Universidade Federal de Pernambuco Centro de Informática Estudo de Viabilidade SorveTech (Sistema de Gerenciamento) Professora: Carla Silva Disciplina: Especificação de Requisitos e Validação de Sistemas 1 P ágina
Recife, 28 de outubro de 2012 Índice Motivação... 3 Introdução: O Problema Identificado... 4 Apresentação das Alternativas... 5 Estudo da Viabilidade Operacional... 6 Estudo da Viabilidade Técnica... 8 Estudo da Viabilidade de Cronograma... 9 Estudo da Viabilidade Econômica... 10 Análise Final das Alternativas... 20 Recomendações e Considerações Finais... 22 Apêndices Apêndice A: Sobre a Zeca s... 23 Apêndice B: Contatos e Coleta de Informações... 24 Apêndice C: Deficiência no sistema de gerenciamento... 25 Apêndice D: Avaliação dos participantes do grupo... 26 2 P ágina
Motivação O advento da computação permitiu que as atividades antes feitas pelos humanos pudessem ser automatizadas, permitindo uma maior organização e eficiência. A partir dessa premissa, temos como motivação construir um sistema de gerenciamento de uma empresa de sorvetes, mais precisamente a Zeca s. No nosso projeto, pretendemos propor um sistema, o SorveTech, para tentar melhorar a administração da empresa, aumentando os lucros e melhorando a produtividade da empresa e de seus funcionários. Nesse sistema, faremos uma maior interação e integração entre os diversos setores da empresa, aumentando a velocidade de comunicação entre eles. Com esse sistema também podemos manter registro do que foi pedido e do que foi feito e de como foi feito, e todas as informações podem ser guardadas de forma segura e com backup. 3 P ágina
Introdução: O Problema Identificado No nosso projeto, nos baseamos na empresa Zeca s de picolés e sorvetes, mas o sistema que propomos pode ser utilizado em qualquer empresa de organização semelhante (que produz qualquer tipo de alimento). Mais detalhes sobre a empresa analisada podem ser encontrados no Apêndice A. No Apêndice B pode ser encontrada uma entrevista realizada com o intuito de entender melhor o dia- a- dia da empresa, assim como os problemas apresentados nela. No Apêndice C estão listados os principais problemas encontrados no sistema atual da empresa. Em geral, esse tipo de empresa é organizada em departamentos diferentes (ex.: máquinas e logística, estoque, gerência, administração e financeiro). O setor de máquinas e logística é responsável pelo recebimento dos pedidos, pela produção do pedido, e pela distribuição do produto final. O setor de estoque é responsável pelo gerenciamento da quantidade de produtos e mantimentos disponível na empresa. Caso seja detectada a falta de algum recurso, esse setor informa aos outros o que falta para poder ser feita a solicitação devida. O setor de gerência recebe as solicitações dos outros setores e as avalia, decidindo se são viáveis ou não. O setor de administração gerencia os pagamentos da empresa e é responsável pelos contratos atuais da empresa. O setor financeiro registra gastos e ganhos da empresa, também sendo responsável pela análise de redução de gastos e ampliação de investimentos. 4 P ágina
Apresentação das Alternativas Atualmente, os setores da empresa são organizados separadamente, cada qual com seu sistema informatizado, havendo pouca interação entre eles. Alternativa 1 Nessa alternativa, o sistema será mantido basicamente o mesmo, apenas adequando o sistema às novas máquinas disponíveis. Essa alternativa seria a de mais fácil implementação e a mais barata, porém não solucionaria as falhas organizacionais que a empresa apresenta atualmente, falhas que são basicamente consequências do fato de cada setor da empresa ter o seu sistema de software executados separadamente. Alternativa 2 Nessa opção, seria desenvolvido um sistema web, na qual os dados da empresa seriam armazenados num servidor externo, e poderiam ser acessados a partir de qualquer computador conectado à web. Alternativa 3 Nessa alternativa, seria desenvolvido um sistema desktop, em que os dados seriam armazenados num servidor próprio da empresa, e não na web como na alternativa anterior. 5 P ágina
