MANUAL DO FORNECEDOR. Setor de Suprimentos

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1 MANUAL DO FORNECEDOR Setor de Suprimentos

2 ÍNDICE 1. A EMPRESA LOCALIZAÇÃO POLÍTICA DA QUALIDADE ISO 9001/ MISSÃO, VISÃO E VALORES MISSÃO VISÃO VALORES OBJETIVOS ORIENTAÇÕES GERAIS AVALIAÇÃO E REAVALIAÇÃO DE FORNECEDOR AVALIAÇÃO REAVALIAÇÃO FATURAMENTO DADOS CADASTRAIS NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS EMISSÃO E PRAZO PARA ENVIO DE NOTA FISCAL PROCESSO DE PAGAMENTO PRAZO FLUXO DE PAGAMENTO DOCUMENTAÇÃO DE PRESTADORES DE SERVIÇO CONDIÇÕES GERAIS RELAÇÃO DE DOCUMENTOS PRAZO DE ENTREGA DE DOCUMENTAÇÃO DISPOSIÇÕES FINAIS

3 1. A empresa O Terca destaca-se entre as grandes empresas de armazenagem alfandegada do Brasil. Suas atividades estão voltadas para armazenagem e vistoria de veículos, máquinas e cargas gerais. 2. Localização O Terca localiza-se no km 281 da Rodovia BR-101 Norte, uma das rodovias mais importantes do país, que liga as regiões sul e norte pelo litoral. Está a 10 km do aeroporto Eurico Sales e a 24 km do complexo portuário da Grande Vitória. Esse complexo é formado pelo porto organizado de Vitória, Cais de Capuaba e pelos terminais privativos de Praia Mole, Portocel e Ubu. 3. Política da Qualidade ISO 9001/2008 O Terca possui a certificação ISO 9001 desde Utiliza um sistema de gestão com abordagem no processo, onde se parte dos requisitos do cliente e busca alcançar sua satisfação. Busca garantir a melhoria contínua do sistema de gestão da qualidade, de acordo com os padrões estabelecidos, agregando expertise nos serviços de logística de armazenagem; e buscar a satisfação dos nossos clientes, a capacitação dos nossos colaboradores e o equilíbrio social e econômico da empresa. Revisão 06-26/06/

4 4. Missão, visão e valores 4.1. Missão Fornecer serviços de Logística de armazenagem com excelência, comprometido com as questões sócio-ambientais, garantindo a satisfação dos clientes, a capacitação dos nossos colaboradores e a geração de valor para acionistas e parceiros 4.2. Visão Consolidar-se como porto seco mais rentável do estado do Espírito Santo até 2015, destacando-se como um elo indispensável da cadeia logística do nosso público de interesse Valores Ética Comprometimento Responsabilidade Foco no cliente Capacitação dos colaboradores Melhoria contínua Agilidade Inovação 4

5 5. Objetivos Estreitar o relacionamento entre o Terca e seus fornecedores, através de informações relevantes sobre nosso processo de aquisição de produtos e contratação de serviços, desde a cotação até o fluxo de pagamento; Orientar e esclarecer os fornecedores sobre os critérios adotados pelo Terca no processo de aquisição e pagamento de produtos e/ou serviços; Garantir a manutenção de nosso sistema da qualidade, através da aquisição de produtos e serviços que atendam às necessidades de nossos clientes de forma eficaz. 6. Orientações Gerais e Conduta Ética Só é permitido o envio de brindes promocionais, bem como da realização de refeições ou outras atividades de entretenimento que são atinentes ao negócio e práticas comerciais da empresa, com objetivo de fomentar relacionamentos comerciais. Não é permitido o envio de presentes ou pagamentos ilegais ao comprador com o objetivo de alcançar benefícios em negociações ou quaisquer outros motivos. Não deverão ser mantidas tratativas entre o fornecedor e o comprador de caráter estranhos às atividades de nossa empresa. A aquisição de materiais/serviços deverá ser feita apenas pelo setor de Compras, salvo em casos de emergência ou fora do horário comercial do setor; Cumprir os valores e prazos acordados no pedido de compra; Não serão aceitas notas fiscais emitidas com data anterior a do pedido de compra; Manter os dados cadastrais atualizados junto ao Terca; Assinar e retornar os acordos ou contrato dentro dos prazos estabelecidos; Fornecer toda a documentação exigida em contrato ou para conferência do RH; 5

