SICOM Sistema Integrado de Comunicação/Corretor 1
ÍNDICE: I-) O QUE É O SICOM... 3 I.I-) VANTAGENS...4 I.II-) VISUALIZAÇÃO DA PROPOSTA... 5 I.III-) INTEGRANTES DO SICOM... 6 I.IV-) A DISTRIBUIÇÃO DAS MENSAGENS... 6 II-) USUÁRIO CORRETOR... 7 II.I-) CAIXA DE ENTRADA DO CORRETOR...7 2
O Que É O SICOM? É um sistema de troca de mensagens e arquivos entre Matriz, Sucursal e Corretor, que distribui as propostas automaticamente entre os Técnicos da Matriz. O acesso ao SICOM é realizado via Intranet, onde deve ser efetuado o Login, clicando em Auto /SICOM. 3
I.I- Vantagens: Controle de produtividade. Distribuição automática das propostas entre os Técnicos responsáveis pela operação de emissão. Garantia de velocidade e qualidade no primeiro contato com o Corretor. Estabelece um fluxo rápido de informações, registrando e arquivando com segurança todas as trocas de mensagens. Não há riscos de perda de informações ao longo das trocas de mensagens. O sistema oferece uma série de funções gerenciais que permitem gestão avançada de toda a operação. Impede a duplicidade de demandas para um mesmo assunto, evitando retrabalho. 4
I.II Visualização da Proposta: 5
I.III - Integrantes do SICOM: Os integrantes do SICOM são divididos em 2 grupos: o de gestores e o de atores. Os gestores têm a função de supervisão e coordenação. São eles o GO das sucursais, os Supervisores Matriz, Gerentes e Subgerentes Matriz. Os atores são aqueles que participam ativamente das tratativas, recebendo e respondendo as mensagens, agendando e executando ações e funções. I.IV - A Distribuição das Mensagens: A cada proposta transmitida que gera uma pendência, é enviada uma mensagem automática no mesmo dia da transmissão. Esta mensagem é distribuída automaticamente da caixa de um Técnico Matriz para a caixa do Corretor ou do Titular da sucursal, dependendo da crítica. O Operacional da Sucursal estará sempre na cópia da mensagem. Caso haja críticas que dependam da ação do corretor e do Titular, será disparada automaticamente uma mensagem para cada um. Ao consultar sua caixa de entrada, o Técnico Matriz irá analisar as críticas e enviar nova mensagem para Titular e /ou corretor especificando a pendência e dando um prazo de retorno (48 horas). 6
II Usuário Corretor: O corretor é o ator principal do SICOM. Sua atuação determinará a emissão ou não da maioria das propostas. II.I Caixa de Entrada: Acessar pela Internet: Auto- SICOM- Caixa de Entrada. Ao visualizar sua caixa de entrada o corretor terá um filtro onde será possível buscar as propostas pendentes por determinados períodos. Ao abrir a caixa de entrada o corretor terá relacionada a quantidade de assuntos que foram abertos para tratativas de suas propostas agrupados separadamente por uma quantidade de dias. Clicando em um dos grupos, o corretor consegue acesso a caixa filtrando automaticamente pelo grupo escolhido. Ao clicar em limpar filtros, a caixa se abrirá completamente. Janeiro / 2012 7
A caixa de entrada contempla todas as informações necessárias para o acompanhamento das propostas pendentes. São elas: 1 - O código do assunto gerado para cada proposta 2 - A data da abertura do assunto 3 - Dias pendentes 4 - Última mensagem 5 - Origem da última mensagem 6 - O número da proposta 7 - O nome do segurado 8 - Funções 9 - Filtros de pesquisa 8
1- O código do assunto gerado para cada proposta: A cada proposta distribuída é gerado um número de assunto. Ao clicar neste campo, é possível abrir a mensagem, verificar o histórico e respondê-la. Para responder deve-se clicar em enviar Para responder ou reenviar essa mensagem, basta escolher o destinatário, a cópia, digitar a mensagem e clicar novamente em enviar. 9
Ao enviar uma mensagem, é possível incluir um anexo. Após o envio da mensagem abre-se uma nova tela com as opções Fechar e Incluir anexo. Se não houver anexos basta clicar em fechar. Caso deseje incluir algum anexo, basta clicar em Incluir Anexo, localizar o arquivo e enviar: 10
2 - A data da abertura do assunto e a quantidade de dias pendente da proposta: Campo somente de consulta. É a data em que a mensagem é distribuída pela primeira vez. Com esta informação consta a quantidade de dias que a proposta se encontra com pendência. 3 - Dias Pendentes: Campo somente de consulta. Permite verificar a quantos dias cada assunto/proposta se encontra pendente de emissão. 4- Última mensagem: Campo somente de consulta. Permite filtrar as propostas cujas últimas mensagens foram enviadas em determinada data. 5- Origem da última mensagem: Campo somente de consulta. Permite verificar qual ator enviou a última mensagem. 6- O número da proposta: Ao clicar neste campo é possível verificar todos os dados da proposta transmitida. 7- O nome do segurado: Campo utilizado somente como consulta para melhor identificação da proposta. 8- Funções: É através deste campo que é possível agendar a próxima Ação e a Data da Ação. A função encerrar assunto só está habilitada para quem gerou a mensagem original. 11
8.1 - Ação e data de ação: Campo utilizado somente como consulta para verificar próxima ação e a data em que deverá ser realizada. Ex: Ação Acompanhar, Data da Ação XX/XX/XXXX. 12
9 - Filtros: Limpar campos Filtrar registros Os filtros são utilizados para auxílio nas consultas e nas ações. Existem filtros isolados e filtros combinados. Os filtros isolados são aqueles que só permitem filtrar uma única informação. Ex: Número de proposta, Número do Assunto e Ordenar. Os demais filtros estão habilitados a efetuar consultas combinadas. Para efetuar uma consulta combinada basta escolher os filtros, preencher as informações e clicar em filtrar registros. Ex: Propostas com Ação Acompanhar com mais de 7 dias Pendente em determinada data de ação. Para limpar os filtros durante uma consulta combinada, basta clicar em Limpar os campos. Os filtros podem ficar ocultos na Caixa de entrada. Basta marcar ou desmarcar o aplicativo exibir Filtros. 13
9.1 - Filtros Isolados: Ordenar: Permite visualizar a mais recente e a mais antiga proposta pendente. Nº de Assunto: Permite filtrar os assuntos pelo número. Nº de Proposta: Permite consultar especificamente a proposta por seu número. 9.2 - Filtros Combinados: Data Ação: Permite filtrar a data de execução de cada ação agendada. Código do Alerta: Permite filtrar os assuntos por pendência. Modalidade: Permite filtrar por modalidade (endosso, seguro novo ou renovação). Origem da última mensagem: Permite filtrar a data da última mensagem enviada para cada assunto. Data Ação: Permite filtrar a data de execução de cada ação agendada. Modalidade: Permite filtrar por modalidade (endosso, seguro novo ou renovação). Origem da última mensagem: Permite filtrar a data da última mensagem enviada para cada assunto. 14