Estudo da Viabilidade Operacional Nesta seção serão apresentados os resultados obtidos pelo estudo comparativo entre as alternativas propostas com relação à viabilidade operacional de cada uma. Para tal estudo, utilizamos a estrutura PIECES (performance, informação, economia, controle, eficiência e serviços). Alternativa 1 Performance Esse método não é um sistema muito ágil, por conta da pouca interação entre os diferentes setores da companhia. Além disso, o sistema desenvolvido foi feito com uma tecnologia antiga. Informação Nesse método, a gerência não tem tantas informações disponíveis, além do que elas podem estar desatualizadas, pela falta de comunicação entre as diferentes partes. Economia Esse método apresenta- se bastante econômico, pois consiste em pequenas alterações no sistema que já está atualmente implantado na empresa. Controle Essa alternativa apresenta pequenas brechas de segurança devido ao fato do sistema ter sido implementado com uma tecnologia ultrapassada. Eficiência Essa alternativa apresenta baixa eficiência, devido a falta de comunicação entre os setores da empresa. Serviços Esta alternativa apresenta serviços não muito confiáveis, flexíveis ou extensíveis, devido ao fato de ter sido implementada com uma tecnologia ultrapassada. Alternativa 2 Performance Nesse método, a vazão depende da conexão com a Internet, que se não for muito boa na empresa pode comprometer a performance do sistema. Além disso, o servidor web pode cair, e a empresa não terá acesso aos dados. Informação As informações neste sistema estão de mais fácil acesso, pois qualquer um com acesso a Internet pode olhar as informações e atualizar as mesmas. Economia Esse sistema não é muito barato, pois há custos envolvidos na implantação de novas tecnologias, treinamento de funcionários que vão trabalhar com ela, além dos custos de manutenção do contrato com o servidor web. Controle Essa alternativa apresenta um maior risco de segurança à empresa, pois o sistema teria os seus dados guardados em um servidor web sujeito a ataques de hackers. 6 P ágina
Eficiência O sistema web seria desenvolvido de forma a apresentar uma maior eficiência com relação ao sistema atualmente implementado, devido ao fato de apresentar uma maior integração entre os dados. Serviços Por ser implementada com uma tecnologia amplamente utilizada, essa alternativa mostra- se flexível e extensível, além de apresentar uma boa confiabilidade, devida ao fato de ter- se disponíveis máquinas que podem guardar dados redundantes. Alternativa 3 Performance Essa alternativa é a que apresenta a melhor performance das três, pois com um servidor na empresa, os dados são acessados mais rapidamente. Informação Essa opção é tão boa quanto na alternativa 2, porém apresenta uma menor taxa de atualização, pois o servidor é local e não na web, fazendo com que o usuário tenha que estar na empresa. Economia Essa alternativa tem o maior custo imediato, pois consiste na implantação de uma nova tecnologia, como na alternativa anterior, mas com a modificação da necessidade da implantação de um servidor local, o que se torna mais caro em curto prazo com relação à compra de serviços já disponibilizados na web. Controle Esse sistema fornece uma boa segurança aos dados armazenados, pois já como estes estão salvos dentro da empresa, os dados só seriam acessíveis aos próprios funcionários. Eficiência Essa alternativa apresenta uma eficiência bastante similar a alternativa anterior, pois também permite uma maior integração entre as informações. Serviços Essa alternativa é tão flexível e extensível quanto a alternativa anterior, mas é um pouco menos confiável, pois os dados de backup seriam armazenados próximos aos dados originais, o que facilitaria uma perda generalizada (algo que seria difícil de acontecer num sistema web). Os resultados obtidos estão apresentados mais resumidamente na tabela abaixo: Alternativa Alternativa Alternativa 1 2 3 Performance Informação Economia Controle Eficiência Serviços 7 P ágina
