Manual para fornecimento ao Grupo Fleury 1. INTRODUÇÃO Esse manual tem a finalidade de informar os processos e as rotinas fundamentais para o bom andamento da relação comercial entre os fornecedores e o Grupo Fleury. É fundamental estabelecer um fluxo prático e transparente que tem o intuito de eliminar os possíveis problemas operacionais que ocorrem por falta de informação e entendimento. 2. OBJETIVOS Os objetivos desse manual são: Orientar os fornecedores sobre as práticas operacionais da área de Compras do Grupo Fleury Garantir a qualidade de fornecimento Garantir a integridade e transparência dos processos 3. AQUISIÇÃO DE PRODUTOS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS Toda aquisição de produtos ou contratação de serviços é feita pela área de compras através de um processo de concorrência onde o fornecedor receberá uma solicitação de cotação / RFP request for proposal por meio eletrônico. Após a avaliação técnica/comercial e finalização das negociações, o fornecedor receberá da área de Compras a informação de que foi o vencedor da concorrência através do pedido de compras e/ou contrato assinado. Para o primeiro fornecimento, o fornecedor precisará se cadastrar no sistema SAP do Grupo Fleury. Após o cadastro de primeiro fornecimento todo fornecedor será recadastrado a cada 2 anos. 4. CADASTRO SAP - Sistema eletrônico de planejamento e controle corporativo (também conhecido como ERP) Para o fornecedor se cadastrar no Grupo Fleury é necessário encaminhar ao comprador responsável pela gestão de sua empresa os seguintes documentos: Formulário de Cadastro SAP Cópia do cartão CNPJ atualizada Alvará de Funcionamento Formulário QCF Questionário de Classificação de Fornecedor preenchido internamente pelo comprador Formulário AQF Avaliação Qualitativa de Fornecedor Obs.1: O fornecedor só será cadastrado no SAP se fornecer efetivamente um produto ou serviço para o Grupo Fleury. Obs.2: O comprador entrará em contato com o fornecedor para solicitar a documentação.
Obs.3: Para participar das concorrências do Grupo Fleury basta se cadastrar em nossa Home Page, NÃO é necessário cadastro SAP. 5. DOCUMENTAÇÃO Caso seu cadastro seja aprovado internamente, o mesmo comprador irá solicitar à sua empresa que encaminhe documentação ambiental e documentos complementares conforme o segmento de sua empresa. Segue abaixo relação de tais documentos: Documentos complementares: Contrato social e última alteração. Documentação Ambiental, se aplicável. Termo de opção do SIMPLES, se aplicável. Grupo Documentação
Grupo Forn.Cessão de Mão de Obra Forn.de Obras / Empreitada Forn.Equipamentos/ Serviços Forn.Transp. mat. Biológico / Radioativo Forn.Serv.MKT, TI, Consultorias, Marcenaria e Diversos Forn.Prod.MKT, TI, Consultorias, Marcenaria e Diversos Forn. Ambientais outros produtos Forn. Medicamentos Forn.Kits e Reagentes Forn.Alimentos e Correlatos Forn.Prod. químicos e controlados Documentação - Certificado de regularidade: FGTS e INSS. - Folha de pagamento, específica do contrato. - Guia do INSS recolhida pela Empresa e específica do contrato. - GFIP recolhida no Cód. 150 e específica do contrato. - Relação dos trabalhadores no arquivo SEFIP e específica do contrato. - Protocolo de envio de arquivos - Conectividade Social e específico do contrato. - Certificado de regularidade: FGTS e INSS. - Cópia simples da certidão de Registro de pessoa física. - Cópia simples do CREA do responspável. - Seguro de Responsabilidade Civil. - ART - Folha de pagamento, específica do contrato. - Guia do INSS recolhida pela Empresa e específica do contrato. - GFIP recolhida no Cód. 150 e específica do contrato. - Relação dos trabalhadores no arquivo SEFIP e específica do contrato. - Protocolo de envio de arquivos - Conectividade Social e específico do contrato. - Relação dos Colaboradores que estarão prestando serviço. - Cópia simples da ficha cadastral dos Colaboradores assinada e carimbada pela Empresa. - Em caso de Empresa Terceirizada (sub-contratada), encaminhar cópia do contrato firmado e todos os documentos supracitados. - Carta do Fabricante - Certidões negativas: municipal, estadual e federal. - Documentação Ambiental aplicável. - Licença de veiculação publicitária, se aplicável. - Certidões negativas: municipal, estadual e federal. - Documentação Ambiental aplicável. - Documentação Ambiental aplicável. - Certidões negativas: Municipal, Estadual e Federal (Desejável) - CNPJ - Responsabilidade técnica da Empresa.Se aplicável) - Certidões negativas: Municipal, Estadual e Federal (Desejável) - (Farmauceutico responsável). - Licença de funcionamento da ANVISA. - Responsabilidade técnica da Empresa. - Licença de funcionamento da ANVISA. - Responsabilidade técnica da Empresa. -Alvará de funcionamento. - Licença de funcionamento da ANVISA/VISA - Licença / certificado do Exercíto. ( Controle feito pelo Depto Compliance ) - Licença / certificado da Polícia Civil. ( Controle feito pelo Depto Compliance )
Serviços Contratados Controle de Pragas Coleta e Transporte de Resíduos Comuns Coleta e Transporte de Material Reciclável/Cartuchos Coleta e Transporte de Resíduo Químico Coleta e Transporte de Entulho Limpeza de caixa d'água Análise de caixa d'água e poço artesiano Coleta e transporte de filmes desprezados Coleta e transporte de óleo de cozinha Coleta e transporte de óleo lubrificante / óleo de gerador Coleta e transporte de bateriais de gerador Recarga e manutenção de extintores Transporte de Amostras Limpeza e manutenção de arcondicionado Documentações Ambientais Ficha de Informações de Segurança de Produtos Químicos Registro do produto (Ministério da saúde ou Agricultura) CADRI (em São Paulo, quando aplicável) Declaração sobre o tratamento das embalagens (tríplice lavagem) Certificados de destinação das embalagens (tríplice lavagem) Cadastro como transportador na Prefeitura ou órgão ambiental, quando aplicável (romaneio) Manifesto de transporte de carga/certificado de destinação após entrega pelo aterro Licença ambiental (instalação e operação) do aterro sanitário (destino final) Licença Ambiental (instalação e operação), quandp aplicável e destinação Declaração de recebimento mensal com quantidade de resíduo Curso MOP dos motoristas Ficha e envelope de emergência Identificação do veículo (símbolo de risco e nº ONU) Extintores de incêndio no veículo Licença ambiental (instalação e operação) do sistema de tratamento e destinação final Manifesto de transporte de carga Certificado/declaração/autorização de coleta Cadastro da empresa na Prefeitura/órgão ambiental, quando aplicável Autorização de uso de caçamba Declaração/certificado de destino final dos resíduos Licença Ambiental do aterro de resíduos inertes Ficha de informações de Segurança de Produtos Químicos Cadastro/autorização da Prefeitura/órgão ambiental, quando aplicável Registro do produto Cadastro/autorização da Prefeitura/órgão ambiental, quando aplicável Laudo segundo Resolução VISA/MS Certificado/declaração de destinação de efluentes e resíduos químicos oriundos do processo (lodo químico) CADRI (em São Paulo, quando aplicável) Registro/autorização na ANP CADRI (somente para São Paulo, quando aplicável) Cadastro/autorização do INMETRO Selo do INMETRO Curso MOPP dos motoristas Ficha e envelope de emergência Identificação do veículo (símbolo de risco e nº ONU) Monitoramento de fumaça de veículos a diesel Comprovante de inspeção veicular obrigatória Certificado de destinação de pneus Ficha de informações de Segurança