Unidade III Unidade III Nesta etapa, utilizaremos a planilha eletrônica MS-Excel para demonstrar os conceitos e fórmulas. Requisitos básicos: familiarização com ambiente Windows; conhecimentos de manipulação de arquivos. 8 PLANILHA ELETRÔNICA 8.1 Conceituação, premissas e método para planilhas Conceito: planilha eletrônica é um software aplicativo destinado a cálculos matemáticos, estatísticos, financeiros, lógicos, data e referência, gráficos e banco de dados, em ambiente gráfico Windows, com todas as facilidades ao usuário. 1 Premissas: desenvolveremos planilhas com o máximo de automatização, utilizando, para isso, fórmulas e endereçamento eletrônico, buscando a menor utilização de memória possível. Este material considera uma instalação típica por completo, padrão para microcomputadores. Algumas opções podem não funcionar devido a restrições de rede, instalações customizadas (notebook) e handheld (micros de mão tipo Palm). Os comandos aqui destacados funcionam em todas as versões do Excel, e adequando-se ao botão e guias da versão 07 você também conseguirá elaborar planilhas. 48
TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO Método: para a digitação de dados e elaboração de fórmulas, sempre que possível, trabalhe por colunas, utilizando fórmulas predefinidas ou digitadas e o procedimento de arrastar a alça da célula para copiar as fórmulas, autopreenchimento e formatos já predefinidos, pois essas dicas proporcionam produtividade e maior velocidade na confecção da planilha. 8.2 Iniciando sua planilha Vamos partir de um exemplo com um arquivo novo e digitar dados, elaborar fórmulas e, a partir desta demonstração, você poderá elaborar suas planilhas agregando estes conhecimentos a sua necessidade. 8.2.1 Carregando o Excel Você pode carregar o Excel a partir do desktop de seu computador ou a partir de: 1 Botão Iniciar, Programas, MS-Office ou MS-Excel (depende da instalação no Windows). 8.2.2 Abrindo arquivo Ao carregar o Excel, você encontra uma planilha aberta pronta para uso (nosso caso), mas você pode abrir um arquivo já existente (já salvo em qualquer unidade, selecionando-o e escolhendo o arquivo da lista na caixa Abrir ). 8.2.3 Tela, menu e botões 8.2.3.1 A tela do Excel é padronizada em ambiente Windows; na primeira linha, encontramos, à esquerda, o nome do aplicativo e o nome do arquivo que estamos manipulando; à direita, os botões para minimizar, maximizar e fechar o aplicativo. 49
Unidade III 8.2.3.2 Na segunda linha, encontramos os comandos à esquerda, iniciando com o Arquivo, Editar, Exibir, Inserir, Formatar, Ferramentas, Dados, Janela e Ajuda. Reparem que existe uma letra sublinhada para acesso, via teclado, digitando a tecla Alt à esquerda da barra de espaço mais a letra sublinhada. Alt + A é o comando arquivo; pode-se selecionar com o mouse e também através de atalhos representados por Ctrl + A, mas, observe, atalhos podem mudar dependendo da instalação do Windows. Comando Teclado Atalho Arquivo Alt + A Ctrl + A Editar Alt + E Ctrl + C Ctrl + V Exibir Alt + Z Inserir Alt + I Formatar Alt + F Ferramentas Alt + M Dados Alt + D Janela Alt + J Ajuda Alt + U 1 Para os demais atalhos, observe na cortina do menu à esquerda de cada comando, somente para os que os possuam. 8.2.3.3 Na terceira linha, encontramos os botões que representam os comandos mais utilizados, como Novo, Salvar, Imprimir, Visualizar Impressão, Recortar, Colar, Autossoma, Assistente de função, Gráficos, Ordenação e Visualização da área de trabalho (planilha). Eles estão dispostos por uso, os mais utilizados à esquerda; os menos, à direita, assim como os comandos. 8.2.3.4 Na quarta linha, as caixas de diálogo das que são mais utilizadas nas opções de formatação de células, negrito, itálico, alinhamento, botão de moeda e formatação de conteúdo, bordas e cores de fundo da célula e da fonte. 0
TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO 8.2.3. Na quinta linha, temos a barra de fórmulas, onde visualizamos o conteúdo de uma célula, sua fórmula e podemos editar o conteúdo, clicando com o mouse e editando. Abaixo, temos a área de trabalho da planilha composta pelas colunas e linhas, formando as células, e endereçadas como uma batalha naval. São IV colunas pelo alfabeto, 24 colunas por 6.36 linhas muito espaço para trabalho. A navegação pode ser com o mouse e também pelas teclas direcionadoras: direita, esquerda, acima e abaixo, conjugadas com a tecla End. Posicione na célula A1, digite a tecla End e seta para baixo, endereço A 636. Agora tecla End e seta à direita; endereço IV 636. Tecle End e seta para cima; endereço IV 1. 1 Tecle End e seta para à esquerda. Endereço A1. Você observou que navegou pelos extremos da planilha. 8.2.4 Nomeando planilhas (guias) e arquivos Coloque o cursor do mouse sobre a aba no canto inferior esquerdo de sua tela onde está escrito Plan1; dê dois cliques rápidos e digite o nome desejado. Como exemplo: Ex.1 enter (nomeando a planilha como exercício 1). Para reposicionar, escolha a planilha, dê um clique e segure o botão esquerdo do mouse sobre a guia e arraste para outra posição. 2 Para inserir outra guia, dê o comando Inserir planilha ou posicione o ponteiro do mouse sobre uma guia, clique uma vez com o botão direito e escolha a opção Inserir planilha (na caixa aberta). 1
Unidade III Nomeando arquivo: dê o comando arquivo Salvar como, altere o nome do arquivo e depois salve, ou, pelo Windows Explorer, utilize a opção Renomear. Autopreenchimento (alfabético e numérico) Autopreenchimento alfabético: Posicione o cursor em B1 e digite JAN enter. Posicione o cursor em B1 e, na alça à direita inferior da célula, arraste para C1 e D1. Observe que o Excel preencheu com a sequência de meses; se colocar ano, ele também altera a cada passagem de dez a jan. Autopreenchimento numérico: Posicione o cursor em A2 e digite 1 enter, Posicione o cursor em A3 e digite 2 enter. 1 Com o mouse, selecione as duas células, arraste pela alça até o endereço A6 e observe o preenchimento numérico estabelecido pelas duas células iniciais. Inserindo dados qualitativos e quantitativos 2 Como você já utilizou, o preenchimento de dados é feito diretamente nas células (Interseção entre linhas e colunas), posicionando o endereço com o mouse ou utilizando as setas direcionais do teclado para movimentação e também com o enter, fazendo a entrada do dado e posicionando na próxima célula que desejar. Posicione o cursor em A1 e digite Filiais. Posicione o cursor em A7 e digite Total mês. Insira os dados de janeiro. Posicione o cursor em B2 e digite 0 enter. Posicione o cursor em B3 e digite 230 enter. Posicione o cursor em B4 e digite enter. 2
TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO Posicione o cursor em B e digite 360 enter. Posicione o cursor em B6 e digite 270 enter. 1 Insira os dados de fevereiro. Posicione o cursor em C2 e digite enter. Posicione o cursor em C3 e digite 330 enter. Posicione o cursor em C4 e digite 280 enter. Posicione o cursor em C e digite 3 enter. Posicione o cursor em C6 e digite 300 enter. Insira os dados de março. Posicione o cursor em D2 e digite 390 enter. Posicione o cursor em D3 e digite 300 enter. Posicione o cursor em D4 e digite 40 enter. Posicione o cursor em D e digite 10 enter. Posicione o cursor em D6 e digite 230 enter. Posicione o cursor em E2 e digite Total trim. Respeite as colunas e linhas. Sua planilha deve estar assim: Inserção de fórmulas (autossoma, subtração, multiplicação e divisão) Pode-se digitar uma fórmula pelo teclado ou utilizar o assistente de função F(x), caso tenha a fórmula ou, no caso de autossoma, utilizar o botão de somatória para que automaticamente o Excel reconheça o intervalo de dados e calcule o resultado. 2 Posicione o cursor em B7 e dê um clique no botão Autossoma; observe o intervalo selecionado automaticamente e dê o enter; a fórmula foi calculada, e o resultado, totalizado. 3
