RELATÓRIO DE BOAS PRÁTICAS DE GOVERNO SOCIETÁRIO

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1 RELATÓRIO DE BOAS PRÁTICAS DE GOVERNO SOCIETÁRIO

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10 Município de Olhão Saldo Inicial Débitos Créditos Saldo Final Faturas Clientes Conta Corrente , , , ,50 Faturas Contratos Programa 0, , ,00 0,10 Conta Corrente "Adiantamentos de Clientes" , ,00 0,00 0,00 Credor Conta Corrente "Protocolo CMO" , ,89 0, ,60

11 Fornecedor Montante 2014 Águas do Algarve, S.A ,91 Algar, Valorização e Tratamento de Resíduos S.A ,36

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15 Unidade Orgânica Sub Unidade Principais atividades Riscos/eventos identificados Frequência do risco Medidas Preventivas Propostas Medidas adotadas Observações Departamento Administrativo e Financeiro Comercial Faturação e gestão de clientes Ajustamentos à faturação e a saldos de clientes, registados e aprovados oportunamente Submeter todos os ajustamentos a Clientes à aprovação do Conselho de Administração. Proceder periodicamente à reconciliação das contas de clientes. Ciclo aprovação SGD Procedimento mensal Desigualdade de tratamento, ao nível dos cortes no abastecimento de água, por incumprimento no pagamento Submeter todas as alterações aos cortes de abastecimento de água mensais a clientes à aprovação do Conselho de Administração. Desigualdade de tratamento, ao nível da análise e apreciação de pedidos de pagamento em prestações Realizar e implementar uma instrução de trabalho (IT) com a descrição detalhada e objetiva do processo de tratamento dos pedidos de pagamentos a prestações. Aprovado pelo CA e implementado Contabilidade e Tesouraria Tesouraria Privilegiar fornecedores na prioridade dos pagamentos Verificação pela Direção Financeira dos prazos de vencimento das faturas e cumprimento do seu prazo de pagamento. Controlo orçamental Dificuldade de controlo orçamental, por alterações orçamentais não previstas Definição de um desvio aceitável de alterações orçamentais (ao nível dos Investimentos), acima dos quais terão que ser suportados por justificações fundamentadas. Abertura de contas Possibilidade de abertura de contas bancárias, sem um motivo financeiro justificável Autorização de abertura de contas pelo Conselho de Administração. Controlo de assiduidade Informação incorreta de registos Promover a conferência de registos por outro trabalhador, que não aquele que os efetuou.

16 Setor de Recursos Humanos Faltas, férias e licenças em desconformidade legal Garantir a fundamentação legal de todas as informações sobre faltas, férias e licenças. Processamento de vencimentos Incorreção de registos das folhas de assiduidade Promover a conferência das folhas de assiduidade por outro trabalhador, que não aquele que efetuou os respetivos registos. Processamento sem fundamento legal Garantir que todos os documentos referentes a processamentos de abonos contenham a fundamentação legal necessária. Contratação de recursos humanos Utilização de critérios de recrutamento com uma excessiva margem de discricionariedade ou que, reportando-se ao uso de conceitos indeterminados, não permitam que o recrutamento seja levado a cabo dentro do princípio da equidade e competência. Procedimento interno com definição précontratual de perfis e competências pretendidas, com posterior consulta ao mercado e avaliação dos candidatos. (Recurso às bolsas de candidaturas disponíveis na empresa). Intervenção no procedimento ou no procedimento de avaliação do pessoal de elementos com relações de proximidade com os candidatos. Declaração de compromisso, relativa a incompatibilidades, impedimentos e escusa. Compras e contratação pública Aprovisionamento Deficiente controlo interno na área de aprovisionamento quanto à receção e armazenagem de bens e produtos Elaboração de procedimentos internos, controlo e monitorização que garantam uma correta valorização dos produtos rececionados. Não A implementar em 2014/2015 Deficiente controlo interno nas transferências dos produtos para os diversos centros de custo Criação de mecanismos de controlo, com afetação de recursos humanos adequados. Não A implementar em 2014/2015 Gestão de Imobilizado Ativos desviados por colaboradores ou terceiros Responsabilização dos serviços pela salvaguarda dos bens sob a sua custódia. Inventariação, pelo menos anualmente, dos bens afetos a cada serviço. Não A implementar em 2014/2015 Processos administrativos de aquisição de bens e serviços e Consultas e aquisições sistemáticas aos mesmos fornecedores Diversificar dentro da oferta disponível no mercado, os contactos com eventuais fornecedores, com vista às aquisições

17 empreitadas (aquisições por ajuste direto simplificado) necessárias ao funcionamento dos serviços da empresa. Processos administrativos de aquisição de bens e serviços e empreitadas (aquisições por ajuste direto em regime geral) Consultas e aquisições sistemáticas aos mesmos fornecedores Diversificar dentro da oferta disponível no mercado, os contactos com eventuais fornecedores, com vista às aquisições necessárias ao funcionamento dos serviços da empresa. Procedimentos précontratuais Designação dos mesmos elementos, de forma reiterada, para integrar os júris dos procedimentos Promover a rotatividade dos elementos que integram os júris dos procedimentos. Existência de conflitos de interesses que ponham em causa a transparência dos procedimentos Obter declarações de interesses privados dos funcionários que participem nos procedimentos Departamento de Produção Prestação de serviços diversos a terceiros no âmbito dos serviços de águas, saneamento e resíduos Não faturação de serviços prestados Elaboração de um mapa (regularmente atualizado), que permita analisar a relação entre os orçamentos aprovados e os faturados. Implementação de indicadores de controlo mensais Desigualdade de tratamento, ao nível de prazos, na execução dos trabalhos a terceiros Organizar os trabalhos a realizar, através do método de chegada, definindo um prazo médio para a realização dos trabalhos, após o qual se recorrerá a subcontratação. Implementação de indicadores de controlo mensais