Estudo da Viabilidade Técnica O estudo da viabilidade técnica é referente à análise das alternativas propostas, buscando verificar a tecnologia proposta e o conhecimento técnico associado, além da existência de mão- de- obra especializada. Alternativa 1: Como essa primeira proposta já está sendo utilizada pela empresa há vários anos, a técnica já está madura e, portanto os usuários possuem uma grande base de conhecimento técnico associado. Assim, não há necessidade de cursos de especialização, reduzindo o custo e não impactando no cronograma. Como já foi dito, a empresa já possui funcionários especializados na tecnologia utilizada. Alternativa 2: Nesta segunda proposta, ao contrário da primeira, será necessária mão- de- obra especializada para executar os serviços de construção do website e hospedagem dos mesmos em servidores na rede. Conhecimentos como HTML, Java Web (JSP), Hibernate serão fundamentais para o desenvolvimento de páginas web completas. Além disso, serviços adicionais de manutenção serão periodicamente contratados para possíveis alterações e correções. Como toda a técnica relacionada ao desenvolvimento de webservices é amplamente difundida, sabe- se que é sim madura tecnicamente e viável. Alternativa 3: Nesta alternativa, também será necessária uma equipe de desenvolvedores especializados para implementar o software na versão para desktop. Um servidor local precisará ser adquirido e instalado. O desenvolvimento de softwares também é uma técnica muito consolidada atualmente, portanto é uma opção tecnicamente viável. 8 P ágina
Estudo de Viabilidade de Cronograma Como a empresa encontra- se estável financeiramente, não há urgência na realização do projeto, portanto os prazos serão desejáveis e não obrigatórios. Alternativa 1: O prazo para essa alternativa é de 1 mês, incluindo compra, recebimento e instalação das novas máquinas. Como essa modificação é simples, o tempo é suficiente para sua realização. Alternativa 2: Essa alternativa deverá ser implementada em 5 meses. Onde em 4 meses e 15 dias devem ser realizadas as seguintes operações: modelagem do banco de dados, implementação das páginas Web, elaboração do layout das páginas, contratação do servidor, testes e validação junto ao cliente. Os últimos 15 dias deverão ser dedicados ao treinamento dos funcionários para aprendizagem da operação do sistema. Por experiências passadas, é possível afirmar que o tempo estimado é viável para a realização da alternativa 2. Alternativa 3: Nessa alternativa, o prazo será de 4 meses. Onde 3 meses e 15 dias serão dedicados a realizar a codificação do programa, criação do layout do programa, compra e instalação do servidor, teste e validação junto ao cliente Os últimos 15 dias serão dedicados ao treinamento dos funcionários para aprendizagem da operação do sistema. Devido a baixa complexidade do sistema, é possível considerar o tempo estimado como suficiente para a realização das tarefas. 9 P ágina
