Introdução à Sumário Prof. Cinthia Dante cinthiadante@concurseiro24horas.com.br 1
1. Apresentação Olá a todos, Meu nome é Cinthia Dante e sou graduada em Administração pela UFMG e tenho mestrado em Gestão Estratégica e Inovação pela FPL - Fundação Pedro Leopoldo. Atuo como consultora organizacional na área de gestão há 11 anos, construí minha carreira em grandes organizações sempre na busca de resultados operacionais e financeiros. Já atuei em diversos projetos na área pública, sou especialista em qualidade e metodologias focadas em resultados operacionais, reprojeto de processos, estrutura organizacional, elaboração de orçamentos de vendas e de despesas. Já atuei em grandes corporações e também sou instrutora do ISVOR Universidade Corporativa do Grupo Fiat. Atualmente tenho uma empresa de consultoria, trabalhando em projetos na área pública e privada e também ministro treinamentos in company. Agora que vocês já sabem um pouco sobre mim, vamos começar a falar do que realmente os preocupa neste momento: A PREOCUPAÇÃO para o concurso. SAINDO DA PREOCUPAÇÃO, ENTRANDO NA PREPARAÇÃO. Pessoal, vocês precisam se planejar para alcançarem seus objetivos! Esta fase de preparação é muito tensa e gera muita ansiedade aos candidatos, mas a dica que posso dar a vocês é invistam um tempo no planejamento dos estudos. Façam um levantamento de todo o conteúdo necessário e elaborem um cronograma com metas de leituras, exercícios e atividades de revisão. Depois façam um quadro com as datas e colem o planejamento no lugar mais visível do seu quarto. A cada dia façam o acompanhamento das metas, se cumpriram o planejado, marquem de verde, senão de vermelho brilhante. Tenho certeza que este controle vai gerar resultados!!! A SORTE EXIGE PREPARO, PORTANTO BOA SORTE!!! Prof. Cinthia Dante cinthiadante@concurseiro24horas.com.br 2
2 Apresentação do Curso A nossa disciplina é ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS, esse assunto é um gargalo na maioria das organizações, pois exige um planejamento e controle rigorosos. A teoria não é pesada como de outras disciplinas, mas é necessário uma certa dedicação, pois estas são aquelas questões que não se pode errar, pois o nível de dificuldade não é alto, logo muitos acertaram as questões sobre o assunto! E você deve estar entre aqueles que vão acertar, certo? Incialmente o curso trará uma carga teórica necessária, mas sempre acompanhado de exercícios e questões de outros concursos. Segue abaixo a programação das aulas: NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS 16/12/2013 AULA 1 23/12/2013 AULA 2 06/01/2014 AULA 3 13/01/2014 AULA 4 20/01/2014 AULA 5 03/02/2014 AULA 6 1. Introdução a 1.1 Conceitos Básicos (atividades básicas da ADM) 2. Classificação de materiais (classificação, codificação, padronização) 2.1 Tipos de classificação 3. Gestão de estoques (previsão e controle de estoque) 4. Compras nas organizações 4.1 Modalidades de compra 4.2 Cadastro de fornecedores 5. Compras no setor público 5.1 Edital de licitação 6. Recebimento e armazenagem 6.1 Entrada 6.2 Conferência 6.3 Critérios e técnicas de armazenagem 7. Gestão patrimonial 7.1 Controle de bens 7.2 Inventário 7.3 Alterações e baixa de bens Prof. Cinthia Dante cinthiadante@concurseiro24horas.com.br 3
09/02/2014 AULA 7 Simulado final com questões comentadas 10/02/2014 AULA 8 Bizú com dicas finais Nesta primeira, vamos abordar alguns conceitos iniciais que irão facilitar o entendimento durante todo o curso! Atenção a este início, pois muitos temas recorrentes em concursos serão abordados. Então, lembrem-se: Tudo que começa bem tende a terminar bem!!! Prof. Cinthia Dante cinthiadante@concurseiro24horas.com.br 4
