Manual da Qualidade Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social nos Açores
EDIÇÃO 05 (ABRIL 2013) PÁGINA 2 DE 16 Índice Índice... Página 1 Promulgação do Manual... Página 2 Apresentação e gestão do Manual da Qualidade... Página 3 Apresentação do Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social nos Açores... Página 4 Política da Qualidade... Página 6 Apresentação do Sistema de Gestão da Qualidade... Página 7 Matriz da relação Processos: Requisitos da Norma... Página 14
EDIÇÃO 05 (ABRIL 2013) PÁGINA 3 DE 16 Promulgação do Manual da Qualidade Este Manual da Qualidade apresenta o Instituo de Gestão Financeira da Segurança Social nos Açores (IGFSSA) e o seu Sistema de Gestão da Qualidade. Compete à Presidente do Conselho Diretivo, representar o Conselho Diretivo (CD) junto do Sistema de Gestão da Qualidade. Compete à Gestora da Qualidade assegurar a implementação do Sistema de Gestão da Qualidade e operacionalizar as instruções respeitantes ao Sistema de Gestão da Qualidade, emanadas do Conselho Diretivo ou da Presidente do Conselho Diretivo. Compete a todos os colaboradores inteirarem-se do conteúdo deste Manual e atuarem em conformidade com o sistema apresentado. O Conselho Diretivo, Patrícia Borges Soares, Presidente Margarida Mendes, Vogal
EDIÇÃO 05 (ABRIL 2013) PÁGINA 4 DE 16 Apresentação e gestão do Manual da Qualidade O Manual da Qualidade tem por finalidade apresentar o Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social nos Açores (IGFSSA), o seu sistema de gestão da qualidade bem como servir de meio de divulgação, externo, das práticas implementadas. O Manual da Qualidade é elaborado pela Gestora da Qualidade e aprovado pela Presidente do Conselho Diretivo. As versões em vigor do Manual da Qualidade são identificadas pelo número da Edição, que se inicia em 01. O Manual da Qualidade é revisto, no mínimo, anualmente e reeditado sempre que se justifique. As responsabilidades pela elaboração e aprovação de novas edições são as mesmas que estão definidas para a primeira edição A versão em vigor do Manual da Qualidade é a que se encontra disponível na pasta partilhada SGQ na rede informática do IGFSSA. Todas as cópias em papel são consideradas cópias não controladas (o IGFSSA não assegura a sua atualização), após a sua impressão.
EDIÇÃO 05 (ABRIL 2013) PÁGINA 5 DE 16 Apresentação do Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social nos Açores No âmbito do processo de revisão da estrutura da segurança social na Região Autónoma dos Açores, o Decreto Legislativo Regional n.º 28/2010/A, de 22 de Outubro, procedeu à criação do Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social nos Açores, IPRA, que sucede ao Centro de Gestão Financeira da Segurança Social (CGFSS), organismo constituído pelo Decreto Legislativo Regional n.º 11/87/A, de 26 de Junho, tendo os estatutos deste instituto sido aprovados pelo Decreto Regulamentar Regional n.º 7/2011/A, de 8 de abril de 2011. O Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social nos Açores é um Instituto Público dotado de autonomia administrativa, financeira e patrimonial, tendo como principal missão a gestão financeira da Segurança Social dos Açores. Perante o outro Instituto Regional da Segurança Social (IDSA), representa genericamente o papel do Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social no continente português, dando suporte à sua atividade. É responsável pelo apoio técnico na elaboração dos respetivos orçamentos, pelo acompanhamento da sua execução orçamental, pela centralização dos recursos financeiros e pela sua reafetação, de acordo com as necessidades dos restantes Institutos Regionais. O IGFSSA possui, também, um importante papel no relacionamento da Segurança Social com as Instituições Particulares de Solidariedade Social (IPSS), uma vez que, é responsável pelas transferências financeiras a efetuar no âmbito dos Acordos de subsídios de investimento / capital celebrados entre a Direção Regional da Solidariedade e Segurança Social e as Instituições. É o único instituto da segurança social nos Açores com a autonomia patrimonial e por isso compete-lhe, sob proposta das restantes entidades da segurança social regional, a contratação de obras e empreitadas relativamente aos imóveis da Segurança Social dos Açores. Na página seguinte apresenta-se, em formato esquemático, a organização funcional do IGFSSA.
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EDIÇÃO 05 (ABRIL 2013) PÁGINA 7 DE 16 Política da Qualidade O Conselho Diretivo deliberou que a Qualidade para o IGFSS, materializa-se na seguinte declaração de Política da Qualidade: O Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social nos Açores pauta a sua atividade por corresponder em pleno às solicitações dos seus parceiros, procurando sempre exceder as suas expectativas. Os nossos colaboradores são o nosso melhor ativo pelo que existe uma permanente preocupação em criar as condições que lhes permitam encontrar aqui um local de desenvolvimento pessoal. A abordagem da gestão como um sistema de processos e a periódica avaliação do desempenho da organização fazem da melhoria contínua um hábito suportado pela permanente vontade de superação pela adoção de medidas corretivas que possam eliminar as causas de problemas. O zeloso cumprimento de todos os requisitos legais e regulamentares e uma postura ética e socialmente responsável devem fazer deste instituto uma referência na sociedade onde se insere.
