Manual Operacional Ferramentas da WEB: Envio do arquivo XML -TISS 1
ÍNDICE Capítulo I Envio do arquivo XML 03 1.1 Página principal 05 1.2 Envio do arquivo XML 06 1.3 Ambiente de teste09 1.4 Erro no arquivo XML10 1.4.1 Dicas importantes de como solucionar alguns erros no arquivo 11 1.5 Visualizar histórico de arquivo XML enviado 14 Capítulo II Relatórios 15 2.1 Relatório de Autorizações 15 2.2 Relação Geral de Glosas 18 Capitulo III Demonstrativos de pagamentos 19 3.1 Demonstrativo de pagamento 19 3.1.1 Recibo Simples 20 3.1.2 Recibo Completo 21 3.2 Demonstrativo TISS 21 3.3 Recibo XML 22 Capitulo IV Relação de Faturas Apresentas 23 4.1 Faturas apresentadas 23 2
Capítulo I Envio do arquivo XML 1.1 Página principal Para envio do arquivo XML através do nosso site, o prestador deverá realizar o login em nosso site, na área de prestadores de serviços. Após feito o login, vá na aba faturamento e selecione Envio de arquivo XML. Depois de selecionada a opção, abrirá a seguinte página: 3
4
1 Versão: O prestador deverá selecionar a versão do arquivo XML antes de enviar. Atualmente estamos trabalhando somente com a versão 3.02; 2 Arquivo: local onde o prestador deverá selecionar o arquivo XML salvo em seu computador; 3 Ambiente de teste: Selecionando esta caixa, o prestador somente realiza testes no arquivo, para o envio definitivo, a caixa não deverá estar selecionada; 4 Enviar: Botão para envio do arquivo; 5 Protocolo: Número de controle que o site disponibiliza para o prestador; 6 Data do envio: Corresponde ao dia em que o arquivo foi enviado pelo site; 7 Lote prestador: Corresponde ao número da remessa do arquivo enviado pelo prestador; 8 Lote operadora: Número do lote gerado no sistema da operadora, segue para acompanhar o processo de pagamento do lote; 9 Status: Informa em qual situação encontra-se o arquivo postado. São quatro tipos de status que o site disponibiliza: Aguardando processamento do arquivo: O arquivo entra numa fila de processamento até o processamento em nosso sistema; Arq. Processado Lote em digitação/análise: O arquivo já entrou em nossa base de dados, logo o prestador deverá aguardar a análise das contas; Lote finalizado: O arquivo já foi recebido analisado e o lote encontra-se fechado; Lote excluído pela operadora: O arquivo/lote foi excluído pela operadora. 10 Excluir: O prestador tem a opção de excluir o arquivo XML postado. Esta opção funciona somente para arquivos no status aguardando processamento do arquivo ; 11 Protocolo XML: Corresponde ao protocolo em formato XML de recebimento do arquivo na base da operadora. Este arquivo é somente para controle do prestador, não é necessário enviar para a operadora; 12 Protocolo: Corresponde ao protocolo que deverá ser impresso e encaminhado junto das faturas; Este protocolo só estará disponível após o arquivo passar para o status Arq. Processado Lote em digitação/análise ; 13 Histórico de envio do arquivo dos meses anteriores: Demonstra os arquivos enviados em meses passado, basta clicar em cima do mês para verificação. 5
1.2 Envio do arquivo XML Após salvar o arquivo XML extraído do seu sistema de gestão, selecione a opção da versão do arquivo que for enviar: Atualmente estamos trabalhando somente com a versão 3.02. Depois de selecionada a versão do arquivo, clique em escolher arquivo e localize em seu computador o arquivo a ser postado: 6
Depois de selecionado o arquivo, clique em enviar. Caso não haja nenhum erro no arquivo, o site irá informar que o arquivo foi processado e informará o número do protocolo como segue abaixo: 7
Para ter detalhe do arquivo postado como valor, nome do arquivo por exemplo, no canto inferior direto tem um sinal as informações:, basta clicar neste ícone para que o site mostre É importante conferir o valor do arquivo postado, assim o prestador tem certeza de que o valor da fatura corresponde com o arquivo enviado. Após finalizar o envio do(s) arquivo(s), o prestador deverá aguardar passar para o status Arq. Processado Lote em digitação/análise, para que o protocolo seja disponibilizado e logo deverá ser impresso para que seja enviado junto das faturas, como segue abaixo: 8
Importante: Caso haja demora na liberação do protocolo, o prestador poderá preenchê-lo de forma manual. O modelo deste protocolo está na página principal do acesso ao prestador, está como protocolo de entrega de faturas. 1.3 Ambiente de teste Durante o mês o prestador pode realizar o teste dos arquivos a serem enviados na próxima entrega, com isto evita de atrasos na validação no caso de arquivos com erros. Para fazer testes basta marcar a caixa de texto ambiente de teste como segue abaixo: 9
