Prezado cliente, Este documento tem como objetivo orientá-lo quanto ao processo de atualização do sistema para adequação aos novos parâmetros. Conforme estabelecido pela ANVISA a partir do dia 16/04/2013 todos os medicamentos sujeitos a controle especial (psicotrópicos, anorexígenos...) quanto os antimicrobianos (antibióticos) passarão a ter sua escrituração eletrônica obrigatória, sendo assim, será necessário realizar a geração do inventário desses medicamentos no sistema e enviar para ANVISA. Caso o estabelecimento não faça a venda de medicamentos sujeitos a controle especial, desconsidere o item 2 desse manual.
1 Cadastro dos Antibióticos no sistema Menu: Arquivo -> Medicamentos -> Cadastro O primeiro passo será o cadastro dos antibióticos no sistema, pois ao realizar a inserção no inventário, esses medicamentos devem estar previamente cadastrados. Após a atualização, o sistema já conta com mais de 1400 medicamentos previamente cadastrados, dentre eles vários antibióticos. OBS: Foi acrescentado o campo Classe Terapêutica.Todos os medicamentos deverão ser cadastrados com essa informação, sendo antibiótico ou psicotrópico. Os antibióticos devem ser cadastrados com o receituário: Receita Antimicrobiano em 2 vias. Para cadastrar antibióticos ou psicotrópicos, basta digitar o número do Registro MS e clicar em Consultar Registro MS. O sistema fará o preenchimento das outras informações referente ao medicamento de forma automática.
2 - Geração do inventário dos psicotrópicos: Não será necessário gerar novamente o inventário de todos os psicotrópicos. O sistema será capaz de atualizar a quantidade em estoque desses medicamentos com base no estoque inicial/entradas/vendas/transferências/perdas. Procedimento prático: Menu: Inventário -> Medicamentos (Aba: Geração do Inventário) Caso a quantidade não seja igual a do estoque físico, basta acessar a aba CADASTRO, clicar com o botão direito na quantidade e editar, informando assim a nova quantidade. Se houver a necessidade de incluir um novo psicotrópico no inventário atual, basta acessar a aba Cadastro e realizar a inserção manual.
3 - Inserção dos Antibióticos no inventário atual Menu: Inventário > Medicamentos O terceiro procedimento será a inserção dos antibióticos no inventário que será enviado para a ANVISA. Nesse passo, será necessário informar os dados pertinentes a cada medicamento e inserir.
4 Conferência do inventário e envio para ANVISA O último procedimento será o envio do arquivo XML-INVENTÁRIO para ANVISA, mas antes de efetivar essa ação, é importante realizar a conferência dos dados que serão enviados. 4.1 Conferência Menu: Inventário -> Medicamentos (Aba geração do inventário)
4.2 Envio do Inventário para a ANVISA O último passo será o envio do inventário para a ANVISA. OBS: A informação referente à data do Inventário deve ser obrigatoriamente um dia após a data da finalização do inventário na ANVISA. Conforme orientação: Menu: Inventário -> Enviar Inventário Por último, basta clicar em Enviar Inventário e aguardar o STATUS ser atualizado. O Status será atualizado assim que houver resposta por parte da ANVISA. Importante: Caso ocorra algum erro na validação do arquivo XML-Inventário, será necessário fazer o Recálculo do inventário novamente, efetuar as alterações e em seguida enviar novamente o arquivo.
Assim que o inventário estiver confirmado na ANVISA, verifique se o inventário do site ficou exatamente igual ao inventário enviado pelo sistema, pois como a ANVISA está em processo de transição, pode ocorrer divergência. Feito os procedimentos descritos no manual, basta prosseguir normalmente com a rotina de cadastrar as Notas Fiscais de entrada dos Antibióticos e Psicotrópicos e as receitas referentes à venda desses medicamentos.