MANUAL DO USUÁRIO
Conteúdo Apresentação... 4 Informações Básicas... 5 1. Benefícios... 5 2. O que é o Monitor?... 6 Configurações... 8 1. Requisitos Necessários... 8 2. Resumo de Utilização... 8 Acesso... 9 Menu Empresas... 10 1. Cadastro de Empresas a partir dos Sistemas Nasajon... 11 2. Cadastro de Empresas manualmente... 15 3. Edição de Informações Cadastradas... 16 O Monitor... 18 1. Instalação do Monitor no Escritório Contábil... 18 2. Instalação do Monitor no Cliente do Escritório Contábil... 18 3. Importação de Empresas... 19 2. Configuração de Empresas... 19 4. Iniciando o Monitoramento... 22 5. Importação de Notas de Entrada / Saídas ao Scritta... 24 6. Importação de Notas ao Controller... 25 7. Outras Funções no Monitor... 26 Menu Pastas... 28 1. Publicação de Arquivos... 30 2. Outras opções... 30 Menu NFe Faltantes... 32 Menu Usuários... 33 1. Criação de Novos Usuários... 33 2. Gerenciamento de Usuários... 35 3. Ativação e Exclusão de Usuário... 36 2
4. Pesquisar e exibir Usuários por página.... 37 Menu Informações... 38 Menu Configurações... 39 1. Alterar o e-mail do emitente... 39 2. Alterar o texto padrão de e-mails de notificações... 39 3. Alterar logotipos em e-mails de notificações... 41 Menu Relatórios... 42 3
Apresentação Bem-vindo ao Guia do NF Arquivo, um sistema da Linha Nuvem Nasajon importar, armazenar e administrar automaticamente as NFes da empresa., que permite Este Guia apresenta todas as informações necessárias para que você possa compreender a estrutura e funcionamento do sistema, bem como noções sobre sua instalação e operacionalização. Para se manter em dia com as atualizações, você pode contar também com as novidades informadas no próprio sistema. Aproveitamos para ressaltar o compromisso Nasajon em oferecer constantemente melhorias e atualizações em todos os nossos sistemas. É um prazer tê-lo como cliente. Nasajon Sistemas Obs.: para utilizar o F1 - Help em sistemas operacionais Windows Vista e/ou Windows 2008 será necessário instalar uma atualização da Microsoft que torna o sistema operacional compatível com o formato de nosso módulo de Ajuda. Tal atualização deve ser baixada e atualizada em http://support.microsoft.com/kb/917607 4
Informações Básicas O NF Arquivo é um dos módulos da Linha Nuvem Nasajon e foi desenvolvido para importar, armazenar e administrar automaticamente as NFes emitidas, recebidas, canceladas e as cartas de correção da empresa. Fácil de usar, a partir da posse do certificado digital da empresa, é possível: Importar automaticamente os arquivos XML de notas fiscais de compra, que se encontram disponíveis no site da Receita Federal; Importar os arquivos XML de notas fiscais de venda, desde que estas sejam encaminhadas para um endereço de e-mail determinado pelo escritório contábil. O NF Arquivo organiza os arquivos XML em pastas para cada uma das empresas que estiverem sendo monitoradas. 1. Benefícios Armazenamento por 6 anos em datacenter moderno, seguro, com rotinas de backup e redundância, conforme exigido pela legislação; Os arquivos XML estão acessíveis para consulta e download 24 horas por dia pela internet; Autonomia para escritórios de contabilidade, que podem gerenciar online a importação dos arquivos das notas eletrônicas e importar os documentos automaticamente para o sistema de escrituração fiscal da Nasajon, o Scritta. 5
2. O que é o Monitor? O Monitor é o aplicativo instalado no computador onde os certificados digitais se encontram. É responsável pela importação dos arquivos XML das notas fiscais de compras, a partir do site da Receita Federal, dos arquivos XML das notas fiscais de venda e das transmissões destas notas para o NF Arquivo. Há dois tipos de instalação: No Escritório Contábil Neste tipo de instalação do Monitor, é necessário possuir os certificados digitais (A1 ou A3) das empresas que se deseja realizar o monitoramento. O monitoramento das notas de compras será realizado junto a SEFAZ. As notas emitidas (vendas) dependem do encaminhamento da empresa monitorada a um endereço de e-mail, disponibilizado pelo contador. 6