Importante: Para o envio definitivo do arquivo, esta caixa não deverá ficar marcada. 1.4 Erro no arquivo XML Caso haja alguma inconsistência no arquivo XML, o sistema informará quais itens deverão ser corrigidos. No caso de erro em um único item dentro do arquivo, enquanto não for corrigido o prestador não conseguirá validar o arquivo. A informação do erro é a mesma tanto para a validação definitiva, quanto para o ambiente de teste como segue na imagem abaixo: Para visualizar o erro no arquivo, clique em visualizar erros, que abrirá outra página em seu navegador informando qual o erro encontrado. 10
1.4.1 Dicas de como solucionar alguns erros no arquivos XML 1) Informações adicionais: a) O número da autorização equivale ao mesmo número da guia; b) O campo Número Guia Operadora deve ser sempre preenchido com o mesmo número da autorização. c) O código do beneficiário (número da carteira) deve ser preenchido da seguinte maneira: Como informar? Código na Carteira Errado Correto Todos os 19 números da carteira 104009796000.726393-4 104009796000.726393-4 1040097960007263934 Com os 06 últimos números sem o dígito verificador 104009796000.726393-4 - 726393-4 - 7263934 726393 Com os 07 últimos números sem o dígito verificador 100014012001.008333-8 008333 1008333 11
Código Erro 1011 1011 1011 1203 1203 Descrição Erro Análise Como Resolver? Beneficiário da guia diferente do beneficiário do XML Nome do beneficiário XML: ANDERSON DIAS BICALHO Nome do beneficiário GUIA: ANDERSON DIAS BICALHO Plano: OURO Número da carteira: 958741 Beneficiário da guia diferente do beneficiário do XML Nome do beneficiário XML: RAFAEL PONCIANO RIBEIRO Nome do beneficiário GUIA: THIAGO EMANUEL DA COSTA Plano: Platina Número da carteira: 791802 Identificação do beneficiário não consistente Nome do beneficiário: NOECI RABELO DE MORAIS Plano: VITALLIS SAUDE S/A Número da carteira: 3800652 Contratado executante não identificado! O código informado é inválido. (-). Contratado executante: Prestador Código do conselho: - Prestador contratado não identificado! O código informado é inválido. (Código: ). Código do beneficiário foi informado errado. Número de Guia informado errado. Número da carteira informado errado. A identificação do executante não foi informado. A identificação do prestador foi informado errado. Verifique com quantos dígitos foi informada a carteira (item c); Verifique se o campo Número Guia Operadora foi preenchido corretamente (item B); Numero da guia informado esta diferente do autorizado; Verifique com quantos dígitos foi informada a carteira (item c); Verifique no sistema a configuração do executante, o mesmo deve ser informado com o CPF/Código de registro na Operadora; Verifique como está configurado no sistema para puxar as informações do prestador, o mesmo deve ser preenchido pelo CNPJ/CPF/Código do prestador na Operadora. 1301 Existe mais de um tipo de guia dentro da mensagem, é permitido somente um tipo de guia por arquivo. Existem dois tipos de guias dentro do arquivo XML, como por exemplo, uma SADT e outra consulta. Gera dois tipos de arquivos um para consulta e outro para SADT 1307 Número de guia inválido. Guia na operadora: 7923555793071 Guia prestador: 2 Data Emissão: Número de guia informado errado no campo Numero Guia Operadora. Verifique se o campo Número Guia Operadora foi preenchido corretamente (item B); 1801 Procedimento inválido. Código do procedimento: 10101373 O código do procedimento informado está errado Verifique qual tabela está sendo utilizada para cobrança do procedimento e utilize somente codificações da tabela TUSS. 1824 Erro no elemento: 'código': '' não é um valor válido para o tipo 'st_codigotabela'. Código do procedimento foi informado incorretamente ou não foi informado. Verifique se o código do procedimento foi informado corretamente. 1824 1831 Erro no elemento: 'numerocarteira': '00000000000000000000000000' não é um valor válido para o tipo 'st_descricao20'. Erro no elemento: 'código': Quantidade de dígitos informado: '0'; Quantidade de dígitos mínimo: '8'. Numero da carteira informada errado Código do procedimento ou MAT/Med foi informado incorretamente ou não foi informado. O numero da carteira da Vitallis contém no Maximo 19 dígitos, veja como deve ser informado nas informações adicionais, item C. O código deve ser informado com no mínimo 08 dígitos, caso não possua inclua zeros á esquerda; 12
