O que é o controle de contas a receber Se tivéssemos que dar uma definição simples e objetiva para o controle de contas a receber seria o acompanhamento das receitas que a empresa tem para receber de seus clientes que fizeram compras com pagamento parcelado ou vencimento futuro. Em um simples olhar você pode pensar que o contas a receber é uma mera formalidade de empresas grandes, mas se olhar com um pouco mais de atenção para as finanças do seu negócio, vai perceber que mesmo pequenas empresas podem ter níveis de inadimplência elevados prejudicando o fluxo de caixa. Por isso eu acredito que um bom controle dos seus recebimentos pode gerar os seguintes benefícios para o seu negócio: Conhecimento de clientes que pagam em dia Análise dos valores a receber Comparação com o contas a pagar (para entender necessidade de caixa para meses futuros) Melhor programação de cobranças Ajuda no controle do fluxo de caixa Agora, se você está se perguntando o passo a passo de como fazer um bom controle do contas a receber é só continuar lendo o post: Como fazer o controle de contas a receber Esse processo pode variar de negócio para negócio dependendo do tipo de sistema ou planilha de contas a receber utilizados, mas de maneira geral, acredito que existem 4 passos essenciais em qualquer empresa: Passo 1 Registre os tipos de contas que você pode receber Esse é o passo inicial de qualquer controle financeiro minimamente decente. Aqui você vai fazer um registro das contas de recebimentos que existem no seu negócio. Normalmente, as contas mais importantes estão relacionadas com a venda de produtos ou serviços: 1
Passo 2 Registre as contas a receber em vendas não pagas ou com pagamento futuro Com o plano de contas de recebimentos pronto, você já pode começar a registrar as contas a receber de vendas que não foram pagas ou agendadas para pagamento futuro. Ou seja, para qualquer venda a prazo realizada, você pode registrar uma série de itens que vão te dar informações essenciais de controle: Data de previsão de recebimento Data de recebimento Plano de contas relacionado ao recebimento Valor original Valor final (com juros, multa, etc) Status do pagamento Veja um exemplo do preenchimento desses campos na nossa planilha de contas a receber para um mês futuro (ou seja, que não teve nenhum pagamento recebido de fato, apenas planejados): Uma boa ferramenta vai te mostrar alguns dados automaticamente, o mais importante na minha opinião, é o status de pagamento, que permite que você controle quem não pagou e faça as devidas cobranças quando necessário. 2
Passo 3 Faça o acompanhamento de recebimentos mês a mês Agora que você já deixou todos os lançamentos de contas a receber registrados, precisa fazer o controle do dia de recebimento. Normalmente essa prática é feito em conjunto com extrato bancário e comprovantes de pagamentos enviados por clientes. Vamos ver um exemplo para o mês de Janeiro: De forma rápida, você consegue perceber que teve apenas um cliente que não pagou. Agora, se olharmos para o mês de Fevereiro veremos uma outra realidade: Nesse caso, quase metade dos clientes não realizaram o pagamento devido, o que é um 3
grande problema para o responsável pelo controle de contas a receber dessa empresa. Obviamente que em realidades diferentes você pode ter padrões diferentes e deve entender exatamente como o seu mercado ou negócio funcionam para tirar conclusões desses dados. Passo 4 Faça análises do seu controle de contas a receber Para fechar, nosso último passo se refere a análises possíveis de se fazer olhando para um resultado consolidado de todos os meses. Abaixo fiz um compilado de Janeiro a Abril: De maneira rápida poderíamos ter alguns insights sobre esse negócio: Número de contas a receber está caindo gradativamente importante entender se esse é um problema de vendas ou se estamos com mais clientes pagando a vista (que seria muito bom) Em Janeiro tivemosuma quantidade de atrasos de pagamentos bem maior do que a média dos outros meses talvez o responsável tenha se esquecido de fazer a cobrança 4
para os clientes devedores A quantidade de contas a receber pendentes em Fevereiro foi bem grande (44% de atraso) seria necessário ver quem realizou essas vendas e com quais condições, enfim, investigar mais essa inadimplência grande Essas são as principais análises, mas ainda poderíamos fazer análises mais detalhadas por produto ou por cliente de acordo com o preenchimento das informações do seu controle de contas a receber. Melhores práticas para um bom controle de contas a receber E agora, se você já faz o controle das suas contas a receber, talvez goste dessas melhores práticas que podem te ajudar no dia a dia: Faça a cobrança (lembrança) dos pagamentos cotidianamente Cobre multa ou juros por atrasos Ofereça benefícios ou descontos por antecipações Tenha cuidado com uso de boletos excessivamente Atenção com sua política de parcelamentos (principalmente para boletos parcelados) Acompanhe o seu indicador de inadimplência mensalmente Use uma ferramenta para esse controle (indico a nossa planilha de contas a receber) Se quiser outras sugestões do que fazer, confira nesse post 5 dicas essenciais para controlar o seu contas a receber. 5