No Cliente do Escritório Contábil O monitoramento das notas de compras será realizado junto a SEFAZ. Os arquivos das notas emitidas (vendas) são importados a partir do diretório onde estas se encontram. 7
Configurações 1. Requisitos Necessários Acesso à Internet banda larga (1mbps velocidade mínima de download e 128kbps de velocidade mínima de upload); Navegador atualizado (no caso do Internet Explorer, utilizar a versão superior 8); Certificado digital da empresa dentro da validade, tipo A1 ou A3 com senha; Programa Monitor atualizado. 2. Resumo de Utilização Seguem os passos necessários para utilização do NF Arquivo. 1. Cadastrar empresas no NF Arquivo: manualmente ou exportando os cadastros a partir dos Sistemas Nasajon; 3. Instalar o Aplicativo Monitor ; 4. Importar empresas do NF Arquivo para Integrador; 5. Carregar o certificado digital nas empresas e configurar endereço de e-mail para monitoramento das notas de saída (opcional); 6. Iniciar Monitoramento. 8
Acesso O endereço do NF Arquivo da empresa, o login do Usuário administrador e a senha devem ser fornecidos pelo suporte da Nasajon Sistemas, no momento da implantação. Para acessar, é necessário conectar-se à página de acesso exclusivo da sua empresa, que segue o modelo: drive.nasajon.com.br/nome da sua empresa. Preencha os seguintes dados: Login: informe o nome do usuário. Senha: informe a senha de acesso. Clique no botão Entrar. 9
Menu Empresas Ao acessar este menu, o usuário administrador pode visualizar os Cadastros de Empresas - exportadas automaticamente, a partir dos sistemas Nasajon, e cadastradas manualmente. Pesquisar: Campo de busca / pesquisa por empresa; Nova Empresa: criação manual de empresas; Exibir: selecione a quantidade de empresas (registros) a serem apresentados por página; Lista das empresas registradas com os seguintes campos: o Nome o Código (de cadastro nos sistemas Nasajon) o Razão Social o CNPJ / CPF o e-mail o Campo de Edição o Campo de Exclusão 10
1. Cadastro de Empresas a partir dos Sistemas Nasajon Parametrize os Sistemas Para exportar as empresas cadastradas nos sistemas Nasajon, é necessário configurar a comunicação entre os sistemas e o NF Arquivo.! Atenção Geralmente, todos sistemas são instalados em um mesmo servidor/diretório. Portanto, esta configuração só precisa ser realizada em um dos sistemas. Utilizaremos no exemplo o sistema Scritta. Importante: se a configuração for a partir do Controller, Contábil ou Cobranza, o caminho é: Sistema > Configurar > Drive/NF Arquivo. Faça o login no sistema e vá a Sistema > Configuração > Drive/NF Arquivo (1). A seguinte tela será apresentada (2). 1 2 11
Essas informações são preenchidas pelo funcionário do suporte Nasajon, durante a implantação do sistema. A Nasajon envia estas informações à empresa, via e-mail, caso seja necessária alguma reinstalação dos sistemas. Exporte as empresas Dirija-se a Sistema > Configuração > Drive/NF Arquivo e clique em Empresas (3). Na tela seguinte, clique em Avançar (4). Será aberto o Assistente para Adicionar Empresas (5). 3 4 5 12
Selecione a(s) empresa(s) que deve(m) ser adicionada(s) ao NF Arquivo e, depois, clique no botão indicado (5). Clique em avançar (6). 6! Atenção O sistema só exporta empresas cujo cadastro esteja preenchido com CNPJ ou CPF. O campo Nome da Empresa do NF Arquivo será preenchido com o código da empresa que é utilizado no cadastro nos Sistemas Nasajon. É indicado escolher um nome criterioso para a pasta para facilitar o posterior acesso dos clientes às NFes, já que este será o nome do espaço da empresa no NF Arquivo. Se o nome da pasta não for editado, no seu lugar vai constar o código da empresa cadastrado no sistema Nasajon. 13
