TOTVS Gestão Hospitalar Manual Ilustrado - Agendamento 11.8x março de 2015 Versão: 2.00
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Sumário 1 Agendamento... 3 1.1. Critérios para elaboração de agendas... 3 1.2. Informações gerais sobre a agenda... 3 2 Parâmetros... 4 3 Cadastrando Agendas... 8 3.1. Configurando Dias e Horários de Funcionamento da Agenda... 8 4 Agendando Atendimentos... 14 5 Agendamento em Grupo... 17 5.1. Incluindo e excluindo médicos no agendamento em grupo... 18 5.2. Copiando, excluindo, movendo com o grupo... 19 5.3. Pesquisando Agendamento... 20 6 Agendando Exames... 21 7 Agendando Cirurgias... 26 7.1. Mapa da Agenda Cirúrgica... 29 7.2. Agendando Cirurgias na tela do Mapa... 30 2
1 Agendamento O processo de agendamento permite o controle e marcação dos seguintes tipos de agenda: Agenda de Médicos. Agenda de salas cirúrgicas para realização de procedimentos. Agenda de coletas de exames. 1.1. Critérios para elaboração de agendas Alguns critérios deverão ser observados na montagem da agenda tais como: Dias da Semana: definição dos dias de atendimento do profissional (de segunda a Domingo) Ex.: Atendimentos somente às segundas, quartas e sextas. Flexibilidade nos horários diários de atendimento: informar dentro do(s) dia(s) da semana definidos, os horários de atendimento do profissional e o intervalo entre um atendimento e outro (Ex.: Atendimento de 20 em 20 minutos). Tipo de Atividade/Consulta: pode-se criar vários Tipos de Atividades/Consulta. o Primeira Consulta: no geral o tempo para a avaliação do paciente é maior neste tipo de atendimento. o Consulta Retorno: onde a avaliação inicial já foi realizada. Geralmente esta consulta é utilizada para mostrar algum resultado de exame. o Consultas para Avaliação Cirúrgica: sinais vitais e riscos cirúrgicos são cuidadosamente avaliados entre outros, variando de cliente a cliente. Número máximo de consultas por Tipo de Atividade/Consulta: pode-se definir/limitar por exemplo, o número máximo de quatro consultas do tipo retorno por dia. 1.2. Informações gerais sobre a agenda Por meio de um controle de Status é possível monitorar as agendas nas seguintes situações: Agendados: pacientes com agenda marcada. Confirmados: caso onde a secretária tem o hábito/função de ligar para o paciente para confirmar a consulta. Sala de Espera: momento em que o paciente já se encontra no Hospital/Clínica e aguarda ser atendido. Portanto, a secretária muda o status dele para Sala de Espera. Dessa forma o médico já sabe que o paciente o aguarda. Atendimento interrompido: registro quando, por algum motivo, o atendimento foi interrompido. Atendido: confirmação do atendimento realizado. Falta sem justificativa: ausência do paciente sem justificativa prévia. Cancelado: quando o paciente cancela o atendimento/consulta com justificativa prévia. Bloqueado: caso a agenda do dia esteja bloqueada, impedindo a marcação de consultas por algum motivo previamente cadastrado. Feriado: caso seja cadastrado feriado no dia em questão, impedindo a marcação de consultas. Encaixe: quando é marcada uma consulta para o paciente num horário extra ou, entre uma consulta e outra, denominando-se assim um horário de encaixe. A agenda possui uma visualização fácil e rápida dos dias disponíveis para agendamento. No calendário de marcação, os dias em verde possuem horários disponíveis para atendimento. As datas em cinza são os dias com os horários cheios e/ou não há agendamento naquele dia. 3
A agenda de cirurgias permite controlar a marcação da cirurgias. Desta forma é possível visualizar as diversas agendas das cirurgias que serão realizadas no Hospital/Clínica. Na agenda de cirurgias através do Mapa da agenda é possível verificar informações horários e ocupação das salas, e gráfico do percentual de ocupação de salas x dia. 2 Parâmetros 1. No Totvs Hospitalar RM acesse Opções/Parâmetros/Parâmetros Gerais. 2. Acesse a guia Registro e Controle II. 1 Número Descrição 1 Parâmetros relacionados a agenda 3. Na guia Registro e Controle III os parâmetros relacionados a agenda são: 4