3 Introdução à Em qualquer tipo e tamanho de empresa, não há como operar sem a existência de recursos, os principais recursos empresariais são: Recursos Materiais, Recursos Financeiros, Recursos Humanos, Recursos Mercadológicos e Recursos Administrativos. O foco aqui serão os recursos materiais, no que diz respeito aos insumos ou aos bens patrimoniais indispensáveis no processo de fabricação. Uma das formas de obter vantagem competitiva no mercado é através de uma boa gestão dos recursos materiais e patrimoniais. Com a concorrência forte, o controle de custos exige uma gestão de estoques e de patrimônio produtivo de forma a utilizá-los com a máxima eficiência e eficácia. A atividade de material existe desde a mais remota época, através das trocas de caças e de utensílios até chegarmos aos dias de hoje. Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias é algo tão antigo quanto a existência do ser humano. Decompondo esta atividade através da separação e identificação dos seus elementos componentes, encontramos as seguintes subfunções típicas da : a) Cadastro: subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado e compras. b) Classificação de Material: subsistema responsável pela identificação (especificação), classificação, codificação, cadastramento e catalogação de material. c) Aquisição/Compra de Material: subsistema responsável pela gestão, negociação e contratação de compras de material através do processo de licitação. Compras não é somente responsável pela quantidade e pelo prazo, mas precisa também realizar a compra em preço mais favorável possível, já que o custo da matéria-prima é um componente fundamental no custo do produto. d) Inspeção de Recebimento: subsistema responsável pela verificação física e documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificação dos atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade. e) Armazenagem/ Almoxarifado: subsistema responsável pela gestão física dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservação, embalagem, recepção e expedição de material, segundo determinadas normas e métodos de armazenamento. Prof. Cinthia Dante cinthiadante@concurseiro24horas.com.br 5
f) Movimentação de Material: subsistema encarregado do controle e normalização das transações de recebimento, fornecimento, devoluções, transferências de materiais e quaisquer outros tipos de movimentações de entrada e de saída de material. g) Controle de Estoque: subsistema responsável pela gestão econômica dos estoques, através do planejamento e da programação de material. O estoque é necessário para que o processo de produção-venda da empresa opere com um número mínimo de preocupações e desníveis. O controle dos níveis de estoque é uma das funções mais importantes da administração de materiais, possibilita a maximização do uso dos recursos envolvidos na logística da empresa. A área de gestão de materiais engloba as atividades de controle de estoques, compras, almoxarifado, movimentação, controle e distribuição de materiais. Prof. Cinthia Dante cinthiadante@concurseiro24horas.com.br 6
4. Conceitos Básicos Logo na introdução, fez-se necessário a abordagem do que é considerado recurso, tudo aquilo que gera ou tem a capacidade de gerar riqueza, no sentido econômico do termo. Esta definição precisa ser desdobrada neste material, para melhor entendimento das próximas aula. Recurso Material Refere-se aos elementos físicos empregados por uma organização que concorrem para a constituição de seu produto final, podendo este produto final ser um material processado ou um serviço. Geralmente é possível armazená-lo em estoques. Na Contabilidade, recursos materiais podem ser aproximados do conceito de bens de venda (mercadorias, matérias-primas, produtos em fabricação e produtos prontos), carecendo apenas dos materiais auxiliares (por exemplo, material de expediente). Recurso Patrimonial Refere-se aos elementos físicos empregados por uma organização que são destinados à manutenção das atividades de uma organização. A natureza do recurso patrimonial é permanente. Além disso, nem sempre é possível armazená-lo em estoques. Na Contabilidade, os recursos patrimoniais referem-se ao conceito de bens de uso, ou ativo imobilizado de uma organização (imóveis, terrenos, móveis e utensílios, veículos, máquinas e equipamentos, computadores e terminais, instalações etc), tomados em conjunto com seus ativos intangíveis. Uma vez esclarecido o que se entende por Recurso Material, estamos aptos a partir para a definição de Administração de Materiais. Existem vários conceitos de administração de recursos materiais, mas o significado de todas elas é: TER SEMPRE O ESTOQUE NECESSÁRIO E SOMENTE O NECESSÁRIO AO MENOR CUSTO POSSÍVEL. Mas é importante saber os conceitos clássicos para melhorar o entendimento do assunto. Seguem abaixo alguns conceitos que tentam traduzir a função desta atividade: é a atividade que planeja, executa e controla, nas condições mais eficientes e econômicas, o fluxo de material, partindo das especificações dos artigos e comprar até a entrega do produto terminado para o cliente. (FRANCISCHINI & GURGEL, 2002). Prof. Cinthia Dante cinthiadante@concurseiro24horas.com.br 7
