EXCEL MÓDULO 2. Fernando Andrade

EXCEL MÓDULO Fernando Andrade www.pessoasetecnologia.com.br fernando@pessoasetecnologia.com.br

Índice Formatação... 3 Formatação condicional... 3 Formatos personalizados para célula... 6 Inserção/Edição de dados... 7 Colar especial... 7 Colar Especial Adição... 7 Validação de dados Valor permitido... 8 Validação de dados Lista de valores permitidos... 9 Funções... 11 Função SE... 11 Função PROCV... 1 Função SomaSE... 1 Função Arred... 15 Funções Cont.Num e Cont.Valores... 16 O trabalho com nomes... 17 Nomeando intervalos... 17 Corrigindo nomes... 18 Aplicando nomes a fórmulas existentes... 19 O trabalho com planilhas... 0 Movendo e copiando planilhas... 0 Grupo de planilhas... 0 Impressão em grupo... 1 Relacionando planilhas... Consolidação de planilhas... 3 Configurando sua planilha... 5 Ocultando ou exibindo informações: fórmulas, zeros e linhas de grade... 5 Planilhas em um arquivo... 7 Listas Personalizadas... 7 Local de gravação de arquivos... 8 Gráficos... 9 Linhas/colunas em dois eixos... 9 Gráfico de pizza de pizza... 3 Banco de dados... 3 Classificação de células... 3 Filtro... 35 Filtro avançado... 37 Subtotais... 39 Funções de banco de dados... Trabalho em grupo... Compartilhando arquivos... Realçando alterações... 5 Controlando alterações... 6 Ferramentas úteis... 7 Comentários... 7 Vinculo Word/Excel... 9 Planilha na Internet... 50 Proteção de planilhas... 5 Protegendo uma planilha... 5 Desprotegendo uma planilha... 5 Desprotegendo células... 53 AutoRecuperação... 5

Formatação Formatação condicional A planilha ao lado mostra células com cores diferentes conforme seu conteúdo tudo feito automaticamente pelo Excel. 1. Digite uma planilha como esta abaixo, sem se preocupar por enquanto com as cores. 3 1. Selecione todas as células com números (B:B7 neste exemplo). 3. Na Guia Início, Grupo Estilo, clique no Botão Formatação Condicional. 5. Escolha Nova Regra... 5. No quadro Nova Regra de Formatação, selecione Formatar apenas células que contenham. 6 7 PESSOAS E TECNOLOGIA 3

6. Defina sua regra na caixa Formatar apenas células com: Neste exemplo a regra é Valor da célula é menor do que 000. 7. Para definir um formato associado a esta regra, clique no botão Formatar. Você pode definir tipo (Arial, Times...) e estilo (negrito, itálico...) da fonte, efeitos, tamanho etc. 8. Neste exemplo definimos Negrito... 8 9....e Cor Azul escuro, Texto. 10. Clique em OK para fechar o quadro Formatar Células e OK novamente para fechar o quadro Nova regra de formatação. 9 11. Defina outras regras conforme sua necessidade. Na figura mostrada na página anterior temos mais duas outras regras. 10 1. Para ver todas as regras definidas, mantenha as células selecionadas, clique novamente no botão Formatação condicional e escolha Gerenciar regras... (veja ilustração na página anterior). Aparece o quadro Gerenciador de Regras de Formatação Condicional. Aqui você pode: 13 1 15 13. Criar uma Nova regra. 1. Editar Regra já existente. 15. Excluir Regra. PESSOAS E TECNOLOGIA

DICA O botão Formatação Condicional oferece outras regras já prontas, algumas visualmente muito interessantes: Barras de Dados, Escalas de Cor e Conjuntos de Ícones. Experimente! PESSOAS E TECNOLOGIA 5

Formatos personalizados para célula A figura ao lado o número 0001 para uma nota fiscal com 000 à esquerda do 1. A princípio, o Excel não mostra zeros à esquerda, a não ser que você transforme o número em texto (que não é nosso objetivo aqui) ou crie um FORMATO PERSONALIZADO que exiba números com quatro dígitos. 1. Digite o número 1 em uma célula qualquer.. Mantenha esta célula selecionada e na guia Início clique no DISPARADOR do quadro de formatação de números seta que aparece à direita da palavra Número. Aparece o quadro Formatar Células, já com a guia Número ativa. 1 3. Precisamos de formatos diferentes dos tradicionais clique na categoria Personalizado. 3 Veja que temos aqui vários formatos já personalizados, mas infelizmente NENHUM deles proporciona o formato que precisamos. Será necessário CRIAR um novo formato personalizado. 5. Como queremos um número com quatro dígitos, DIGITE 0000 na caixa Tipo, onde agora está escrito Geral. Veja que o quadro Exemplo já mostra como ficará o número que digitamos com três zeros à esquerda do número 1, tal como queríamos. 5. Clique em OK para criar o formato. Este novo formato poderá ser usado em todas as células de todas as planilhas DESTE ARQUIVO de agora em diante. Muito bom, não é? PESSOAS E TECNOLOGIA 6

Inserção/Edição de dados Colar especial 1 A célula B9 ao lado contém a fórmula =SOMA(B:B8). Se precisarmos levar este resultado TAMBÉM para a célula C9, não poderemos usar o método Copiar/Colar, já que na coluna C o Excel mudará esta fórmula para =SOMA(C:C8). O resultado será 0, não há valores digitados nestas células. Não queremos a fórmula de soma em C9, só o resultado da soma. Solução? Colar especial. 1. Faça a soma normalmente em B9.. Selecione o resultado obtido e copie: clique no botão Copiar (Ctrl-C). 3. Clique na célula C9.. Agora vem a MELHOR PARTE! Clique na seta para baixo do botão Colar e selecione Colar Valores. O Excel copia apenas o resultado da fórmula, tal como queríamos! Colar Especial Adição Uma situação muito comum acontece quando precisamos adicionar (subtrair, multiplicar ou dividir) um mesmo número a várias células. Por exemplo, na figura ao lado queremos somar 0 a todas as mesadas. 1 1. Copie o número que será somado (célula B10 na figura ao lado). 3. Selecione as células onde este número será somado (B:B8 em nosso exemplo). 3. Clique na seta para baixo do botão Colar e escolha Colar Especial.. No quadro Colar especial que aparece, assinale a operação Adição e depois clique em OK. PESSOAS E TECNOLOGIA 7

