O ciclo de vida Simone de Abreu A documentação eletrônica em números: estimativas apontam para um mercado de aproximadamente US$ 600 milhões em Hardware, Software e Serviços, ou seja, mais de 12 bilhões de objetos postados anualmente, o que equivale a mais de US$ 2 bilhões/ano. Isso corresponde a mais de 70 mil toneladas de papel consumidas anualmente. Com a tecnologia acessível a um número cada vez maior de profissionais e um crescente aumento no volume de informação trocada, a quantidade de documentos impressos em diferentes segmentos do setor de documentação e impressão eletrônica vem apresentando, ano após ano, um expressivo crescimento no cenário brasileiro. Fonte: Xplor Brasil www.xplorbrasil.org.br. Formas de armazenamento de documentos em GED Os documentos eletrônicos podem ser armazenados em diversas mídias existentes no mercado que podem ser divididas em magnéticas, óticas e magneto-ópticas (ou ópticas regraváveis). As magnéticas são os discos rígidos (hard disks) e as fitas magnéticas. Esses meios de arquivamento não são usados com muita freqüência, pois as mídias magnéticas são as que possuem a menor vida útil dentre todas. Quando utiliza-se mídia magnética, a necessidade de regravação periódica é fato. Entre outras implicações, os discos rígidos são um tipo de mídia muito cara e que, de acordo com as necessidades da organização, aumentam muito os orçamentos. Já as fitas magnéticas, apesar de alguns avanços tecnológicos, têm o problema de possuir os dados armazenados de maneira contínua, que pode proporcionar um atraso considerável na busca de dados não contínuos. Os meios de armazenamento mais comuns dentre os sistemas de GED são os meios óticos e, dentre os meios óticos, o mais usado é o disco WORM (Write Once, Read Many). Os discos WORM são bastante parecidos com os CD-ROMs na sua forma de gravação e leitura, mas diferem-se em tamanho e capacidade. O grande problema dos discos WORM é que os fabricantes não possuem uma norma de compatibilidade, sendo a maioria dos equipamentos de leitura/ gravação. Além disso são discos de tecnologia proprietária. Eles são bastante utilizados, pois como não são regraváveis, podem ser utilizados como mídia confiável de documentos. Já existem sistemas de GED que fazem uso dos DVDs (Digital Versatile Disk Disco Versátil Digital) para armazenar seus acervos, mas essa é uma tecnologia ainda em desenvolvimento e seu uso ainda é restrito a poucas corporações. O ciclo de vida / Anhembi Morumbi 1 1
As mídias óticas e magneto-óticas podem ser lidas em dispositivos de leitura simples ou disponibilizadas em conjunto em jukeboxes. As jukeboxes automatizam o processo de procura de informações e fazem as trocas de discos automaticamente. Esse processo de troca de discos influencia no tempo final de uma consulta. Ciclo de vida de um documento Quando pretende-se adotar uma solução GED em uma empresa, antes de qualquer coisa, é imprescindível investigar o ciclo de vida dos documentos dessa empresa, compreendendo a Gestão do documentos. O conceito de Gestão de Documentos foi estabelecido nos Estados Unidos, a partir da década de 50, como forma de racionalizar a produção documental e facilitar o seu acesso. Uma das suas principais conseqüências foi a elaboração da teoria das três idades ou ciclo vital: Gestão de Documentos - conjunto de medidas e rotinas que garantem o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade, desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural. Documentos correntes: são aqueles que estão em curso, isto é, tramitando ou que foram arquivados, mas são objeto de consultas freqüentes. Eles pode ser conservados no local em que foram produzidos, sob a responsabilidade das pessoas do órgão que os criaram. Documentos intermediários: são aqueles que não são mais de uso corrente, mas que por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento à instituição arquivística. Esses documentos devem ser recolhidos a um arquivo intermediário, sob a responsabilidade conjunta dos funcionários do organismo produtor e da instituição arquivística. Documentos permanentes: são aqueles de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles não são mais necessários ao cumprimento das atividades da administração. Devem ser conservados nas instituições arquivísticas, sob a responsabilidade dos profissionais de arquivo. 2 O ciclo de vida / Anhembi Morumbi
1ª Idade Arquivo corrente 2ª Idade Arquivo intermediário e/ou central 3ª Idade Arquivo Permanente Documentos vigentes, frequentemente consultados. Final de vigência; documentos que aguardam longos prazos de prescrição ou precaução; raramente consultados; Aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente. Documentos que perderam a vigência. administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural. Resumos do ciclo vital dos documentos Pode-se afirmar que a teoria das três idades trouxe, como inovação, a noção do documento intermediário, isto é, a constatação da existência de inúmeros documentos que, mesmo não sendo mais necessários ao cumprimento daquela atividade, precisam ser mantidos, por um determinado período, para fins de prova e informação. É o caso, por exemplo, da documentação referente ao orçamento, ao material ou ainda a documentos pessoais. Idade do documento Valor Duração média Freqüência de uso / acesso Local de arquivamento Administrativa Imediato ou primário Cerca de 5 anos - Documentos vigentes - Muito consultados - Acesso restrito ao organismo produtor Arquivo corrente (próximo ao produtor) Intermediária I Primário reduzido 5+5 = 10 anos - Documentos vigentes - Regularmente consultados - Acesso restrito ao organismo produtor Arquivo central (próximo à administração) II Primário Mínimo III Secundário Potencial 10+20=30anos 30+20=50anos - Documentos vigentes - Prazo precaucional longo - Referência ocasional - Pouca freqüência de uso - Acesso público mediante autorização Arquivo intermediário (exterior à instituição ou anexo ao arquivo permanente) Histórica Secundário máximo Definitiva - Documentos que perderam a vigência - Valor permanente - Acesso público pleno Arquivo permanente ou histórico O ciclo de vida / Anhembi Morumbi 3 3