engloba a sequência de operações que tem início na identificação do fornecedor, na compra do bem ou serviço, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento (armazenagem), em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final. é o planejamento, coordenação, direção e controle de todas as atividades ligadas à aquisição de materiais para a formação de estoques, desde o momento de sua concepção até seu consumo final. A moderna é conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado. Destina-se a dotar a administração dos meios necessários ao suprimento de materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo. A administração de recursos materiais objetiva possibilitar um bom funcionamento da organização por meio do suprimento de materiais que sejam fundamentais a seu pleno desenvolvimento, envolvendo também a aquisição e a movimentação de material. PONTO DE ATENÇÃO..., NO TEMPO OPORTUNO, NA QUANTIDADE, NECESSÁRIA, NA QUALIDADE REQUERIDA E PELO MENOR CUSTO. O ponto acima costuma confundir muito os concurseiros, pois a banca ora a banca diz que o estoque deve ser máximo para não faltar matéria prima; ora a banca diz que o estoque deve ser mínimo, por medidas de economia. Ambas as afirmativas estão ERRADAS. Prof. Cinthia Dante cinthiadante@concurseiro24horas.com.br 8
Justificativa: A organização pode ter grandes volumes de determinado material, mas esta decisão deve estar baseada encima de dados e técnicas adequadas de gestão de materiais que comprovem esta necessidade. Por exemplo, um indício que este material ira faltar nos próximos meses no mercado ou que o consumo terá um salto no próximo mês, logo justifica-se o estoque momentâneo. Ao profissional que trata da administração de recursos materiais, cabe o gerenciamento, o controle e a direção da empresa na área de materiais, buscando os melhores resultados em termos de lucratividade e produtividade. Exerce o processo administrativo dentro da área de recursos materiais e patrimoniais. O grande desafio da continuará sendo a busca do equilíbrio entre o nível dos estoques os recursos financeiros disponíveis. Quanto manter em estoque com o menor risco de falta de materiais. A tendência aponta para uma necessidade crescente no desenvolvimento de técnicas de previsão que possibilitem minimizar as possibilidades de erro na administração dos recursos materiais. Será necessário que a área de materiais e seu administrador sejam os mais dinâmicos possíveis de forma a responder de forma rápida as movimentações do mercado. Para isso um excelente suporte de informática é fundamental, fornecendo as informações em tempo real. A integração entre as empresas, fornecedores e compradores, deve ser cada vez mais intensa buscando ganhos para a cadeia como um todo. Prof. Cinthia Dante cinthiadante@concurseiro24horas.com.br 9
5 Questões comentadas Agora, vamos ver este conteúdo é cobrado em concursos: QUESTÃO 01. (CESPE PETROBRAS 2007) Além do controle de estoques, a área de gestão de materiais engloba as atividades de compra, almoxarifado, movimentação, controle e distribuição de materiais. Comentários: Todas as atividades listadas na afirmativa são efetivamente inerentes à área de Gestão de Materiais. Gabarito da questão: Certa QUESTÃO 02. (CESPE TJBA 2003) A administração de recursos materiais objetiva possibilitar um bom funcionamento da organização por meio do suprimento de materiais que sejam fundamentais a seu pleno desenvolvimento, não envolvendo, entretanto, a aquisição e a movimentação de material. Comentários: A Administração de recursos materiais envolve a aquisição e movimentação de material. Gabarito da questão: Errada. QUESTÃO 03. (CESPE- CNPQ 2011) O controle dos níveis de estoque, uma das funções mais importantes da administração de materiais, possibilita a maximização do uso dos recursos envolvidos na logística da empresa. Comentários: Essa maximização do uso dos recursos envolvidos visa não só a eficiência, mas a economia. Gabarito da questão: Certa QUESTÃO 04. (CESPE - SEAD FUNESA - 2008) É objetivo da administração de materiais maximizar a utilização dos recursos da empresa. Comentários: Uma administração de materiais eficiente implica a minimização de desperdícios pela organização. Gabarito da questão: Certa Prof. Cinthia Dante cinthiadante@concurseiro24horas.com.br 10