Para alterar o nome da pasta, preencha o campo Nome da Pasta e clique no botão Alterar. Em seguida, clique em Avançar (7) e, na nova janela, clique em Executar (8). Na tela do final do processo, clique em Sair (9). 7 8 9 14
! Atenção Caso a empresa selecionada já tenha sido carregada no NF Arquivo, a seguinte tela de erro será apresentada. 2. Cadastro de Empresas manualmente Vá ao no menu Empresas e selecione a opção Nova Empresa (10). Preencha os campos e clique em Executar (11). 10 15
11 3. Edição de Informações Cadastradas Para alterar algum campo do cadastro da empresa, clique no botão Editar. Para finalizar a alteração, seleciona Salvar (12). 12 16
! Atenção O vínculo da empresa com os Sistemas Nasajon é feito através do CNPJ. Assim, caso seja alterado este campo, não será possível realizar uma publicação no NF Arquivo, referente a esta empresa, a partir dos Sistemas Nasajon. Para excluir uma empresa, clique no botão Excluir e confirme através do botão OK (13). 13! Atenção Ao excluir uma empresa, todos os documentos cadastrados para esta empresa também serão apagados. 17
O Monitor O Monitor é um aplicativo instalado no computador onde os certificados digitais se encontram. Ele é o responsável pela importação dos arquivos XML das notas fiscais de compras, a partir do site da Receita Federal, dos arquivos XML das notas fiscais de venda e das transmissões ao NF Arquivo. O Monitor trabalha tanto com o certificado digital A1 quanto o A3 e pode funcionar simultaneamente com os dois. Para certificados A1, o Monitor deve estar instalado no computador onde as empresas estão cadastradas e, por não depender da digitação de uma senha, é possível selecionar de uma vez todas as empresas. Para certificados A3, não é necessário instalar o Monitor localmente. Porém, existe a necessidade de digitar uma senha para início de cada monitoramento. 1. Instalação do Monitor no Escritório Contábil Será necessário possuir os certificados digitais referentes às empresas que serão monitoradas. O monitoramento das notas de compras será feito junto a SEFAZ. As notas de emitidas (vendas) dependem do encaminhamento dos documentos pela empresa monitorada ao e-mail do escritório contábil. 2. Instalação do Monitor no Cliente do Escritório Contábil Será necessário possuir os certificados digitais referentes às empresas que serão monitoradas. O monitoramento das notas de compras será feito junto a SEFAZ. Os arquivos das notas emitidas (vendas) serão importados automaticamente a partir do diretório onde se encontram. 18
3. Importação de Empresas Vá a Configurar > Importar Empresas (1). Selecione a Empresa que deve ser Importada, clique em Iniciar Importação (2) e, em seguida, Concluir Importação (3). A tela final (4) indica a conclusão do processo. 1 2 3 4 2. Configuração de Empresas 19
Instalação no Escritório Contábil Vá a Arquivo > Alterar Empresa (5). Preencha os campos exigidos para o monitoramento e marque Monitorar Notas Recebidas (6). Após, indique o tipo de certificado digital, A1 ou A3, através da caixa de diálogo e carregue o documento (6). Clique em Salvar para gravar a configuração (6).! Atenção O caminho para salvar as Notas Fiscais (6) estará preenchido automaticamente. Porém, o usuário pode alterá-lo conforme sua necessidade; A SEFAZ não aceita certificados digitais por procuração para monitoramento de arquivos XML. A SEFAZ também não aceita monitoramento de arquivos de entrada de produtor rural cuja identificação seja pelo CPF; A opção Monitorar e-mail permite o monitoramento de um endereço de e-mail informado aos clientes do escritório contábil para encaminhamento automático de arquivos XML das notas de saída ao NF Arquivo. Para isto, preencha os campos exigidos (6). 5 6 20