de Produtos Químicos Registro do produto Análise do ar Laudo segundo resolução ANVISA nº 9/2003 Compra de cilindros de gás CFC Compra de madeira ou mobiliário Transporte de rejeito radioativo Coleta e transporte de lâmpadas fluorescentes Análise de efluentes Máquinas de XEROX e impressoras Lavanderia Medição de Ruídos Requisitos Ambientais - Contratação de Fornecedores Certificado de adequação segundo Resolução CONAMA 267/000 e 340/03 Documento de origem florestal (DOF) Autorização de transporte de madeira nativa do IBAMA Autorização CNEN Cadastro do supervisor de radioproteção no CNEN Certificado de recebimento e destinação de fontes seladas Licença do Ministério do Exércio/Policia Federal/Civil Certificado de calibração de equipamentos Cadastro na Prefeitura ou órgão ambiental quando aplicável CADRI (somente para São Paulo, quando aplicável) Laudo segundo parâmetros estabelecidos na legislação específica Declaração/certificado de coleta e destinação de cartuchos e toners usados Licença ambiental (instalação e operação) Declaração/descrição do sistema de tratamento de efluentes adotado Certificado de calibração dos equipamentos utilizados
6. CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS E TABELAS DE PREÇOS Após a criação do cadastro e entrega de todos os documentos os mesmos serão analisados e estando tudo de acordo o cadastro será efetivado para emissão de pedidos de compra via sistema e também a elaboração do contrato ou acordo comercial/tabela de preços acordada entre as partes. 7. ANEXO DE CIDADANIA O Grupo Fleury solicita a todos os fornecedores de serviços que em seu contrato seja anexado um documento cujo nome é Anexo Cidadania, onde fica formalizado o cumprimento com todas as leis e normas relativas ao meio ambiente, ao cumprimento de todas as imposições legais relativas à segurança e medicina do trabalho, a não utilização de mão de obra infantil e/ou escrava e também onde se compromete a não adotar ou apoiar praticas de discriminação negativa e/ou injuriosa relacionada à raça, cor, sexo, religião, opção sexual ou qualquer outra característica pessoal de seus profissionais. 8. FORNECIMENTO Todo fornecimento ao Grupo Fleury, deve ser realizado somente após aprovação e recebimento do pedido de compra via email, em PDF, por sua empresa. Conforme fluxo abaixo: Requisição de compra APROVADA Pedido de compra APROVADO Recebimento do pedido de compra pelo fornecedor Fornecimento autorizado NUNCA PRESTE UM SERVIÇO SEM O NÚMERO DE PEDIDO DE COMPRA, ESTA AÇÃO PODE PREJUDICAR O PROCESSO DE FATURAMENTO E PAGAMENTO DE SUA NOTA. 9. CONDIÇÃO DE PAGAMENTO A condição de pagamento, mínima, solicitada pelo Grupo Fleury é de 30 dias e o prazo mínimo entre o recebimento da nota fiscal e do pagamento deve ser de 15 dias. Períodos inferiores a esse podem ocasionar atraso no pagamento. O Grupo Fleury não realiza antecipações de pagamentos, exceções apenas com aprovação de nossa Diretoria Executiva de Finanças. 10. ENTREGA DE NOTAS FICAIS E BOLETOS BANCÁRIOS Todas as notas fiscais deverão ter o número do pedido impresso impreterivelmente. Notas fiscais de serviços devem ser entregues ao Recebimento Fiscal no seguinte endereço: Av. Dr. Lino de Moraes Leme, 1090 Vila Paulista São Paulo SP CEP: 04360-000 Notas fiscais eletrônicas devem ser enviadas para o endereço de e-mail: recebimento_fiscal@grupofleury.com.br
