Gerenciamento de Projetos Em conformidade com a metodologia PMI 1
Apresentações Paulo César Mei, MBA, PMP Especialista em planejamento, gestão e controle de projetos e portfólios, sempre aplicando as melhores práticas do PMI (Project Management Institute). MBA pela FAAP e Certificado PMP (Project Manager Professional desde 2005). Há mais de vinte anos atuando em projetos para empresas de grande porte em telecomunicações e Tecnologia da Informação. Foi responsável por projetos de grande porte no Brasil e no exterior (Offshore). Exerce atualmente a função de Gerente de Escritório de Projetos, implantando um PMO Corporativo em uma grande instituição de saúde. Há quatro anos ministra aulas de Gestão Prática de Projetos e Certificações PMP e CAPM em diversas entidades. Contato:paulomei@paulomei.com.br 2
Gestão de Projetos - Conceitos Básicos 3
Introdução As pessoas têm planejado e gerenciado projetos desde o início dos tempos. Toda vez que uma civilização criou suas raízes houve projetos a serem gerenciados: prédios a construir, estradas a pavimentar e leis a serem escritas. Mesmo sem as ferramentas, técnicas e metodologias avançadas de que dispomos hoje, as pessoas criaram linhas de tempo, alocaram materiais e recursos e avaliaram os riscos envolvidos em seus projetos. 4
Introdução Com o passar do tempo, percebeu-se que as técnicas para controle de custo, desenvolvimento da programação, procura e compra de recurso e gerenciamento de riscos poderiam ser aplicadas a uma variedade de projetos, seja erguendo pontes, realizando colheitas sazonais ou decidindo como se governar. Estas idéias foram as precursoras do estabelecimento de técnicas de gerenciamento que hoje conhecemos como Gerenciamento de Projetos moderno. 5
Introdução As organizações modernas estão descobrindo que a utilização do Gerenciamento de Projetos traz muitas vantagens. Clientes esclarecidos exigem cada vez mais produtos melhores e serviços mais rápidos. As pressões para acompanhar a velocidade do mercado demandam maior eficiência. Gerenciar projetos de forma profissional tornou-se indispensável no ambiente competitivo e global de hoje. 6
O que é um Projeto? O que é um projeto? Esforço temporário empreendido para alcançar um objetivo específico. Criar um produto, serviço ou resultado único. 7
O que é um Projeto? Características Gerais dos Projetos Empreendimento não repetitivo Sequência clara e lógica de eventos Início, meio e fim Objetivo claro e definido Critério de qualidade mensurável Custo e cronograma definidos Conduzido por pessoas 8
O que é um Projeto? Projetos e o planejamento estratégico Projetos são freqüentemente utilizados como meio de se realizar os planos estratégicos, derivados da Visão e Missão, através de atividades que não podem ser atribuídas aos processos operacionais. Considerações estratégicas que podem disparar um projeto: Demanda de mercado Necessidade da organização Solicitação do cliente Avanço tecnológico Requisito legal 9
O que é um Projeto? A partir de um planejamento estratégico desdobram-se diversas ações estratégicas que deverão ser implementadas através de inúmeros projetos Planejamento estratégico Ações estratégicas Projetos Resultados $$$$$ $$$$$ $$$$$ 10
O que é um Projeto? Projetos vs. Trabalho Operacional Os esforços empreendidos por uma organização para atingir seus objetivos geralmente podem ser classificados entre projetos ou operação. Muitas vezes eles se sobrepõe e dividem a maior parte das seguintes características: Desenvolvido por pessoas Limitados por recursos finitos Planejados, executados e controlados A diferença básica está na característica contínua e repetitiva da operação enquanto o projeto é temporário e cria um produto ou serviço único. 11
O que é um Projeto? Operações VISÃO Projetos MISSÃO ESTRATÉGIA ORGANIZACONAL E OBJETIVOS PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO DAS OPERAÇÕES PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO DOS PORTFÓLIOS DE PROJETOS PRODUÇÃO DE VALORES GERENCIAMENTO DAS OPERAÇÕES GERENCIAMENTO DOS PROGRAMAS E PROJETOS AUTORIZADOS AUMENTO DE CAPACIDADE DA PRODUÇÃO DE VALORES RECURSOS ORGANIZACIONAIS 12
O que é Gerenciamento de Projetos? De acordo com o PMBOK (PMI ), Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto a fim de atender os requisitos do projeto. Requer disciplina sem perder a flexibilidade. É realizado através da aplicação e integração dos cinco grupos de processos que são: Iniciação, planejamento, execução, controle e fechamento. 13
O que é Gerenciamento de Projetos? Cinco Grupos de Processos Reconhecer que um projeto ou fase deve começar e se comprometer para iniciá-lo Iniciar Planejar Planejar para atingir os objetivos de negócios que determinaram a existência do projeto Assegurar que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, através da monitoração e avaliação do seu progresso, tomando ações corretivas quando necessárias Controlar Encerrar Executar Coordenar pessoas e outros recursos para realizar o plano Formalizar a aceitação do projeto de forma organizada 14
