MANUAL DE CONTROLES INTERNOS

Transcrição

1 INTRADER DTVM LTDA. MANUAL DE CONTROLES INTERNOS VERSÃO 2013

2 Controle Interno Esse manual define as ações tomadas pela Administração dessa instituição para atingir suas metas e objetivos estratégicos, estabelecendo procedimentos, rotinas e métodos. Responsabilidade da Administração da Distribuidora de Valores: implementação de estrutura de controle, estabelecimento dos objetivos e supervisão do cumprimento do MCI. O Manual de Controles Internos encontra-e acessível a todos os funcionários e prepostos dessa instituição, que tomam conhecimento imediato na data de contratação e podem acessalo a qualquer momento pela rede mundial de computadores. 1. Alçadas A estrutura organizacional foi definida na composição que segue: Foram definidas 5 (cinco) gerências com controles definidos. - Gerência Comercial prospecção de clientes, agentes autônomos (pessoa física e pessoa jurídica); - Gerência de Operações controle e supervisão das operações, incluindo renda fixa e renda variável, assegurando que todas as operações realizadas sejam feitas de forma licita, evitando praticas de lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo; - Gerência de Risco; controle de riscos que possam afetar a saúde da instituição, evitando risco de crédito de clientes pessoa física e jurídica; - Gerência de TI: implementação e manutenção da área tecnológica, controles de backup, ferramentas operacionais e contingência; - Controladoria e Finanças: responsável pelo controle, planejamento e orçamento, mantém o sistema de gestão dentro dos padrões pré-estabelecidos pelo plano de negócios; As gerencias são supervisionadas por um Diretor Superintendente, seu papel é fazer com que as gerencias trabalhem em harmonia, complementes e troquem informações, ajustados a estrutura organizacional.

3 2. Autorizações Determinadas atividade e transações necessitam de aprovação de um supervisor. Os funcionários/prepostos que seguem possuem um diretor responsável que apure e valide a atividade: Agente Autônomo de Investimento, Assistentes operacionais, Assistentes de risco, Assistente de TI e Assistente de controladoria e finanças. 3. Conciliação Cabe ao Diretor Superintendente conciliar as informações recebidas das diferentes gerências e confronta-las, reuniões semanais com as gerências torna essa conciliação perfeitamente sob controle. É de suma importância a conciliação das informações para que não haja perda de dados e de acontecimentos, que tudo seja documentado e a troca de informações entre as gerencias seja transparente e imediata. 4. Revisões de desempenho Acompanhamento das atividades/processos. O Superintendente supervisiona suas gerências que por sua vez tem o dever de supervisionar seus assistentes e prepostos. Relatórios semanais são elaborados pelas gerências (ativas) para que seja montada uma composição das atividade/processos que foram concluídas com sucesso e atividade/processo que não foram concluídos, os mesmos serão reavaliados e se preciso reformulados.

4 Pendente Reavaliação Reformulação Atividade Processo Concluídas Sucesso 5. Segurança Física A Distribuidora tem alguns fatores que a expõem menos aos riscos de liquidez, crédito e operacional: 5.1 Liquidez - Exclusivamente prestadora de serviços; - Vedada a posição em aberto em opções, todas as operações serão finalizadas no final do dia, essa pratica será antecipadamente acordada entre o prestador de serviços e Distribuidora, dando autonomia para o encerramento; - Parceria com corretora por conta e ordem, segurança adicional às operações por se tratar de um duplo controle; 5.2 Crédito - Conforme definido pela gerência de risco, as operações dos clientes sempre serão antecedidas pelo deposito financeiro dos mesmos, caso não ocorra às operações serão encerradas e seu terminal eletrônico bloqueado. 5.3 Operacional - A distribuidora fará os investimentos necessários para que os sistemas operacionais se mantenham seguros e operacionais; 5.4 Contingência - Telefonia: sistema telefonia principal mais contingencia (diferentes operadoras), backup das gravações telefônicas em sistemas de nuvem, com servidores na cidade de Barueri e no Estado da Florida (Estados Unidos da América) - Cadastros Documentos. 1 Físico: armazenados na própria instituição em lugar reservado a salvo de fatores externos, armário com chave.

5 2 Digitalizado: todas as fichas cadastrais documentos serão digitalizados e salvos no sistema de nuvem com servidores na cidade de Barueri e no Estado da Florida (Estados Unidos da América) 6. Segregação de funções A segregação de funções dentro da instituição tem como principal objetivo a prevenção de conflito de interesse e que as gerencias/assistentes e prepostos exerçam funções Incompatíveis a sua alçada As seguir quadro com as funções segregadas que deverá ser seguida e respeitada:

6 7. Sistema Informatizados A INTRADER DTVM trabalha com todos os seus documentos e informações em meio eletrônico, isso facilita o acesso às informações e backup das mesmas. Todas as operações de compra e venda de ativos são feitas pelo portal MINICOM, que utiliza o banco de dados Oracle. O MINICOM vinculado ao Sistema Sinacor (Ordens e Conta Corrente) processa todas as informações de compra e venda de ativos, seu controle de passivo e calculo de imposto de renda. Plataforma USCP Sistema Controle de Passivo de Produtos de Investimento Coletivo, controle de movimentação e posições de Cotista de Clubes e Fundos de Investimentos, nos segmentos de Renda Variável e Renda Fixa. O sistema é totalmente atualizado com a legislação tributária que regulamenta tais operações. O sistema de backup é feito através de Nuvem localizada nas cidades de Barueri Brasil e Florida EUA. O Sistema de Backup de Telefonia também mantém seu sistema de backup de gravações telefônicas no sistema de Nuvem, controlamos as gravações através de um software instalado na maquina dos departamentos de Compliance Tecnologia.

