Normalização de Entidades A ferramenta de normalização de entidades é composta por 3 módulos. O primeiro tem por objectivo efectuar uma pesquisa de forma a encontrar entidades que de alguma forma possam ser duplicadas, ou que tenham determinadas características definidas pelo utilizador. O segundo módulo, e a parte central da aplicação, recebe as entidades que foram devolvidas da pesquisa, e com base nestas vai procurar, de forma individual, entidades duplicadas. Sendo possível a troca de informação entre entidades. O objectivo final deste ponto é a substituição das entidades. Finalmente, existe uma última funcionalidade, que tem por objectivo a reposição de entidades que tenham sido eliminadas. O funcionamento de todo o processo de substituição de entidades poderá ser manual, ou seja, sempre dependente das acções do utilizador. Pode também ser automatizado, em que, mediante alguns critérios de pesquisa, o programa vai procurar entidades potencialmente duplicadas, e efectuar a sua substituição, sempre que estas estejam de acordo com os critérios internos de substituição. 1
1. Pesquisa Para determinar quais são as entidades que se pretendem tratar é necessário efectuar uma pesquisa prévia. 1.1. Pesquisa para substituição manual Existem vários critérios de pesquisa que podem ser definidos pelo utilizador, no entanto, quando a base de dados tem um grande número de registos é conveniente estabelecer mais do que um critério, e se possível, efectuar pesquisas parciais (ex: Todas as entidades começadas por A, depois todas as começadas por B, ). Ao efectuar pesquisas mais especificas estamos a optimizar o tempo de pesquisa, bem como os resultados obtidos. Figura 1 Critérios de pesquisa de entidades para substituição manual 2
1.2. Pesquisa para substituição automática Na pesquisa para a substituição automática de entidades existem apenas duas opções que utilizador pode seleccionar: a. Entidades com o número de contribuinte igual b. Entidades com o número de bilhete de identidade igual Para além destas opções (que não são de escolha obrigatória), está sempre seleccionada o nome, pois é o critério essencial para este tipo de substituição, ou seja, no processo automático, é sempre necessário que as entidades (a ser substituídas) tenham o nome igual, sendo que poderão também ter o mesmo número de contribuinte e o mesmo bilhete de identidade. Figura 2 Critérios de pesquisa de entidades para substituição automática 3
2. Substituição Este vai ser o ponto central do trabalho de substituição das entidades. Para se poder dar inicio ao trabalho, é preciso efectuar uma pesquisa das entidades a utilizar (para tal utiliza-se o botão de CRITÉRIOS). Nesta janela temos uma divisão, em que a parte superior apresenta as entidades que poderão ter duplicados, e a parte inferior vai apresentar os duplicados, caso estes existam. Sempre que se selecciona uma das entidades a normalizar, o nome da mesma vai ser utilizado como critério para pesquisar entidades duplicadas (se o utilizador entender que deve manter os critérios previamente estabelecidos, porque pode pesquisar apenas por nº de contribuinte, ou por bilhete de identidade no caso de entidade singular). Ao utilizar o nome por vezes torna-se necessário efectuar pequenas alteração no mesmo para optimizar os resultados. A pesquisa pelo nome pode ser efectuada de duas formas: a. Com o critério de pesquisa exacto: Neste caso só vai encontrar entidades com exactamente o mesmo nome. b. Com critério de pesquisa mais alargado: Esta opção permite que tendo um nome de António dos Santos encontrar com resultados na pesquisa nomes como António Joaquim dos Santos, Antonio dos Santos Silva, etc Cabe ao utilizador definir qual o critério de pesquisa que mais de adapta à sua situação específica. Quando se tem uma ou mais entidades duplicadas para uma entidade a normalizar, podemos aproveitar alguns dados das entidades que vamos substituir e passá-los para a que vai prevalecer. Assim, percorrem-se os diversos tabs de detalhes e utilizando-se os botões (enviar os dados do campo à frente do qual está o botão) (enviar todos os campos da tab em que se está posicionado) para efectuar esta substituição. Todos estes acertos só ficam registados na base de dados após a substituição com sucesso das entidades. Existe também um botão guardar, que permite ao utilizador guardar na base de dados as alterações que for efectuando, mesmo que não pretenda substituir determinada entidades (por exemplo, verificou-se que o nome não estava correctamente escrito, e resolveu efectuar-se a sua correcção). 4