Validação de dados Valor permitido A célula C ao lado não permite valores maiores do que 100. Em outras palavras, o número 10 NÃO É UM DADO VÁLIDO nesta planilha. Veja como definir dados válidos no Excel. 1. Selecione C. 3. Escolha Validação de Dados na lista de opções que aparece.. Na guia Dados, grupo Ferramentas, clique no botão Validação de Dados.. Aparece o quadro Validação de dados, guia Configurações, onde você define: a. Permitir: apenas Número inteiro b. Dados: o dado digitado é menor ou igual a c. Máximo: o máximo valor permitido é igual a 100 (neste nosso exemplo) a b 3 Se você clicar em OK agora, a validação já funcionará. No entanto, você pode melhorar ainda mais a COMUNICAÇÃO do Excel com o usuário da planilha. c 5. Clique na aba Mensagem de entrada a. Título: Digite um título para sua mensagem de entrada 5 b. Mensagem de entrada: Informe o texto que será exibido na planilha quando o usuário clicar nesta célula. a b PESSOAS E TECNOLOGIA 8

Por fim, é possível também definir se você quiser um estilo de reação de Excel quando um dado inválido for digitado: Ícone Tipo Uso Parar Aviso Informações 6. Clique na aba Alerta de erro. Impede que os usuários insiram dados inválidos em uma célula. Uma mensagem de alerta Parar tem duas opções: Repetir ou Cancelar. Avisa os usuários de que os dados inseridos são inválidos, mas não os impede de inserir esses dados. Quando uma mensagem de alerta de Aviso é exibida, os usuários podem clicar em Sim para aceitar a entrada inválida, em Não para editá-la ou em Cancelar para removê-la. Informa os usuários de que os dados inseridos são inválidos, sem impedir a inserção desses dados. Esse tipo de alerta de erro é o mais flexível. Quando uma mensagem de alerta de Informações é exibida, os usuários podem clicar em OK para aceitar o valor inválido ou em Cancelar para rejeitá-lo. 6 a. Estilo: Escolha o tipo de alerta b. Título: Digite um título para o alerta c. Mensagem de erro: Informe a mensagem que aparecerá quando o usuário digitar um dado INVÁLIDO. a b c 7. Clique em OK para encerrar e veja os resultados: Mensagem de entrada Alerta de erro PESSOAS E TECNOLOGIA 9

Validação de dados Lista de valores permitidos A validação de dados do Excel permite outra facilidade muito útil: exibir uma LISTA de valores possíveis para uma célula como você vê na figura ao lado. O processo é muito semelhante ao que vimos até agora. 1. Selecione as células onde a lista de valores deve aparecer (B:B na figura acima).. Tal como já fizemos nas páginas anteriores, exiba a guia Dados, grupo Ferramentas, e clique no botão Validação de Dados. 3 3. Selecione Validação de Dados na lista de opções.. No quadro Validação de Dados que aparece, aba Configurações, indique Lista na caixa Permitir. 5. Na caixa Fonte, digite as informações que farão parte da lista. 6. Clique em OK para definir mais esta regra de validação de dados. DICA Em vez de digitar as informações diretamente na caixa Fonte, você também pode digitá-las em um conjunto de células separadas e indicar a faixa nesta caixa. PESSOAS E TECNOLOGIA 10

Funções Função SE Na planilha ao lado, você pode digitar Reprovado ou Aprovado célula a célula, ou deixar o Excel tomar esta decisão. Para isso usamos a função SE. 1. Digite uma planilha como esta ao lado, SEM PREENCHER a coluna C. 3. Clique na célula C. O Excel auxilia na construção passo a passo de uma função, basta escolher o recurso Inserir função. 3. Clique no ícone fx Inserir função. Aparece o quadro Inserir função, listando as funções da categoria Mais recentemente usada. Às vezes a função desejada aparece nesta categoria, se você a tiver usado recentemente. Na figura ao lado não vemos a função SE, vamos buscá-la na categoria onde ela normalmente fica a categoria Lógica.. Clique na seta para baixo da caixa de categorias e escolha a categoria Lógica. 5. Selecione a função SE e clique em OK. 5 PESSOAS E TECNOLOGIA 11

6. Preencha o quadro Argumentos da função conforme a figura ao lado, determinando ao Excel o que considerar para tomar uma decisão (mostrar Aprovado ou Reprovado neste exemplo). 6 7 DICA Não digite o endereço de uma célula (como B na figura acima, é mais fácil CLICAR na célula B o Excel insere este endereço por você). 7. Clique em OK quando terminar. 8. Arraste a fórmula para baixo para preencher as demais células. 8 Função PROCV A figura ao lado mostra uma Folha de pagamentos e uma tabela de Cargos e salários. As células da coluna Salário devem ser preenchidas conforme as informações da tabela Cargos e salários. 1 Em vez de você PROCURAR os salários, deixe o Excel fazer isso usando a função PROCV, que PROCura na Vertical os valores adequados. 1. Coloque o cursor na célula C3 (o primeiro salário que vamos preencher) e clique no ícone fx Inserir função. PESSOAS E TECNOLOGIA 1

. Selecione a função PROCV (na categoria Mais recentemente usada ou na categoria Procura e referência) e clique em OK. Aparece o quadro Argumentos da função. Para preenchê-lo, imagine respostas para possíveis perguntas feitas pelo Excel: PERGUNTA: Qual a função do colaborador que você quer saber o salário? 3. RESPOSTA: Clique em B3 para indicar o Valor_procurado, Gerente neste caso. 3 5 6 PERGUNTA: Onde estão relacionados as funções e os salários?. RESPOSTA: Selecione o intervalo A1:B17 para indicar onde está a Matriz_tabela. PERGUNTA: Em qual coluna desta tabela (1,...) está a informação que você procura? 5. RESPOSTA: Digite em Núm_índice_coluna indicando a segunda coluna da tabela. PERGUNTA: A primeira coluna da tabela de pesquisa está em ordem crescente? 6. RESPOSTA: Digite VERDADEIRO em Procurar_intervalo para indicar ordem crescente. Você também pode deixar a caixa vazia, que também indica ordem crescente. Digite FALSO para o caso da primeira coluna estar em desordem. 7. Clique em OK para finalizar e arraste a função para as células das linhas abaixo. ATENÇÃO Você deve travar as células de Matriz_tabela (A$1:B$17) para arrastar a função para as linhas abaixo. Ou, em vez de travar, você pode NOMEAR as células (veja a seção sobre trabalho com células nomeadas nesta apostila). PESSOAS E TECNOLOGIA 13

Função SomaSE SomaSE soma os valores de células SE elas satisfizerem uma condição estabelecida. Na célula G5 no exemplo ao lado, queremos inicialmente somar as quantidades SE a venda tiver sido feita na região Norte. 3 1. Digite a planilha e formate-a como necessário.. Clique na célula G5 onde teremos a soma das vendas da região Norte. 3. Clique no botão Inserir, Função.... Escolha a Categoria: Matemática e trigonométrica e selecione a função SOMASE. 5. No campo Intervalo, selecione as células onde estão as REGIÕES que serão levadas em conta, B5:B13. COMENTÁRIO Travamos as linhas 5 em B$5 e 13 em B$13 porque a função SOMASE será arrastada para baixo, onde estão as regiões Nordeste e Sudeste. 6. No campo Critérios, clique na célula F5, onde está digitada a região Norte. 5 7 6 PESSOAS E TECNOLOGIA 1