Alteração automatica de status ao acessar/ fechar o Prontuário Eletrônico. Exibir aviso de Existência de pendência (Financeira, Documentações) Aviso de Débito. Envio Automático de E-mail de Exames (Cadastrado, Periódico, Previsão de Entrega). Exibir Aviso de Cliente em Sala de Espera. Existência de Lista de Espera para Realocação no Agendamento. Tempo para atualização dos dados de Agendamento em minutos. Tempo para verificação do aviso em Sala de Espera em minutos. Exibir Salas na agenda do usuário com perfil de médico. Plano obrigatório no agendamento. Médico faz agendamento de consulta. Data de nascimento do paciente obrigatório. Alteração automatica de status ao gravar Anamnese Especial. Integrar agendas do Prestador e Sala. Lançar honorário associado à atividade da agenda ao registrar o atendimento. Registro de Internação não impede a abertura de outras telas. 5
Atualizar data/hora final do atendimento externo no encerramento da conta. Lança exames da agenda ao gerar informações de atend. Interno. Relatório da agenda de Atendimentos seleção do layout. 4. Na guia Faturamento os parâmetros relacionados a agenda são: Integrar apenas o cirurgião do procedimento principal. Integrar todos os Profisssionais. Não Integrar. 5. Na guia Registro e Controle IV os parâmetros relacionados a agenda são: Não permitir bloquear período da agenda com atendimentos nesse período. Bloqueia alteração do nome do paciente na agenda de atendimentos. Número máximo de dias para agendamento de cirugias a partir da data atual. 6
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3 Cadastrando Agendas 1. No TOTVS Hospitalar RM acesse o menu Cadastros/Uso Geral/Agendamento/Agendas. 2. Será exibida a tela de cadastro de agendas. Clique em Incluir (página em branco). 3. Selecione o Tipo de Agenda (Médico, Sala, Agente de Coleta ou Plantonista). 4. Selecione a Unidade de Atendimento e o Prestador. 5. Marque uma das opções: Nome ou Sigla para exibição da Agenda. 6. Marque a caixa Visível. 7. Clique em OK. 3.1. Configurando Dias e Horários de Funcionamento da Agenda 1. No TOTVS Hospitalar RM acesse o menu Atendimento/Agendamento/Agenda de Atendimentos. 2. Selecione a unidade que deseja realizar a configuração da agenda. 3. Clique sobre agenda que deseja configurar e, em seguida em Opções. 4. Na guia Períodos clique em Incluir (página em branco), será exibida a tela para configuração do período. 8
5. Clique em Incluir (página em branco) e preencha a vigência da configuração da agenda. 6. Na tela de configuração, clique em Incluir (página em branco). 7. Selecione o dia da semana referente à configuração. 8. Preencha o horário de funcionamento da agenda no dia da semana em questão e a duração do atendimento. 9. Caso sejam permitidos encaixes, informe quantos serão permitidos. 10. Informe qual a sala de realização do atendimento (não obrigatória). 11. Clique em Salvar para finalizar o processo. 9
12. Na tela inicial de configuração das agendas, clique na guia Atividades para adicionar atividades, por exemplo Primeira Consulta. 13. Clique em Incluir (página em branco), selecione a atividade e atribua uma quantidade. 14. Caso necessário adicione dias restritos para esta atividade. 15. Clique em Salvar. 16. Na guia Especialidades clique em Incluir (página em branco), para adicionar especialidades vinculadas a agenda. 17. Selecione a especialidade/ subespecialidade e clique em Salvar. 10