O que é Gerenciamento de Projetos? Fatores de Sucesso no Gerenciamento de Projetos: Satisfazer as expectativas dos interessados, particularmente dos clientes, patrocinadores e usuários. Entregar um produto que agregue valor e esteja alinhado com os objetivos estratégicos. Manter um ambiente de harmonia entre os participantes e interessados Promover o aprendizado dos participantes e das organizações envolvidas. Atender as restrições do projeto entregando o produto que foi combinado, com a qualidade esperada, no prazo, dentro do orçamento, com os recursos previstos etc. 15
O que é Gerenciamento de Projetos? Fatores de Sucesso no Gerenciamento de Projetos: Características técnicas de um projeto bem sucedido: ser concluído dentro do tempo previsto ser concluído dentro do orçamento previsto ter utilizado os recursos (materiais, equipamentos e pessoas) eficientemente, sem desperdícios; ter atingido a qualidade e a performance desejada. Características organizacionais de um projeto bem sucedido: Ter sido concluído com o mínimo possível de alterações em seu escopo Ter sido aceito sem restrições pelo contratante ou cliente Ter sido empreendido sem que ocorresse interrupção ou prejuízo nas atividades normais da organização 16
O que é Gerenciamento de Projetos? Por que os projetos fracassam? Falta de técnicas, ou seja, falta do uso de melhores práticas na gerência de projetos Falta de apoio dos envolvidos e interessados pelo projeto As metas e os objetivos estão mal estabelecidos ou não são compreendidos pela equipe. Fraca definição de escopo. O projeto inclui muitas atividades e pouco tempo para realizá-las. O projeto é baseado em informações insuficientes ou inadequadas O projeto foi estimado baseado no feeling dos envolvidos, deixando em segundo plano dados históricos de projetos similares já efetuados. 17
Grupo de Interesse Interessados (Stakeholders) Pessoas ou organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses possam afetar ou ser afetados pela execução ou finalização do mesmo. Podem exercer influência sobre os objetivos do projeto Sua influência varia conforme o ciclo de vida do projeto e pode ser positiva ou negativa. Patrocinadores (Sponsor) Investidores, diretores, supervisores de alta gerência, clientes (externos e internos) etc. Participantes Gerente e equipe do projeto, empreiteiros, especialistas etc. agências reguladoras, fornecedores, Externos Ambientalistas, líderes e grupos de comunidades, mídia, familiares dos integrantes do projeto etc. 18
Influências Organizacionais Projetos são tipicamente parte de uma organização maior que eles. Mesmo no caso de projetos externos haverá influência da organização ou das organizações que os iniciam ou conduzem. A maturidade das organizações envolvidas com relação ao sistema de gerenciamento, cultura, estilo e estrutura também podem influenciar o projeto. 19
Influências Organizacionais Coordenação do Projeto Organização Funcional Alta Diretoria Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional engajado nas atividades do projeto 20
Influências Organizacionais Organização Projetizada Coordenação do Projeto Alta Diretoria Gerente de Projetos Gerente de Projetos Gerente de Projetos engajado nas atividades do projeto 21
Influências Organizacionais Matriz Fraca Alta Diretoria Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Coordenação do Projeto engajado nas atividades do projeto 22
Influências Organizacionais Matriz Balanceada Alta Diretoria Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Coordenação do Projeto G. Projetos engajado nas atividades do projeto 23
Influências Organizacionais Matriz Forte Alta Diretoria Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente de Programa G. Projetos G. Projetos G. Projetos engajado nas atividades do projeto Coordenação do Projeto 24
Influências Organizacionais Estrutura Organizacional Características dos principais tipos Características dos Projetos Estrutura Organizacional Funcional Matriz Fraca Matriz Matriz Equilibrada Matriz Forte Projetizada Autoridade do Gerente de Projetos Disponibilidade de recursos Controle do orçamento Papel do Gerente de Projetos Time do projeto Pequena ou nenhuma Pequena ou nenhuma Gerente Funcional Limitada Limitada Gerente Funcional Baixa à moderada Baixa à moderada Ambos Moderada à alta Moderada à alta Gerente de Projetos Alta à quase total Alta à quase total Gerente de Projetos Tempo parcial Tempo parcial Tempo integral Tempo integral Tempo integral Tempo parcial Tempo parcial Tempo parcial Tempo integral Tempo integral 25
Influências Organizacionais Principais Habilidades para Gerir Projetos Liderança Visão de futuro Estratégias para produzir as mudanças necessárias Motivar e inspirar as pessoas para superarem as barreiras Comunicação Capacidade de comunicar a visão de futuro Envolve troca de informações. Negociação Habilidade para estabelecer os termos ou alcançar um acordo Solução de problemas Identificação do problema e agilidade na sua solução Influência na organização Habilidade de "mudar coisas já estabelecidas". 26
