1 Este texto foi adotado para fim exclusivo de apoio didático ao Curso de Gestão Estratégica Pública - Turma 2005 - uma parceria entre a Escola de Extensão da Unicamp e a Escola de Governo e Desenvolvimento do Servidor (EGDS) da Prefeitura Municipal de Campinas. Moderação 1 A atividade de moderação de atividades em grupo tem como marca principal, em sua essência, o objetivo de facilitar a comunicação no grupo, garantir sua integridade e conduzir os trabalhos aos objetivos acordados. Por isso, cabe ao moderador organizar as discussões de um grupo de trabalho para que as diferentes opiniões, conhecimentos, experiências e proposições dos participantes não se manifestem de forma gratuita, se percam ou sejam subtilizados potenciais e o grupo possa, através de regras aceitas por todos, atuar de forma produtiva e eficaz. 2.4.1. O papel a ser desempenhado por um(a) moderador(a). Mobilizar a energia criativa dos participantes. Desacostumar da prática autoritária e conformista de apenas cumprir tarefas. Aperfeiçoar a postura individual no trabalho coletivo. Reforçar a confiança do grupo em si. Colocar perguntas que auxiliem a discussão e a exposição de pontos de vista. Aprender a interagir democraticamente. Oferecer técnicas apropriadas ao desenvolvimento dos trabalhos. Abandonar, ainda que temporariamente, estilos rotineiros/tradicionais de trabalhos. Experimentar novas formas de comunicação e ampliar a capacidade de decisão. Criar um ambiente agradável para viabilizar trabalho sobre temas delicados. 1 Utilizamos conceitos do texto A Moderação, do curso de Formação de Moderadores, de Klaus Schubert, Heloisa Nogueira e Flora de Oliveira. SP: ILDESFES, 1995. Ver também Andreola, Balduíno, Dinâmica de grupo, Petrópolis: Vozes, 1982, e Mailhiot, Gérald B., Dinâmica e Gênese dos Grupos, SP: Livraria Duas Cidades, 1991, Cap. VII: Autoridade e Tarefa nos pequenos grupos.
2 São DIFICULDADES: Participar exige mudar a conduta e práticas de trabalho cotidiano e pessoal de cada integrante do grupo. Participar exige alterações em disposições organizacionais, hierárquicas e de produção. 2.4.2. O Mandato do Moderador. Para poder ser, efetivamente, um agente que facilita e dinamiza o intercâmbio de idéias, provoca discussões criativas e produtivas e protege o grupo de influências externas e interrupções não programadas, o Moderador recebe dois mandatos: I - Do organizador do evento, para a condução do processo visando um ou mais resultados: uma avaliação, um relatório, um projeto, etc. II - Do grupo de trabalho para coordená-lo de forma eficiente, eficaz e imparcial. A autoridade na moderação é definida pelos dois mandatos, mas consolida-se na existência ou cumprimento de dois pressupostos: Sua competência técnica: - dominar procedimentos metodológicos, técnicas e dinâmicas adequadas aos processos grupais e saber manejá-las com flexibilidade e precisão; - reconhecer problemas de comunicação entre participantes e lidar com eles; - detectar e trabalhar a hierarquia que se estabelece em qualquer grupo; - estimular aqueles que não têm voz ativa para que se articulem; - garantir que o grupo, como um todo, se sinta representado no resultado final dos trabalhos. Sua neutralidade: - O moderador pode ser interno ou externo à organização, conhecer ou não o tema, mas deve ser neutro em relação ao conteúdo propositivo dos trabalhos. Esta é uma
3 forma de atuação que permite testar a coerência e lógica de análises e proposições do grupo. - Buscar a neutralidade pode garantir maior isenção e exige precisão dos participantes para que o moderador não se perca. O moderador pode, assim, exigir ainda maior precisão. Obs.: Apesar deste pressuposto para o trabalho de moderação em trabalhos de grupo, especialmente em oficinas de planejamento, tem sido comum observarmos moderadores que atuam diversamente dele. A prática mostra a enorme dificuldade do moderador, agindo assim, cumprir adequadamente seu papel. A participação nos debates e nas disputas de conteúdo exige extrema habilidade para que o papel do moderador possa ser cumprido. Torna-se necessário dominar muito bem as técnicas e possuir enorme sensibilidade para acabar não caindo em enfrentamento com parte do grupo ou ver a autoridade da moderação questionada. Este pressuposto tende a não ser seguido na medida em que o moderador e equipe tenham estado trabalhando juntos a algum tempo e se conheçam bem ou a equipe tenha um treinamento ou costume maior de trabalho em oficinas. Neutralidade não significa desconhecimento do assunto sobre o qual o grupo esteja trabalhando. Também neste ponto há controvérsias: existem muitos moderadores que colocam o conhecimento do tema como pré-requisito para seu trabalho; outros afirmam que não conhecer o assunto que o grupo trabalha é um fator relevante que facilita o exercício de uma moderação isenta e centrada na condução metodológica, embora dificulte a avaliação se uma fala é, ou não, longa, valiosa ou se uma proposta é realista. 2.4.3. Formular Perguntas: o princípio básico da moderação. 2 => Colocar perguntas como fio condutor dos trabalhos em grupo. Ao estimular discussões que interessam aos participantes, a PERGUNTA que inicia cada nova etapa deve produzir um impacto favorável sobre a continuidade da reflexão realizada pelo grupo e, por isso, precisa ser bem preparada. 2 Ver texto Brose / ZOPP e conceitos de As Perguntas, Notas de Sala de Aula, para Formação de Moderadores, de autoria de Klaus Schubert, Heloisa Nogueira e Flora de Oliveira. 1995.