18. Na guia Bloqueios clique em Incluir (página em branco), será exibida a tela onde pode-se configurar um período de bloqueio na agenda. 19. Informe o período do bloqueio e o horário. 20. Selecione uma justificativa e informe o motivo. 21. Caso esteja relacionado a um feriado, marque a caixa correspondente. 22. Clique em Salvar. 23. Na guia Períodos Especiais, clique em Incluir (página em branco), para incluir uma data especial na agenda. 24. Informe a data, a duração em minutos e o horário. 25. Selecione uma justificativa e informe o motivo. 26. Clique em Salvar. 11
27. Na guia Impressão é possível imprimir relatórios, para isso selecione o relatório e clique em Imprime. 28. Na guia Reagendar é possível remarcar agendamentos. 29. Clique em Incluir (página em branco). 30. Selecione o periodo e clique em Pesquisa (raio). 31. Selecione o agendamento e realize a alteração. 32. Clique em Salvar. 12
33. Na guia Reservas, é possível bloquear um período reservado. 34. Clique em Incluir (página em branco). 35. Informe a data a ser reservada e o horário. 36. Informe a atividade e selecione os dias. 37. Clique em Salvar. 13
38. Na guia Exames, clique em Incluir (página em branco) para cadastrar exames e serviços que estarão vinculados a agenda. 39. Utilize o filtro para selecionar um exame/ serviço ou clique em Incluir para cadastrar. 40. Clique em OK. 4 Agendando Atendimentos 1. No TOTVS Hospitalar RM acesse o menu Atendimento/Agendamento/Agenda de Atendimentos. 2. Na tela inicial da Agenda de Atendimentos, selecione a Unidade do agendamento. 3. No Painel Localizar escolha a Especialidade, Nome (Profissional), Sala/Exame ou Agente de Coleta, referente ao procedimento que deseja realizar. 4. O Calendário será atualizado. Nele pesquise as datas com horários disponíveis (que estão com marcação em verde) e selecione o dia. 14
5. Dê duplo clique no horário desejado. 6. Será exibida a tela para marcação. Nela pesquise o paciente ou informe o nome do paciente, data de nascimento, Plano e Atividade que será realizada. 7. Na guia Endereço é possível incluir/ alterar o endereço do paciente. 8. Na guia Exames, é possível incluir exames ao atendimento, para isto selecione o exame, clique em Adicionar e em OK. 15
9. Na guia Campos Complementares é possível adicionar a data da última consulta. 10. Clique em OK. 16
5 Agendamento em Grupo 1. No TOTVS Hospitalar RM acesse o menu Atendimento/Agendamento/Agenda de Atendimentos. 2. Selecione a Unidade de Atendimento. 3. Clique sobre agenda que deseja configurar e, em seguida em Opções. 4. Acesse a guia Atividades clique em Incluir. 5. Selecione a atividade e inclua a quantidade máxima para agendamento em grupo (número máximo de pacientes). 6. Clique em Ok. 7. Dê um duplo clique em um horário livre para marcar o agendamento. 8. Marque a opção Agendamento de Grupo e selecione o Médico Responsável. 9. Selecione a Atividade e o Motivo da Consulta. 10. Na guia Grupo, clique em Incluir (sinal de +) para pesquisar os pacientes. 17
11. Selecione os pacientes que estarão no grupo e clique em Salvar. 12. Clique em OK e o agendamento será visualizado no horário selecionado. 5.1. Incluindo e excluindo médicos no agendamento em grupo 1. No menu Atendimento\Agendamento\Agenda de Atendimentos. 2. Localize a agenda e abra o agendamento realizado anteriormente. 3. Clique na guia Profissionais. 4. Clique em Incluir e inclua os médicos que atenderão o grupo. 18
5. Clique em Salvar. 6. Para excluir um médico, clique em Excluir se for necessário. 5.2. Copiando, excluindo, movendo com o grupo 1. No menu Atendimento\Agendamento\Agenda de Atendimentos. 2. Localize o agendamento que será copiado. 3. Selecione-o com um clique único e clique em Copiar Agendamento. 19
4. Selecione outro horário disponível, e clique em Colar Agendamento. Excluir 5. No agendamento de grupo, selecione um agendamento. 6. Clique no botão Excluir. 7. O sistema deixará um log da exclusão, que poderá ser conferido através do botão Log de Agendamento. Mover 8. Selecione apenas um agendamento e clique em Mover Agendamento. 9. Selecione outro dia/horário disponível e clique em Colar Agendamento. 5.3. Pesquisando Agendamento 1. Acesse o menu Atendimento\Agendamento\Agenda de Atendimentos. 2. Na tela da Agenda de Atendimentos, clique em Pesquisar. 3. Em Pesquisar por, faça a busca de um paciente que pertença a um grupo agendado e clique em Pesquisar. 4. O agendamento será listado. 20