Boletos bancários devem ser enviados para o endereço de e-mail: contasapagar@grupofleury.com.br Notas fiscais de produtos devem ser entregues juntamente com a mercadoria em nossos Almoxarifados. Nos casos em que os produtos são entregues nas unidades com nota fiscal de remessa a nota de faturamento deve ser entregue no seguinte endereço: Avenida Jaguaré, 818 Galpão 24 Setor A CEP: 05346-000 São Paulo SP Notas fiscais eletrônicas devem ser enviadas para os endereços de e-mail: nf.produtos@grupofleury.com.br recebimento_fiscal@grupofleury.com.br Boletos bancários devem ser enviados para o endereço de e-mail: contasapagar@grupofleury.com.br Para algumas áreas específicas, a validação é feita anteriormente pelo requisitante, essa informação será enviada juntamente com o pedido de compra ou será validada com o Comprador previamente. Exemplo: Engenharia Clínica de Centro de Diagnóstico, Serviços Compartilhados, Facilities e Manutenção. 11. HORÁRIO DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS NOS ALMOXARIFADOS Almoxarifado Jaguaré Avenida Jaguaré, 818 Galpão 24 Setor A CEP: 05346-000 São Paulo SP Horário de recebimento: Segunda a Sexta-feira das 09h às 16h Ressaltamos que não há recebimento nos últimos 3 dias uteis de cada mês. Almoxarifado Jabaquara Avenida General Valdomiro de Lima, 508 CEP: 04344-903 São Paulo SP Horário de recebimento: Segunda a Sexta-feira das 07h às 14h Ressaltamos que não há recebimento no último dia útil de cada mês. ALMOXARIFADOS REGIONAIS Regional Bahia Para fornecedores regionais 08h às 11h50m Para transportadoras 08h às 17h30m Regional Pernambuco 07h às 16h
Regional Rio Grande Do Sul 13h30m às 17h LOCAL DE RECEBIMENTO SÓ COMPORTA CAMINHÕES DE PEQUENO E MÉDIO PORTE. CAMINHÃO DE GRANDE PORTE DESCARREGA NA RUA. Regional Rio de Janeiro 08h às 15h ALMOXARIFADO LOCALIZADO NO 8º ANDAR. HÁ UM LOCAL PARA DESCARREGAR O MATERIAL, PORÉM SÓ CAMINHÃO DE MÉDIO E PEQUENO PORTE CONSEGUE ACESSO. CAMINHÕES DE GRANDE PORTE FICAM NA RUA E LEVAM O MATERIAL PARA O PORTA CARGA Regional Paraná 08h às 12h das 13h às 17h OS FORNECEDORES TÊM FAZER ENTREGA DOS MATERIAIS ENTRANDO PELO CORREDOR DOS FUNDOS, PASSANDO PELO ESTACIONAMENTO. EXISTE DIFICULDADE COM CAMINHÕES DE GRANDE PORTA, POIS A MARQUISE NA ENTRADA DO LABORATORIO É MUITO BAIXA, ELES TÊM QUE ESTACIONAR NA RUA. Qualquer dúvida em relação à entrega deverá ser informada ao comprador. 12. CONFERÊNCIA FÍSICA DE MERCADORIAS NOS ALMOXARIFADOS Os materiais recebidos são conferidos de acordo com o pedido de compra: Quantidade de material entregue Embalagem utilizada Temperatura descrita nas embalagens A validade descrita nas embalagens Lote do produto Dados cadastrais do fornecedor Todos os pontos acima devem estar conforme descrito no pedido de compra, caso contrario o material não será recebido. 13. NÃO SERÃO PERMITIDOS NAS AREAS DOS ALMOXARIFADOS Uso de bebidas alcoólicas dentro dos Almoxarifados Grupo Fleury; Permanência de crianças ou acompanhantes dos motoristas; Fumar fora de local específico indicado; Motoristas sem camisa, usando chinelo, bermuda ou vestimenta imprópria; Entrada de chapas dentro dos Almoxarifados Grupo Fleury;
Entrada com documentos irregulares ou vencidos do veículo e/ou motorista; Comportamento desrespeitoso em relação aos funcionários, estando sujeito a ser retirado do local; Circular dentro do Almoxarifado sem acompanhamento e/ou autorização de funcionário do Recebimento. 14. OBSERVAÇÕES GERAIS Todos os pedidos são emitidos via SAP Somente um pedido de compra e/ou um contrato assinado pelos representantes legais do Grupo Fleury autorizam o inicio de uma prestação de serviços ou entrega de produtos As notas fiscais deverão ser emitidas SEMPRE com o número de compras Não fornecer nenhum produto ou serviço que seja solicitado por funcionários de outras áreas que não Compras sem o devido pedido SAP, salvo áreas que possuem essa autonomia e emitem pedido SAP. Qualquer alteração no produto ou prestação de serviço deve ser enviada previamente, bem como qualquer alteração de valores, para aprovação Em caso de dúvida sempre contate o comprador responsável por sua empresa