7 8. Política de Prevenção à Lavagem de Dinheiro A estrutura atual da INTRADER DISTRIBUIDORA na condução das atividades de Prevenção à Lavagem de Dinheiro apresenta-se da seguinte forma: Órgãos Reguladores BACEN CVM COAF Diretoria Comissão Prevenção O Diretor da INTRADER DTVM responsável pelo departamento de Lavagem de Dinheiro, conforme eleição, é o Senhor Edson Hydalgo Junior, cabe ao nosso diretor a analise e decisão sobre a comunicação ou não uma operação atípica ou suspeita aos órgãos responsáveis, a supervisão da comissão de prevenção e seus departamentos e o encerramento de contas e operações. A Comissão de Prevenção à Lavagem de Dinheiro se encontram mensalmente com o propósito de informar e documentar a diretoria operações suspeitas. 9.1 Cadastro de Clientes A INTRADER DTVM exige que o cliente declare, de forma consistente, os campos constantes na ficha cadastral que são de preenchimento obrigatório. As informações relacionadas à situação financeira e patrimonial devem ser avaliadas pelo Departamento de Cadastro conjuntamente com o Departamento de Compliance. O cliente deverá indicar os valores de: - Aplicações financeiras / conta corrente, Salário/Pró Labore mensal e outros rendimentos. Somente serão aceitos como comprovantes de endereço a conta de água, luz, telefone fixo ou celular, gás e boletos bancários. Os comprovantes devem ser emitidos nos últimos 3 (três) meses.

8 Estes podem ser em nome do próprio cliente, pai mãe ou cônjuge devidamente declarado na ficha cadastral. Quando o comprovante de residência for em nome de terceiros, que não abrange a classificação acima, pode ser aceito juntamente com a declaração de residência conforme modelo disponibilizado pelo departamento de Cadastro. No cadastro de pessoa física devem constar os dados do documento declarado, para que não haja inconsistências no momento da conferência do número de registro, data de emissão, órgão e estado emissor do documento. Caso o documento de identificação tenha data de validade, o mesmo não pode estar vencido. O cliente deverá assinar a ficha cadastral, conforme assinatura contida no documento de identificação apresentado no cadastro. Caso o cliente não consiga assinar conforme o documento, deverá reconhecer a assinatura em cartório. Para profissionais liberais, autônomos, estudantes, pensionistas e aposentados, a empresa do cliente não precisa ser identificada. O cliente deverá indicar uma conta bancária autorizada para envio de recursos, podendo ser: poupança e/ou conta corrente (podendo ser conjunta). Não são aceitas contas de terceiros ou de pessoa jurídica. Caso o cliente indique na ficha cadastral o endereço comercial para o recebimento de correspondências, será exigida a apresentação do comprovante de endereço comercial e o mesmo deve constar no nome do cliente. Em caso de conta por procuradores, devera ser feito a procuração conforme modelo e instruções fornecido pela empresa. Para representante legal (no caso de clientes menores de 18 anos), não é necessário a procuração, somente a qualificação do responsável legal (pai ou mãe). Não são aceitas procurações por , somente original ou cópia autenticada em cartório. O cliente deverá sempre indicar a forma de transmissão de ordens, devendo ser verbal e escrita. Cabe destacar que antes do efetivo cadastramento do cliente, toda a documentação apresentada é rigorosamente revisada e avaliada pelos colaboradores do departamento de Cadastro, datada e assinada pelo(s) representante(s) legal(s) da empresa em campo específico destinado a esta finalidade. 9.2 Conheça Seu Cliente Para o amplo conhecimento de seu cliente a INTRADER DTVM criou um Formulário Eletrônico Conheça seu Cliente KYC que obrigatoriamente será encaminhado junto com a Ficha Cadastral.

9 Esse formulário é obrigatório e tem como objetivo identificar e conhecer a origem do patrimônio e recursos financeiros do cliente, confirmando as informações já prestadas na Ficha Cadastral. 9.3 Comunicação de Irregularidade A Instituição mantém registro de todas as operações financeiras de seus clientes. Aquelas cujos valores superem o limite de normalidade operacional deverão ser objeto de emissão de Relatório de Comunicação pelo Departamento de Compliance. O fato será examinado pela Comissão e caso seja confirmado indício de lavagem de dinheiro ou outra atitude ilícita, o Departamento de Compliance submeterá o caso ao Diretor responsável pela prevenção para re-análise e tomada de decisão final. Em nenhuma hipótese o cliente poderá ter ciência do andamento de processo de investigação que precede uma confirmação de forte indício de lavagem de dinheiro. Se a ocorrência da atividade ilegal for confirmada, a Instituição comunicará ao COAF no prazo de 24 (vinte e quatro) horas.