Estudo da Viabilidade Econômica A análise a seguir apresenta um estudo de Viabilidade Econômica que pode ser aplicado a qualquer empresa de sorvetes e com apenas algumas pequenas mudanças, pode ser aplicado a qualquer empresa de alimentos. Custos: Alternativa 1 2 Máquinas para cada departamento (totalizando 10 máquinas) Instalações das máquinas Instalação dos softwares nas máquinas Compra das licenças do sistema operacional Benefícios: Aumento de 2% do lucro mensal da empresa devido ao aumento na agilidade do sistema (o lucro mensal atual da empresa é R$ 600.000,00) Análise detalhada dos custos: Investimentos: Os investimentos necessários para a operacionalização desta alternativa consistem em novos computadores para substituir os antigos, que já se encontram ultrapassados, na resolução de problemas técnicos e na compra de novos softwares. Item Qtd Valor Unitario (R$) Valor Total (R$) Computador 10 R$ 2.000,00 R$ 20.000,00 Instalação dos computadores 1 R$ 200,00 R$ 200,00 Compra das licenças do S.O. 10 R$ 100,00 R$ 1.000,00 Instalação dos softwares 10 R$ 50,00 R$ 500,00 TOTAL R$ 21.700,00 Período de Desenvolvimento: Nesse período não serão realizados gastos devido ao fato de não necessitar mão- de- obra especializada para a realização da tarefa. Custos após o período de desenvolvimento: Também será necessário um gasto com manutenção do sistema, porém não haverá treinamento dos funcionários já que nenhum novo procedimento será estabelecido. 10 P ágina
sistema. Os custos relativos a este período compreendem as despesas com manutenção do Treinamento, Manutenção e Aluguel do servidor Item Valor (R$) Visita de manutenção R$ 50,00 Análise de Retorno do Investimento: Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 Custos de Desenvolvimento R$ 21.700,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 Custos de Operação e R$ 600,00 R$ 600,00 R$ 600,00 R$ 600,00 R$ 600,00 Manutenção Fator de desconto (8%) 1,00 0,92 0,84 0,76 0,68 Custos Corrigidos R$ 600,00 R$ 552,00 R$ 504,00 R$ 456,00 R$ 408,00 Custos Acumulados R$ 22.300,00 R$ 22.852,00 R$ 23.356,00 R$ 23.812,00 R$ 24.220,00 Benefícios do sistema R$ 14.000,00 R$ 14.000,00 R$ 14.000,00 R$ 14.000,00 R$ 14.000,00 Fator de Desconto (8%) 1,00 0,92 0,84 0,76 0,68 Benefícios corrigidos R$ 14.000,00 R$ 12.880,00 R$ 11.760,00 R$ 10.640,00 R$ 9.520,00 Benefícios acumulados R$ 14.000,00 R$ 26.880,00 R$ 38.640,00 R$ 49.280,00 R$ 58.800,00 Resultado acumulado - R$ 8.300,00 R$ 4.028,00 R$ 15.284,00 R$ 25.468,00 R$ 34.580,00 ROI Payback 142,77% 1,67 Custo Total: O custo total do sistema foi especificado para um período de 5 anos. Consideramos, também, que no primeiro ano a manutenção é coberta pela garantia. Custo Total Período Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 Valor (R$) R$ 63.441,67 R$ 600,00 R$ 600,00 R$ 600,00 R$ 600,00 11 P ágina
VPL $ 40.000,00 $ 35.000,00 $ 30.000,00 $ 25.000,00 $ 20.000,00 $ 15.000,00 $ 10.000,00 $ 5.000,00 $ 0,00 - $ 5.000,00 - $ 10.000,00 - $ 15.000,00 1 2 3 4 5 Anos Conclusão: Esta alternativa apresentou- se como a mais inviável no estudo econômico, pois possui o menor ROI e um Payback maior do que a das outras alternativas. Isso já era esperado, pois o sistema atual da empresa apresenta- se bastante falho, e embora fosse fácil aplicar essa alternativa, poucas vantagens seriam obtidas a partir dela. Alternativa 2: Custos Envolvidos: Pagamento dos salários dos programadores encarregados pela implementação do site e pelo design do layout da página Compra das ferramentas e licenças que serão utilizadas durante o desenvolvimento Pagamento dos salários dos funcionários encarregados pela limpeza dos ambientes de desenvolvimento Aluguel do servidor web Custo fixo com aluguel, energia, água, telefone e Internet para os desenvolvedores Gastos com materiais de escritório Manutenção de software Compra de novos equipamentos (computadores, impressoras, entre outros) Benefício: Aumento de 15% nos lucros da empresa, devido à maior eficiência e ao aumento da produtividade 12 P ágina
