E&L Compras, Licitações e Contratos Perguntas Frequentes 1. Como consolidar itens na pesquisa de preço ou licitação? Os itens deveram ter o mesmo código, unidade e descrição. 2. É possível reutilizar os itens de um pedido, pesquisa de preço ou licitação que já foram usados em outro processo de compra? Sim, ao lado do campo código do item existe o botão importar itens, clica sobre ele e escolha o processo que deseja reutilizar. 3. Como cadastrar fornecedor? Acesse o menu Arquivos Cadastro do Sistema Cadastro e Habilitação de Fornecedores. 4. Quais os campos que devem ser preenchidos para que a licitação seja enviada para o sistema de contabilidade automaticamente? Valor médio dos itens, publicação do edital e resultado, ter vencedor, data de homologação e definir a situação da licitação como concluída. 5. Se houver empate como proceder para desclassificar um dos fornecedores? Abrir o julgamento, clicar 2 vezes em cima do fornecedor que deseja desclassificar, inserir uma justificativa no campo Desclassificado, e por fim confirmar a operação clicando no botão Desclassificar. 6. Como proceder para não cadastrar um edital sempre do zero a cada licitação a ser iniciada, ganhando desta forma, agilidade e segurança na preparação do mesmo? Cadastrar um modelo de edital no menu Arquivos Cadastro do Sistema Modelo de Documentos Modelo de Edital / Pesquisa de Preço, usando como recurso mesclagens para que os dados sejam atualizados automaticamente de acordo com a licitação. 1
7. Qual relatório que exibe todas as compras efetuadas por um período determinado? O relatório relação de compras por período, disponível no menu Relatórios Prestação de Contas. 8. Quais arquivos devem ser enviados ao fornecedor para preenchimento da proposta digitalmente? O executável E&L Proposta Comercial, os relatórios cp_pca_proposta_precos_lote.frf e cp_pca_proposta_precos.frf, midas.dll e o arquivo que é gerado no sistema que possui os itens a serem cotados. 9. Como excluir uma autorização de fornecimento? Excluir os itens, os lotes se houver e depois a autorização. 10. Quando um fornecedor desiste de dar lances, é possível ele voltar a participar da rodada dos lances? Como proceder nessa situação? Sim, clicar com o botão direito em qualquer parte em branco da tela de gerenciamento de lances e classificar o fornecedor que deseja retornar à efetuar lances. 11. Efetuar a troca da senha de um usuário que esqueceu a mesma. Este procedimento só será possível se o usuário que for efetuar a alteração for administrador do sistema (master). Através do Menu Arquivos/Alterar Senha (Usuário Atual). No campo usuário, coloque o usuário que esqueceu a senha, no campo Senha Atual, deve ser colocada a senha do usuário que vai efetuar a troca para o que esqueceu, posteriormente nos campos Nova Senha e Confirmação de Senha informe a senha para o usuário e clique em OK. 12. Como desbloquear/ ativar usuário no sistema? Acesse o Menu Arquivos/Cadastro Geral/Usuário. Pesquise o usuário e abra seu registro. No campo 'Situação' coloque o mesmo como 'Ativo' e grave. 13. Como efetuar a troca do ano para inicialização do novo exercício? Ao abrir a tela de login, informe seu usuário, senha e altere o ano para o próximo exercício, clique em SIM e informe sua senha de usuário, posteriormente clique em OK. 2
14. Foi efetuada a virada do exercício e é necessária a importação do orçamento para cadastros dos processos de compra. Como proceder para que as fichas fiquem disponíveis? Acesse o Menu Arquivos/Cadastro do Sistema/Cadastro Diversos/Dotação, que o sistema automaticamente irá puxar as dotações do sistema contábil. 15. Ao tentar informar a UG na tela de Contratos, não aparece, mesmo possuindo cadastro, o que fazer? É necessário, no cadastro da UG, cadastrar como membro o usuário que está usando o sistema. 16. Ao tentar anular uma Autorização de Empenho, o sistema informa que a mesma não está empenhada, e não deixa efetivar o cadastro da anulação. O que fazer? Como a AE não foi empenhada ainda, basta efetuar a exclusão do seu registro. 17. Foi gerada uma AE e a mesma foi empenhada, porém esta não aparece na tela de Geração Automática de Autorização de Fornecimento, o que pode estar ocorrendo? Provavelmente a opção C/ AF não está marcada para a referida Autorização de Empenho. 18. Ao gerar uma Autorização de Empenho/Fornecimento manual vinda de um contrato/termo, ao gravar para poder inserir os itens o sistema informa que a Secretaria ou Local informados não possui saldo disponível. Deve-se verificar se na tela de Contrato Itens/Termo Itens se a secretaria e local informados na tela de Autorização de Fornecimento/Empenho são os mesmos informados nos itens do contrato/termo. 19. Não consegue gerar o contrato de uma dispensa, pois a mesma não fica disponível na tela de geração automática de contrato. Verificar se o julgamento da Dispensa foi efetuado corretamente, pois caso o mesmo não esteja julgado o sistema não irá identificar o(s) vencedor(es) e consequentemente não importará a informação para a tela de geração automática de contrato, ou possivelmente o encaminhamento para a Preparação do contrato não foi 3
