POLÍTICA E PROCEDIMENTOS DESPESAS DIVERSAS E DE VIAGEM
Finalidade Estabelecer procedimentos para o reembolso consistente de despesas comerciais de colaboradores incorridas em nome da WMCCANN, empresa do Grupo de Empresas Interpublic ( WMcCann ou IPG ). Alcance Esta política aplica-se a todos os colaboradores da WMcCann no Brasil. Política É política da WMcCann reembolsar os colaboradores por suas despesas comerciais, incorridas no desempenho de negócio autorizado pela Empresa, mediante apresentação de relatório de despesas adequadamente suportado e aprovado. A política geral para despesas diversas e de viagem faturáveis ao cliente é seguir esta política da WMcCann Brasil, a menos que um contrato com o cliente determine o uso da política do cliente. É obrigação do colaborador saber dessa exigência do cliente, e uma cópia deve ser obtida antes de viajar. Os itens a seguir descrevem as despesas permitidas para reembolso. Exemplos de itens reembolsáveis: Estacionamento em reuniões comerciais; Reembolso de KM da distância percorrida para atender as demandas comerciais. É necessário detalhar o local da reunião e motivo do deslocamento, assim como o cliente / fornecedor envolvido; Refeição em caso de horário estendido, a partir das 21:00 hs (se as notas fiscais emitidas antes desse horário não comprovarem a entrega na agência, o valor não será reembolsado), limitado a R$60 por pessoa Refeição (almoço e/ou jantar) quando trabalho em final de semana ou feriado; Almoço com clientes ou prospect; Taxi quando não possível utilização dos taxis das empresas conveniadas. É necessário detalhar o trajeto e motivo da utilização (não é permitido o uso para deslocamento entre a agência e a residência antes das 22:00 hs conforme política específica de taxi); Telefonia, desde que em conformidade com a política específica; Estacionamento mensal, desde que em conformidade com a política específica; Presente para clientes, desde que em conformidade com a política específca; Hospedagem; Frigobar (exceto bebidas alcoólicas); Serviços de lavanderia e limpeza, referentes a viagens que excedam 3 dias; Taxas de conversão de moeda que pertinentes as transações relativas a corporação (variação cambial); Taxas de visto / consulado; IOF relativo as despesas aprovadas decorrentes de viagens internacionais;
Aluguel de carro desde que previamente autorizado pelo CFO, e comprovado a economia em relação ao uso de taxi; Outras despesas relacionadas ao desempenho do negócio da WMcCann Brasil; Exemplos de itens não reembolsáveis Despesas suportadas por documentos sem validade fiscal; Almoço durante a semana, mesmo em viagem; Qualquer tipo de bebida alcoólica; Taxas anuais de cartões de crédito; Multas e encargos cobrados na fatura do cartão de crédito; Roupas e vestimentas; Cobranças indevidas de taxas do cartão de crédito corporativo; Excesso de bagagem; Perda ou roubo de dinheiro ou bilhetes aéreos pagos pela empresa; Perda ou roubo de fundos ou propriedade pessoais; Bagagem perdida; Revistas não relacionadas com os negócios, livros, jornais, assinaturas; Filmes (inclusive em vôos, em hotel e ambientes fechados); Seguro de bagagem; Artigos de toalete pessoais (por exemplo: pasta de dente, escova de dente, etc.); Melhora da categoria do veículo alugado ou classe da passagem aérea; Consertos do veículo devido a acidentes (vide política específica); Outras despesas pessoais ou não relacionadas ao desempenho do negócio da WMcCann Brasil; Outras despesas mencionadas em outras políticas internas; Observações adicionais Toda despesa deve ser suportada com documento com validade fiscal (cupom fiscal, nota fiscal, etc). Fatura do cartão de crédito e pedidos internos do estabelecimento não são aceitos como suporte por exemplo. Se algum documento não atender esse requisito fiscal, o valor da despesa não é reembolsado e o relatório é devolvido para correção de valor. O prazo da área de Controles Internos para análise e aprovação das despesas é de 2 dias a partir do recebimento dos documentos, podendo estender 1 a 2 dias a mais durante o fechamento financeiro mensal ou outras ocasiões pontuais. E uma vez aprovado e lançado no sistema, o prazo estimado para o reembolso ser feito é de 4 dias úteis. A pessoa de nível hierárquico mais alto é responsável por pagar a despesa quando, por exemplo, em uma refeição com a equipe. A aprovação da própria
despesa não é permitida em nenhuma hipótese e a solicitação de reembolso será rejeitada. Tem casos por exemplo, onde o supervisor paga o jantar para a equipe, e o gerente estava presente. O supervisor pede o reembolso da despesa, e o relatório é aprovado pelo gerente, caracterizando a aprovação da própria despesa. O pedido de reembolso cujas despesas serão cobradas de clientes ou entidade IPG deve conter a evidência de aprovação deles. Caso contrário o pedido será rejeitado. O processo de análise da despesa é dificultado quando as pessoas dividem a conta e fazem relatórios separados, e muitas vezes não é indicada qual pessoa possui o documento original principal. Isso implica em tempo maior para o reembolso. Recomendamos que somente uma única pessoa pague o total da despesa e peça o reembolso. Toda despesa com refeição deve conter a descrição das pessoas presentes no verso da nota ou no formulário. Quando a refeição tem a presença do cliente, além do nome das pessoas do cliente, precisa também ter os respectivos cargos. Se o relatório vem sem essas informações, será devolvido para que o solicitante complete com os dados acima. A empresa não reembolsa nenhum tipo de multa e juros por pagamento em atraso. O solicitante é responsável pelo envio em tempo hábil do relatório de despesas, bem como de todo o conteúdo informado e a documentação suporte. O prazo máximo para a solicitação de reembolso é de até 120 dias após a realização da despesa. Quando ocorrer a virada de ano, o prazo é reduzido para 60 dias. Ou seja, as despesas do ano anterior somente serão reembolsadas até o dia 28 de fevereiro. Passado o prazo das situações descritas anteriormente, o reembolso não será aprovado. Limites de Gasto Os solicitantes serão reembolsados por despesas de refeição atuais e razoáveis acompanhadas de recibos apropriados e originais até o máximo de subsídios diários, conforme demonstrado adiante. O estabelecimento de um limite NÃO é acumulativo e NÃO significa que os funcionários devam ser reembolsados automaticamente pela quantia máxima de despesa. Reconhece-se que o custo das refeições varia consideravelmente entre as localidades; consequentemente pede-se aos solicitantes
que utilizem critérios "razoáveis e habituais" ao se reivindicar o reembolso das refeições. Em todos os casos, o solicitante deve se esforçar para manter o custo da refeição a um nível mais baixo que o razoável. Despesas de refeição excedentes ao máximo permissível não serão reembolsadas. Euros US$ Reais Total por Dia 120 120 60 Refeições de negócios feitas com os clientes ou prospectos durante as quais ocorreu uma discussão específica de negócios serão reembolsadas de acordo com o custo real e razoável.