APLICAÇÃO: XRP Gestão de Frota TEMA: Processo de Sinistros Configurações, workflow e funcionalidades ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO EM: 10 de Abril de 2015 ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO POR: Pedro Direito www.escritadigital.pt
ÍNDICE 1. ENQUADRAMENTO... 3 2. PROCESSO DE SINISTRO - O QUE É?... 3 3. PERFIS... 3 4. CONFIGURAÇÕES NECESSÁRIAS... 4 4.1 Gestão documental... 4 5. O PROCESSO... 5 5.1 Fluxo de trabalho... 5 5.1.1. Sumário... 5 5.1.2. Com participação ao seguro... 6 5.1.3. Sem participação ao seguro... 7 5.2 Criação... 8 5.3 Gestão do processo... 9 5.3.1. Processo global (tab informação)... 9 5.3.1.1. Funcionalidades disponíveis... 9 5.3.1.2. Os estados... 10 5.3.2. Gestão dos danos (tab danos no veículo)... 11 5.3.2.1. Funcionalidades disponíveis... 11 5.3.2.2. Os estados... 12 5.3.3. Gestão do processo na seguradora (tab seguro)... 12 5.3.3.1. Funcionalidades disponíveis... 12 5.3.3.2. Os estados... 13 5.4 Criar Indisponibilidade... 13 5.5 Criar Manutenção... 13 5.6 Encerrar... 14 6. RELATÓRIOS... 15 6.1 Acesso... 15 6.2 Informação disponível... 15 7. E-MAILS ENVIADOS... 16 www.escritadigital.pt 2/16
1. ENQUADRAMENTO Este documento descreve todas as funcionalidades inerentes ao processo de sinistro na aplicação XRP Gestão de Frotas. Adicionalmente à informação contida neste documento existe documentação mais detalhada e sempre atualizada na extranet do produto disponível em www.escritadigital.pt/extranet. 2. PROCESSO DE SINISTRO - O QUE É? O processo de sinistro é a funcionalidade que permite registar todos os sinistros (acidentes, furtos ou roubos) de um veículo, associando estes eventos à ficha de veículo e permitindo o registo de todas as etapas dos processos desde a criação até ao encerramento. Permite a gestão individualizada ou em conjunto dos trâmites ligados à reparação do veículo e dos procedimentos ligados à participação de sinistro à seguradora. 3. PERFIS Os perfis usados num processo de sinistro são os seguintes: Responsável do Veículo: o Cria o processo; o Regista informação do veículo de substituição na criação; o Consulta o processo; Gestor de Veículos: o Cria e gere o processo; o Regista a gestão dos danos (tab danos no veículo); o Faz a gestão do sinistro junto da seguradora (tab seguro); Seguro Externo: o Faz a gestão do sinistro junto da seguradora (tab seguro). www.escritadigital.pt 3/16
4. CONFIGURAÇÕES NECESSÁRIAS Para o correto funcionamento da funcionalidade são necessárias as seguintes configurações: 4.1 Gestão documental É necessário configurar qual a categoria a que vão ficar associados os documentos de sinistros, para tal deve aceder ao menu Configurações> Frota> Sinistros. Neste menu deverá colocar a categoria que vai utilizar para corresponde aos documentos associados aos sinistros. www.escritadigital.pt 4/16
5. O PROCESSO 5.1 Fluxo de trabalho 5.1.1. Sumário A sequência de tarefas a registar na aplicação depende do tipo de sinistro, se envolve reparação da viatura e se envolve comunicação com o seguro. Nos diagramas seguintes apresenta-se os fluxos principais com as alternativas que mais condicionam o processo (participação ou não ao seguro). www.escritadigital.pt 5/16
5.1.2. Com participação ao seguro www.escritadigital.pt 6/16
5.1.3. Sem participação ao seguro www.escritadigital.pt 7/16
5.2 Criação A criação de um sinistro pode ser efetuada pelo responsável do veículo ou pelo gestor de veículos. 1) Se for responsável do veículo deve ir pelo menu Meus> Veículos> Meus Veículos. No caso do gestor de veículos terá de aceder pelo menu Gestão> Veículos> Pesquisar. 2) Pesquise o veículo e clique na lupa. 3) Na ficha do veículo clique no botão Eventos. 4) Clique no botão Criar Acidente. 5) Selecione e preencha os campos. www.escritadigital.pt 8/16