7. No campo Intervalo_soma, selecione as células onde estão as quantidades vendidas, D:D13. 8. Pronto! Clique em OK. Agora é só arrastar SOMASE para as demais regiões (Nordeste e Sudeste nas células G6 e G7) e completar sua planilha. Função Arred A função Arred arredonda as casas decimais de um número existente em outra célula. Diferentemente dos botões de arredondamento que aparecem na barra de formatação do Excel, que mudam apenas a exibição do número, a função Arred TRANSFORMA o número (,5678 quando arredondado para casas decimais vira,57 definitivamente). Vamos arredondar os números da planilha ao lado? 1. Selecione a célula C e clique no botão Inserir, Função.... Escolha a Categoria: Matemática e trigonometria e o Nome da função: ARRED. 3. No campo Núm informe a célula que estamos arredondando (B neste exemplo).. No campo Núm_digitos informe a quantidade de casas decimais para arredondamento ( neste exemplo). DICA Para transformar um número quebrado em número inteiro, defina Núm_digitos igual a 0. 5. Clique em OK. Faça os demais cálculos. 3 PESSOAS E TECNOLOGIA 15

Funções Cont.Num e Cont.Valores Muitas vezes é preciso saber quantos números aparecem em uma região de células. Ou quantas palavras aparecem em uma região. As funções Cont.Num e Cont.Valores resolvem o problema. 1. Na planilha ao lado (que você já digitou há algumas páginas atrás), selecione a célula B11.. Clique no botão Inserir, Função... 3. Em Categoria, escolha Estatística; em Nome da Função, escolha Cont.núm.. No campo Valor1, selecione o intervalo B:B8. 1 5. Clique em OK. Aí está: Cont.Num conta quantos números existem naquela seleção. Vamos ver agora como usar a função Cont.Valores - o processo é muito semelhante. 6. Selecione a célula A11 da planilha acima. 7. Clique no botão Inserir, Função... 8. Em Categoria, escolha Estatística; em Nome da Função, escolha Cont.valores. 9. No campo Valor1, selecione o intervalo A:A8. O Excel informa o número de palavras existentes neste intervalo. COMENTARIO Qual a diferença entre as duas funções? Cont.Num vale só para números. Cont.Valores vale para números e palavras. Se você tiver uma região com números e palavras e quiser contar só os números, Cont.Num conta só os números, mesmo que as palavras estejam selecionadas. PESSOAS E TECNOLOGIA 16

O trabalho com nomes Nomeando intervalos Os nomes facilitam a interpretação das fórmulas. A fórmula Receita-Despesas na figura ao lado é muito mais intuitiva do que A3-B3. Para entender melhor como usar nomes em células, digite a planilha ao lado. Quando chegar o momento de calcular o lucro, usaremos a fórmula Entrada-Despesas. 3 O primeiro passo é nomear as células. 1. Selecione o intervalo B3:B9.. Clique no canto esquerdo da barra de fórmula - é lá que está a Caixa de nome. 3. Digite a palavra Entrada.. Pressione Enter para guardar o nome. ATENÇÃO A maior parte das pessoas não se lembra de apertar a tecla Enter. Apertar esta tecla é que de fato ATRIBUI o nome à célula. 5. Repita o processo para nomear as células C3:C9 de Despesas e D3:D9 de Lucro. 6. Agora vamos fazer os cálculos. Clique na célula D3. 7. Digite =Entrada-Despesas. 8. Agora é só arrastar a fórmula para as células abaixo. COMENTÁRIO Mesmo que aparentemente todas as fórmulas sejam iguais (Entrada-Despesas), o Excel sabe reconhecer a linha onde está o cursor e usar a entrada e a despesa da linha adequada. PESSOAS E TECNOLOGIA 17

Corrigindo nomes Embora atribuir nomes às células seja muito, muito simples, corrigir ou até mesmo eliminar estes nomes é um pouco mais trabalhoso. É para isso que o Excel apresenta o GERENCIADOR DE NOMES. 1 Na figura acima, queremos mudar o que está digitado nas células L e M, de Receita e Despesa para Entrada e Saída. O mais lógico então é também mudar o NOME destas células, que por enquanto são chamadas de Receita e Despesa. 1. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique no botão Gerenciador de Nomes.. No quadro Gerenciador de Nomes que aparece, selecione o nome desejado e clique no botão Editar. 3. O Excel mostra agora o quadro Editar Nome, onde você pode digitar um novo nome na caixa Nome. 3. Clique em OK para finalizar a edição deste nome. 5. Se quiser, edite outros nomes ou clique em Fechar para encerrar o gerenciamento de nomes. Dica 5 DICA Além de mudar nomes, você pode aproveitar o quadro Editar Nome e indicar uma nova faixa de células na caixa Refere-se a:, caso acrescente novas células a uma faixa já nomeada. PESSOAS E TECNOLOGIA 18

Aplicando nomes a fórmulas existentes Você já tem fórmulas prontas e só depois resolveu nomear células. Como usar estes nomes nestas fórmulas prontas? A planilha ao lado mostra os valores de uma coluna de receitas, com a soma deles no final. A fórmula de soma já está pronta: SOMA(F9:F15). No entanto, ela seria muito mais clara se estivesse escrita como SOMA(Receita). Felizmente não é necessário refazê-la, veja. 1 1. Selecione a faixa com todas as receitas (F9 a F15 nesta figura) e atribua o nome Receitas usando a Caixa de Nomes no canto superior esquerdo da planilha.. Selecione a célula onde esta a fórmula onde você quer usar um nome existente (F16 na figura ao lado) 3. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique na seta para baixo à direita do botão Definir Nome.. Você vê duas opções vinculadas a este botão, escolha Aplicar Nomes. Aparece o quadro Aplicar Nomes com todos os nomes que você já atribuiu no arquivo Excel. 3 5. Escolha o nome desejado e clique em OK. Pronto, veja sua fórmula o nome está lá! 5 PESSOAS E TECNOLOGIA 19