5. Selecione o agendamento com um clique único e clique em OK. 6 Agendando Exames 1. No TOTVS Hospitalar RM acesse o menu Atendimento/Agendamento/Agenda de Atendimentos. 2. Na tela inicial de Agenda de Atendimentos, clique em Agendar Exames. 3. Será exibida a tela do Assistente de agendamento de Exames, preencha a descrição (se desejar) e clique em Avançar. 21
4. Selecione o paciente e clique em Incluir Exame. 22
5. Será exibida a tela para seleção dos exames. Selecione o exame e clique em OK. 23
6. Após a inclusão dos exames, clique em Avançar. 7. Na tela de dados do agendamento, selecione o período para agendamento e os dias da semana/ turnos. 8. Clique em Incluir Agenda. 24
9. Será exibida a tela para seleção da agenda, selecione a agenda e clique em OK. 10. Clique em Avançar. 11. Em seguida, serão exibidos os horários disponíveis para execução dos exames. 12. Selecione o horário/data que deseja e clique em Avançar. 13. Para finalizar o processo clique em Executar. 14. Será exibida mensagem de confirmação do agendamento. 25
7 Agendando Cirurgias 1. No TOTVS Hospitalar RM acesse o menu Atendimento/Agendamento/Agenda de Cirurgias. 2. Na tela inicial da Agenda de Cirurgias, clique em Incluir (Página em Branco). 3. Será exibida a tela para agendamento de cirurgia, clique no botão Paciente para pesquisar o paciente. 4. Utilizando a pesquisa, selecione o paciente. 5. Clique no botão Atendimento para pesquisar o atendimento referente à cirurgia. 6. Utilizando a pesquisa, selecione o atendimento. 7. Na guia Identificação selecione a Unidade de Atendimento, o Convênio e o Plano do Paciente. 8. Selecione o Tipo de Cirurgia. 26
9. Nos campos Data Inicial e Data Final informe o período de duração da cirurgia 10. Selecione a Sala e clique em Salvar. 11. Na guia Procedimentos selecione a cirurgia que será realizada. 12. Na guia Solicitação e Reservas é possível realizar solicitações e/ou reservas de itens, por exemplo: bolsa de sangue, plasma, reserva de UTI, etc. 13. Realize as inclusões e clique em OK. 27
14. Na guia Recursos confira os recursos que foram previamente cadastrados ao informar a cirurgia a ser realizada. Acrescente e/ou exclua algum recurso se necessário. 15. Realize as inclusões e clique em OK. 16. Na guia Anestesia é possível incluir informações sobre a anestesia, como tempo de duração, Classificação ASA e Técnica. 28
17. Clique em OK para salvar as informações. 7.1. Mapa da Agenda Cirúrgica 1. No TOTVS Hospitalar RM acesse o menu Atendimento/Agendamento/Agenda de Cirurgias. 2. Na tela inicial da agenda cirúrgica clique em Incluir (página inicial), pesquise o paciente clicando em Pesquisar. 3. Preencha os campos e clique em Salvar. 4. Clique em Mapa da Agenda. 5. É apresentado a tela com o mapa da agenda cirúrgica na Data atual. Se desejar visualizar outras datas, as selecione no calendário que está presente na tela. 29
7.2. Agendando Cirurgias na tela do Mapa 1. Acesse o menu Atendimento\Agendamento\Agenda cirúrgica. 2. Será exibida a Agenda Cirúrgica. 3. Clique em Mapa da agenda, para exibir o mapa de agendamento. 4. Selecione no calendário a data do agendamento. 5. Clique com o botão direito do mouse no Mapa de agendamento e clique em Novo agendamento. 6. É exibida a tela para agendamento de cirurgia. 30
7. Dependendo do lugar do mapa que for clicado, será preenchido no agendamento a Data, o Horário, e Sala. 8. Pesquise o paciente que será agendado, clicando em Paciente. 9. Preencha os campos e clique em Salvar. 10. Clique em OK. 11. Ao retornar para a tela de mapa será exibido o agendamento realizado. 31