EDIÇÃO 05 (ABRIL 2013) PÁGINA 8 DE 16 Apresentação do Sistema de Gestão da Qualidade O Sistema de Gestão da Qualidade adotado, cumpre as cláusulas aplicáveis da norma NP EN ISO 9001:2008 e tem como finalidade sistematizar os processos do IGFSSA, capazes de assegurar e demonstrar a sua capacidade para fornecer serviços que cumprem sistematicamente as disposições aplicáveis, decorrentes quer da legislação, quer das necessidades dos parceiros com quem se relaciona. O Sistema de gestão da qualidade está aplicado para o seguinte âmbito: Gestão do património da Segurança Social nos Açores. Gestão dos recursos financeiros da Segurança Social nos Açores. Consolidação da conta da Segurança Social nos Açores. Processo executivo. Para este âmbito, foram identificados e caracterizados os seguintes processos: Gestão do Sistema Gestão dos Recursos Gestão do Património Gestão de Recursos Financeiros Gestão Orçamental e Conta Processo executivo O Sistema de Gestão da Qualidade está formalizado em documentos, organizados hierarquicamente de acordo com uma estrutura piramidal que se representa de seguida:
EDIÇÃO 05 (ABRIL 2013) PÁGINA 9 DE 16 As relações e interações dos processos considerados, pode ser representada graficamente da seguinte forma: No âmbito do seu sistema de gestão da Qualidade, o Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social nos Açores não apresenta qualquer processo cujo resultado planeado não pode ser verificado através de monitorização ou medição subsequentes e não executa qualquer tipo de atividade que requeira a utilização de equipamentos de monitorização e medida, pelo que considera a exclusão das seguintes cláusulas da Norma NP EN ISO 9001:2008: 7.5.2 Validação dos processos de produção e fornecimento do serviço 7.6 Controlo do equipamento de monitorização e de medição
EDIÇÃO 05 (ABRIL 2013) PÁGINA 10 DE 16 Processo: Gestão do Sistema Finalidade do processo Assegurar que o IGFSSA gere o seu SGQ no sentido da melhoria contínua, tendo por base o ciclo PDCA. Assegurar um sistema de gestão documental eficiente e adequado à complexidade das atividades e à dimensão do SGQ. Gestora da Qualidade Responsável do processo Entradas Principais atividades do processo Saídas NP EN ISO 9001:2008 Manual da Qualidade Novos processos Necessidades de revisão e/ou criação de documentos Documentação externa relevante para a atividade Dados resultantes da monitorização dos processos Resultados das auditorias Gestão de ocorrências Avaliação da satisfação dos clientes Gestão das reclamações Ata da RSQ Gestão de documentos Gestão de registos do sistema Avaliação do desempenho do sistema Gestão de não conformidades Melhoria Gestão de reclamações Avaliação da satisfação dos clientes Revisão do sistema Procedimentos documentados do processo PT01.GQ: Gestão dos documentos internos PT02.GQ: Gestão de ocorrências PT03.GQ: Ações corretivas e preventivas PT04.GQ: Auditorias da qualidade internas PT05.CD: Revisão pela gestão PT17.GQ: Gestão de reclamações PT18.GQ: Avaliação da satisfação dos clientes Novos documentos Documentos revistos Documentos externos avaliados Documentos disponibilizados Documentos obsoletos eliminados Informação para a revisão do SGQ Definição de indicadores e objetivos (QUAR) Ações corretivas e preventivas Resposta a reclamações Planos de melhoria
EDIÇÃO 05 (ABRIL 2013) PÁGINA 11 DE 16 Processo: Gestão dos Recursos Finalidade do processo Assegurar que estão implementadas metodologias que garantam a adequada contratação de recursos humanos e aquisição de recursos materiais. Garantir a manutenção necessária para os recursos materiais relevantes. Assegurar um eficaz levantamento das necessidades de formação e consequentemente a realização da formação necessária. Assegurar que as compras com impacto na qualidade dos serviços fornecidos são efetuadas de modo controlado, os fornecedores são selecionados e avaliados periodicamente. Chefe da Divisão do Património e Serviços de Suporte Responsável do processo Entradas Principais atividades do processo Saídas Necessidades de contratação Diagnóstico das necessidades de formação Avaliação da eficácia da formação Necessidades de manutenção de equipamentos Necessidade de aquisição de equipamentos Necessidade de aquisição de serviços Lista de fornecedores selecionados Legislação aplicável Recrutamento Avaliação das necessidades de formação Elaboração do plano de formação Avaliação da eficácia da formação Manutenção de instalações e equipamentos Compra de bens e serviços Receção dos produtos/serviços comprados Seleção e controlo de fornecedores Procedimentos documentados do processo PT08.AP: Seleção e controlo de fornecedores PT09.AP: Compra de bens e serviços PT10.RH: Gestão de recursos humanos Novos colaboradores Contratos de trabalhos Diagnóstico das necessidades de formação Plano de formação Avaliação da eficácia da formação Planos de manutenção Relatórios de intervenções de manutenção Lista de fornecedores selecionados Avaliação de fornecedores