Análise detalhada dos custos: Investimentos: Os investimentos necessários para a operacionalização desta alternativa consistem em novos computadores, para substituir os antigos que já se encontraram ultrapassados e com problemas técnicos, além da compra de novos softwares. Item Qtd Valor Unitario (R$) Valor Total (R$) Computador 10 R$ 2.000,00 R$ 20.000,00 Instalação dos computadores 1 R$ 200,00 R$ 200,00 Compra das licenças do S.O. 10 R$ 100,00 R$ 1.000,00 Instalação dos softwares 10 R$ 50,00 R$ 500,00 TOTAL R$ 21.700,00 Período de Desenvolvimento: As despesas a seguir são relativas ao período de desenvolvimento do sistema, encerrando- se quando o sistema estiver finalizado (despesas de manutenção estão no próximo tópico). Despesas fixas mensais Item Qtd Valor Unitario (R$) Valor Total (R$) Salário programadores 2 R$ 2.000,00 R$ 4.000,00 Salário designer 1 R$ 2.000,00 R$ 2.000,00 Manutenção/Limpeza 1 R$ 150,00 R$ 150,00 Aluguel 1 R$ 500,00 R$ 500,00 Energia 1 R$ 400,00 R$ 400,00 Água 1 R$ 100,00 R$ 100,00 Telefone 1 R$ 100,00 R$ 100,00 Internet 1 R$ 300,00 R$ 300,00 Material de Escritório 1 R$ 200,00 R$ 200,00 Material de Limpeza 1 R$ 50,00 R$ 50,00 TOTAL R$ 7.800,00 As despesas a seguir são relativas a itens que não precisarão ser comprados, mas que serão alocados ao projeto durante sua fase de desenvolvimento. Por exemplo, estamos supondo que a empresa desenvolvedora já possui computadores. Portanto, não incluímos o custo de aquisição de computadores, mas sim o custo do seu uso. A taxa de depreciação de computadores é de 20% ao ano. No nosso planejamento, incluiremos no preço do computador os custos de obtenção e licenciamento dos softwares a serem usados no projeto. 13 P ágina
Hardware e Software Computador Qtd Valor Unitario (R$) Valor Total (R$) Hardware 3 R$ 2.000,00 R$ 6.000,00 Sistema Operacional 3 R$ 100,00 R$ 300,00 Ferramentas de desenvolvimento 3 R$ 200,00 R$ 600,00 Ferramentas de modelagem 1 R$ 2.000,00 R$ 2.000,00 TOTAL R$ 8.900,00 Custo Anual (20% do Total) R$ 1.780,00 Custo Mensal Custos totais no período de desenvolvimento: R$ 148,33 Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Total Mês Valor Total (R$) R$ 7.948,33 R$ 7.948,33 R$ 7.948,33 R$ 7.948,33 R$ 7.948,33 R$ 39.741,67 Custos após o período de desenvolvimento: Os custos relativos a este período compreendem as despesas com treinamento de funcionários e manutenção do sistema, além do aluguel do servidor. Treinamento, Manutenção e Aluguel do servidor Item Valor (R$) Treinamento (1 mês) R$ 2.000,00 Visita de manutenção R$ 200,00 Aluguel do servidor R$ 200,00 Análise de Retorno do Investimento: Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 Custos de Desenvolvimento R$ 61.441,67 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 Custos de Operação e R$ 2.000,00 R$ 4.800,00 R$ 4.800,00 R$ 4.800,00 R$ 4.800,00 Manutenção Fator de desconto (8%) 1,00 0,92 0,84 0,76 0,68 Custos Corrigidos R$ 2.000,00 R$ 4.416,00 R$ 4.032,00 R$ 3.648,00 R$ 3.264,00 Custos Acumulados R$ 63.441,67 R$ 67.857,67 R$ 71.889,67 R$ 75.537,67 R$ 78.801,67 Benefícios do sistema R$ 105.000,00 R$ 105.000,00 R$ 105.000,00 R$ 105.000,00 R$ 105.000,00 14 P ágina
Fator de Desconto (8%) 1,00 0,92 0,84 0,76 0,68 Benefícios corrigidos R$ 105.000,00 R$ 96.600,00 R$ 88.200,00 R$ 79.800,00 R$ 71.400,00 Benefícios acumulados R$ 105.000,00 R$ 201.600,00 R$ 289.800,00 R$ 369.600,00 R$ 441.000,00 Resultado acumulado R$ 41.558,33 R$ 133.742,33 R$ 217.910,33 R$ 294.062,33 R$ 362.198,33 ROI 459,63% Payback 1,24 Custo Total: O custo total do sistema foi especificado para um período de 5 anos. Estimamos que 1 mês de treinamento, realizado no primeiro ano, será necessário para que os funcionários se adaptem ao uso do programa. Consideramos, também, que no primeiro ano a manutenção é coberta pela garantia. Custo Total Período Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 Total Valor (R$) R$ 63.441,67 R$ 4.800,00 R$ 4.800,00 R$ 4.800,00 R$ 4.800,00 R$ 82.641,67 $ 400.000,00 $ 350.000,00 $ 300.000,00 $ 250.000,00 VPL $ 200.000,00 $ 150.000,00 $ 100.000,00 $ 50.000,00 $ 0,00 1 2 3 4 5 Anos 15 P ágina
