MICROSOFT EXCEL INTERMEDIÁRIO

MICROSOFT EXCEL INTERMEDIÁRIO Fabiano Taguchi fabianotaguchi@gmail.com http://fabianotaguchi.wordpress.com CONTEÚDO PROGRAMÁTICO Conceitos e operações em pasta de trabalho; Uso de referências mistas e absolutas; Fórmulas e funções; Formatação condicional; Inserindo conteúdo em planilhas; Classificação e validação de dados; Filtros e macros; Criação e formatação de gráficos; Formulários; Protegendo planilhas. 1

CONCEITOS BÁSICOS MICROSOFT EXCEL O Excel é um software do tipo planilha eletrônica, e com ele é possível desde fazer simples cálculos até desenvolver suas próprias funções, bem como utilizar as várias ferramentas do utilitário para análise de dados. 2

APRESENTAÇÃO MS-EXCEL RECURSOS LIMITE Pastas de trabalhos abertas Memória do computador Tamanho da planilha 1.048.576 linhas X 16.384 colunas Quantidade de células 17.179.869.184 Número de caracteres por célula 32.767 Níveis de desfazer 100 Intervalo da ferramenta zoom 10 a 400% Janelas em uma pasta de trabalho Memória do computador Planilhas em uma pasta de trabalho Memória do computador Cores em uma pasta de trabalho 16 milhões de cores (32 bits) 3

COMPONENTES DE UMA PASTA Uma pasta de trabalho contém: Planilha; Coluna; Linha; Célula. 4

OPERAÇÕES Tratando-se de planilhas é possível: Inserir e excluir; Renomear; Mover ou copiar; Alterar a cor da guia; Proteger; Ocultar e re-exibir. OPERAÇÕES As demais operações são listadas em: Inserir (Linhas, colunas e células); Excluir (Linhas, colunas e células); Mover ou copiar (Somente em células); Alterar o tamanho (Linhas e colunas, somente); Proteger (Somente em células); Ocultar/re-exibir (Linhas e colunas, somente). 5

MODELO DE EXCEL ARQUIVO MODELO DE PASTA MODELO DE PASTA DE TRABALHO Você tem um comércio, e montou uma planilha para controlar as despesas do mês, e deseja adotar este modelo para os outros meses. Podemos, então criar o modelo de pasta de trabalho. É possível criar diversas formatações e salvá-las como um modelo de Excel. 6

MODELO DE PASTA DE TRABALHO O modelo de pasta de trabalho fica salvo dentro da pasta de Modelos Personalizados do Office. MODELO DE PASTA DE TRABALHO Depois que o modelo de pasta de trabalho tiver sido criado, basta que as planilhas sejam criadas sob este modelo: ARQUIVO ABRIR MODELOS PESSOAIS ARQUIVO SALVAR COMO 7

HORA DE PRATICAR ARQUIVO ORCAMENTO FAMILIAR A partir dos conhecimento básicos do Microsoft Excel, crie um modelo de Excel para controlar os gastos de uma família. Esta família possui 03 pessoas, e você deve armazenar as seguintes informações: data, gasto, descrição, valor e observações. Ao final apresentar se ao final do mês, a família teve um saldo positivo ou não. CÁLCULOS ENTRE PLANILHAS E PASTAS DE TRABALHO 8

CÁLCULOS É possível e também um importante recurso os cálculos que envolvem valores que estão em diferentes planilhas e pastas de trabalho. Como em uma situação onde: O cadastros de produtos está em uma planilha; O cálculo a ser pago é realizado em outra planilha. REFERÊNCIAS EM CÁLCULOS Quando começamos a trabalhar com cálculos é necessário entender que temos três tipos de referências para endereços de células: Referência relativa (simples) B2; Referência mista B$2 ou $B2; Referência absoluta - $B$2. 9

CÁLCULOS ARQUIVO INDICES ARQUIVO - VENDA Partindo dos conceitos de referências e cálculos entre pastas e planilhas temos os arquivos: INDICES Tabela para reajuste de venda VENDA Arquivo que mostra o preço a partir do reajuste de um produto. RESUMINDO =B$2*[INDICE.xlsx]INDICES!B3 Está sendo multiplicado o conteúdo de B2 pelo valor que está na célula B3 da planilha INDICES da pasta de trabalho INDICES. =B$2*INDICES!B3 Está sendo multiplicado o conteúdo de B2 pelo valor que está na célula B3 da planilha INDICES. 10