4 Visualização 3 a) Visualizar: facilitar leitura, discussão e registro de idéias e conceitos. A ferramenta da visualização é um instrumento que busca fazer a formulação ou construção de idéias e conhecimentos e os processos de discussão mais eficientes e participativos. É poderosa prevenção contra nossa prática e tradição discursiva em reuniões. Seu princípio básico é: registrar todas as manifestações dos participantes para que estas possam ser coletivizadas, trabalhadas e apropriadas. b) Trabalhar com cartões: um procedimento geral 1. Fornecer a cada participante pincéis e cartões. 2. Orientar sobre as cores a utilizar. 3. Visualizar a pergunta que orienta o trabalho. 4. Recolher cartões e fixar em painel para leitura geral. Os cartões devem ser móveis e só poderão ser colados após o final do evento. 5. Organizar as idéias e contribuições presentes nos cartões em "nuvens" de idéias, conforme estrutura definida no roteiro de trabalho. 6. Nomear cada uma dos NUVENS. 7. Efetuar uma "análise de lacunas" perguntando o que pode estar faltando. Os cartões podem ser reescritos, como o consentimento do autor, e mudados de local, com a permissão do grupo. 8. Solicitar ao grupo a formulação das conclusões da discussão. Os painéis podem ser fotografados ou copiados, gerando o relatório da atividade. c) Potencial do Trabalho visualizado (e por cartões) 1. Registra afirmações, divergências e conclusões imediatamente. 2. Permite modificações e trabalho com idéias e conceitos. 3. Aumenta a transparência e a participação no processo de discussão. 4. Permite a cada participante ver suas contribuições nos painéis e identificar sua parcela no trabalho conjunto. 5. Possibilita armazenar idéias e informações para uso ou discussão posterior. 6. Viabiliza documentação ágil e com significativa qualidade. 3 Apresentamos nesta parte uma das técnicas para trabalho em grupo que são as técnicas de visualização. O trabalho de Markus Brose, já citado, apresenta uma descrição precisa da visualização para o ZOPP que procuramos criticar e adaptar às necessidades da metodologia PES e do trabalho em equipes.
5 7. Qualifica uma discussão e permite que venha a ser aprofundada. 8. Garante a participação sem diferenciações, especialmente hierárquica, e reduz a influência da timidez individual. 9. Possibilita representar de forma mais clara e didática situações complexas. d) Regras para a utilização de cartões REGRA Por Quê Escrever até 4 linhas por cartão, em letras de forma, grandes, em maiúsculas e minúsculas O discurso deve caber em um cartão Escrever apenas uma idéia por cartão Evitar palavras isoladas: formular uma frase completa Facilita a leitura: Pode-se ler a até 8 metros Aumenta a objetividade dos trabalhos Auxilia o trabalho posterior de estruturação Impede mal entendidos: o cartão deve ser auto explicativo SINAIS AUXILIARES (! ) Aspecto importante a ser lembrado. (? ) Ponto a ser esclarecido posteriormente. ( x ) Ponto onde existe divergência profunda ou conclito instalado. (PARE) O grupo não deseja aprofundar discussões.