EDIÇÃO 05 (ABRIL 2013) PÁGINA 12 DE 16 Processo: Gestão Orçamental e Conta Finalidade do processo Assegurar a elaboração do orçamento para a Segurança Social na Região. Consolidar a conta da Segurança Social da Região. Responsável do processo Chefe da Divisão de Gestão Financeira, Orçamento e Conta Entradas Principais actividades do processo Saídas Propostas de orçamento das Instituições Orçamento das Instituições Contas de Gerência das Instituições Orçamento do CGF Conta de Gerência do CGF Execução orçamental Pedidos de alteração Legislação aplicável Proposta de orçamento Aprovação do orçamento Gestão do orçamento Consolidação da conta Procedimentos documentados do processo PT14.OC: Elaboração do orçamento da segurança social da região PT15.OC: Consolidação da conta PT16.OC: Gestão do orçamento Orçamento da Segurança Social da Região Alterações orçamentais e reforços Conta da segurança Social da Região, consolidada
EDIÇÃO 05 (ABRIL 2013) PÁGINA 13 DE 16 Processo: Gestão dos Recursos Financeiros Finalidade do processo Assegurar o financiamento da Segurança Social na Região. Realizar aplicações racionais com os excedentes de tesouraria. Responsável do processo Chefe da Divisão de Gestão Financeira, Orçamento e Conta Entradas Principais atividades do processo Saídas Contribuições Transferências do orçamento da Região Resultados financeiros Orçamento do CGF Condições comerciais das entidades financeiras Orçamentos das Instituições Legislação aplicável Controlo de recebimentos de contribuições Gestão da tesouraria Financiamento do sistema Aplicações financeiras Procedimentos documentados do processo PT11.CF: Controlo do recebimento de contribuições PT12.CF: Financiamento do sistema PT16.OC: Gestão do orçamento Transferências financeiras Aplicações financeiras Abastecimento financeiro do sistema Orçamento CGF, executado
EDIÇÃO 05 (ABRIL 2013) PÁGINA 14 DE 16 Processo: Gestão do Património Finalidade do processo Assegurar a existência de mecanismos que garantam a gestão do património imobiliário e mobiliário da Segurança Social dos Açores. Garantir mecanismos que assegurem a dação em pagamento. Chefe da Divisão do Património e Serviços de Suporte Responsável do processo Entradas Principais atividades do processo Saídas Bens Imóveis Bens móveis Necessidades de obras e manutenção Pedidos de abate Orçamentos Condições comerciais das entidades financeiras Processos de dação em pagamento Legislação aplicável Aquisição de património Inventariação do património Registo de imóveis Realização de obras e empreitadas Abate de bens móveis e viaturas Registo de dações em pagamento Procedimentos documentados do processo PT06.GI: Gestão do património PT07.OE: Empreitadas PT08.AP: Seleção e controlo de fornecedores PT13.AJ: Dação me pagamento PT19.OE: Controlo da elaboração de projetos Bens registados e inventariados Obras rececionadas Bens abatidos Património mantido
EDIÇÃO 05 (ABRIL 2013) PÁGINA 15 DE 16 Processo: Processo executivo Finalidade do processo Assegurar e operacionalizar mecanismos coercivos e voluntários de cobrança de dívidas à Segurança Social. Responsável do processo Chefe da Divisão do Património, Serviços de Suporte e Processo Executivo Entradas Principais atividades do processo Saídas Certidão de dívida Requerimentos Declaração em falhas Bens penhoráveis Constituição de dívida Citação do contribuinte Emissão do mandado de penhora Pesquisa de bens Pesquisa de responsáveis subsidiários Reversão Oposição Planos prestacionais Procedimentos documentados do processo Citações Respostas ao contribuinte Declaração em falhas Planos prestacionais Oposições Dações em pagamento PT21.NPE: Recuperação executiva
EDIÇÃO 05 (ABRIL 2013) PÁGINA 16 DE 16 Matriz da relação: Processos x Requisitos da norma Gestão do Sistema Gestão dos Recursos Gestão Orçamental e Conta Gestão dos Recursos Financeiros Processo executivo Gestão do Património 4.1 4.2 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6.1 6.2 6.3 6.4 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 Não aplicável 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5