HORA DE PRATICAR Anteriormente criamos o modelo de Excel chamado Orçamento Familiar, crie um esboço do orçamento de uma família do mês de Janeiro de 2015. Crie uma pasta de trabalho para categorizar os gastos sendo: ALIMENTAÇÃO, LAZER, TRANSPORTE, EDUCAÇÃO e OUTROS. FORMATAÇÃO CONDICIONAL 11

FORMATAÇÃO CONDICIONAL A ferramenta de formatação condicional é uma forma de otimizar resultados que necessitam de uma formatação diferente da utilizada na planilha, essa formatação é realizada de forma automática. FORMATAÇÃO CONDICIONAL Em muitas vezes uma formatação condicional sobreposta em outra, atrapalha a visualização de resultados, para isso podemos selecionar células e limpar uma formatação pré-existente. 12

PARÂMETROS É possível realizar a formatação condicional a partir de um parâmetro (regra), como por exemplo: Que fique formatado com preenchimento de cor azul a coluna das médias finais da planilha BOLETIM aquelas que estiverem com uma nota maior ou igual a 7. 13

CRIANDO UM PARÂMETRO HORA DE PRATICAR Crie a planilha boletim e faça as seguintes formatações condicionais: Coluna Média Final Média >=7 Preenchimento de fundo azul, com fonte de cor branca e negrito Média <7 Preenchimento de fundo vermelho, com fonte de cor branca e negrito. 14

HORA DE PRATICAR Coluna Situação Aprovado Preenchimento de fundo azul, com fonte de cor branca e negrito Reprovado Preenchimento de fundo vermelho, com fonte de cor branca e negrito. Notas do bimestre As notas dos bimestres maiores ou iguais a 7 devem estar em negrito. PLANILHA BOLETIM Construa a planilha abaixo e aplique a ferramenta de formatação condicional conforme o exercício. 15

OPERADORES OPERADORES ARITMÉTICOS OPERAÇÃO SÍMBOLO Adição + Subtração - Multiplicação * Divisão / Potenciação ^ Porcentagem (Percentual) % Concatenação & 16

OPERADORES RELACIONAIS OPERAÇÃO SÍMBOLO Maior > Maior ou igual >= Menor < Menor ou igual <= Igual == Diferente <> ERROS ####### - Espaço na coluna é muito pequeno; #VALOR Argumentos do cálculo está errado; #NOME Sintaxe da função está errada; #REF Referência de célula não é válida; #N/A Valor não existe; #NUM Valores numéricos estão errado; #DIV/0! Não é possível fazer divisão por 0. 17

FUNÇÕES E FÓRMULAS Uma fórmula é criada pelo usuário e para isso são utilizados os operadores aritméticos, já para as funções são utilizados os operadores relacionais. Toda formula ou função começa por um sinal de igualdade (=). FUNÇÕES 18

OPERADORES ENTRE PARÂMETROS : Significa até ; Significa e Dois pontos (:) =SOMA(A1:A4) Ponto e vírgula(;) =SOMA(A1;A4) Neste caso a soma começara a ser feita em a1 e terminará em a4, ou seja, será somando a1+a2+a3+a4. Neste caso a soma será feita em a1 e a4, o intervalo entre esses valores será ignorado. O cálculo será a1 + a4. ALGUMAS FUNÇÕES = SOMA (A1:A10); = MULT (A1;A2;A4;A6;A10) = MEDIA (A1:A10) = MÁXIMO (A1:A10) = MÍNIMO (A1:A10) 19

HORA DE PRATICAR Digite a planilha abaixo e calcule o que se pede (células com preenchimento em azul): FUNÇÕES LÓGICAS Funções apresentadas: SE, E e OU. 20

SE A função SE permite analisar situações e de acordo com uma condição permite que cálculos ou mensagens possam ser exibidas na tela. Sintaxe da função SE = SE (condição; resposta_verdadeira; resposta_falsa) HORA DE PRATICAR Na pasta de trabalho Boletim que foi aplicada a ferramenta de formatação condicional temos dois cálculos a realizar: MÉDIA FINAL Média das notas dos 04 bimestres SITUAÇÃO Se a média do aluno for maior ou igual a 7 está aprovado, caso contrário está reprovado. 21