O trabalho com planilhas Movendo e copiando planilhas Você tem uma planilha pronta e precisa de outra muito parecida, apenas os dados são diferentes? Veja como duplicá-la facilmente. 1. Pressione a tecla Ctrl e não solte mais.. Leve o mouse até a aba onde está escrito o nome da planilha que você quer duplicar, João na figura ao lado, clique e não solte. Aparece uma seta preta e uma pequena folha com um sinal de +, bem ao lado de João. 3. Sem soltar o mouse (nem o Ctrl), arraste-o até que a seta preta fique depois de João.. Solte o mouse e SÓ DEPOIS (atenção!) solte o Ctrl. Pronto, você vê a planilha João ()! Agora é só renomeá-la. Grupo de planilhas Você precisa criar várias planilhas semelhantes, apenas os dados são diferentes? O segredo é trabalhar com um grupo de planilhas. Assim, o que você faz em uma vale para todas as outras. Para trabalhar em grupo, é só selecionar as planilhas desejadas. 1. Clique em Plan1 (a primeira da sequência), pressione Shift e clique em Plan3 (a última da sequência). Pronto, tudo o que você fizer em uma planilha, valerá para as outras. O Excel até mostra a expressão [Grupo] no alto da tela, indicando o modo de trabalho em grupo.. Para desagrupá-las, basta clicar em qualquer aba de planilha. PESSOAS E TECNOLOGIA 0

Impressão em grupo Se você tem um grupo de planilhas, é possível imprimi-las todas de uma só vez, basta selecioná-las antes de clicar no comando de impressão. O Excel por definição sempre imprime TODAS as planilhas selecionadas. PESSOAS E TECNOLOGIA 1

Relacionando planilhas Um dos melhores recursos do Excel é o relacionamento de planilhas. Se você já tem um número digitado ou o resultado de um cálculo em uma planilha, não precisa digitá-lo em outra. É só fazer um relacionamento! Na figura ao lado, a planilha à esquerda, Valores, mostra os valores unitários de alguns produtos. Na planilha da direita, Jan, precisamos mostrar o valor total das compras feitas em janeiro usando aqueles valores unitários. 1. Coloque o cursor na célula C da planilha Jan, digite =, clique em B e digite *. 1 Precisamos colocar agora na fórmula o valor unitário do produto Caderno.. Vá para a planilha Jan e clique na célula B, onde está o valor do Caderno. 3. Pressione Enter para encerrar a fórmula. Veja a fórmula final, ela não indica o valor,90, o preço do caderno, mas sim a célula B da planilha Valores, onde está este valor. Assim, se alterarmos o valor do Caderno em Valores, automaticamente a planilha Jan mostrará os cálculos atualizados. A planilha Jan está VINCULADA à planilha Valores.. Para facilitar ainda mais, você pode obter os outros resultados apenas arrastando para baixo a fórmula criada em C. PESSOAS E TECNOLOGIA

Consolidação de planilhas Se você tem várias planilhas com a mesma estrutura, é possível consolidar todas as informações em uma só planilha. 1. Crie duas planilhas como estas ao lado. DICA Já que as duas planilhas têm a mesma estrutura, aproveite e utilize o recurso de Grupo de planilhas que aprendemos nas páginas anteriores.. Chame a primeira planilha de Link Julho e a segunda, Link Agosto. 3. Mude também o nome da Plan3 para Consolidado.. Na planilha Consolidado, clique na guia Dados, grupo Ferramentas de Dados e clique no botão Consolidar. 5. No quadro Consolidar, escolha Soma na caixa Função. 5 6 DICA Além de consolidar somando as informações, você também pode escolher Média, Máx, Mínimo, Produto etc. Veja as opções na figura ao lado. 6. Clique na caixa Referência e as células da primeira planilha a ser consolidada (A:C1 da planilha Link Julho neste nosso exemplo). 7. Clique no botão Adicionar. PESSOAS E TECNOLOGIA 3

A primeira referência a consolidar aparece no quadro Consolidar, precisamos adicionar mais uma planilha. 8. Clique na Filial 10 9 11 9. Repare que as células adequadas já estão selecionadas, afinal as planilhas têm a mesma estrutura. É só você clicar novamente no botão Adicionar. 10. A consolidação é feita apenas para números, não para textos. No entanto, precisamos que a planilha consolidada mostre também os textos comuns às duas planilhas. Ative as opções Linha Superior e Coluna esquerda. 11. Para manter o vínculo entre a planilha consolidada e as planilhas de origem, ative a opção Criar vínculos com os dados de origem. 1. Clique em OK. Pronto! Suas planilhas estarão somadas em Consolidado. Observe, aparecem vários sinais + à esquerda de sua planilha, além de duas colunas 1 e imediatamente acima. Estes novos elementos servem para você ver detalhes da planilha consolidada. Clique em cada + para abrir o detalhe APENAS da linha correspondente ou clique em para abrir TODOS os detalhes. Uma única linha detalhada Todas as linhas detalhadas COMENTÁRIO Quer testar o vínculo entre as planilhas de origem e a planilha consolidada? Mude os valores naquelas planilhas e confira o resultado. A soma é refeita! PESSOAS E TECNOLOGIA

Configurando sua planilha Ocultando ou exibindo informações: fórmulas, zeros e linhas de grade Uma planilha Excel tem várias características preconfiguradas, que você pode alterar conforme necessidades específicas, basta ajustar as opções do Excel. 1 1. Escolha o comando Arquivo.. Clique no botão Opções. 3. No quadro Opções do Excel que aparece, selecione a opção Avançado, a que apresenta as alternativas que queremos apresentar agora nesta apostila.. Role para baixo até encontrar a seção para Opções de exibição desta planilha já que queremos alterar opções só para a planilha atual. 3 5 7 6 PESSOAS E TECNOLOGIA 5

5. Assinale a opção Mostrar fórmulas nas células em vez dos resultados calculados. Visualização útil para a procura de erros em fórmulas. 6. Desmarque a opção Mostrar um zero nas células cujo valor é zero. Em algumas situações, pode ser mais vantajoso ocultar 0 (zero) em uma planilha. 7. Desmarque a opção Mostrar linhas de grade. Uma planilha SEM linha de grade fica muito mais limpa, facilitando sua análise e interpretação. PESSOAS E TECNOLOGIA 6

Planilhas em um arquivo Um novo arquivo no Excel começa sempre com três planilhas. Você pode alterar este padrão. 8. No quadro Opções do Excel, selecione a opção Geral. 8 9 9. Na seção Ao criar novas pastas de trabalho, mostre que o Excel deve Incluir este número de planilhas. Listas Personalizadas Você já viu o Excel preencher dias da semana e meses em suas planilhas. Isso é possível porque o Excel é fornecido com estas listas, mas você pode criar suas próprias listas personalizadas. 10. Novamente no quadro Opções do Excel, volte à opção Avançado. 11. Role para baixo até a seção Geral. 10 11 1. Clique no botão Editar Listas Personalizadas. 1 PESSOAS E TECNOLOGIA 7