Instalação no Cliente do Escritório Contábil Vá a Arquivo > Alterar Empresa (7). Preencha os campos exigidos para o monitoramento e marque Monitorar Notas Recebidas. Após, indique o tipo de certificado digital, A1 ou A3, através da caixa de diálogo e carregue o documento. Marque a caixa Monitorar notas Emitidas e indique o caminho onde os arquivos XML se encontram. Caso seja necessário monitorar registros de inutilização, marque a opção e indique o caminho. Não é necessário marcar Monitorar email ; Clique em Salvar para gravar a configuração. 7 21
4. Iniciando o Monitoramento Clique em Iniciar Integração (8). As notas são baixadas a partir de arquivos localizados automaticamente na SEFAZ e transmitidas ao NF Arquivo. No exemplo, notas recebidas estão sendo monitoradas (9). 8 9 22
! Atenção A SEFAZ só disponibiliza para download arquivos de até 15 dias atrás, contados a partir da data de monitoramento. Assim, é indicado que o monitoramento seja feito em janelas inferiores a este prazo, para que nenhuma nota deixe de ser importada. É aconselhado que o monitoramento ocorra uma vez por semana; Para cada tipo de monitoramento, as notas são armazenadas em locais específicos (guias), na parte inferior da tela. No exemplo, como o monitoramento foi de notas recebidas, os documentos foram armazenados na guia Recebidas (9). Se durante o monitoramento existissem notas recebidas canceladas, estas seriam relacionadas na guia Recebidas Canceladas e assim por diante. Para verificar os arquivos baixados no NF Arquivo, vá a Pastas, selecione a empresa e abra a pasta Recebidas (10). Na tela seguinte (11), é possível verificar os arquivos baixados. Para verificar os arquivos de saída, vá a Pastas, selecione a empresa e abra a pasta Emitidas. 10 11 23
Regras de armazenamento Os arquivos XML, tanto de entrada como de saída, importados ao NF Arquivo, ficam armazenados e disponíveis para consulta e download dos usuários com acesso autorizado por seis anos. Desta forma, a empresa atende à determinação legal de manter as Notas Fiscais (arquivo XML) por cinco anos. Após este período, o administrador da conta terá a possibilidade de mantê-las ou excluí-las. 5. Importação de Notas de Entrada / Saídas ao Scritta Os arquivos que já foram transferidos ao NF Arquivo, podem ser importados a partir de qualquer estação de trabalho com acesso à Internet e ao Scritta. Para realizar esta operação, vá a Documentos > Notas Fiscais de Mercadoria e Serviços e aperte o botão Importar e, depois, o Importar NF Arquivo. A tela de importação será apresentada (12). Selecione a(s) nota(s) para importação, clique em Confirmar e aguarde pelo download do arquivo (13). Após o carregamento da nota no Scritta, confirme a importação. 12 13 24
! Atenção Para toda importação de nota realizada no Scritta, é gerada notificação automática ao NF Arquivo com esta informação. Se por alguma razão o usuário do sistema necessite realizar novamente a importação de alguma nota, será preciso alterar o status desta nota no NF Arquivo. 6. Importação de Notas ao Controller Os arquivos que já foram transferidos ao NF Arquivo, podem ser importados a partir de qualquer estação de trabalho com acesso à Internet e ao Controller. No Controller, vá a Faturamento > Notas Fiscais > Notas Fiscais Eletrônicas Recebidas > Importar > Importar NF arquivo. Selecione a(s) nota(s) para importação, clique em Confirmar a Importação e aguarde pelo download do arquivo (14). 14 25