Os três momentos da gestão de documentos, não necessariamente consecutivos, são: Produção dos documentos - inclui a elaboração de formulários, implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. Manutenção e uso - implantação de sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de reprodução, automatização do acesso, mobiliário, materiais e local. Destinação final dos documentos - programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo. A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos, tanto nas instituições públicas quanto nas empresas privadas. Mas, o que significa avaliar documentos? Para o administrador, que está com seus depósitos abarrotados de documentos, sem dúvida, a avaliação sugere uma eliminação imediata de papel, com vistas à liberação de espaço físico. No entanto, se o processo de avaliação não for efetivamente implantado através das tabelas de temporalidade, não tardará muito para que a produção e acumulação desordenadas preencham novamente todos os espaços disponíveis. Objetivos da avaliação dos documentos redução da massa documental; agilidade na recuperação dos documentos e das informações; eficiência administrativa; melhor conservação dos documentos de guarda permanente; racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite); liberação de espaço físico; incremento à pesquisa. 4 O ciclo de vida / Anhembi Morumbi
A explosão da produção documental Digitalização de documentos: O mercado brasileiro cresce aceleradamente Se você tem a idéia que até o ano 2000 o volume mundial de papel gerado irá cair vertiginosamente devido às novas tecnologias, é um ligeiro engano. Segundo uma pesquisa publicada na Revista Fortune, EUA, um bilhão de documentos são produzidos nos Estados Unidos, todos os dias. E não é só isso. Os números são gigantescos. Mais de 300 milhões de documentos permanecem em uso (ativos), com um custo de US$ 0,25 cada vez que são acessados. Um documento é copiado, no mínimo, vinte vezes. As transmissões de fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano. Devido a toda essa papelada, um típico funcionário de escritório gasta 40% do seu tempo gerenciando documentos. A AIIM - Association for Information and Image Management Internacional (Associação Internacional do Gerenciamento da Imagem e Informação), com sede nos EUA, publicou uma pesquisa feita em conjunto com uma grande empresa de consultoria daquele país, em 1989. O estudo revelou que toda a informação estava armazenada nas seguintes mídias: 95% em papel, 4% em microfilmes e 1% em meios magnéticos/eletrônicos. Três anos mais tarde, um estudo semelhante revelou a situação em 1999: 92% em papel, 3% em microfilmes e 5% em mídias ópticas. Ninguém deve se entusiasmar porque o papel diminuirá 3% ou porque o microfilme decrescerá 1% ou ainda porque o mercado de discos ópticos irá explodir em 4%. O que ocorre - todos sabem - é que o volume da informação - quase sempre em papel - duplica anualmente. (Fonte: Mundo da Imagem. São Paulo, CENADEM, jul.ago./96) Passos para a implantação de processo de avaliação de documentos 1. Constituição formal da Comissão de Avaliação de Documentos que garante legitimidade e autoridade à equipe responsável. 2. Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliação. 3. Estudo da estrutura administrativa do órgão e análise das competências, funções e atividades de cada uma de suas unidades. 4. Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível de seção, para que se possa identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades. O ciclo de vida / Anhembi Morumbi 5 5
5. Análise do fluxo documental: origem, pontos de tramitação e encerramento do trâmite. 6. Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, técnico ou histórico. 7. Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento. Diferenças entre Sistema de Gestão de Documentos e Sistema de Gestão Arquivística de Documentos Uma ferramenta de GED não necessariamente atende todos os requisitos arquivísticos e jurídicos, apenas, na maioria das vezes, aproxima-se de uma aplicação de gestão de documentos e não de um sistema de gestão arquivística de documentos. As principais diferenças entre Sistema de Informação Sistema de Gestão de Documentos e Sistema de Gestão Arquivística de Documentos são: Sistema de informação - armazena e fornece acesso à informação, ou seja, diz respeito à aquisição de conhecimento. Tem como objetivo a aquisição e gestão de informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de uma organização. Sistema de Gestão de Documentos - apóia a utilização de documentos para a atividade em curso. Inclui indexação de documentos, gestão de armazenamento, controle de versões, integração direta com outras aplicações e ferramentas para recuperação dos documentos, como por exemplo as ferramentas de GED. Sistema de Gestão Arquivística de Documentos É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação e destinação (eliminação ou guarda permanente) de documentos arquivísticos correntes e intermediários de uma organização. Inclui código de classificação de assuntos, controle sobre a modificação dos documentos de arquivo, controle sobre os prazos de guarda e eliminação e fornece um repositório protegido para os documentos de arquivo que sejam significativos para a entidade. 6 O ciclo de vida / Anhembi Morumbi
Os documentos de baixa atividade ou aqueles que não requerem acesso simultâneo podem ser mantidos em papel por mais de 100 anos com pequena ou nenhuma manutenção. As microformas proporcionam um meio econômico de armazenamento para documentos que requerem guarda por mais de 10 anos (menos tempo se o espaço for limitado e caro). Os dados eletrônicos também podem ser armazenados por grandes períodos de tempo. Mas aqueles registrados em mídia magnética precisam ser regravados com freqüência. É preciso notar que mudanças no sistema operacional ou no software aplicativo representam despesas e trabalhos significativos durante os ciclos de atualização e regravação. (STARBIRD et al., 1997:78-79) Veja um pouco mais sobre o ciclo de vida da informação no site da ATSolutions (http://www.atsolutions.com.br/solucoes/ged.htm). BALDAM, R., VALLE, R., CAVALCANTI, M. GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 2.ed. São Paulo: Érica, 2002. Bibliografia Complementar: Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação - http://www.cenadem.com.br/. O ciclo de vida / Anhembi Morumbi 7 7
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