13. No quadro Listas Personalizadas que aparece, digite os elementos de sua nova lista na caixa Entrada da lista. 13 1 DICA Pressione Enter para separar as entradas da lista. 15 1. Quando terminar a digitação, clique no botão Adicionar. 15. Clique em OK para fechar o quadro Listas Personalizadas. Pronto, agora é só usar as listas. Experimente digitar Recursos Humanos em uma célula e arrastá-la: as demais serão completadas com Financeiro e Marketing. INFORMAÇÃO Esta lista fica disponível para TODOS os arquivos Excel. Local de gravação de arquivos O Excel sempre salva seus arquivos em um local padrão, a não ser que você indique outro no momento da gravação. Se você quiser, é possível determinar um novo local padrão de gravações. 16. Ainda em Opções do Excel, selecione a opção Salvar e indique o novo local na caixa Local padrão do arquivo. 16 PESSOAS E TECNOLOGIA 8

Compare os dois gráficos ao lado, qual representa melhor as informações, principalmente as informações sobre bônus? Gráficos Linhas/colunas em dois eixos No primeiro gráfico, onde todas as informações são apresentadas em um único eixo vertical, é difícil visualizar o bônus muito pequeno quando comparado aos valores anuais. Já no segundo gráfico, os valores anuais são representados em um SEGUNDO eixo vertical, facilitando o entendimento dos números. Este é o chamado gráfico de linhas/colunas em dois eixos. Vamos criar um gráfico assim. 1. Selecione as células que você quer representar no gráfico. Na figura ao lado, selecionamos as colunas Nome, Salário, Bônus e 1 Anual.. Na guia Inserir, grupo Gráficos, clique no botão Colunas. 3 3. Na lista de gráficos de colunas que aparece, escolha o primeiro tipo de gráficos de colunas D. PESSOAS E TECNOLOGIA 9

O gráfico de colunas aparece, precisamos agora transformá-lo em um gráfico de linhas e colunas em dois eixos. 5 A coluna Anual mostra valores muito maiores do que os das outras colunas, vamos colocar Anual em um segundo eixo.. Clique no gráfico em qualquer coluna que representa Bônus. Todas as colunas representando Anual ficam selecionadas. 5. Na guia Layout, grupo Seleção Atual, clique no botão Formatar Seleção. 6. No quadro Formatar Série de Dados que aparece, indique que você quer a seleção atual representada no Eixo Secundário. 6 PESSOAS E TECNOLOGIA 30

Os valores Anuais aparecem no segundo eixo, mas o gráfico fica bastante confuso. O melhor agora é mudar a representação destes valores, de Coluna para Linha. 7 7. Mantendo ainda os valores Anuais selecionados, vá para a guia Design e clique no botão Alterar Tipo de Gráfico. 8. No quadro Alterar Tipo de Gráfico, indique a primeira opção do gráfico do tipo Linha e clique em OK. Agora sim o gráfico ficou melhor, fácil de entender. 8 DICA Uma boa ideia é colocar um título para cada eixo vertical. Na guia Layout, clique no botão Titulo dos Eixos e escolha o título desejado. PESSOAS E TECNOLOGIA 31

Gráfico de pizza de pizza Veja o gráfico ao lado, ele mostra DETALHES da fatia Classe I que precisam ser exibidos de forma geral no primeiro gráfico e de forma específica no segundo gráfico. O Excel faz gráficos de pizza de pizza automaticamente, basta selecionar os dados e inserir o gráfico. Entretanto, nem sempre a solução oferecida é a mais adequada. Veja a seguir o passo a passo para criar gráficos de pizza de pizza e como adaptá-los a suas necessidades. 1. Selecione os dados que serão representados no gráfico. COMENTÁRIO Para fazer um gráfico de pizza, podemos selecionar apenas DUAS COLUNAS: a primeira, com as palavras que aparecerão no gráfico, e a segunda, com os dados.. Na guia Inserir, escolha o gráfico pizza de pizza. 1 O Excel automaticamente cria um gráfico pizza de pizza, movendo sempre o ÚLTIMO TERÇO DE DADOS para o segundo gráfico. E se quisermos mostrar os dados da Classe I (células A:C) no segundo gráfico? A solução é simples, basta rearranjar a planilha deixando estes dados no final. 3. Recorte as células A:C e cole-as no final da planilha. PESSOAS E TECNOLOGIA 3

Veja que já melhorou, mas nem todos os dados da Classe I foram representados no segundo gráfico Óleo usado ainda está no primeiro gráfico.. Selecione o gráfico, vá para a guia Layout e clique no botão Formatar seleção. 5. No quadro Formatar Série de Dados que aparece, indique 3 na caixa A segunda plotagem contém o último 3 valores. 5 Pronto, faltam agora os ajustes finos do gráfico. 6. Na guia Layout, clique no botão Rótulo de Dados e selecione a última opção, Mais Opções de Rótulos de Dados. a 7. No quadro Formatar Rótulo de Dados, assinale: a. Nome da Categoria e Valor para Conteúdo do Rótulo; b. Melhor Ajuste para Posição do Rótulo; c. Nova Linha para Separador. b c PESSOAS E TECNOLOGIA 33

Banco de dados Banco de dados é um conjunto de células com características especiais: a PRIMEIRA LINHA contém o TÍTULO das colunas e as células ao redor ficam vazias. O Excel apresenta vários recursos para células dispostas desta forma. Classificação de células A planilha ao lado é um exemplo típico de banco de dados. 1 Um recurso muito útil é a classificação de células. Vamos colocar os dados ao lado em ordem alfabética de NOMES. 1. Deixe o cursor em QUALQUER LUGAR da coluna Nome.. Vá para a guia Dados. 3. Clique no botão Classificar de A a Z. O banco de dados agora está em ordem crescente de nomes. Como você viu, NÃO há necessidade de selecionar as células. 3 REFLEXÃO Por que o Excel não incluiu a PRIMEIRA LINHA na classificação? Muitas vezes, o Excel consegue ENTENDER seu banco de dados automaticamente, e considera a primeira linha como sendo o cabeçalho dos dados. No entanto, às vezes isso não acontece, e você precisa indicar que a PRIMEIRA LINHA é o CABEÇALHO. Ou, ao contrário, às vezes você precisa classificar TAMBÉM a PRIMEIRA LINHA. Em qualquer um dos casos, você pode ligar/desligar a linha de cabeçalho, basta clicar no botão Classificar e marcar/desmarcar a opção Meus dados contêm cabeçalhos. PESSOAS E TECNOLOGIA 3