7. Outras Funções no Monitor Arquivo > Criar Empresa - Cria e cadastra manualmente empresa no Integrador, de acordo com o procedimento de Integração. Arquivo > Alterar Empresa Altera a configuração de uma Empresa. Arquivo > Excluir Empresa - Exclui Empresa. Arquivo > Sair - Sai do Monitor. Configurar > Proxy e Definições Altera e configura definições de Proxy e automatiza Processos no Monitor: o Selecione uma das seguintes opções: A) Iniciar a integração ao abrir o Monitor; B) Iniciar o programa Monitor junto com o windows; C) Iniciar o programa Monitor em segundo plano; o Defina o tempo entre as integrações. Ao selecionar esta opção, informe quantas horas após o fim do monitoramento o processo deve ser reiniciado. Lembrando que a utilização do certificado A3 requer digitação de senha no inicio do monitoramento. Outras opções - A) Habilitar / Detalhar log do windows (event viewer); B) Salvar documentos.xml de resposta do WEB Service SEFAZ Configurar > NF Arquivo - Define e cadastra e-mails do Administrador do NF Arquivo. Ajuda > Visualizar Logs - Visualiza Logs do monitoramento de arquivos. Ajuda > Atualizar Integrador - Atualiza Integrador. Ajuda > Sobre - Verifica a versão do Sistema.! Atenção Caso a opção Atualizar Automaticamente esteja marcada, no campo onde as notas são listadas, não é necessário acessar a função Atualizar Integrador. 26
Na tela de notas baixadas, clique com o botão direito do mouse para abrir o Menu: Visualizar ou Gerar o DANFE de uma Nota Baixada Visualizar o Arquivo XML da Nota Baixada Excluindo o Arquivo XML da Nota Baixada Na tela com a lista da empresa, coloque o mouse em cima de uma delas e clique com o botão direito para abrir o Menu: Listar as 50 Últimas Notas Fiscais Recebidas Visualizando Arquivos XML Baixados de uma Empresa Atualizando Grid das Notas Recebidas Marcar ou Desmarcar todas empresas! Atenção A exclusão de uma nota se refere apenas ao arquivo baixado localmente requer a confirmação da ação (Figura A). Figura A 27
Menu Pastas Opções da tela: Listar apenas uma empresa no Grid (Figura A) Mostrar Listagem detalhada das Empresas (Figura B) Consultar arquivos XML Baixados (Figura C): o Clique sobre a empresa (1), para acessar a respectiva pasta NFe (2); o Dentro da pasta NFe, estarão as pastas Inutilizadas, Emitidas, Pendências e Recebidas (3); o Selecione a pasta que contém os arquivos a serem consultados (3); o As pastas Emitidas e Recebidas contêm subpastas - Canceladas e Cartas de Correção (4). Figura A Figura B Figura C 28
1 2 3 4 29
1. Publicação de Arquivos É possível que o Escritório Contábil também publique arquivos XML, para depois importá-los para o Scritta ou o Contábil. Para isso, clique em Pastas, abra a pasta da empresa, abra a pasta NFe e, depois, Emitidas. Clique no botão Armazenar Nota(s), escolha o arquivo e clique em Publicar (5). Caso o escritório contábil tenha necessidade de delegar a tarefa de publicar arquivos XML, é possível criar um usuário específico. Veja o passo a passo no Menu Usuários. 5 2. Outras opções Ordenação decrescente de notas por número, série, emissão, valor e emitente (Figura D); Visualizar DANFE (Figura E); Visualizar Propriedades da NFe (Figura F); Status da NFe: o Indica se a nota já foi importada por algum sistema Nasajon. Caso sim, haverá uma sinalização (Figura G) o Se a opção de status estiver desmarcada, será possível que o documento seja apresentado para ser importado novamente no Scritta ou Controller (Figura H) 30
Figura D Figura E Figura F Figura D Figura G Figura H 31
Menu NFe Faltantes Para os usuários que fazem também o monitoramento das notas fiscais de saída, essa opção permite a realização de pesquisas (1) de notas que ainda não foram importadas para o NF Arquivo. O sistema faz a verificação das notas que estão faltando, através da sequência numérica dos documentos já armazenados. As notas fiscais constantes nos registros de inutilização, não serão classificadas como faltantes pelo NF Arquivo. 1 32