Unidade III Posicione o cursor em B7 e, na alça da célula, arraste até o endereço E7. A fórmula estará copiada para todos os meses. Se quiser, pode fazer uma a uma, ou, ainda, fazer em B7 e depois colar e copiar para os demais. Posicione o cursor em E2 e digite: =B2 + C2 + D2 enter A fórmula foi construída pelo teclado, que também pode ser utilizado via setas do teclado para escolher cada parcela participante da soma (também para subtração, multiplicação e divisão). Posicione o cursor em E2 e, na alça da célula, arraste até E7; como é uma fórmula, pode arrastar, que é copiada e adequada aos novos endereços das outras colunas. Sua planilha deve estar assim: Salvando sua planilha 1 Se for a primeira vez que vai salvar a planilha, utilize o comando: Arquivo, Salvar como... Abre-se uma caixa de diálogo em que se pode escolher a unidade a salvar, pasta e o nome do arquivo, padronizado, pois é uma interface gráfica do Windows. 4
TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO Nas demais vezes, pode utilizar o comando ou o botão disquete, que salva, mas sem a chance de alteração do nome ou local. 8.3 Aprimorando sua planilha Assistente de funções, estatísticas, financeiras, data 1 Para a construção de outras fórmulas, pode-se utilizar o assistente de funções, o botão F(x), na quarta linha do Excel, onde uma caixa de diálogo Colar função se abre com as opções de fórmulas à esquerda com as mais recentemente usadas, todas e por categoria da função. Observe que à direita aparecem as funções e, na parte de baixo da caixa, aparece a sintaxe e uma breve explicação sobre a função. Após escolher uma opção, abre-se caixas, onde se selecionam as células participantes até se concluir, ou podem-se demarcar intervalos de endereços para os cálculos. Ajuste de largura de colunas Coloque o cursor na fronteira das colunas que fica entre a barra de fórmulas e a área de trabalho; dê dois cliques rápidos e, automaticamente, a coluna é ajustada. Se quiser, pode segurar o botão esquerdo do mouse e ajustar manualmente, ou, ainda, utilizar o comando Formatar, Coluna, Largura, abertos no menu de cortina. 2 Endereços relativos, mistos e absolutos O Excel possui três endereçamentos, que podem ser construídos digitando-se ou utilizando a tecla especial [F4] na parte superior dos teclados: Endereço absoluto $C $L fixa coluna e linha Endereço misto C $L fixa somente linha Endereço misto $C L fixa somente coluna Endereço relativo C L coluna e linha estão livres
Unidade III Obs.: utilize a tecla especial [F4] para mudar os endereços na confecção da fórmula ou após, editando-a na barra de fórmulas. Quando arrastar ou copiar uma fórmula, o Excel leva o endereçamento junto atualizando, mas, em alguns casos, uma parte da fórmula não pode variar (coluna ou linha ou ambos); daí a necessidade de alterar o endereço para se conseguir calcular com a lógica da fórmula correta e gastando-se menor quantidade de memória, o que deixa a planilha mais rápida. Dica: quando for arrastar ou copiar no sentido horizontal, fixam-se as colunas, e quando for arrastar ou copiar no sentido vertical, fixam-se as linhas. Como exemplo, vamos calcular a distribuição percentual de cada mês em relação ao trimestre de nossas filiais. 1 Posicione o cursor em A8 e digite DISTRIB % enter. Posicione o cursor em B8 e digite =B7/E7 enter. O cálculo é feito. 2 Se for arrastar para os demais, ocorrerá erro, pois o endereço E8 desloca-se também à direita, daí a necessidade de fixar a coluna $E7; você pode clicar na célula B8 e, na barra de fórmulas, com o mouse posicionar na parte = E7; digite a tecla especial [F4] até aparecer um cifrão somente antes da coluna E, ficando = b7/$e7. Dê o enter e está pronto, pode arrastar que calculará para todos. Sua planilha deve ficar assim: 6
TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E com as fórmulas: Formatação de células A formatação de células determina a unidade dos valores e aprimora o entendimento. Podem-se utilizar os botões para formato de moeda e percentual, bem como ajustes de casas decimais, ou pelo comando: Formatar Células: abre-se uma caixa de diálogo em que se podem escolher diversos formatos com modelos e ajustes decimais, como, por exemplo: 1 Posicione o cursor em B7 e, com o botão esquerdo do mouse pressionado, marque até a célula E7, solte o botão do mouse e escolha na quarta linha do Excel o botão Estilo moeda: os valores serão apresentados já com duas casas decimais. Sua planilha ficará assim: 7
Unidade III Posicione o cursor em B8 e selecione até E8, escolha o botão Estilo porcentagem e sua planilha ficará assim: Pode-se também alinhar, centralizar e reposicionar o conteúdo das células através dos botões na quarta linha da tela do Excel. Experimente e salve seu trabalho como EX1. Exercícios para fixação: 1 1. Calcule em B9 a média mensal para todos os meses. 2. Calcule em B o maior valor para todos os meses. 3. Calcule em B11 o menor valor para todos os meses. 4. Calcule em F2 a média do trimestre para todas as filiais.. Calcule em G2 o máximo valor do trimestre para todas as filiais. 6. Calcule em H2 o mínimo valor do trimestre para todas as filiais. Cuidado com os intervalos, e não inclua os totais, percentuais e outros indevidamente. Utilize o assistente de função F(x) para os cálculos com funções. Para as funções maior e menor, é necessário determinar a partir de qual parcela deve-se considerar; portanto, é preciso montar a fórmula/função, determinando com ;n a parcela. Ex.: =maior(b2:b6;1) 8
TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO 7. Formate os valores e ajuste a largura das colunas. 8. Salve seu arquivo. Sua planilha deve ter ficado com estas fórmulas: Respostas, em formato de fórmulas, estão para os endereços iniciais. 1. B9: =MÉDIA(B2:B6) arraste para os demais. 2. B: =MAIOR(B2:B6;1) arraste para os demais. 3. B11: =MENOR(B2:B6;1) arraste para os demais. 4. F2: =MÉDIA(B2:D2) arraste para os demais.. G2: =MÁXIMO(B2:D2) arraste para os demais. 6. H2: =MÍNIMO(B2:D2) arraste para os demais. Aprimore seus conhecimentos com o exemplo seguinte: Clique na guia Plan2 e renomeie para Ex2. Digite a seguinte planilha: 9
Unidade III Para realizar os cálculos, utilize sempre fórmulas e os dados abaixo, elaborando para cada item a respectiva fórmula a partir do endereço B9: Os demais valores são digitados (B4 até B6). Execute os cálculos com fórmulas e procure usar índices para os percentuais. Ex.: 30% é 0,3 (vírgulas nas fórmulas). Em B7 e B1, utilize a função Autossoma para cálculo dos totais (receita e despesa). Para calcular o saldo anterior, primeiro calcule o saldo atual em janeiro (total receitas total despesas). Posicione o cursor em C4 e digite = B16 enter. Sua planilha deve ficar assim: 1 Caso não fique, acompanhe estas dicas: Endereçamento automático, vinculando dados e planilhas O endereçamento automático, vinculando dados e planilhas, é utilizado para interligar células, levar valores para outras 60
TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO células, evitando, assim, uma nova digitação; pode ser utilizado também para transferir um valor para outra guia. Posicione o cursor com o mouse no endereço C4 e digite = B16. O saldo anterior, que vem do cálculo do saldo atual em janeiro, é transferido e automatiza a planilha. Pode ser usado também para trazer um texto, números, enfim, qualquer conteúdo. Utilize para trazer os valores fixos de salário, outros e Internet, ficando a coluna de fevereiro totalmente com fórmulas; daí, é só arrastar fevereiro para todos os outros meses e, no total, finalizar conta a conta, considerando os saldos, obviamente. Sua planilha deve ficar assim: E com as fórmulas: 61