E A função E é usada em combinação com a função SE, permitindo que até 30 condições possam ser criadas. A sintaxe da função SE com E é: = SE (E(condição_01; condição_02; condição_03); resposta_verdadeira; resposta_falsa) OU Da mesma forma que a função E, a função OU é também usada em combinação com a função SE, permitindo que as mesmas 30 condições possam ser criadas. A sintaxe da função SE com OU é: = SE (OU(condição_01; condição_02; condição_03); resposta_verdadeira; resposta_falsa) 22

ARQUIVO FUNCOES HORA DE PRATICAR A pasta de trabalho funções tem uma série de planilhas que vamos calculando a partir do estudo das funções: BOLETIM E = Um aluno só estará aprovado caso tenha uma média maior ou igual a 7,0 e a frequência maior ou igual a 75%, caso contrário estará reprovado. AGENCIA OU = Um carro é seminovo se for fabricado a partir de 2007 ou tiver menos de 40.000 km rodado. Funções apresentadas: LOCALIZAR, ESQUERDA, DIREITA, FUNÇÕES DE TEXTO NUM.CARACT, MAIUSCULA e MINUSCULA. 23

LOCALIZAR A função LOCALIZAR retorna o número referente à posição do caractere em uma sequencia de caracteres de texto. A sintaxe da função é: = LOCALIZAR (caractere; texto) = LOCALIZAR ( - ;a2) ESQUERDA A função ESQUERDA extrai de um conjunto de caracteres todos os que estão à esquerda do valor indicado. A sintaxe da função é: = ESQUERDA (texto; número_caractere) = ESQUERDA (A2; 10) 24

DIREITA A função DIREITA extrai de um conjunto de caracteres todos os que estão à direita do valor indicado. A sintaxe da função é: = DIREITA (texto; número_caractere) = DIREITA (A2; 10) OUTRAS FUNÇÕES A função NUM.CARACT retorna o número de caracteres que estão em uma célula. Sua sintaxe é: = NUM.CARACT (célula) Temos nesta categoria ainda: = MAIUSCULA (célula) = MINÚSCULA (célula) 25

ARQUIVO FUNCOES HORA DE PRATICAR Chegou a hora de calcular a planilha TEXTO. A partir do nome do país e seu código, usando as funções de texto você deve extrair o nome do país e o código, para isso serão usadas as funções: LOCALIZAR, DIREITA, ESQUERDA e NUM.CARACT. Funções apresentadas: HOJE, DIA.DA.SEMANA, AGORA, DIA, MÊS, ANO, HORA, MINUTO, SEGUNDO e DIAS360. FUNÇÕES DE DATA E HORA 26

FUNÇÕES DE DATA E HORA Valores de data no Excel são calculados a partir de um número serial que é calculado a partir da data de 01/01/1900, assim: 01/01/1900 representa o valor 1 01/01/2015 representa o valor 42.005 FUNÇÕES DE DATA E HORA Isso permite por exemplo que seja possível calcular que dia será daqui a 45 dias. Data = 01/01/2015 + 10 Resultado = 11/01/2015 27

ARQUIVO FUNCOES HOJE E AGORA A função HOJE retorna a data do dia atual, conforme a configuração do computador, sua sintaxe não possui parâmetros. A partir dessa função resolva a planilha PAGAMENTOS informando qual será a data do vencimento dos pagamentos a partir do prazo. DIA.DA.SEMANA A função DIA.DA.SEMANA retorna o dia da semana correspondente a uma determinada data. Os dias da semana são representados por 01 (domingo) a 07 (sábado). A sintaxe da função tem: = DIA.DA.SEMANA (célula; retorno) 28

FUNÇÕES DE DATA E HORA As horas também são representadas por números seriais, o que permite também serem calculadas. Exemplo: 6 horas Representa 0,25 (06 dividido por 24 horas) HORA DE PRATICAR ARQUIVO FUNCOES A planilha CALCULA PASSEIO irá lhe ajudar a calcular quanto tempo você gastou para percorreu um determinado trajeto. Imaginemos o seguinte: Saída em 21/10/2012 às 08:00 Chegada em 24/10/2012 às 16:00 Quanto tempo você gastou? 29

DIA, MÊS e ANO As funções DIA, MÊS e ANO retornam um valor inteiro de acordo com o parâmetro que é passado para as funções. Como sintaxe ambas têm como parâmetro apenas o valor da série. = DIA (célula) = MÊS (célula) = ANO (célula) HORA, MINUTO e SEGUNDO Da mesma forma que DIA, MÊS e ANO, temos as funções HORA, MINUTO e SEGUNDO que extraem de uma hora cada um dos elementos do tempo. A sintaxe leva como parâmetro apenas um horário. = HORA (célula) = MINUTO (célula) = SEGUNDO (célula) 30

