MANUAL PARA FORNECEDORES DO PROCESSO DE COMPRAS WEB

MANUAL PARA FORNECEDORES DO PROCESSO DE COMPRAS WEB

T.I. 25/03/2008 01 2/16 DESCRIÇÃO O Sistema de Cotação On-line é uma ferramenta que permite a compra de mercadorias pelo hospital de forma rápida. Trata-se de um sistema onde o fornecedor tem a possibilidade de registrar os preços de seus produtos, através de uma senha disponibilizada pelo hospital. O encerramento ocorre quando o hospital analisa as cotações e emite um comando para o sistema automatizar a geração das ordens de compras para os fornecedores vencedores. Desta forma o hospital e fornecedores reduzem os seus custos e obtém maior agilidade nos processos de cotações. 1. Cotações 1.1. PRÉ-CADASTRO PARA ACESSO AO SITE HNSG Os fornecedores já cadastrados receberão do Hospital um login e uma senha, e mais o manual de instruções para a operacionalização do sistema de cotação. Os novos fornecedores obedecem a rotina de cadastro já implantada no manual de procedimentos de compras, e recebem em seguida seu login e senha. 1.2. ACESSAR O SITE HNSG Acessar a página de cotações através do portal do HNSG http://www.hnsg.org.br

T.I. 25/03/2008 01 3/16 Menu: Sistema de Compras Web. Ou diretamente através do link: http://www.hnsg.org.br/cotacaocompraweb/indexcotacao.jsp Aparecerá a tela de login como demonstra a figura abaixo:

T.I. 25/03/2008 01 4/16 Após estar na página de login de acesso as cotações de compras por fornecedor será necessário informar o CNPJ da empresa e senha adquirida previamente junto ao setor de compras. 1.3. RECUPERANDO SENHA Para recuperar a senha basta clicar em esqueci minha senha e depois informar o CNPJ. A senha será enviado por email.

T.I. 25/03/2008 01 5/16 1.4. PRIMEIRO ACESSO O primeiro acesso será realizado com a senha disponibilizada no pré-cadastro. Entretanto imediatamente ao efetuar o logon de acesso na página de cotação web, o sistema por motivos de segurança irá exigir a alteração dessa senha conforme figura abaixo. O Fornecedor deverá digitar no campo Senha A senha disponibilizada no pré-cadastro, e nos campos Nova Senha e Confirmação Nova Senha a sua nova senha predileta. Caso a senha tenha sido alterada com sucesso o sistema mostrará a mensagem a seguir: *OBS.: A senha é de responsabilidade do fornecedor manter-la em sigilo, assim como a manutenção e memorização da mesma. Caso seja esquecida poderá ser recuperada conforme descrito no item 1.3 deste Manual.

T.I. 25/03/2008 01 6/16 1.5. VISUALIZANDO AS COTAÇÕES Para sua segurança ao acessar a página de cotações deverá sempre estar mostrando o Fornecedor que está utilizando o sistema. Como demonstra a Figura abaixo: Para visualizar todas as cotações pendentes o Fornecedor deverá clicar no menu Cotação ==> Abertas: O sistema trará atualizado todas as cotações disponibilizadas para o Fornecedor.

T.I. 25/03/2008 01 7/16 1.6. VISUALIZANDO OS DETALHES DE UMA COTAÇÃO Para visualizar os detalhes de uma cotação basta clicar em cima da linha que representa a mesma. O sistema exibirá os detalhes da cotação, os itens da cotação e os atributos de cada alteração, sendo que somente é permitido a alteração dos atributos do item.

T.I. 25/03/2008 01 8/16 1.7. ALTERANDO OS DADOS DE UMA COTAÇÃO O Fornecedor deverá alterar os dados da cotação conforme sua proposta. O sistema permitirá informar a Condição de Pagamento; Prazo de Entrega em dias úteis; Desconto Total; Tipo de Frte; Validade da Cotação; Desconto em caso de antecipação de pagamento; Valor Frete; Juros; e Moeda. Após o preenchimento clicar no botão Salvar. *Obs.: Nos campos numéricos em não havendo a informação deverá ser preenchido com ZERO. 1.8. ALTERANDO OS ITENS DE UMA COTAÇÃO O Fornecedor deverá alterar os dados da cotação conforme sua proposta. O sistema permitirá informar a Condição de Pagamento; Prazo de Entrega em dias úteis; Desconto Total; Tipo de Frete; Validade da Cotação; Desconto em caso de antecipação de pagamento; Valor Frete; Juros; e Moeda.