1832 Erro no elemento: 'numerocarteira': Quantidade de dígitos informado: '26'; Quantidade de dígitos máximo: '20'. Numero da carteira informada errado O numero da carteira da Vitallis contém no Maximo 19 dígitos, veja como deve ser informado nas informações adicionais, item C. 1871 Erro no elemento: 'cabeçalho'. É necessário informar o seguinte elemento (identificacaosoftwaregerador). Erro durante a escolha da versão para validação no web site da Vitallis. Verifique qual a versão gerada em seu sistema e escolha no web site a versão correspondente ao XML. 1871 Erro no elemento: 'identificação'. É necessário informar um dos seguintes elementos (CNPJ, CPF, codigoprestadornaoperadora, conselhoprofissional). A identificação do prestador executante, solicitante não foi informado corretamente. Verifique no sistema se a identificação do prestado 2401 Taxa inválida e/ou não autorizada. Código da taxa: 80010023 Descrição da taxa: OXIGENIO A taxa não está cadastrada. Entrar em contato com o setor de credenciamento e solicitar o cadastro da tabela de taxas no perfil do prestador. 5002 Versão do schema inválido. Utilize a versão 3.02 Erro durante a escolha da versão para validação no web site da Vitallis. Verifique qual a versão gerada em seu sistema e escolha no web site a versão correspondente ao XML. 5006 O Número de registro ANS informado no arquivo não corresponde ao número desta operadora Número de registro da Vitallis informado errado Verifique se o arquivo foi gerado para operadora; Informar o registro da Vitallis na ANS 413038. 2101 Medicamento inválido e/ou não pertencente a tabela 20. Código do medicamento: 000125441 Descrição do medicamento: Novalgina O código do medicamento foi informado incorreto no arquivo. Verifique a codificação correta do item, sempre informar pelo código da TUSS, caso não haja, informar o código TISS do produto. 2001 Material inválido e/ou não pertencente a tabela 19. Código do material: 000114441 Descrição do material: Seringa 20ML O código do material foi informado incorreto no arquivo. Verifique a codificação correta do item, sempre informar pelo código da TUSS, caso não haja, informar o código TISS do produto. No caso de quaisquer outros erros ou dificuldades em solucioná-los, solicitamos os prestadores que entre em contato nos números ou e-mail que será disponibilizado abaixo, para que nosso suporte possa auxiliar na resolução. 13
1.5 Visualizar histórico de arquivo XML enviado O sistema possibilita que o prestador consulte detalhadamente o histórico dos arquivos XML enviados, acessando a aba faturamento e clicando em Histórico de arquivos XML enviado : Para realizar a pesquisa, basta selecionar a opção desejada digitar no campo número e clicar em consultar. Caso o prestador deseje buscar mais de um resultado, basta selecionar qualquer item, deixar o campo número em branco e clicar em consultar. 14
Capítulo II Relatórios 2.1 Relatórios de Autorizações Exibe listagem de todas as autorizações realizadas no período indicado, possibilitando consultar volume de atendimento, situação das autorizações, editar algumas informações da guia, executar a apresentação de mais de uma guia ao mesmo tempo bem como cancelar a apresentação feita anteriormente. Outra finalidade importante deste relatório é confirmar o código do usuário em casos de erros no envio do arquivo XML. Para acessar este relatório vá em emissão de guias Relação de guias emitidas. Campo Executante utilizado para filtrar o relatório para apenas 1 único prestador ou então emitir o relatório de todos os prestadores. Campo facultativo; 15
Campo Período Entre : deverá ser informado o intervalo do período de atendimentos que deseja demonstrar no relatório. Campo obrigatório; Campo Número da autorização : deverá ser preenchido somente quando houver a necessidade de consultar apenas uma guia específica no relatório, para isto informe o número da guia que deseja localizar / visualizar. Campo facultativo; Campo Senha da autorização : não utilizado na operadora; Campo Código do beneficiário : poderá ser utilizado quando houver a necessidade de emitir um relatório de guia de um determinado beneficiário, informando neste campo o código do beneficiário no relatório serão exibidas apenas autorizações emitidas para o mesmo no período indicado; Campo regime de atendimento : Serve para