DIAS360 A função DIAS360, última a ser apresentada nesta seção retorna o número de dias decorridos entre duas datas. Sua sintaxe é apresentada abaixo: = DIAS360 (data_inicial; data_final) = DIAS360 (A1;A2), onde: A1 = 23/01/1995 A2 = 02/01/1996 PLANILHA HORÁRIO - EXERCÍCIO Construa uma planilha para servir de modelo mensal para registro de frequência de um colaborador. Utilize todos os conceitos estudados, tornando sua planilha mais automatizada possível. 31

Funções apresentadas: ABS, RAIZ, ALEATORIOENTRE, FATORIAL, IMPAR, PAR, ARRED, ARREDONDAR.PARA.BAIXO, ARREDONDAR.PARA.CIMA, SOMASE e SOMASES. FUNÇÕES DE MATEMÁTICA E TRIGONOMÉTRICAS ABS Serão apresentadas nesta seção algumas das funções que envolvem cálculos matemáticos e trigonométricos. A função ABS retorna um valor sem sinal, sua sintaxe exige como parâmetro um valor. = ABS (célula) 32

MATEMÁTICA E TRIGONOMETRIA Outras funções desta categoria são: = RAIZ (valor) = ALEATORIOENTRE (valor_inicial; valor_final) = FATORIAL (valor) = IMPAR (valor) = PAR (valor) ARREDONDAMENTOS Para arredondamento temos 03 funções. Todas exigem como parâmetro o valor e o número de casas decimais: ARRED, ARREDONDAR.PARA.BAIXO e ARREDONDAR.PARA.CIMA = ARRED (célula; qtde_casas) = ARREDONDAR.PARA.BAIXO (célula; qtde_casas) = ARREDONDAR.PARA.CIMA (célula; qtde_casas) 33

SOMASE Uma importante função desta categoria é a SOMASE, que faz a soma de um intervalo de acordo com um critério. Vejamos: SOMASE Outros critérios podem ser adotados na função SOMASE, como na planilha abaixo: = SOMASE (A2:A5; >160000 ; B2:B5) = SOMASE (A2:A5; 300000 ; B2:B5) 34

SOMASE Ainda, critérios coringas podem ser usados também, vejamos a listagem abaixo: = SOMASE (A1: A10; =*S ; E1: E10) = SOMASE (A1: A10; =S* ; E1: E10) = SOMASE (A1: A10; >=10 ; E1:E10) = SOMASE (A1:A10; BRASIL*, E1:E10) = SOMASE (A1:A10; A22; E1:E10) SOMASE = SOMASES (A2:A9; B2:B9; =Maças ; C2:C9; 2) = SOMASES (A2:A9; B2:B9; =A* ; C2:C9; 2) 35

SOMASES Mas pode surgir uma planilha, onde o usuário deseja que mais de um critério seja utilizado para a soma. Para usar mais de um critério, então a função SOMASES é utilizado, tendo como sintaxe: = SOMASES (intervalo_soma; intervalo_01_critério; critério_01;intervalo_02_critério; critério_02) HORA DE PRATICAR Crie a planilha abaixo, e utilize as funções SOMASE e SOMASES para calcular. 36

Funções apresentadas: PROCV e PROCH. FUNÇÕES DE PROCURA E REFERÊNCIA PROCH A função PROCH localiza valores em linhas de uma tabela. A função de procura horizontal deve ser usado sempre que os campos estiverem localizados em linhas da planilha, a sintaxe para a função é: = PROCH (valor_procurado; matriz; número_índice) 37

PROCH VALOR PROCURADO: É o valor a ser pesquisado MATRIZ: É a tabela onde será procurado o valor NÚMERO_ÍNDICE: Número da linha da matriz de onde o valor deverá ser retirado. PROCH = PROCH (C8; C1:H5; 2) = PROCH (C8; C1:H5; 3) = PROCH (C8; C1:H5; 4) = PROCH (C8; C1:H5; 5) 38

