GESTÃO DO TEMPO. aumentar a sua produtividade

Transcrição

1 8 dicas para aumentar a sua produtividade

2 Já reparou em quantas coisas aparecem diante de nós todos os dias para tirar nossa concentração e foco? Nunca foi tão difícil ler um texto até o fim ou até encerrar uma conversa sem dar aquela conferida no celular. Afinal, vai que chegou alguma mensagem e você não percebeu, não é mesmo? A verdade é que para dar conta das tarefas que realmente importam é preciso muito mais que rapidez. Não se engane: uma agenda lotada não é sinônimo de produtividade. Pesquisas da Organização Internacional do Trabalho (OIT) e da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE) também confirmam que trabalhar por mais horas não significa render mais. Os estudos revelam que, no Brasil, trabalha-se mais horas do que em vários países ricos do mundo. Porém, a produtividade no país ainda não é a ideal. Na Alemanha, por exemplo, a média semanal de trabalho é de 38 horas, seis a menos que a do brasileiro. Mesmo assim, o trabalhador alemão consegue ser quatro vezes mais produtivo. Isso deixa claro que aprender sobre como administrar adequadamente o tempo é a chave para obter melhores resultados no trabalho. Ou seja, uma boa gestão do tempo faz toda a diferença na vida de quem deseja ser mais produtivo. 01

3 Mas, afinal o que é gestão do tempo? Gestão do tempo é ter um controle consciente sobre a quantidade de tempo que você gasta com atividades específicas. É conseguir usar o tempo para realizar as atividades que considera mais importantes, tanto na vida pessoal como profissional e, assim se organizar melhor e, principalmente, aumentar sua eficiência e produtividade. Todos nós temos 24 horas por dia, certo? Então por que será que algumas pessoas conseguem produzir muito mais que outras em um mesmo intervalo de tempo? É neste momento que uma boa gestão do tempo pode ajudar. Boa auto-gestão, disciplina, saber definir o que realmente é importante, executar uma tarefa de cada vez e saber que mais importante que começar uma atividade é terminá-la com qualidade, são alguns passos importantes para quem busca fazer de simples sessenta minutos, um tempo muito mais proveitoso. Quando você usa seu tempo com sabedoria, você aprende a diferenciar o que é urgente do que é importante. Assim, pode direcionar suas energias para ações mais assertivas e conseguir bons resultados. Mas, você sabia que um dos principais fatores que levam as pessoas a terem muitas urgências é a falta de organização? Isso mesmo! Segundo o especialista em gestão do tempo e autor do livro Mais Tempo & Mais Dinheiro, Christian Barbosa, a simples atitude de organizar seus papeis, informações, arquivos e s traz grandes benefícios que te levam a ganhar tempo. Antes de algumas dicas para tornar sua vida mais produtiva, que tal descobrir como está sua organização? 02

4 D0 TEMPO Quer saber qual é o seu perfil de organização? Realize o teste abaixo selecionando a opção que mais descreve você: Perguntas Nunca Às vezes Sempre Minha mesa está limpa e organizada, sem pilhas de papéis ou revistas. Levo menos de 5 minutos para localizar informações ( papéis, arquivos, etc) que preciso em meu computador, meu ambiente (armários, mesas, gavetas, etc), agenda ou revistas. Consigo ler todas as revistas e newsletters que recebo, e armazeno esse conhecimento para ser reaproveitado. Tenho uma forma de dividir minha papelada por assuntos, de forma organizada em pastas e arquivos categorizados e etiquetados. Raramente perco minhas coisas As pessoas me acham uma pessoa organizada. Você só consegue trabalhar em um mesa limpa e organizada? Organizo constamente minhas gavetas do escritório do meu armário de roupas para manter sempre a ordem. Some os valores conforme suas respostas utilizando a seguinte escala: NUNCA 1 ; ÀS VEZES 2 ; SEMPRE 3 E VEJA SEU RESULTADO: ATÉ 10 PONTOS Você está muito desleixado com sua organização! Talvez esteja perdendo tempo precioso do seu dia e nem perceba isso. Comece a adotar pequenos hábitos de organização para ser mais produtivo, antes que a bagunça tome conta da sua vida. ATÉ 18 PONTOS Você tem o perfil médio de uma pessoa com um nível básico de organização. Há tendências para ser uma pessoa totalmente organizada um dia, mas ainda precisa de algumas dicas para melhorar sua organização e ganhar mais tempo. ATÉ 18 PONTOS Parabéns! Você é uma pessoa tipicamente organizada! Bastante detalhista e sistemática. Deve perde muito pouco tempo localizando coisas. Continue assim e veja se essa matéria pode trazer ainda mais dicas para melhorar a sua performace. 03

5 Que tal começar a se organizar? Nos dias de hoje, somos bombardeados por informações que chegam por diversas fontes diferentes: internet, tv, revistas, s, WhatsApp... na tentativa de estar atento a tudo isso e ainda cumprir nossas multitarefas dentro dos prazos definidos, acabamos nos perdendo, não é mesmo? Se algum dia você tiver a curiosidade de calcular quantos minutos gasta diariamente tentando encontrar aquele arquivo no computador ou se esforçando para lembrar onde colocou aquele cartão tão importante para agendar uma reunião, vai perceber que todos os dias, pelo menos 30 minutos vão embora por causa dessas pequenas atividades. Isso significa 2 horas e meia, de segunda à sexta e 10 horas ao final do mês. É muito tempo desperdiçado para quem busca uma vida mais produtiva! Desperdício que gera stress. Ainda segundo o autor do livro Mais Tempo & Mais Dinheiro, 87% dos executivos brasileiros sofrem de stress em sua vida e apenas 13% que aproveitam seu tempo com astúcia. 87% 13% do executivos brasileiros sofrem de stress do executivos brasileiros aproveitam seu tempo com astúcia 04

