Gestão de Tempo Técnica Pomodoro Rafael Pereira Larizzatti
Sobre o livro Aprenda a técnica de pomodoro, do italiano Fancresco Cirillo Agilize, organize e ganhe tempo na execução de suas tarefas Desenvolva o foco nas atividades, valorize pausas, gerencie seu tempo Aprenda a lidar com interrupções que atrapalham o andamento das tarefas
Autor Rafael Pereira Larizzatti Editor Rafael Pereira Larizzatti Copyright rlarizzatti.seo@gmail.com
Sobre o Autor Rafael Pereira Larizzatti é um Analista de Sistemas com mais de 22 anos de experiência. Durante sua jornada, estudou técnicas de gestão do tempo, e vem através desse ebook passar seu conhecimento no estudo e na prática da Técnica Pomodoro.
Dicas Iniciais Tempo é algo relativo. O que nos falta não é tempo, e sim definição de prioridades para as tarefas que precisamos realizar. O seu tempo e suas prioridades devem SEMPRE estar a frente das prioridades de terceiros. A disciplina é essencial para o correto funcionamento de qualquer metodologia! Siga o método com foco e atenção! Qualquer novo método ou técnica só se torna um hábito após sua prática por pelo menos 21 dias. Seja persistente!
História A técnica de Pomodoro foi desenvolvida no final dos anos de 1980 pelo italiano Fancesco Cirillo e foi publicada em 1992. Francesco era um estudante preocupado em melhorar seu desempenho nos estudos, e pensou em uma maneira de usar o tempo a seu favor. Sua ideia surgiu quando imaginou se seria capaz de se concentrar e ter foco nos estudos por
determinado período de tempo, e para realizar essa experiência, utilizou um cronômetro de cozinha em formato de tomate ( pomodoro em italiano ) para marcar o tempo. Daí surgiu o nome da técnica.
Elaboração da Lista de Tarefas A primeira tarefa que precisamos realizar para a prática do Método Pomodoro, é a elaboração de uma lista com as tarefas que serão realizadas no período. Seja para o dia de amanhã, ou para o período da tarde. Faça como melhor lhe convir. Em uma folha de Papel, no cabeçalho escreva seu nome e período/data. Logo abaixo, escreva 'Tarefas Planejas', e do meio da folha para baixo, escreva 'Tarefas Não Planejadas'. Como a figura a seguir.
Abaixo da Tarefas Planejadas, faça uma lista das atividades que devem ser executadas no período e defina prioridades entre essas atividades. IMPORTANTE: A lista de tarefas deve ser realista. Uma quantidade de tarefas que de fato possam ser realizadas no dia ou período determinado! Se não nos atentarmos a isso, podemos rapidamente nos desmotivar e culpar a técnica por não dar certo! A organização da lista de tarefas já nos faz visualizar com mais objetividade nossas metas diárias ou periódicas.
Pré-execução das Tarefas A Técnica de Pomodoro consiste em dividir o período/dia de trabalho em ciclos de 25 minutos, chamados de Pomodoros. Ou seja, um ciclo = 25 minutos = 1 Pomodoro. Definido isso, passamos ao planejamento de nosso período de trabalho em relação ao tempo. Para cada atividade, definimos e anotamos quantos Pomodoros serão utilizados. Ao mensurar nossas atividades em Pomodoros, definimos uma meta, que acaba por nos gerar o que é chamado de stress positivo, pois nos sentimos impelidos em cumprir as atividades dentro dessa meta. A tendência é que a definição de pomodoros por atividade fique mais natural e fácil com a aplicação e prática da técnica. E não se preocupe, por enquanto, com as tarefas não planejadas. Elas serão explicadas mais abaixo.
Executando as Tarefas Com a lista organizada iniciamos a execução das tarefas obedecendo a prioridade pré-definida. Nos preparamos para a realização da tarefa, zeramos o cronômetro e junto com o início da atividade, disparamos o cronômetro. Durante o Pomodoro, devemos manter 100% da atenção, concentração e foco na execução da atividade, até que o cronômetro dispare seu alarme nos avisando do término do pomodoro. Quando o Pomodoro terminar, devemos parar a atividade, independente da mesma ter sido concluída ou não. Entre cada Pomodoro, temos uma pausa de 5 minutos. Essa pausa é parte importante da técnica, levando em consideração que pausas frequentes podem agilizar nossa habilidade mental. Durante a pausa, nenhuma atividade deve ser executada.
A cada 4 Pomodoros executados, fazemos uma pausa maior de 10 a 15 minutos. Após a pausa, passamos ao próximo Pomodoro, retomando a atividade pausada ou passando para a próxima tarefa. Se a atividade for concluída dentro da quantidade de Pomodoros planejadas, marcamos um X (xis) na tarefa realizada. IMPORTANTE: Pausa é pausa! Levante para tomar uma água, um café, para ir no banheiro, seja o que for. Mas tire o foco das atividades durante as pausas.