PROCV A função PROCV localiza valores em colunas de uma tabela. A função de procura vertical deve ser usado sempre que os campos estiverem localizados em colunas da planilha, a sintaxe para a função é: = PROCV (valor_procurado; matriz; número_índice; intervalo) PROCV VALOR PROCURADO: É o valor a ser pesquisado MATRIZ: É a tabela onde será procurado o valor NÚMERO_ÍNDICE: Número da linha da matriz de onde o valor deverá ser retirado. = PROCV (1,95; A2:C10; 2) = PROCV (0,7; A2:C10; 3) 39

PROCV = PROCV (B12; B2:F8; 2) = PROCV (B12; B2:F8; 3) = PROCV (B12; B2:F8; 4) = PROCV (B12; B2:F8; 5) HORA DE PRATICAR A partir das funções de procura vamos criar uma planilha para identificar os dados de um produtos a partir do seu nome. 40

Funções apresentadas: CONT.NÚM, CONTAR.VAZIO, CONT.SE, FUNÇÕES ESTATÍSTICAS MAIOR e MENOR. CONT.NÚM A função CONT.NÚM é usada para contar valores encontrados em um determinado intervalo. Sua sintaxe é: = CONT.NÚM (valor_inicial; valor_final) 41

CONT.SE A função CONT.SE é usada para contar valores de acordo com uma condição pré estabelecida. Sua sintaxe é: = CONT.SE (intervalo; condição) = CONT.SE (B2:B5; >=9 ) CONTAR.VAZIO A função CONTAR.VAZIO é usada para contar o número de células que se encontram vazias em um determinado intervalo. Sua sintaxe é: = CONTAR.VAZIO (valor_inicial; valor_final) 42

MAIOR A função MAIOR é uma variante da função MÁXIMO, porém permite que seja retornado o maior valor de acordo com um critério que estabeleça a posição. Pode ser encontrado por exemplo o terceiro maior valor de uma lista. Sua sintaxe é: = MAIOR (valor_inicial; valor_final; posição) MENOR A função MENOR é uma variante da função MÍNIMO, porém permite que seja retornado o maior valor de acordo com um critério que estabeleça a posição. Pode ser encontrado por exemplo o terceiro menor valor de uma lista. Sua sintaxe é: = MENOR (valor_inicial; valor_final; posição) 43

INSERINDO FUNÇÕES INSERINDO FUNÇÕES 44

Os exercícios serão realizados a partir dos ARQUIVOS: FOLHA DE PAGAMENTO FUNCOES ESTATISTICAS FUNCOES LOGICAS LOJA DE CALCADOS EXERCÍCIOS PARA AVALIAÇÃO INSERINDO CONTEÚDOS 45

ELEMENTOS GRÁFICOS É possível inserir imagens, objetos de desenhos (clip-arts), formas e gráficos. O Excel não tem como propriedade fazer a edição desses componentes, porém é possível sua inserção e alguma modificação. IMAGENS As imagens são inseridas através da aba inserir, com o uso da ferramenta imagem. 46

IMAGENS Quando uma imagem é inserida e selecionada, uma nova aba aparece, a aba formatar. Nesta aba é possível: Ajustar (cor, brilho e contraste); Estilos de imagem (bordas, formas e efeitos); Organizar (alinhamento e giro); Tamanho (cortar e redimensionamento). CLIP-ART Clip-arts são arquivos que são armazenados em uma biblioteca do pacote Office. O clip-art é inserido da mesma forma que uma imagem. 47

FORMAS Uma forma é um elemento que podem auxiliar a organizar uma planilha. Existem um gama de formas que podem ser inseridas em uma planilha. FORMAS Sob uma forma é possível alterar: Editá-la ponto a ponto; Estilos de formas (visualização, preenchimento, contorno e efeitos); Organizar (Avançar, recuar, alinhar e girar); Redimensionar. 48

SMART-ART Um elemento do tipo smart-art serve para representação visual de uma informação, através de layouts. Lembre-se que uma forma gráfica por vezes representa mais informação do que um texto. Na aba inserir, um smart-art é acessado pela ferramenta de inserção de objeto smart-art. SMART-ART 49

WORDART Wordart consiste em uma galeria de estilo que pode ser adicionado a uma planilha. A ferramenta de Wordart está na aba Inserir. A edição é feita pela aba formatar que aprece quando o Wordart é selecionado. PREENCHENDO CÉLULAS AUTOMATICAMENTE 50

PREECHENDO CÉLULAS Em muitas vezes desejamos preencher um grupo de células com valores sequenciais, para isso devemos usar o recursos de listas, que pode ser usado tanto para números sequenciais como para funções e fórmulas. PREENCHENDO CÉLULAS 51