efetuado na tela de Situação. 20. O sistema permite informar mais de uma dotação para um mesmo item? Não, apenas uma. 21. Preciso emitir relatório que liste todas as licitações efetuadas em um determinado período, qual nome e caminho para acessá-lo? Relação de Compras por Período. Menu Relatórios\Prestação de Contas. 22. Após efetuar os lances do pregão, ao emitir o quadro comparativo ou qualquer outro relatório os valores não estão atualizados, o que fazer? Possivelmente o Fechamento e Julgamento final não foi efetuado, pois somente dessa forma o sistema irá atualizar os valores. Acesse o link Lances e escolha a opção 3. Fechamento e Julgamento Final, e clique em julgar. Após o procedimento emita novamente os relatórios. 23. Efetuei a geração da pesquisa de preço através de um pedido de compra, fiz todas as etapas, mas ao chegar no julgamento o sistema não me trouxe nenhuma informação, não me permitindo julgar. Como proceder neste caso? Deve-se informar o tipo da Pesquisa (ex.: menor por item, global etc.). 24. Foram cadastrados diversos itens numa licitação, porém ao informar o preços na tela de proposta comercial, algumas numerações de itens não aparecem. Isso ocorre devido à consolidação de itens com mesmo código, embalagem e descrição, unificando os mesmos. 25. Ao efetuar o cadastro da autorização de fornecimento, a partir de um contrato, quando informei o local requerente o sistema alertou que não existe saldo para este setor. Quando ocorrer situações desse tipo, acesse o cadastro do referido contrato, vá aos itens e verifique se o local que você está informando na autorização de fornecimento é o mesmo que está registrado na tela de itens do contrato, se atentando também quanto ao código do local. 4
26. Foram consolidadas 2 pesquisa de preços numa licitação, por se tratarem de mesmos tipos de materiais. Ao efetuar a emissão do edital utilizando o recurso de visualizar itens consolidados, alguns itens não se unificaram. Listar os itens que não unificaram, acessar o tela de itens e verificar se todos estão com mesmo código, embalagem e descrição, se não, deve-se efetuar as devidas correções e posteriormente emitir novamente o relatório. 27. Ao tentar gerar um pedido de compra pra pesquisa, o mesmo não está disponível na listagem da tela de Pedido de Compras em Aberto. Possivelmente o Pedido ainda está em análise, ou ele ainda não foi encaminhado. 28. Será efetuada uma licitação na modalidade pregão, porém os lances serão por valor unitário. Onde eu efetuo a configuração? Essa opção poderá ser acessada através do link Lances\Configurações localizada na tela de licitação. Já dentro da tela de Configurações do Sistema de Compras deve-se marcar a opção Permitir que os lances sejam efetuados por valor unitário. 29. Como efetuar a alteração de senha? Através do Menu Arquivos\ Alterar senha (Usuário Atual), informar sua senha atual, e nos demais campos a nova senha a ser validada e clicar em OK. Se a troca da senha for para outro usuário, você deverá informar o nome da pessoa que a senha será alterada, através do campo Usuário, no campo Senha Atual informar a sua senha, e no campo nova senha informar a nova senha do usuário e depois repiti-la e clicar em OK. 30. Como desbloquear usuário? Acesse o Menu Arquivos\Cadastro Geral\Usuários, efetue a pesquisa do mesmo utilizando a tecla CTRL + P, após localizar o usuário, mude o mesmo para Ativo no campo Situação e grave. 31. Como efetuar o desenquadramento dos lotes? Acesse o link Lances / Definições e Manutenções de lotes, no canto esquerdo da tela, clique com o botão direito e escolha a opção 'Limpar Enquadramento e Definições de Lotes', confirmar a operação. 5
32. Como efetuar a troca de responsável de um local? Acessar o Menu Arquivos > Cadastro Geral > Secretaria e Local > Secretaria e Local. Utilizar o recurso CTRL+P para visualizar o cadastro do local que terá o responsável alterado. Após localização, alterar o nome através do campo 'Responsável' e gravar a alteração. 33. Ao tentar acessar outras filiais no sistema, o meu usuário não aparece para eu incluir a senha para acessar o sistema. O que pode ser? Isso ocorre pois no cadastro de seu usuário, no campo 'Para a Filial', está informado apenas a filial que você terá acesso. Caso você necessite acessar a(s) outra(s) filial(is), consulte o administrador do sistema para que este tire a informação do campo anteriormente informado, pois dessa forma você conseguirá acessar. 34. Qual relatório utilizar para obter a listagem dos Fornecedores cadastrados no sistema? Acesso o Menu Relatórios > Fornecedores > Gerenciais > Relação de Fornecedores por Classificação/ Situação. 35. Ao tentar concluir um processo de compra o sistema informa que o mês de referência encontra-se fechado. O que devo fazer quando isso ocorre? Para efetuar a abertura do mês deve-se acessar o Menu Configurações > Fechamento Mensal. Desmarcar a opção 'Fechado' referente ao mês. Obs: é necessário ser o administrador do sistema para efetivar esta operação. 6