Unidade III Obs.: repare que aqui estão as colunas de janeiro (B), fevereiro (C) e total (H). Utilize seus conhecimentos e formate as células com valores de moeda. Funções lógicas (SE, SE com E/OU) Essas funções estão no assistente de função F(x) e são utilizadas de maneira que o Excel analise e entregue uma resposta calculada ou um texto. Funções lógicas SE: Sintaxe: para numérico =se(condição; casoverdadeiro; casofalso) para textos =se (condição; casoverdadeiro ; casofalso ) Ex.: =SE(E>=7; aprovado ; reprovado ) 1 Obs.: para textos, caso verdadeiro e caso falso devem estar entre aspas com o texto a ser utilizado. Funções lógicas SE com E/OU Sintaxe: numérico =se(e(condição1; condição2) ;casoverdadeiro; casofalso) texto =se(e(condição1; condição2); casoverdadeiro ; casofalso ) Ex.: =SE(E(E>=7;F<=4,); aprovado ; reprovado ) Obs.: Quando se utiliza Se com E / OU, temos que usar duas condições. 62
TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO Para textos, caso verdadeiro e caso falso devem estar entre aspas com o texto a ser utilizado. Para cálculo numérico, colocar fórmula sem as aspas. Para os casos com OU, substitua no local do E, mas cuidado, pois o Excel considera válida a primeira ocorrência encontrada. Utilizando a planilha EX2, vamos demonstrar um condicional SE simples textual. Posicione o cursor em A17 e digite Análise saldo. Posicione o cursor em B17 e digite =SE(B16>0; APLICAR ; RESGATAR ) Agora arraste para os demais meses, incluindo a coluna H total. Sua planilha deve estar assim: 1 Podemos também utilizar o condicional SE para um cálculo; quando o saldo atual for maior que R$ 00,00, calcule 30% para reinvestir; caso contrário, não faça nada: Posicione o cursor em A18 e digite investir. Posicione o cursor em B18 e digite =SE(B16>00;B16*0,3;0) 63
Unidade III Agora arraste para os demais meses, incluindo coluna H (total). Obs.: no condicional SE, podem-se encaixar no caso verdadeiro e falso outros condicionais, desde que se respeite sempre uma condição para uma resposta válida, verdadeira, e uma opção inválida, falsa, ou simplesmente zera-se o caso falso, como fizemos anteriormente. Sua planilha deve estar assim: 1 Observe que, ao se utilizar a função =SE, o Excel lê os endereços, decide pelos critérios estabelecidos e decide se aplicar, e no outro exemplo calcula o valor e a remuneração. Esta função é importantíssima, pois traz um nível de automação na medida em que também decide por meio dos critérios estabelecidos dentro da função. Funções de procura e referência (PROCV, PROCH) Essas funções funcionam quando se necessita analisar uma tabela com faixas e/ou intervalos para análise, uma vez que com o condicional não se consegue utilizar mais de uma faixa de dados. Também se pode utilizar o assistente de função F(x) ou digitar diretamente a função, como segue. 64
TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO Sintaxe: para procura vertical =PROCV (valor_procurado;matriz_tabela;num_índice_coluna) para procura horizontal =PROCH (valor_procurado;matriz_tabela;num_índice_linha) Onde: valor procurado é a chave que liga as planilhas; matriz tabela é a tabela auxiliar com as faixas e índices procurados; número índice linha ou coluna é a posição que a coluna ou índice está na matriz tabela (uma tabela auxiliar, criada na mesma planilha ou em uma outra guia). 1 A procura e referência é uma função que automatiza o trabalho de se procurar valores, índices e correspondências na mesma planilha ou em outra; como, por exemplo, um banco de dados encontrando valores ou textos e trazendo-os para a planilha ativa (área de trabalho). 6