6 7. Avaliação e reavaliação de fornecedor 7.1. Avaliação Para a inclusão de um novo fornecedor, o Terca envia o formulário Critérios de Avaliação de Fornecedores (FOR-194), onde o mesmo deverá ser corretamente preenchido e devolvido juntamente com os comprovantes de fornecimento de capacidade técnica ou sistema de gestão da qualidade (ou equivalente). No processo de avaliação inicial, poderá ser solicitado ainda: amostra dos produtos, solicitação de visita nas instalações do fornecedor e reuniões pontuais no Terca para verificação da área ou processo onde o produto ou serviço será utilizado. Após o envio do formulário preenchido, juntamente com as devidas comprovações de capacidade técnica e sistema de Gestão da Qualidade, o setor de Compras analisa a documentação e aprova ou reprova o fornecedor 7.2. Reavaliação A avaliação de fornecedores é realizada semestralmente. Segue abaixo os critérios de classificação de acordo com a pontuação obtida: 6

7 FÓRMULA DE APURAÇÃO: MULTIPLICAR O FATOR PELO PESO DE CADA ITEM. LEGENDA: O = ÓTIMO B = BOM R = REGULAR P = PÉSSIMO ITENS AVALIADOS FATOR O B R P PESO PONTOS OBTIDOS QUALIDADE 1,0 PRAZO DE ENTREGA ,5 ATENDIMENTO 0,2 TOTAL PONTUAÇÃO RESULTADO ,2 APROVADO 10, ,8 APROVADO COM RESTRIÇÃO 6, ,4 REPROVADO For 038 Resultado da Reavaliação de Fornecedores Para garantir a continuidade no Terca e ser aprovado, o fornecedor terá que atingir uma pontuação maior ou igual a 10,2. Caso ele não atinja esse valor e fique acima de 6,7 pontos, sua aprovação será realizada, porém é solicitado um plano de ação com prazo estabelecido para que ele possa implementar as melhorias necessárias nos critérios que estão deficientes. Entretanto, havendo reprovação, ele será notificado formalmente e aplicado uma suspensão em seu fornecimento por um prazo de 3 meses. 8. Faturamento 8.1. Dados cadastrais As notas fiscais deverão ser emitidas observando os dados cadastrais conforme enviado no ato da aquisição. 7

8 8.2. Notas fiscais eletrônicas Para os fornecedores que já utilizam o sistema de nota fiscal eletrônica, os arquivos eletrônicos (DANFE, arquivo XML) deverão ser enviados para o financeiro@terca.com.br; Nosso setor fiscal não aceitará notas fiscais sem o respectivo arquivo XML Emissão e prazo para envio de nota fiscal As notas fiscais deverão ser emitidas e chegar ao Terca até o dia 28 do mês corrente. Notas recebidas após este prazo não serão registradas, sendo devolvidas para o fornecedor para re-emissão no mês subseqüente. 9. Processo de Pagamento 9.1. Prazo Nosso prazo de pagamento mínimo para os fornecedores é de 30 dias. Salvo em casos em que houver alguma negociação específica entre o Terca e o fornecedor Fluxo de Pagamento A sistemática de pagamentos do Terca é estabelecida conforme demonstrado em fluxo abaixo: Recebimento de NF (Fornecedor) Emissão de voucher de pagamento (área responsável) Cotação Contrato Conferência (Fiscal) Conferência (Contábil) Prestador de Serviço? não Autorização (Gerência (Controladoria) sim Liberação RH (Rotinas (Trabalhistas) 8

9 Fluxo de pagamento de fornecedores 10. Documentação de prestadores de serviço Condições gerais Para os fornecedores que prestam serviços regulares dentro do Terca (sindicatos, limpeza e conservação, manutenção) é necessário o envio mensal de documentação que comprove o recolhimento dos impostos trabalhistas, garantindo assim a idoneidade do fornecedor com o seu empregado, evitando assim processos trabalhistas entre outras penalidades Relação de documentos Os documentos exigidos são: Guia da Previdência Social (GPS) Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) Relação de Empregados (RE) Folha de Pagamento Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT) Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF do TRCT) Demonstrativo da GRRF do TRCT Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA) 9

10 OBS: A documentação exigida se aplica apenas aos prestadores de serviço alocados ao tomador Cotia Armazéns Gerais S/A Prazo de entrega de documentação A documentação deverá ser entregue ao RH até o dia 25 de cada mês. Será sempre referente à competência anterior à emissão da nota fiscal. O Rh terá 5 dias após a entrega dos documentos para analisá-los e informar ao fornecedor sobre eventuais pendências como: falta de documentação, divergência da RE com o registro de entrada/saída da portaria de pedestres, entre outras. 11. Disposições Finais Declaramos que recebemos da Cotia Armazéns Gerais S/A (TERCA) este Manual do Fornecedor, o qual se encontra disponível no site da empresa ( sendo este de nosso inteiro conhecimento. Fornecedor: Representante Legal da Empresa: 10

11 Nome: RG:, de de 20 11