Conclusão: Assim como a alternativa 3, esta alternativa apresentou- se bastante viável economicamente, com um bom ROI e um Payback rápido. Alternativa 3: Custos Envolvidos: Pagamento dos salários dos programadores encarregados pela implementação do software e pelo design da interface Compra das ferramentas e licenças que serão utilizadas durante o desenvolvimento Pagamento dos salários dos funcionários encarregados pela limpeza dos ambientes de desenvolvimento Compra do servidor local Custo fixo com aluguel, energia, água, telefone e internet para os desenvolvedores Gastos com materiais de escritório Manutenção de software Compra de novos equipamentos (computadores, impressoras, entre outros) Benefício: Aumento de 15% nos lucros da empresa, devido à maior eficiência e ao aumento da produtividade Análise detalhada dos custos: Investimentos: Os investimentos necessários para a operacionalização desta alternativa consistem em novos computadores para substituir os antigos que já se encontraram ultrapassados e com problemas técnicos. Aliado à compra de novos softwares, também houve o investimento para a compra de um servidor local. Item Qtd Valor Unitário (R$) Valor Total (R$) Computador 10 R$ 2.000,00 R$ 20.000,00 Instalação dos computadores 1 R$ 200,00 R$ 200,00 Compra das licenças do S.O. 10 R$ 100,00 R$ 1.000,00 Compra do Servidor 1 R$ 3.000,00 R$ 3.000,00 Instalação dos softwares 10 R$ 50,00 R$ 500,00 TOTAL R$ 24.700,00 Período de Desenvolvimento: 16 P ágina
As despesas a seguir são relativas ao período de desenvolvimento do sistema, encerrando- se quando o sistema estiver finalizado (despesas de manutenção estão no próximo tópico). Despesas fixas mensais Item Qtd Valor Unitario Valor Total (R$) (R$) Salário programadores 2 R$ 2.000,00 4.000,00 Salário designer 1 R$ 2.000,00 R$ 2.000,00 Manutenção/Limpeza 1 R$ 150,00 R$ 150,00 Aluguel 1 R$ 500,00 R$ 500,00 Energia 1 R$ 400,00 R$ 400,00 Água 1 R$ 100,00 R$ 100,00 Telefone 1 R$ 100,00 R$ 100,00 Internet 1 R$ 300,00 R$ 300,00 Material de Escritório 1 R$ 200,00 R$ 200,00 Material de Limpeza 1 R$ 50,00 R$ 50,00 TOTAL R$ 7.800,00 As despesas a seguir são relativas a itens que não precisarão ser comprados, mas que serão alocados ao projeto durante sua fase de desenvolvimento. Por exemplo, estamos supondo que a empresa desenvolvedora já possui computadores. Portanto, não incluímos o custo de aquisição de computadores, mas sim o custo do seu uso. A taxa de depreciação de computadores é de 20% ao ano. No nosso planejamento, incluiremos no preço do computador os custos de obtenção e licenciamento dos softwares a serem usados no projeto. Hardware e Software Computador Qtd Valor Unitario (R$) Valor Total (R$) Hardware 3 R$ 2.000,00 R$ 6.000,00 Sistema Operacional 3 R$ 100,00 R$ 300,00 Ferramentas de desenvolvimento 3 R$ 200,00 R$ 600,00 Ferramentas de modelagem 1 R$ 2.000,00 R$ 2.000,00 TOTAL R$ 8.900,00 Custo Anual (20% do Total) R$ 1.780,00 Custo Mensal Custos totais no período de desenvolvimento: R$ 148,33 Mês 1 Mês Valor Total (R$) R$ 7.948,33 17 P ágina