Figura 3 Normalização de entidades Logo que os dados estejam de acordo com o pretendido pode dar-se inicio à substituição da(s) entidade(s). O programa trata de construir o código para a substituição, no entanto só efectua a mesma após mostrar as relações que existem na base de dados, e mediante a aceitação por parte do utilizador desta mesma substituição. 5
Figura 4 Relações das entidades a substituir 6
3. Reposição de entidades eliminadas Como se pretende que o processo de eliminação de duplicados permita a recuperação de possíveis erros / enganos na substituição de entidades, foi criada uma funcionalidade para repor na base de dados as entidades que foram eliminadas. Figura 5 Entidades eliminadas A janela das entidades eliminadas permite visualizar todas as entidades que foram eliminadas e, efectuar a sua reposição base de dados (funcionando apenas para uma entidade de cada vez). Também é possível nesta janela visualizar o utilizador que efectuou a substituição e em que data a mesma foi efectuada. Em caso de necessidade, a reposição de uma entidade substituída deve ser sempre feita o mais rapidamente possível a seguir à sua substituição, de forma a evitar que as aplicações comecem a criar registos para entidades que provavelmente não são as correctas, pois uma reposição vai sempre colocar a entidade no ponto em que a mesma foi eliminada da base de dados. 7
4. Regras utilizadas na substituição de entidades Foram criadas algumas regras por forma a impedir que determinadas entidades, que têm uma grande relevância no bom funcionamento das aplicações fossem substituídas, e em alguns casos impedindo mesmo que sejam alteradas. Assim, temos que a entidade principal apenas pode ser alterada em janela própria na aplicação ADM e não pode ser nunca substituída por outra entidade (no entanto, outras entidades podem ser substituídas pela entidade principal). Entidades que tenham a opção de não alteração activa, nunca podem ser alteradas nesta aplicação. 4.1. Substituição manual Para se dar inicio a uma substituição manual é necessário em primeiro lugar ter um conjunto de entidades candidatas a serem substituídas. Isto é obtido através dos critérios de pesquisa (ponto 1). Posteriormente passa-se para o ponto 2 e obtém-se, para uma dada entidade um conjunto de duplicados (ou apenas uma) a ser substituída. Aqui é que o programa vai ter em conta determinadas situações (para além das que foram enunciadas no inicio do ponto 4): 1. Funcionários: um funcionário nunca é substituído (no entanto outras entidades podem ser substituídas por funcionários). 2. Bancos: um banco nunca é substituído (desde que esteja referenciado como banco, porque a entidade poderá ter o nome de Banco e não estar referenciada na tabela de bancos, e neste caso, se for duplicada, poderá ser substituída). 8
3. Seguradoras: apenas é possível substituir uma seguradora duplicada, por outra seguradora (assim se tivermos a entidade Seguradora A referenciada na tabela de seguradoras e a entidade Seguradora A que apenas está na tabela de entidades gerais, mesmo que os dados sejam iguais nas duas, não vai haver lugar a substituição, porque não são ambas seguradoras poderá ultrapassar-se esta situação colocando a segunda Seguradora A também referenciada como seguradora e aí a substituição já é possível). 4. Conservatórias: funcionamento igual ao das seguradoras. 4.2. Substituição automática O processo de substituição automática funciona de forma idêntica ao de substituição manual, sendo que todos os critérios enunciados para esta também se aplicam neste caso, no entanto existem ainda mais algumas restrições neste processo. Assim vamos ter que uma entidade apenas pode ser substituída de forma automática se: 1. Se tiver nome igual e: a. Ambas as entidades (a que permanece e a que é substituída) não tiverem qualquer morada (não tendo também número de contribuinte) ou b. Ambas as entidades tiverem o mesmo número de contribuinte ou c. Ambas as entidades tiverem o mesmo número de bilhete de identidade. O processo automático nunca vai eliminar todos os duplicados da base de dados, pelo que é sempre indispensável, após este processo, efectuar uma (ou várias) substituição manual. 9