embarque BL, você poderá visualizar e/ou imprimir a cópia em PDF do documento. Você pode visualizar e/ou imprimir os documentos com os tipos de status: Bill of Lading features (webbill) 4/9 16 March 2010
Verify copy Aguardando verificação ou verificação aprovada Waybills Waybill pronto para impressão Originals BL original pronto para impressão Certified true copy (Cópia previamente aprovada) Cópia autenticada Na página de Documentation overview, selecione um número de documento que esteja com um dos status mencionados acima. Depois selecione View document(s) no menu Actions no canto direito. Nota importante: Para visualizar e imprimir um Conhecimento de Embarque BL original, primeiramente é necessário assinar um contrato para impressão de BLs com a Safmarine. Por favor selecione Document agreement no menu principal a esquerda. Arquivos PDF do documento original são criptografados. Para visualizar e imprimir tais arquivos, é necessário instalar uma terceira parte do software. Mais informações podem ser encontradas no Manual IRM Secured em Suporte. Bill of Lading features (webbill) 5/9 16 March 2010
Alertas Com o novo módulo online de Documentação e campos de Conhecimento de Embarque você pode receber seus Conhecimentos de Embarque por email. Nesta seção explicaremos como você pode se inscrever para receber BLs via e-mail. O primeiro passo é selecionar Alert no menu principal. Na página de View alerts, por favor selecione Create new alert no menu Action. Na página de Create new alert, por favor insira um endereço de e-mail e selecione o tipo de documento apropriado. Então você poderá visualizar e gerenciar suas notificações através do Alerts list. Você verá todos os perfis salvos dos usuários de sua empresa, inclusive você. Bill of Lading features (webbill) 6/9 16 March 2010
Você só poderá editar o seu próprio perfil. Solicitação de formulários de BLs Tanto Conhecimentos de Embarque originais quanto Waybills devem ser impressos em um formulário especial da Safmarine. Tais formulários podem ser solicitados em nosso website, na página de visualização de BLs, selecionando Order Bill of Lading Forms no menu Documentation. Esta opção somente estará disponível para clientes registrados que possuem acesso de impressão de BLs originais em seus certificados, outros clientes não conseguirão solicitar os formulários online. Na página de solicitação de formulários, selecione a quantidade de caixas necessárias na barra de rolagem na seção Order. Fique atento que cada caixa contém 500 formulários. O endereço de sua empresa estará automaticamente preenchido, porém alterações podem ser feitas, caso necessário. Comentários podem ser adicionados no campo fornecido. Após finalizar o preenchimento da solicitação clique no botão Submit. 9 Você NÃO recerá um e-mail de confirmação da sua solicitação! Bill of Lading features (webbill) 7/9 16 March 2010
Busca (Search) Na seção de busca, você pode limitar o que será exibido na página do Conhecimento de Embarque BL. Por exemplo, selecionando Documents submitted by me (documentos submetidos por mim), você verá somente as Instruções de Embarque enviadas através de seu certificado digital. Você pode salvar diferentes critérios de busca e eles ficarão salvos em My saved searches. Bill of Lading features (webbill) 8/9 16 March 2010
Você seleciona os critérios de busca selecionando o botão Add to My saved searches. Na página de resultados, nomenado as buscas salvas. Você pode fazer a busca utilizando os nomes salvos através da barra de rolagem na página Search. Você também pode acessar um resumo de suas buscas salvas selecionando no menu principal My saved searches. Nota: a informação é baseada através de seu certificado e não pode ser compartilhada com outros usuários da empresa. Live Help Qualquer dúvida, não hesite em contactar-nos através do Live-Help - Ajuda em Tempo Real - no www.safmarine.com. Bill of Lading features (webbill) 9/9 16 March 2010