Interrupções Durante a execução da atividade em um Pomodoro, podemos sofrer interrupções, sejam elas internas ou externas. É nesses momentos que entra a lista de Tarefas Não Planejadas. A interrupção é interna se surge de nós mesmos, como, por exemplo, lembrar de uma ligação que precisa ser feita, ou de uma atividade que não foi inicialmente mensurada. Já a interrupção externa não surge de nós. Pode ser uma ligação telefônica que recebemos, ser interrompido por um colega de trabalho. Se durante um Pomodoro sofrermos uma interrupção, rapidamente anotamos a tarefa na lista de Tarefas Não Planejadas, e marcamos também na lista de Tarefas Planejadas em qual delas sofremos a interrupção. Fazemos um link através de uma nota com a tarefa não planejada e voltamos
imediatamente ao Pomodoro corrente. Essa marcação serve para identificarmos posteriormente quantas vezes nos distraímos durante a execução de determinado Pomodoro/tarefa. E se a interrupção foi interna ou externa. O que Francesco Cirillo diz é que toda interrupção pode ser postergada, já que o máximo de tempo que ela terá que esperar é um Pomodoro (25 minutos). No ciclo de 4 pomodoros é essencial se evitar ao máximo as interrupções. Salvo quando forem interrupções urgentes.
Tarefas Não Planejadas As tarefas não planejadas obedecem ao mesmo princípio das tarefas planejadas. Estabeleça pomodoros para a execução das mesmas e defina ou redefina a lista de prioridades. Elas NÃO devem ser executadas nas pausas.
Regras de Francesco Cirillo Francesco Cirillo definiu algumas regras para a melhor eficiência na aplicação da Técnica Pomodoro. São elas: Em cada Pomodoro apenas uma tarefa deve ser realizada. Um Pomodoro não deve ter menos de 25 minutos. Se a tarefa for concluída antes, a tarefa deve ser revisada até o término do Pomodoro. Um Pomodoro não deve ter mais de 25 minutos, mesmo que perceba que está a ponto de finalizar a atividade, ainda que acredite que em mais um minuto conclua a tarefa. Tocou o alarme do cronômetro, realize a pausa e finalize a tarefa no próximo Pomodoro.
Um Pomodoro interrompido deve ser anulado, independente do momento em que ele foi interrompido. Não deve ser considerado um Pomodoro cumprido.
Pós Aplicação da Técnica Com o passar do tempo e a prática da técnica de Pomodoro, você terá informações e poderá estudar seus Pomodoros. Quanto tempo/pomodoro(s) leva para realizar determinado tipo de atividade? Quais as principais interrupções, ou as que mais ocorrem durante a execução de seus Pomodoros? Dessa maneira você irá melhorar seu planejamento e irá perceber que vira um ciclo benéfico. Quando, durante as pausas, sentirmos necessidade de voltar a executar a atividade pausada, é que percebemos a eficácia da técnica. É o foco funcionando.
Observações do Escritor Abaixo, seguem observações do escritor desse ebook. Ressaltando que são opiniões de Rafael Pereira Larizzatti e não de Francesco Cirillo. Nenhuma técnica é definitiva, logo o bom senso pode ser usado. Alguns pontos da técnica que adaptei e adequei à minha prática: O tempo do Pomodoro a ser aplicado às Tarefas Não Planejadas foi algo que adequei. Por exemplo, já aconteceu de eu me lembrar de marcar dentista, tarefa que realizei em 5 minutos. Não havia o que revisar, apenas fazer a ligação e registrar em minha agenda. Logo, não fazia sentido me manter mais 15/20 minutos nessa atividade.
Pausas entre Pomodoros também já aconteceu de eu não obedecer 100%. Em casos de atividades onde era necessário seguir uma linha de raciocínio mais apurada, aconteceu de tocar o alarme do cronômetro e eu seguir com a atividade por mais alguns minutos para concluila sem perder o fio da meada. Mas é importante frisar que essa regra deve ser respeitada: pausas são processos fundamentais para que a técnica obtenha sua maior eficácia! Também já deixei de anular um Pomodoro por interrupção externa. Por exemplo, já houve caso de estar no final de um Pomodoro e meu chefe me interromper. Atendi prontamente à solicitação e, na sequência, finalizei o Pomodoro.
O importante, na minha visão e experiência de quem aplica a técnica no dia a dia, é usar do bom senso. Interrupção de chefe, OK, merece atenção e precisa ser atendida de forma tempestiva. Já interrupções de colegas que ficam o tempo todo mostrando posts de Facebook e piadas da internet, absolutamente não!
Final Me coloco desde já à disposição para sanar dúvidas e auxiliar na aplicação dessa técnica. Se dê a oportunidade e veja seu dia render, ou seja, ficar muito mais produtivo, com menores níveis de ansiedade e com reserva de tempo para fazer o que gosta!