DICA 1 Você pode classificar seu banco de dados por QUALQUER COLUNA, basta deixar o cursor em qualquer célula desta coluna e clicar no botão Classificar de A a Z ou Classificar de Z a A. DICA É possível fazer a classificação baseado em mais de uma coluna, basta clicar no mesmo botão Classificar onde você marcou/desmarcou linhas de cabeçalho na página anterior. No quadro que aparece, clique no botão Adicionar Nível e indique outras colunas para classificação. DICA 3 Você também pode classificar conforme a Cor da Célula ou Cor da Fonte, basta definir estes critérios na caixa Classificar em. Dica Dica 3 Filtro Muitas vezes não é necessário ver todas as informações em seu banco de dados. Neste caso, você pode FILTRÁ-LAS. 1. Deixe o cursor em QUALQUER célula do banco de dados.. Ainda na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Filtro. Aparecem as setas de filtro em seu banco dados. Vamos supor que você queira ver APENAS os dados de que mora na Rua Maranhão no banco de dados ao lado. 3 3. Clique no filtro de Endereço.. Nas opções que aparecem, DESMARQUE a opção Selecionar Tudo. 5. Em seguida, assinale a opção Rua Maranhão. 6. Clique em OK para aplicar o filtro. 7. Se quiser ver tudo novamente, clique no botão Limpar no grupo Classificar e Filtrar. 7 6 5 PESSOAS E TECNOLOGIA 35

Você pode filtrar conforme os mais variados tipos de critério, veja: 8 Idade MAIOR OU IGUAL a 30 8. Clique no filtro de Idade. 9. Escolha Filtros de Número. 9 10. Selecione É Maior ou Igual a. 11. No quadro Personalizar AutoFiltro que aparece, digite 30 na caixa Idade. 11 13 10 1. Clique em OK. 17 Idade ENTRE 30 e 0 1 13. Repita os passos 8 e 9 acima. 1. Escolha Está Entre. 15. No quadro Personalizar AutoFiltro, digite as idades limites, 30 e 0. ATENÇÃO Veja que a opção E está assinalada, já que estamos agora aplicando um critério E outro. 1 Idade FORA da faixa 30-0 Não existe esta opção na lista de filtros, mas podemos criá-la. 16. Mais uma vez, repita os passos 8 e 9. 17. Escolha agora Personalizar Filtro. 18. Prepare o quadro Personalizar AutoFiltro conforme a figura ao lado. ATENÇÃO Agora assinalamos a opção OU, já que buscamos filtrar conforme um critério (Idade menor do que 30) OU outro (Idade maior do que 0). 18 PESSOAS E TECNOLOGIA 36

Filtro avançado Em algumas situações, apenas este filtro simples que vimos até agora não resolve nossas necessidades. Veja dois exemplos: Queremos ver APENAS as pessoas com ENDEREÇO Rua Alagoas OU (atenção) que tenham IDADE acima de 0. Serve um critério OU outro. O problema aqui é considerar DUAS colunas ao mesmo tempo, o filtro que conhecemos até aqui é aplicável apenas a UMA COLUNA por vez. Mais ainda, não queremos simplesmente OCULTAR os dados que não atendem a estes critérios, queremos sim levá-los para OUTRO LOCAL em nossa planilha. Duas necessidades muito comuns, que podem muito bem ser resolvidas se usarmos o FILTRO AVANÇADO do Excel. Antes de executarmos o comando, precisamos PREPARAR a planilha criando uma área com os CRITÉRIOS que o Excel deve usar para FILTRAR os dados conforme nossas necessidades. Vamos criar a ÁREA DE CRITÉRIOS. COMENTÁRIO Não temos mais a necessidade do filtro simples, você pode DESLIGAR o botão Filtro, se quiser. 1. Copie e cole o cabeçalho de seu banco de dados em algum local vazio de sua planilha. Sugestão: use a área à direita do banco de dados. 3 1. Digite os critérios que o Excel usará para FILTRAR seus dados (Endereço: Rua Alagoas e Idade>10). ATENÇÃO Observe que os critérios foram digitados em LINHAS DIFERENTES, já queremos filtrar conforme um critério OU outro, NÃO precisamos dos dois critérios AO MESMO TEMPO. PESSOAS E TECNOLOGIA 37

3. Vamos agora usar o FILTRO AVANÇADO. Na guia Dados, clique no botão Avançado. Aparece o quadro Filtro avançado, onde você fornecerá as informações necessárias para o Excel executar o filtro. DICA Antes de clicar no botão Avançado, deixe o cursor em qualquer célula do banco de dados a caixa Intervalo da lista já aparece preenchida.. Queremos levar os dados filtrados para outro local, assinale a opção Copiar para outro local. 8 5 7 6 5. Se seu banco de dados ainda não estiver aparecendo em Intervalo da lista (veja Dica acima), indique o intervalo agora. 6. Mostre as células onde você onde está seu Intervalo de critérios. 7. Em Copiar para, aponte a célula para onde os dados serão copiados basta indicar uma única célula. 8. Clique em OK para executar o filtro. Algumas considerações importantes sobre o Filtro Avançado: Critérios digitados na MESMA LINHA funcionam AO MESMO TEMPO. Se digitados em LINHAS SEPARADAS, vale um ou outro. Nesta figura acima, teremos todas as pessoas que tenham Idade < 3 E moram na Rua Alagoas OU pessoas que tenham Idade >10, independente do Endereço onde moram. Se houver necessidade de indicar mais de um critério para uma MESMA COLUNA, duplique esta coluna. Nesta figura acima, temos DOIS critérios para Idade: acima de 3 E abaixo de 15. Temos também um critério funcionando ao mesmo tempo para Endereço: Rua Alagoas. PESSOAS E TECNOLOGIA 38

Se necessário, o Excel pode criar subtotais por colunas. A figura ao lado mostra o número de pessoas por endereço. Subtotais Para criar estes subtotais, é importante primeiro CLASSIFICAR os dados. Esta nossa figura acima cria subtotais para CADA Endereço, então precisamos classificar os dados por Endereço. 1. Leve o cursor para qualquer célula da coluna Endereço.. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Classificar de A a Z. 3 3. Para criar subtotais, clique no botão Subtotal.. No quadro Subtotais que aparece, indique que os subtotais devem ser criados A cada alteração em: Endereço. 5. Defina também que o Excel deve Usar função: ContNúm para calcular os subtotais. 5 6 6. Por fim, mostre que o Excel deve Adicionar subtotal a: Endereço. 7. Clique em OK para ver os subtotais tal como mostrado na figura no início desta página. 7 PESSOAS E TECNOLOGIA 39

