Cinco Ações Práticas para Combater a Sobrecarga de Informações Corporativas

Tamanho: px

Começar a partir da página:

Download "Cinco Ações Práticas para Combater a Sobrecarga de Informações Corporativas"

Célia Canedo
4 Há anos
Visualizações:

Projetos Marcio Pimenta - Consultor sênior da PMQuality Gestão de Projetos

1 Cinco Ações Práticas para Combater a Sobrecarga de Informações Corporativas AUTORES: Bruno Leonardo Rosa - Coordenador Acadêmico da PMQuality Gestão de Projetos Marcio Pimenta - Consultor sênior da PMQuality Gestão de Projetos PALAVRAS-CHAVE: Sobrecarga de informações, Ambiente Corporativo, Gestão da Informação, Produtividade.

2 CINCO AÇÕES PRÁTICAS PARA COMBATER A SOBRECARGA DE INFORMAÇÕES CORPORATIVAS No ambiente corporativo, cotidianamente, nós somos bombardeados com mais informações do que podemos geralmente processar. Este fato além impactar severamente a nossa produtividade, traz consigo a sensação de incompetência e muitas vezes provoca angústia em profissionais já tão combalidos pela busca incessante de resultados. Extinguir esse problema, na opinião de muitos especialistas, pelo menos nesse momento, talvez não seja possível. Isso porquê, em pleno século XXI, ainda sofremos os reflexos da era da informação, iniciada na década de A raiz do problema é que, embora o processamento e a memória dos computadores estejam aumentando o tempo todo, os humanos que devem usar as informações não progridem da mesma forma. Efetivamente, a mente humana age como um gargalo nesse processo. Mas se não podemos acabar definitivamente com o problema, podemos entender as suas causas e buscar algumas soluções práticas para enfrentar o dia a dia corporativo. Podemos elencar como causas da sobrecarga de informações os seguintes tópicos: O acesso generalizado à Web e a redes sociais; A facilidade de enviar mensagens de , SMS, WhatsApp e outros, para um grande número de pessoas; Como a informação pode ser duplicada gratuitamente, não há custo variável na produção de mais cópias - as pessoas enviam relatórios e informações para pessoas que talvez precisem saber, e não as que realmente precisam saber. O hábito de salvar todas as informações, independentemente do seu valor, propósito ou relevância. O hábito de solicitar todas as informações possíveis a respeito de um tema com o objetivo de utilizá-las no futuro; Falta de definição clara das pessoas que realmente decidem (tomadores de decisão).

3 Mudanças nas expectativas em torno da informação. As expectativas em relação aos tempos de resposta mudaram dramaticamente. Nós costumávamos ter alguns dias ou semanas para responder a uma determinada informação (por exemplo, mensagem, solicitação, aprendizado, etc.) Agora, esperamos responder em segundos, minutos e dias. E conhecidas às causas, podemos estabelecer, de forma objetiva, algumas ações práticas. São elas: 1. Concentre-se na qualidade da informação, em vez da quantidade. Um curto e conciso é mais valioso do que um longo. 2. Fique indisponível em um horário fixo, ou para tarefas específicas todos os dias. Se você estiver escrevendo um relatório, por exemplo, feche seu e desligue seu telefone. Isso focaliza sua atenção na informação mais importante. O que você está trabalhando nesse momento. Outra dica boa é participar apenas da reunião certa. Diga não a uma reunião informativa se possível e tome conhecimento do que aconteceu pelos registros gerados ao fim da reunião. 3. Elimine as distrações e estabeleça horários certos para acessar as suas redes sociais ou fazer a leitura de seus s. Normalmente é mais produtivo acessá-los e tomar conhecimento dos assuntos no início e ao fim do dia, quando planejamos o dia seguinte; 4. Planeje, organize e priorize as tarefas do seu dia através de uma lista de tarefas ou utilizando a velha agenda. Faça esse exercício, cotidianamente, preferencialmente ao fim do dia, e você segmentará também as informações necessárias para o seu dia trabalho ou semana. Não se esqueça de deixar um momento livre na agenda para as emergências. 5. Estabeleça o fluxo de informações e faça a análise dos stakeholders de seu projeto ou empresa. Utilize a regra dos 5D s: i. Defina os portadores de informações vitais; ii. Defina o que realmente é necessário receber e analisar; iii. Defina o que deve ser compartilhado e a sua periodicidade; iv. Defina um sistema de distribuição; v. Defina, quando possível, respostas automatizadas.

4 REFERÊNCIAS Ruff, Joseph - Information Overload: Causes, Symptoms and Solutions. Miller, Zach C. - Information Fatigue Syndrome (IFS): What it is and how it affects you. Understanding Information Overload Pillay, Srini - The Ways Your Brain Manages Overload, and How to Improve Them McDermott, Andrew - Information Overload Is Crushing You. Here are 11 Secrets That Will Help. Davidson, Jeff 10 Maneiras de superar Sobrecarga de Informação

5 SOBRE NÓS Esperamos que esses pequenos insights possam lhe ajudar nessa caminhada rumo a sustentabilidade do seu negócio, mas caso você precise de mais ajuda, pode nos contactar. A PMQuality e seus consultores estão preparados para auxiliar você e seu negócio a dar o salto de produtividade necessário para, mais do que sobreviver a crise, se preparar para voltar a crescer. Consulte-nos e veja o que a PMQuality pode fazer por você. Ficou com vontade de ver seu artigo publicado pela gente??!?! Participe do programa PMQuality te leva + longe. Submeta o seu artigo a respeito de: gestão projetos, gestão de programas e portfólio ou QSMS e utilize nossas redes para divulgar o seu trabalho. Não perca a oportunidade de trazer visibilidade para o seu trabalho. Para participar envie seu artigo para contato@pmquality.com.br. PMQuality, nós podemos ajudá-lo a crescer. FALE CONOSCO PMQuality Gestão de Projetos (21) contato@pmquality.com.br SIGA-NOS facebook.com/pmqualitygp twitter.com/pmquality_gp instagram/pmquality_gp

Documentos relacionados

Business intelligence para instituições de ensino. Olhe para as métricas certas

Business intelligence para instituições de ensino Olhe para as métricas certas Conteúdo Índice Introdução...4 Como olhar para as métricas certas quando...5 temos grandes volumes de dados para analisar?...5