5.3 Gestão do processo Após a criação do processo de sinistro pelo responsável do veículo, este processo passará, a ser gerido pelo gestor de veículos ou por um utilizador com o perfil de seguros externo, que irão fazer com que o processo passe pelos estados necessários, alterando manualmente os campos necessários nos tabs Danos no Veículo e Seguro. No caso do utilizador com perfil de seguros externo apenas pode alterar os estados no tab Seguro. Nota: Após o processo ser autorizado, quer pela seguradora quer pela empresa, o responsável do veículo tem a possibilidade de alterar o estados que se seguem no tab Danos no Veículo. 5.3.1. Processo global (tab informação) 5.3.1.1. Funcionalidades disponíveis Neste tab é possível: o Registar a informação se existe um veículo de substituição; o Controlar o fluxo do processo através do campo estado. Nesta situação os estados são alterados de acordo com a gestão dos danos e do processo de sinistros. www.escritadigital.pt 9/16
5.3.1.2. Os estados 5.3.1.2.1 Se não existe participação ao seguro 5.3.1.2.2 Com participação ao seguro reparação autorizada www.escritadigital.pt 10/16
5.3.2. Gestão dos danos (tab danos no veículo) 5.3.2.1. Funcionalidades disponíveis A gestão dos danos da viatura implica: o Decidir se existe reparação; o Registar a informação da reparação; www.escritadigital.pt 11/16
5.3.2.2. Os estados 5.3.3. Gestão do processo na seguradora (tab seguro) 5.3.3.1. Funcionalidades disponíveis o Assegurar a marcação da peritagem; o Registar a decisão sobre o encerramento do processo na seguradora. www.escritadigital.pt 12/16
5.3.3.2. Os estados Nota: Caso o processo não seja autorizado pela seguradora a zona de encerramento deverá ser preenchida por uma das opções: perda total, indemnização, inferior à franquia e reparação n/ autorizada. 5.4 Criar Indisponibilidade Caso seja necessário o responsável do veículo pode iniciar uma indisponibilidade de modo a que a aplicação tenha conhecimento que o veículo não está disponível para circulação. Pode criar uma indisponibilidade clicando no botão Criar Indisponibilidade. 5.5 Criar Manutenção Ao criar um processo de sinistro em que tenha colocado a opção Com danos poderá criar uma manutenção a partir do processo, o que fará com que esta manutenção fique associada ao sinistro. Clique no botão Criar Manutenção para iniciar este processo com referência no sinistro. www.escritadigital.pt 13/16
5.6 Encerrar O encerramento do processo é definido pelos estados registados nos Danos no Veículo e no Seguro. Quando ambos estes subprocessos chegam a um estado terminal, o processo é encerrado de forma automática. São estados terminais: Danos no Veículo: Com danos reparado Com danos não reparado Sem danos Seguro: Participado c/danos encerrado Participado s/danos encerrado Não Participado encerrado www.escritadigital.pt 14/16
6. RELATÓRIOS 6.1 Acesso Para consultar os processos de sinistro em curso dos veículos pode aceder ao menu Relatórios> Sinistros> Templates. Após preencher os campos pedidos ser-lhe-á disponibilizado um ficheiro Excel do qual constam informações sobre os processos dos seus veículos no menu Relatórios> Templates - Resultados. 6.2 Informação disponível Matrícula Número Apólice Data Sinistro Condutor Local Número Processo Corretora Data Participação Seguradora Auto Polícia Feridos Danos Veículo Perda Total Valor Salvado Data Encerramento Seguradora www.escritadigital.pt 15/16
7. E-MAILS ENVIADOS Fim do documento www.escritadigital.pt 16/16