COMENTÁRIO Veja que o Excel exibe à esquerda da planilha uma barra de estrutura, onde você pode controlar a exibição dos subtotais. No alto desta barra, aparecem os botões 1, e 3 são os três tipos de visões disponíveis para subtotais: - Botão 1: visão executiva, mostra apenas o total geral da listagem. - Botão : visão gerencial, mostra somente o total de cada registro (cada endereço neste exemplo). - Botão 3: visão operacional, mostra a listagem com todos os registros e os seus respectivos totais. Clique nos sinais para ocultar um subtotal. Na figura ao lado, os detalhes dos subtotais dos endereços Rua Alagoas e Rua Ferreira de Araújo estão ocultos. Clique nos números no alto na barra de estrutura para exibir/ ocultar de uma só vez os detalhes de todos os subtotais. Na figura ao lado, você vê apenas os subtotais, os detalhes correspondentes não estão visíveis. 8. Se você quiser remover os subtotais, basta exibir novamente o quadro Subtotais e clicar n botão Remover todos. 8 PESSOAS E TECNOLOGIA 0

DICA 1 Se você quiser, é possível exibir mais de um tipo de subtotal ao mesmo tempo. Em nosso exemplo, exiba novamente o quadro Subtotais e indique que A cada alteração em: Endereço, o Excel deve Usar função: Máx e Adicionar subtotal a: Idade. Clique em OK para gerar os subtotais. Dica Em seguida, abra novamente o quadro Subtotais e troque a função Máx pela função Mínimo. IMPORTANTE: Desmarque a caixa Substituir subtotais atuais. Deixe os outros parâmetros como estão e clique em OK. Pronto, os dois subtotais são exibidos, como você pode ver na figura abaixo. DICA Assinale a opção Quebra de página entre grupos para exibir um grupo em cada página. PESSOAS E TECNOLOGIA 1

Funções de banco de dados Além dos recursos de banco de dados que vimos até aqui, o Excel apresenta uma série de funções para o trabalho com banco de dados. Para entendê-las, vamos usar o banco de dados que você já conhece ao lado e 3 responder as perguntas: QUANTAS pessoas moram na Rua Maranhão? Qual a idade MÉDIA delas? Quem tem a MAIOR idade? Quando trabalhamos com banco de dados, quase sempre precisamos definir CRITÉRIOS para indicar os dados desejados. Você se lembra do filtro avançado? Lá criamos uma área de critérios. 1. Crie uma área de critérios para responder as perguntas acima. Nosso único critério aqui é indicar ao Excel que queremos APENAS as pessoas que moram na Rua Maranhão.. Aproveite e prepare as células onde você quer as respostas às três perguntas acima. Vamos responder a primeira pergunta: QUANTAS pessoas moram na Rua Maranhão? 3. Deixe o cursor na célula C13 e clique no ícone fx Inserir função 1. No quadro Inserir função, indique a categoria Banco de dados, onde encontraremos TODAS as funções de banco de dados que o Excel possui. 5. Para CONTAR pessoas, seleciona a função BDCONTARA e clique em OK. 5 COMENTÁRIO BDCONTAR conta APENAS células com NÚMEROS, BDCONTARA conta células preenchidas, independente de seu conteúdo. PESSOAS E TECNOLOGIA

6. No quadro BDCONTARA, indique as células que formam seu banco de dados em Banco_dados. 6 8 7 ATENÇÃO Ao indicar o banco de dados, inclua SEMPRE a PRIMEIRA LINHA o CABEÇALHO. 9 7. Em Campo, indique que campo do banco de dados será CONTADO (Campo 1 em nosso exemplo, onde estão os nomes). 8. Finalmente, aponte as células onde você digitou os Critérios para o Excel selecionar as células adequadas. 9. Clique em OK para fazer a contagem ( neste nosso exemplo). Para responder as outras duas perguntas, o processo é o mesmo, basta apenas indicar a função adequada: BDMÉDIA para calcular a média das pessoas que moram na Rua Maranhão e BDMÁX para calcular a idade máxima de quem mora na Rua Maranhão. PESSOAS E TECNOLOGIA 3

Trabalho em grupo Compartilhando arquivos Muitas vezes você precisa trabalhar com uma planilha em conjunto com outras pessoas. O Excel pode controlar o trabalho de todos, assim ninguém desfaz o trabalho do outro. 1. Vá para a guia Revisão e clique no botão Compartilhar Pasta de Trabalho. 1 Veja que o quadro aberto mostra quem está usando a planilha no momento. Por enquanto você deve estar vendo só seu nome, afinal esta planilha ainda não foi compartilhada. Vamos fazer isso.. Para que mais de uma pessoa possa trabalhar com esta planilha, ative a opção Permitir alterações por mais de um usuário ao mesmo tempo. 3 3. Agora que a planilha pode ser aberta por mais de uma pessoa, precisamos orientar o Excel sobre o controle que ele deve fazer. Clique na guia Avançadas.. Pode ser muito útil registrar todas as alterações feitas. Para isso, assinale Manter histórico de alterações e indique o número de dias desejados. 5 6 5. Em que momento outros usuários devem ver as modificações que você está fazendo? Escolha Quando o arquivo for salvo ou Automaticamente a cada xx minutos. 7 6. O que acontece quando você faz uma modificação e outro usuário faz outra, na mesma célula? É melhor pedir ao Excel para Confirmar quais alterações irão prevalecer. 7. Pronto, é só clicar em OK para finalmente compartilhar o arquivo. PESSOAS E TECNOLOGIA

Realçando alterações Quer você esteja compartilhando arquivos ou não, muitas vezes pode ser interessante identificar as alterações feitas em uma planilha. No compartilhamento este recurso é bem útil. Caso você envie um arquivo para análise, também é muito bom poder conferir o que foi modificado. 1 1. Ainda na guia Revisão, grupo Alterações, clique no botão Controlar Alterações e escolha Realçar Alterações.. Na caixa Quando, você definir que quer ver Todas as alterações feitas. 3. Se o arquivo estiver compartilhado, é possível ver as alterações feitas por cada usuário. Para ver o que Todos fizeram, escolha esta opção em Autor. 3. Também é possível ver alterações só em um conjunto específico de células. Se for este seu caso, indique o intervalo desejado na caixa Onde. 5. Pronto! Clique em OK faça uma alteração para testar o funcionamento deste recurso. Cada alteração feita é indicada por um ponto azul à esquerda na célula. Quando você passa o mouse sobre este ponto, uma caixa amarela exibe as alterações realizadas. PESSOAS E TECNOLOGIA 5