6 Modelos de apoio para organização / realização de atividades em grupo I - Levantamento de informações para preparação de uma Oficina de Planejamento 4 Instituição: Instituto de Planejamento do Paraíba IPB. Organizador: Quem é o interlocutor qualificado que está demandando a realização da atividade e que poderá fornecer as informações necessárias à sua preparação? Presidente da Instituição. [Quais seus interesses? Propostas? Delegação de poder?] Data dos Contatos: Como se deu a negociação para a realização da atividade? Referencia em trabalhos anteriores. Período compreendido entre 01 de abril e 10 de agosto de 1995. Sobre a Instituição: O que faz? Quais são seus Objetivos? Como está estruturado? Organização Governamental, ligada à Secretaria Estadual do Planejamento do Paraíba. Entre as suas atribuições está a tarefa de implementar a realização de Planos de Ação nos municípios do Estado. Tem cerca de 200 funcionários com perfil de 3º grau (60%). Realiza estudos e pesquisas e levantamento de dados e estatísticas para organismos do governo. Sobre a Atividade: Quais são os resultados esperados, prioritários e secundários, em relação à atividade? Resultados Esperados: Ampliar capacitação técnica dos participantes para o trabalho com metodologias de planejamento participativo. Constituir um espaço qualificado para discussão dos elementos que constituem o trabalho com grupos. Construir proposta metodológica básica para a atuação da equipe de planejamento do IPB. 4 Modelo adaptado de exercícios práticos do Curso para Formação de Moderadores, de autoria de Klaus Schubert, Heloisa Nogueira e Flora de Oliveira. SP: ILDESFES, 1995.
7 Tema a ser tratado: Por quê e quanto o Tema escolhido é relevante? Que aspectos devem ou não ser abordados? Qual é o horizonte de tempo? Tema: Debater procedimentos metodológicos que vêm sendo testados pela equipe em seu trabalho cotidiano. O Tema é muito relevante à Instituição não só por que faz parte de suas atribuições legais como dadas as excelentes oportunidades abertas pelas formas de trabalho que vêm sendo implantadas no Governo do Estado do Paraíba, favoráveis à implantação de processos de planejamento participativo nos municípios do Estado. O Horizonte de tempo pode ser definido como até as eleições municipais de 1996. Grupo: Quem? Por quê? Quantos? O que fazem? Conhecem o assunto? Estão envolvidos, motivados? Qual o nível de formação? Há hierarquia? É homogêneo? Participantes: Grupo de Técnicos da Área de Planejamento com atuação voltada à elaboração e acompanhamento de Planos de Ação Municipais: 12 pessoas. Grupo experiente e com boa formação para o trabalho que visam desenvolver. Compromisso: Como será realizada a atividade? Qual será o contrato? Tempo: 3 dias de trabalho, 9 às 12h00-14h às 17h30, totalizando cerca de 20h. Haverá apenas um moderador. Local será espaçoso com salas para trabalhos em grupos.
8 II - Pauta para convocação de Atividade Nome/Número do Projeto ou Ação: Características da Atividade: Data: Local: Horários: Início: Término: Coordenador ou responsável: Resultados Esperados: Participantes: Documentos e informações a levar ou consultar previamente: Outras observações: Convocado por: Data de convocação: Anexo Roteiro previsto para a atividade.
9 III - Relatório de Atividade Realizada Nome/Número do Projeto ou Ação: Coordenador ou responsável: Data: Local: Horários: Início: Término: Participantes: Resultados Previstos: Resultados Atingidos: Decisões tomadas: Desdobramentos previstos: Responsável pelo Relatório: Data de conclusão/revisão: Anexo memória completa da atividade.
10 IV - Avaliação Final da Atividade / Trabalho em grupo modelo básico Ponto a avaliar Avaliação Nota(*) 1- Havia clareza entre os participantes sobre os objetivos da atividade? Que problemas pode ter havido? 2- O local escolhido foi adequado, bem montado, de acesso fácil e com boa infra? 3- A escolha dos participantes foi adequada quanto ao número, capacitação, preocupações e em relação aos objetivos previstos? 4- Avalie a qualidade da condução. (domínio do assunto, didática, técnicas e relacionamento com o grupo) 5- Sobre a participação. (houve apatia, excessos, resistências ou disputas com o moderador?) 6- Como foi a qualidade do relacionamento entre os participantes e o clima de cooperação? 7- Qual o grau de aproximação em relação aos objetivos previstos? Qual foi grau de satisfação dos participantes? 8- Você considera que houve ganhos pessoais e organizacionais para o futuro, decorrentes desta atividade? V - Avaliação de Desempenho Individual em Atividades Para cada atividade realizada, fase de projeto ou período de trabalho deve ser proposta auto-avaliação, caracterizada por perguntas como: 1- Como foi minha participação? 2- O que aprendi com os demais participantes? 3- Que falhas cometi? 4- Como evitar repetí-las? 5- Quais foram meus pontos fortes? 6- Como poderei melhorar?