filtrar somente guias eletivas, urgentes ou ambas. Campo tipo : É para selecionar qual tipo de guia deseja buscar, consulta, procedimento, internação. Campo CID : quando indicado este campo exibirá apenas guias que possuam o código indicado; Campo operador : Para os casos quando houver mais de um operador por contratado, poderá filtrar as guias emitidas por operador. Quando selecionado, apenas guias emitidas pelo operador indicado serão exibidas no relatório; Campo Formato do relatório : determina a forma que o relatório será mostrado na tela, quando selecionado sintético será mostrado apenas os dados da guia, quando selecionado analítico além dos dados da guia será mostrado também os procedimentos e pacotes existente na guia; Campo Ordenação : determinam à ordem que será exibida às guias no relatório. 16
Após indicado os filtros, clicando no botão Listar autorizações será exibido o relatório conforme modelo abaixo: Legenda dos botões: Imprimir segunda via da guia no padrão TISS Exclui / apaga a guia selecionada Edita algumas informações da guia selecionada 17
2.2 - Relação Geral de Glosas Possibilita consultar e emitir o relatório de glosas diretamente no portal, sem a necessidade de solicitar ao departamento de contas médicas da Vitallis Saúde S/A. Vá em relatórios, clique em relação geral de glosas. Indicando o prestador e clicando no botão listar, será mostrado cada lote protocolado, e clicando no link destacado na competência será gerado o relatório com todos os itens glosados naquela fatura, conforme mostrado abaixo: Escolha um dos campos para filtrar o relatório e logo clique em listar. Após carregado todas as informações no site, clique no ícone relatório. do mês desejado para listar o detalhamento do 18
Capítulo III Demonstrativos 3.1 Demonstrativos de pagamentos Primeiramente faça o login no site, informando usuário e senha cadastrado na área de prestadores. Logo após vá em relatórios e selecione a opção demonstrativo de pagamento, conforme segue abaixo: Após selecionar a opção para acessar o demonstrativo, informe o período desejado. Na tela abaixo veja a forma de como poderá ser visualizado o demonstrativo de pagamentos: 19
3.1.1 - Recibo simples Para retirar o recibo Simples clique no ícone abaixo marcado, como segue a gravura abaixo: A informação marcada no recibo informa o valor total do crédito, valor sem os impostos. 20
3.1.2 - Recibo Completo No recibo completo, o prestador conseguirá visualizar todos os atendimentos pagos no lote, facilita na conferência das faturas enviadas. 3.2 - Demonstrativo TISS O prestador também terá a opção de visualizar o pagamento através do padrão TISS, como segue a gravura abaixo: 21
3.3 - Recibo XML E por último o prestador também poderá fazer o Download do arquivo XML do demonstrativo de pagamento, para exportação para o seu sistema de gestão. 22
Capítulo IV Relação de Faturas apresentadas 4.1 Faturas apresentadas Primeiramente faça o login no site, informando usuário e senha cadastrado na área de prestadores. Logo após vá em relatórios e selecione a opção faturas apresentadas, conforme segue abaixo: No campo em vermelho estará informado o nome do prestador, para listar basta clicar no filtro como mostra a figura abaixo: Faturas em aberto: são as faturas que ainda não foram analisadas. Faturas fechadas: são as faturas que já foram analisadas e os valores totais foram os apresentados. 23
O valor apresentado estará no campo em vermelho: O relatório de glosas também poderá ser visualizado clicado no ícone na coluna Glosas : 24
Voltando na tela principal em faturas apresentadas, após listar todos os lotes apresentados pelo prestador, clicando na competência (campo esquerdo escrito azul) você poderá obter uma lista de todas a contas faturadas, mas esta relação somente estará disponível após o lote estiver fechado: No campo de executante, deverá ser selecionada a opção TODOS OS PRESTADORES : 25
Clicando no número da conta (em vermelho) você poderá ver a composição de cada conta: Na composição da conta faturada você terá as opções de: Nome do beneficiário, prestador, código do procedimento, descrição do procedimento e valor. 26
Contatos em caso de dúvidas: Credenciamento: Email: credenciamento@vitallis.com.br Telefone: 31-3014-3073 Suporte Prestador (cadastro de login e senha acesso ao site): Email: suporteprestador@vitallis.com.br Telefone: 31-3014-3018 Suporte TISS Vitallis: E-mail: tiss@vitallis.com.br Telefone 31-3014-3091 27