Controlando alterações Uma grande facilidade do trabalho em grupo com planilhas é que você pode aceitar ou não as alterações feitas por outro usuário. 1. Com a planilha na tela, vá para a guia Revisão e no grupo Alterações clique no botão Controlar Alterações e escolha Aceitar/Rejeitar Alterações 1. O Excel informa que o documento será salvo. Clique em OK para aceitar. 3. Em seguida o Excel pede para você selecionar que tipo de alteração deve ser aceita ou rejeitada. Preencha as caixas Quando, Autor e Onde conforme sua necessidade, e de acordo com o que já vimos nas páginas anteriores desta apostila. Clique em OK. 3 Aparece o quadro Aceitar ou rejeitar alterações com a relação de alterações feitas.. Clique no botão Aceitar ou Rejeitar para aceitar ou rejeitar cada uma delas individualmente. 5. Clique no botão 5 Aceitar todas ou Rejeitar todas para aceitar ou rejeitar todas as alterações de uma só vez. PESSOAS E TECNOLOGIA 6

Ferramentas úteis Comentários São pequenos lembretes que podemos inserir nas células. Eles proporcionam uma melhor identificação do conteúdo das células. Vamos inserir um comentário? 1. Com o cursor na célula que receberá o comentário, 1 vá para a guia Revisão e no grupo Comentários clique no botão Comentários.. Aparecerá uma caixa amarela para você digitar seu comentário. Os comentários são indicados por pontos vermelhos nos cantos das células. Para ver o comentário associado a uma célula, passe o mouse sobre ele. Você também pode corrigir um comentário depois que ele estiver pronto. 3. Mantenha o cursor na célula com comentário, vá para a guia 3 Revisão, grupo Comentários, clique no botão Editar comentário e faça as correções necessárias. Dica 1 DICA 1 Se quiser, você pode exibir todos os comentários de uma única vez. Na guia Revisão, grupo Comentários, clique no botão Mostrar Todos os Comentários. DICA Os recursos de inserção, edição e exibição de comentários também disponíveis quando você pressiona o botão DIREITO do mouse. PESSOAS E TECNOLOGIA 7

É possível também imprimir os comentários feitos em sua planilha, basta configurar a página.. Na guia Layout da Página, grupo Configurar Página, clique na pequena seta que aparece na parte inferior direita do grupo. 5. No quadro Configurar Página que aparece, vá para a aba Planilha. 5 6. Na seção Imprimir, campo Comentários, defina como os comentários serão impressos: Como exibido na planilha (ao lado de cada célula comentada) ou No final da planilha (em uma folha separada). A figura ao lado mostra um comentário impresso na última folha de uma planilha impressa. PESSOAS E TECNOLOGIA 8

Vinculo Word/Excel Podemos transportar planilhas completas do Excel para o Word sem problemas e ainda com vínculo: as alterações feitas no Excel aparecem automaticamente no Word. 1. Selecione uma planilha no Excel e a copie.. Vá para o Word, coloque o cursor no local onde deverá ficar a planilha e clique na parte INFERIOR (atenção) o botão Colar. COMENTÁRIO No Office 010, o botão Colar é dividido em duas partes: a superior é o botão Colar normal, a parte inferior apresenta várias opções de colagem. 3 3. Clique no comando Colar Especial.... No quadro Colar especial que aparece, ative a opção Colar vínculo. 5. Clique em OK. Sua planilha é colada no Word. O mais interessante é que ela está vinculada. Faça um teste: mude algo no Excel e confira. Elas são alteradas automaticamente no Word. PESSOAS E TECNOLOGIA 9

Planilha na Internet O Excel permite a publicação de planilhas na Internet, de forma simples e rápida. Como exemplo, vamos publicar a planilha ao lado. 1. Não queremos publicar a planilha inteira. Selecione apenas as células que serão publicadas. 3. Clique no comando Arquivo. 3. Escolha Salvar como.. No quadro Salvar como que aparece, escolha Página da Web na caixa Tipo. A parte inferior do quadro mostra agora opções de publicação. 6 5. Ative o item Seleção: para publicar apenas o intervalo selecionado. 7 5 6. Atribua um nome para a planilha em Nome do arquivo. 7. Clique no botão Publicar... PESSOAS E TECNOLOGIA 50

8. Aparece o quadro Publicar como página da Web para você confirmar todas as opções já feitas. Se tudo estiver certo, clique novamente em Publicar. Dica DICA Assinale AutoRepublicar para atualizar esta página na web sempre que o arquivo for saldo.. 8 9. Agora é só conferir. Feche o Excel, vá até a pasta onde você gravou o arquivo e clique duas vezes sobre ele. Seu navegador Internet será aberto com este arquivo. PESSOAS E TECNOLOGIA 51

Proteção de planilhas Protegendo uma planilha Uma planilha protegida pode ser visualizada, mas não pode ser modificada (a planilha toda ou algumas células). Para proteger uma planilha: 1 1. Na guia Revisão, grupo Alterações, clique no botão Proteger Planilha.. Clique em OK para proteger agora a planilha. Dica DICA Se quiser, você pode atribuir uma senha para a proteção. Desta forma, só poderá DESPROTEGER a planilha quem souber a senha. Tente agora fazer alguma alteração em qualquer célula. Uma mensagem de alerta aparecerá, dizendo que a planilha está protegida e nenhuma célula pode ser modificada. Desprotegendo uma planilha 1 Desproteger uma planilha é tão simples quanto proteger: 1. Na guia Revisão, grupo Alterações, clique no botão Desproteger planilha, que aparece agora no lugar onde estava antes o botão Proteger Planilha. COMENTÁRIO Se você tiver atribuído uma senha para a proteção, será necessário digitá-la para a desproteção. PESSOAS E TECNOLOGIA 5

Desprotegendo células Você viu que em uma planilha protegida, todas as células ficam bloqueadas. No entanto, se você quisesse liberar o acesso a apenas algumas células, seria só desligar o status Bloqueadas destas células. Como fazer isso? COMENTÁRIO Se sua planilha estiver protegida, você precisará primeiro desprotegê-la para fazer o passo a passo abaixo. 1 1. Selecione as células que não devem ficar protegidas.. Vá para a guia Página Inicial e clique na seta que aparece na parte inferior esquerda do grupo Número. 3 3. No quadro Formatar Células que aparece, vá para a aba Proteção.. Desmarque a opção Bloqueadas. Pronto! Agora você pode proteger sua planilha que estão células continuarão acessíveis. PESSOAS E TECNOLOGIA 53

AutoRecuperação O Excel pode salvar automaticamente seus arquivos enquanto você trabalha. É um seguro contra travamento do micro ou falta de energia elétrica. Para habilitar a AutoRecuperação: 1. Clique no comando Arquivo e depois em Opções para exibir as opções do Excel.. No quadro Opções do Excel que aparece, clique no comando Salvar (veja na figura abaixo). 3. Habilite a opção Salvar informação de AutoRecuperação a casa xx minutos.. Clique em OK. 1 3 PESSOAS E TECNOLOGIA 5