Mês 2 Mês 3 Mês 4 Total R$ 7.948,33 R$ 7.948,33 R$ 7.948,33 R$ 31.793,33 Custos após o período de desenvolvimento Os custos relativos a este período compreendem as despesas com treinamento de funcionários e manutenção do sistema. Treinamento, Manutenção e Aluguel do servidor Item Valor (R$) Treinamento (1 mês) R$ 2.000,00 Visita de manutenção R$ 200,00 Análise de Retorno do Investimento: Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 Custos de Desenvolvimento R$ 56.493,33 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 Custos de Operação e R$ 2.000,00 R$ 2.400,00 R$ 2.400,00 R$ 2.400,00 R$ 2.400,00 Manutenção Fator de desconto (8%) 1,00 0,92 0,84 0,76 0,68 Custos Corrigidos R$ 2.000,00 R$ 2.208,00 R$ 2.016,00 R$ 1.824,00 R$ 1.632,00 Custos Acumulados R$ 58.493,33 R$ 60.701,33 R$ 62.717,33 R$ 64.541,33 R$ 66.173,33 Benefícios do sistema R$ 105.000,00 R$ 105.000,00 R$ 105.000,00 R$ 105.000,00 R$ 105.000,00 Fator de Desconto (8%) 1,00 0,92 0,84 0,76 0,68 Benefícios corrigidos R$ 105.000,00 R$ 96.600,00 R$ 88.200,00 R$ 79.800,00 R$ 71.400,00 Benefícios acumulados R$ 105.000,00 R$ 201.600,00 R$ 289.800,00 R$ 369.600,00 R$ 441.000,00 Resultado acumulado R$ 46.506,67 R$ 140.898,67 R$ 227.082,67 R$ 305.058,67 R$ 374.826,67 ROI Payback 566,43% 1,25 Custo Total: O custo total do sistema foi especificado para um período de 5 anos. Estimamos que 1 mês de treinamento, realizado no primeiro ano, será necessário para que os funcionários se adaptem ao uso do programa. Consideramos, também, que no primeiro ano a manutenção é coberta pela garantia. 18 P ágina
Custo Total Período Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 Total Valor (R$) R$ 58.493,33 R$ 2.400,00 R$ 2.400,00 R$ 2.400,00 R$ 2.400,00 R$ 68.093,33 $ 400.000,00 $ 350.000,00 $ 300.000,00 $ 250.000,00 VPL $ 200.000,00 $ 150.000,00 $ 100.000,00 $ 50.000,00 $ 0,00 1 2 3 4 5 Anos ] Conclusão: Assim como a alternativa anterior, esta apresenta uma boa viabilidade econômica, Os benefícios trazidos na organização da empresa são traduzidos em um bom ROI e um Payback curto. 19 P ágina
Análise Final das Alternativas Segue abaixo a matriz de análise de viabilidade do projeto, através da qual podemos escolher a alternativa mais adequada entre as sugeridas. Viabilidade Peso Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Operacional 30% 6 9 10 Técnica 20% 10 7 8 Cronograma 5% 10 8 8.5 Econômica 45% 5 9.5 10 Final 100% 6.55 8.78 9.53 A análise operacional recebeu um peso de 30% devido ao fato que, como ela analisa os impactos da implantação do sistema de forma geral, então foi considerada como segundo lugar de importância porque, para nosso caso, o aumento dos lucros foi considerado prioritário. As notas referentes à viabilidade operacional foram calculadas a partir da tabela comparativa criada durante o estudo de viabilidade onde, a nota 10 foi dada à alternativa com maior pontuação obtida, nesse caso, a alternativa 3 e as demais alternativas tiveram suas notas calculadas proporcionalmente à melhor alternativa. A importância de analise de viabilidade técnica recebeu um peso de 20% devido ao fato das tecnologias utilizadas em todas as alternativas são de fácil acesso e utilização no mercado. Uma vez que todas as alternativas contam com a utilização de tecnologias existentes e usadas amplamente no mercado. A alternativa 1 recebeu nota 10 devido ao fato de toda a tecnologia necessária para ela já estar presente atualmente no sistema. As outras duas também receberam notas boas, não foi nota máxima porque elas teriam que ser incluídas no sistema. À viabilidade de cronograma foi atribuído o peso de 10% devido ao fato da empresa encontrar- se estável financeiramente e não há nenhuma urgência na realização do projeto, portanto os prazos não são obrigatórios. A nota 10 foi dada a alternativa com menor prazo de conclusão, quanto as outras alternativas, suas notas foram calculadas proporcionalmente à alternativa de menor prazo. A análise econômica foi considerada as mais importantes das viabilidades devido ao fato do aumento do lucro na empresa ter sido priorizado pelo próprio dono. As notas dessa categoria foram dadas a partir da analise das tabelas criadas no estudo de viabilidade 20 P ágina