Menu Usuários É neste Menu que constam as opções: Cadastro de novos usuários Configuração de acesso às pastas e documentos para os funcionários do escritório e clientes Alteração de informações dos usuários Gerenciamento de acesso às empresas cadastradas Exclusão de usuários existentes 1. Criação de Novos Usuários Ao acessar o Menu Usuários, para criar um novo acesso, o sistema já irá apresentar um usuário cadastrado (1), que é o administrador criado no momento da confecção do ambiente da empresa no NF Arquivo. Clique no botão + Novo usuário (2) e preencha as informações requeridas: Tipo de Usuário - informe se o novo usuário a é Funcionário do Contabilista, Cliente ou Funcionário do Cliente. Nome Completo Usuário esta informação servirá como login na tela inicial de acesso ao NF Arquivo. Email deve ser preenchido com uma informação válida, pois será por intermédio deste endereço que o NF Arquivo vai encaminhar uma mensagem com os dados de acesso ao programa no fim do cadastro, bem como as futuras notificações a cada publicação feita. Encontrar Empresas busca por empresas às quais este usuário terá acesso. Marque-as e depois clique no botão Atribuir. As empresas selecionadas passarão para o canto direito da tela (2). Executar (3) - confirma a criação do usuário e encaminha um e-mail ao novo usuário com os dados de acesso (4). 33
1 2 3 34
4 2. Gerenciamento de Usuários O gerenciamento só pode ser realizado pelo usuário administrador. As opções de gerenciamento são: Editar - permite a alteração de nome, sobrenome, e-mail e empresas atribuídas ao usuário. Senha Altera a senha de acesso do respectivo usuário selecionado. Ao fim do processo, o usuário receberá uma mensagem contendo a nova senha. (5) 35
5 3. Ativação e Exclusão de Usuário O escritório contábil pode momentaneamente bloquear o acesso de algum usuário ao site do NF Arquivo. Clique na imagem da coluna ativo do usuário em questão. Observe que a partir daí, a cor da imagem se tornará cinza (6). Para excluir um usuário, clique na imagem da coluna excluir deste usuário. Uma confirmação de exclusão será requerida (6). 6 36
4. Pesquisar e exibir Usuários por página. Para encontrar determinado usuário, utilize o campo pesquisar (7). É possível configurar a quantidade de usuários exibidos na tela, no campo Exibir. 7 37
Menu Informações Possibilita ao usuário saber quantos arquivos XML se encontram no sistema, quantos são de notas recebidas e emitidas e quantos arquivos podem ser baixados (Figura A). Figura A 38
Menu Configurações Neste Menu é possível alterar parâmetros utilizados pelo NF Arquivo na emissão de e-mails. 1. Alterar o e-mail do emitente Ao ser adquirida a licença de uso do sistema, a Nasajon define um endereço de e-mail que será utilizado pelo NF Arquivo para envio de todas as notificações. Este endereço é aquele visualizado pelo cliente ao receber mensagens. Para alterá-lo, vá a Configurações > Emails e digite o novo endereço. Lembre-se de que este endereço deve ser válido. Clique em salvar para finalizar o processo. (1) 1 2. Alterar o texto padrão de e-mails de notificações É possível personalizar as mensagens de notificação enviadas por e-mail. No menu Configurações, vá a Emails, clique na respectiva opção (2) e clique em Salvar : Criação de usuários Recuperação de senha Modificar senha do usuário Confirmar recuperação de senha Publicação de documentos 39
2! Atenção Ao alterar o texto, é necessário manter as informações dinâmicas, ou seja, aquelas que o sistema utiliza para inserir automaticamente informações ao texto. Exemplo: ${args.nome} = nome do novo usuário; ${args.login} = login no Drive Caso seja necessário voltar às configurações originais após alguma alteração, clique em Restaurar Template Padrão (3). 3 40
3. Alterar logotipos em e-mails de notificações É possível personalizar as mensagens de notificações enviadas automaticamente pelo NF Arquivo aos clientes do escritório contábil. Para inserir o logotipo da empresa no lugar do logo padrão, que é da Nasajon Sistemas, vá ao menu Configurações, opção Logo, e carregue o arquivo (4). 4 41
Menu Relatórios Neste Menu é possível elaborar relatórios a partir das informações de NFes importadas para o NF Arquivo (1). Os relatórios serão criados no formato CSV. 1 42