6 Nunca é tarde para começar! Mas, fique tranquilo, saiba que você não é a única pessoa que enfrenta estes desafios. Por isso, confira algumas dicas que vão fazer seu dia render muito mais. 1) Tenha foco Volte suas energias para o que realmente é importante. Evite interrupções! Acesso a redes sociais, conversas paralelas, navegar em sites de interesse pessoal em horário de trabalho e até telefonemas pessoais podem desviar sua atenção. Quando você se distrai, leva em média 10 minutos para voltar a realizar uma mesma atividade com a mesma concentração. Foque em ser produtivo e não em estar ocupado. Tim Ferris 2) Termine o que começou Essa é a geração das multitarefas. É preciso fazer de tudo sem descumprir nenhum prazo... Mas, calma! É importante terminar o que começou antes de iniciar outra tarefa. Crie este hábito e terá mais produtividade. Muitas vezes, quando você para uma atividade antes dela estar concluída para começar outra, gera um desgaste mental por causa da sobrecarga. E a consequência é: esquecimento, falta de foco e distração. Ou seja, você perde seu tempo e ainda corre o risco de não se lembrar de terminar alguma coisa. Além disso, perder tempo pode significar também perda de dinheiro, de investimento e, principalmente, de realizações. Por exemplo, de janeiro a agosto de 2016, só em Goiânia, 45 alunos iniciaram uma especialização no IPOG (Instituto de Pós-Graduação e Graduação) e desistiram no meio do caminho. Lembre-se: ao abrir mão de um projeto iniciado, você também abre mão de sonhos. 05

7 3) Evite a procrastinação Procrastinar significa deixar algo pra depois, adiar. Saber definir prioridades é o primeiro passo para tornar sua vida mais produtiva. Assim, você sabe o que pode e o que não pode esperar e evita a criação de uma lista de pendências que sobrecarreguem sua mente. Estabelecer metas e se planejar também ajuda a fazer hoje o que você poderia deixar para amanhã. Descubra qual o seu propósito de vida. O que te faz acordar todas as manhãs? Ter um motivo é uma arma poderosa para evitar a procrastinação. A partir dele, pontue passos para alcançá-lo a curto, médio e longo prazo. E planeje suas ações. Essa atitude ajuda a fazer cada coisa no seu devido tempo e a alavancar seus resultados, gerando mais motivação para seguir em busca dos próximos. 06

8 4) Organize a papelada Manter a mesa organizada, criar pastas virtuais de maneira eficiente e prática a ponto de você encontrar documentos com rapidez e facilidade e usar divisórias podem ser boas estratégias para otimizar seu tempo no trabalho e aumentar sua produtividade. 5) s Uma pesquisa recente revelou que as pessoas gastam, em média, quatro horas por dia lendo e enviando s. Para diminuir este desperdício, definir horários para ler as mensagens é uma boa alternativa. Deixar a caixa de s lotada também é um péssimo hábito. Para evitar isso: apague imediatamente os s que não sejam úteis; evite deixar s para responder depois, caso já esteja lendo a mensagem. Isso evita retrabalho, porque você terá que ler a mensagem novamente para responder em outro momento. Não deu pra responder de jeito nenhum? Crie uma pendência para que você não esqueça dessa atividade. 07

9 D0 TEMPO 6) Delegue Delegar é uma forma de otimizar a realização das tarefas e estimular as pessoas à sua volta. Distribua as atividades de acordo com os pontos fortes de cada colaborador. 7) Deixe espaços entre as atividades Lembra quando você leu no início deste e-book que uma agenda lotada não é sinônimo de produtividade? Portanto, tenha tempo livre porque novas tarefas podem aparecer. Deixar estes espaços vai lhe ajudar a fazer ajustes caso apareçam demandas emergenciais. 8) Tenha tempo para você Pratique esportes pelo menos 3 vezes por semana; Se hidrate constantemente; Coma menos açúcar e mais alimentos orgânicos; Periodicamente, fique 24 horas sem fazer nada relacionado ao trabalho. Isso vai ajudar a recuperar sua energia. 08

10 revisando... 1) Tenha foco 2) Termine o que começou 3) Evite a procrastinação 4) Organize a papelada 5) s 6) Delegue 7) Deixe espaços entre as atividades 8) Tenha tempo para você Lembre-se: Não adianta planejar, anotar as atividades na agenda ou até colocar lembretes no e smartphone se você não tiver disciplina e comprometimento com suas metas. Lembre-se do seu propósito de vida. Direcione seu foco para o que realmente importa, aprenda a dizer não e tenha disciplina para criar hábitos saudáveis para toda a vida. Uma longa viagem começa com um único passo. (Lao-Tsé) 09

11 Conhecimento presente em todo território nacional QUEM SOMOS O IPOG é uma Instituição de Ensino Superior (IES) credenciada pelo MEC* composta por cursos de especialização que atendem às exigências do mercado, e que são fundamentados na valorização do ser humano, a fim de torná-lo fonte de riqueza e transformação. O diferencial competitivo do Instituto de Pós-graduação e Graduação - IPOG é evidenciado pelos duradouros resultados conquistados por meio dos programas de especialização. Cursos que, na maioria, são inéditos, ministrados por um corpo docente composto de especialistas, mestres e doutores, todos com experiências de mercado. O que ajuda o aluno, transformando-o em um profissional de alta performance. IPOG.EDU.BR twitter.com/ipog youtube.com/user/ipogbrasil linkedin.com/company/ipog