T.I. 25/03/2008 01 9/16 Alterar as informações inerentes ao item. Exemplos: Marca Disponível e Valor Unitário. Após efetuar as alterações basta clicar no botão Salvar. Macete: Caso o Fornecedor queira inserir apenas o valor dos itens poderá ser realizado de forma mais rápida através do próprio grid da cotação dos itens cotação fornecedor. Em cima do campo valor unitário efetuar Duplo Click com mouse conforme imagem acima. A caixa se abrirá para alterações. Digitar o valor unitário e confirmar através de 2 ENTER seguidos no teclado. Aguardar o sistema atualizar a alteração. Após atualizado o sistema irá mostrar uma mensagem de confirmação Item Cotação Fornecedor atualizado com sucesso!, assim como, o valor do item já aparecerá alterado. Abaixo figura demonstrando a simulação:

T.I. 25/03/2008 01 10/16 1.9. CONFIRMANDO UMA COTAÇÃO O Fornecedor após preenchimento de todos os itens da cotação deverá confirma-la através do menu: Abertas ==> Confirmar. O sistema irá questiona-los da confirmação basta clicar em OK ou cancelar. Após confirmação a cotação já estará na base de dados do HNSG para posterior geração dos itens vencedores depois de excedido o prazo de coleta de cotações dos Fornecedores.

T.I. 25/03/2008 01 11/16 1.10. VISUALIZANDO COTAÇÕES CONFIRMADAS O Fornecedor após confirmação poderá controlar as mesmas através do menu: Cotação ==> Confirmadas. O sistema irá demonstrar todas as cotações já confirmadas ao HNSG. 1.11. A L T E R A R COTAÇÕES JÁ CONFIRMADAS O Fornecedor deverá selecionar a cotação que deseja voltar ao status de Aberta. Clicar no menu: Cotação ==> Confirmadas ==> Desfazer Confirmação Após esse passo a cotação voltará para a basta de cotações em Aberto!

T.I. 25/03/2008 01 12/16 1.12. STATUS DAS COTAÇÕES Na visualização das cotações em cada uma poderá ser visualizado até 4 status conforme imagem a seguir. Os quais seguirão a seguinte ordem cronológica: Pendente Leitura: O Fornecedor ainda não visualizou a cotação com esse status; Pendente Confirmação: O Fornecedor já visualizou a cotação. Entretanto a mesma precisa ser confirmada para conclusão do processo; Confirmada: O Fornecedor já realizou a inclusão da sua cotação para os itens disponibilizados e Confirmou os mesmos para o Hospital; Cancelada: Será utilizado caso alguma cotação tenha sido cancelado pelo Hospital.

T.I. 25/03/2008 01 13/16 1.13. IMPRIMINDO COTAÇÕES JÁ CONFIRMADAS O Fornecedor deverá selecionar a cotação que deseja imprimir e clicar no botão Visualizar. O sistema irá abrir o documento em um arquivo PDF. Basta imprimir através do Acrobat Reader.

T.I. 25/03/2008 01 14/16 2. Ordens de Compra 2.1. VISUALIZANDO ORDEM DE COMPRA PENDENTE O HNSG irá disponibilizar ao Fornecedor a ordem de compra visualizada através do Menu: Ordem Compra para os itens vencedores. 2.2. CONFIRMANDO ORDEM DE COMPRA O Fornecedor deverá acessar a Ordem de Compra para conferência. Caso seja aceita deverá confirmá-la através do Menu: Ordem de Compra ==> Pendentes ==> Aceitar. Nesse caso a Ordem estará automaticamente sendo aceita e concluída para o HNSG.

T.I. 25/03/2008 01 15/16 2.3. CANCELANDO ORDEM DE COMPRA O Fornecedor caso exista alguma discrepância na Ordem de Compra poderá cancelar através do Menu: Ordem de Compra ==> Pendentes ==> Cancelar 2.4. VISUALIZANDO ORDEM DE COMPRA CONFIRMADA Todas as Ordens de Compra do Fornecedor poderão ser acompanhadas/administradas através do Menu: Ordem Compra ==> Confirmadas. O sistema irá listar todas as ordens com seus respectivos status.

T.I. 25/03/2008 01 16/16 3. Senha 3.1. ALTERAÇÃO DE SENHA O Fornecedor poderá alterar sua senha a qualquer momento através do Menu: Senha. Os passos serão os mesmos descritos nesse Manual no item 1.4. 4. SAIR DO SISTEMA Para o Fornecedor sair com segurança do sistema basta acessar o Menu: Logoff. Dúvidas entrar em contato com Compras: (41) 3240-6638 ou (41) 3240-6669 Elaborado por: Controle de Emissão Aprovado por: Homologado por: Glaucio E. de Souza Gerente de T.I. Glaucio E. de Souza Gerente de T.I. Eduardo Blanski Diretor Executivo