QUESTÃO 05. (CESPE - ANTAQ 2009) A administração de materiais efetiva visa minimizar o conflito existente entre as áreas-fim e as áreas-meio de uma organização, como a área de compras e a área financeira. Comentários: O planejamento assertivo da administração de materiais minimiza os problemas de interface. Gabarito da questão: Certa QUESTÃO 06. (CESPE CNPQ - 2011) Uma das funções precípuas do administrador de materiais é minimizar o uso dos recursos envolvidos na área logística da empresa, visando economia e eficiência. Comentários: O administrador de materiais deve buscar a maximização do uso dos recursos, sempre. Esta questão apresenta uma pegadinha da banca. Ao minimizarmos o uso dos recursos, estamos dando um passo rumo ao desperdício. Gabarito da questão: Errada. QUESTÃO 07. (CESPE FUB - 2008) A conservação dos estoques em perfeito estado, que tem por objetivo reduzir as perdas da organização, é uma atividade típica da administração financeira. Comentários: A conservação de estoques em perfeito estado é uma atividade típica da. Gabarito da questão: Errada. QUESTÃO 08. (CESPE FHS ES 2009) Prédios, terrenos, jazidas, caldeiras, reatores, veículos, computadores e móveis são considerados bens patrimoniais. Prof. Cinthia Dante cinthiadante@concurseiro24horas.com.br 11
Comentários: Na Contabilidade, os recursos patrimoniais referem-se ao conceito de bens de uso, ou ativo imobilizado de uma organização (imóveis, terrenos, móveis e utensílios, veículos, máquinas e equipamentos, computadores e terminais, instalações etc), tomados em conjunto com seus ativos intangíveis. A questão está correta. Gabarito da questão: Certa QUESTÃO 09. (CESPE - IBRAM 2009) É missão da gestão de recursos materiais, quando integrada à estratégia da organização, conceber a própria organização como um processo, ou seja, adotar a perspectiva dos que consomem os materiais e se colocar a serviço desses consumidores. Comentários: A visão sistêmica é essencial para a gestão de recursos, pois para produzir bens e/ou serviços a empresa precisa de algum tipo de recurso. Gabarito da questão: Certa QUESTÃO 10. (CESPE ANS 2005) Considere a seguinte situação hipotética. Rodrigues é o responsável pela administração de materiais de determinada empresa. Preocupado em sempre prover a organização dos recursos materiais necessários ao pleno funcionamento da empresa, Rodrigues mantém em estoques volumes suficientes para quatro meses de produção. Nessa situação, com base nos dados apresentados, é correto afirmar que Rodrigues está equivocado quando mantém estoques por longo período, pois essa decisão exige grandes investimentos. Comentários: Caso o Sr. Rodrigues está sustentados por dados e técnicas adequadas de gestão de materiais que comprovem esta necessidade, não há problemas ter 4 meses de estoque. Imagine que este produto pode ser importado, o processo de importação é longo e pode gerar atrasos na chegada de recursos essenciais à produção. Gabarito da questão: Errada. Prof. Cinthia Dante cinthiadante@concurseiro24horas.com.br 12
6 Encerramento Pessoal, chegamos ao fim da primeira aula, estamos apenas começando. Vamos aquecendo devagar e daqui a pouco vocês estarão voando. Algumas dicas para acertar mais questões na prova, leia e releia o enunciado mais de uma vez, costumamos pular o final das frases e é exatamente aí que erramos!!! Na próxima aula entraremos mais a fundo na Administração de Recursos Materiais. Após esta familiarização inicial com a definição de Recursos Materiais e Patrimoniais e com os objetivos da Administração de Materiais, estamos prontos a dar um passo adiante na disciplina. Prof. Cinthia Dante cinthiadante@concurseiro24horas.com.br 13