Influências Organizacionais Liderança Liderar significa fazer com que, em primeiro lugar, os subordinados assimilem bem o objetivo comum de seu grupo, e, então, mobilizá-los na busca de sua consecução. Assim sendo, o exercício da liderança implica tentar convencer os subordinados a aceitar os objetivos do trabalho, fazê-los perceber sua importância e, tendo em vista a consecução desses objetivos, demonstrar tenacidade e paciência. Além disso, liderar pressupõe orientar, desenvolver e incentivar os subordinados (Yoshio Kondo Motivação Humana) 27
Estrutura da metodologia de gestão de projetos PMI Processos de Gerenciamento de Projetos Grupos de Processos (Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento. Áreas de Conhecimento Integração Escopo Tempo Custo Qualidade Recursos Humanos Comunicação Risco Compras/Contratações 28
Áreas de Conhecimento Gerenciamento da Integração Descreve os processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projeto sejam adequadamente coordenados. Gerenciamento de Escopo Descreve os processos que asseguram que o projeto contenha todo o trabalho necessário e somente o trabalho necessário para sua bem sucedida conclusão. KR$ Projeto Entrega 1 Entrega 2 Entrega 3 Entrega 4 KR$ KR$ KR$ KR$ Entrega 1.1 Entrega 2.1 Entrega 3.1 Entrega 4.1 Gerenciamento do Tempo KR$ KR$ KR$ KR$ KR$ KR$ KR$ KR$ KR$ KR$ KR$ KR$ Processos relacionado ao encerramento de um projeto dentro do prazo estipulado. Entrega 1.2 Entrega 2.2 Entrega 3.2 Entrega 4.2 Entrega 1.3 Entrega 2.3 Entrega 3.3 Entrega 4.3 29
Áreas de Conhecimento Gerenciamento de Custo Processos envolvidos ao planejar, estimar, orçar e controlar custos para que o projeto seja concluído dentro do orçamento aprovado. Projeto de Investimento VPL TI R Payback ROI C ust o PV Custo Planejado Gerenciamento da Qualidade Processos destinados a garantir que o projeto será concluído dentro da qualidade desejada e planejada satisfazendo as necessidades dos envolvidos. Gerenciamento de Recursos Humanos Processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto. 30 Tempo
Áreas de Conhecimento Gerenciamento das Comunicações Processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, armazenamento e apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e cheguem às pessoas corretas no tempo certo. Gerenciamento de Riscos Processos destinados à identificação, análise e resposta aos riscos do projeto Gerenciamento das Aquisições processos necessários para aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto 31
Áreas de Conhecimento Riscos Gerenciamento de Riscos Processos destinados à identificação, análise e resposta aos riscos do projeto. Análise dos riscos, plano de resposta caso eles ocorram e estimativa de reservas de contingência para lidar com os riscos. Riscos São os problemas que podem acontecer no projeto e que estão previstos dentro de uma matriz de probabilidade de ocorrência e impacto caso efetivamente ocorram. Problemas ou Issues São os fatos negativos que já estão ocorrendo no projeto e que portanto precisam de um plano de ação para saná-los. Reservas de Contingência: Estimativas de tempo ou custo para serem utilizadas com os riscos do projeto caso ocorram. A autonomia para sua utilização é do responsável pelo projeto e fazem parte do orçamento. Caso não consumidas ficam disponíveis para a organização. 32
A condução de um projetos Iniciação Planejamento Execução e Controle Mudanças Finalização 33
Plano do Projeto e Documentos - Iniciação Iniciação Termo de Abertura do Projeto ou Project Charter É o documento legal que formalmente autoriza a existência de um projeto dentro de uma organização, determina seus objetivos básicos e reconhece a autoridade do Gerente de Projetos. Identificar os principais interessados no projeto 34
Plano do Projeto e Documentos - Planejamento Planejamento Plano de Gerenciamento do Projeto É o documento consistente, coerente, formal e aprovado que descreve os procedimentos a serem conduzidos durante a sua execução. É o alicerce de toda execução. Nele estão contidos todos os planos secundários, cronogramas, aspectos técnicos etc. 35
Plano do Projeto e Documentos - Iniciação Premissas São fatores considerados como verdadeiro, real ou certo para todo o planejamento do projeto como requisitos com implicações contratuais ou legais, direito de propriedade intelectual, licenças, permissões etc. Restrições São fatores que limitam as decisões na gestão de projetos, como orçamentos pré-definidos, datas impostas, cláusulas contratuais etc. 36
Plano do Projeto e Documentos - Controle Execução e Controle Relatórios de desempenho Controle e aprovação de mudanças Documento de aceitação de entregas 37
Plano do Projeto e Documentos - Planejamento Controle Integrado de Mudanças Processo definido na integração e seguido em TODA mudança solicitada no projeto Visa garantir que toda mudança seja analisada, validada e executada segundo o impacto e resultado em todas as áreas de conhecimento: Escopo Tempo Custo Qualidade Risco Comunicação Recursos Compras e Aquisições 38
Plano do Projeto e Documentos - Finalização Finalização Carta de encerramento Lições aprendidas Finalizar FORMALMENTE o projeto 39