econômica onde a melhor alternativa recebeu nota 10, e as demais receberam notas proporcionais à melhor alternativa. 21 P ágina
Recomendações e Considerações Finais Com a realização dos estudos de viabilidade aqui apresentados foi possível concluir que a opção mais apropriada para aprimorar o sistema de gerenciamento da empresa Zeca s e agilizar esse processo é a terceira alternativa: implantação de um sistema desktop de gerenciamento. O custo para essa implantação compensa bastante os lucros que serão obtidos com esse novo serviço, podendo também economizar tempo. Como a segunda alternativa também apresentou uma boa possibilidade de projeto, ou seja, também seria possível e viável sua implementação. Portanto, podemos ver que a criação e implantação desse sistema além de reduzir o tempo no gerenciamento da empresa, também gera lucros e facilidades no gerenciamento. Apesar de ser possível manter o sistema como está atualmente, o novo sistema se mostra muito mais eficaz, melhorando a organização da empresa em geral. 22 P ágina
Apêndice A: Sobre a Zeca s A tradicional sorveteria Zecas é oriunda da cidade de Olinda- PE. Fundada no ano de 1979 e consolidando- se no mercado através, não apenas da qualidade do seu produto, como também através do lançamento de exclusividades criativas como, por exemplo, o sorvete de tapioca. A empresa tem por objetivo principal vender sorvetes de qualidade com criatividade e a preços competitivos. A sorveteria está instalada no município de Abreu e Lima PE, em uma área de 10 Hectares com uma área construída de 8.000 metros quadrados. A fábrica atual foi construía no ano de 2010. A empresa possui 550 colaboradores. Construída com conceitos modernos de instalação e é totalmente automatizada. Sua produção alcança na alta estação a produção de 1.700.00 litros por mês e sua câmara frigorifica suporta um armazenamento de 900.000 litros de sorvete. 23 P ágina
Apêndice B: Contatos e Coleta de Informações Ao entrar em contato com a empresa Zecas, foi possível identificar que o sistema de gerenciamento da empresa poderia ser agilizado e incrementado. Uma vez que o problema foi identificado, procuramos entender bem o funcionamento atual do sistema através de uma entrevista com o próprio dono da empresa. Segue abaixo os detalhes da entrevista realizada: Entrevista: Grupo: Como ocorrem as principais movimentações na empresa? Paulo: A empresa é dividida basicamente em 5 departamentos: Gerência, Administração, Vendas, Fábrica e Estoque. Todos os 4 últimos departamentos devem, sempre que houver uma requisição qualquer, comunicar a gerência para que ela possa repassar as requisições aos outros departamentos. Grupo: A empresa possui internet em todos os departamentos? Paulo: Sim. Internet com e sem fio. Grupo: Como os funcionários enviam as requisições com a gerência? Paulo: Os funcionários levam um formulário completado à mão até a sala da gerência. Daí a gerência gera um documento que deve ser dirigido ao setor destinado. Por exemplo, se o setor de estoque precisa de novos materiais, ele deve encaminhar esse pedido a gerencia, para que a gerencia gere um documento requisitando capital ao setor financeiro. Grupo: Os setores são informatizados? Paulo: Sim, porém os computadores são bem simples. Grupo: Nesse caso, pelo menos uma parte dos funcionários sabe utilizar o computador? Paulo: Sim, em todos os setores há funcionários que utilizam computadores. 24 P ágina
Apêndice C: Deficiência no Sistema de Gerenciamento Analisando o sistema de gerenciamento da empresa, identificamos alguns problemas que podemos resolver ou melhorar com alternativas. Os principais problemas foram: 1. O mais grave, foi a demora na realização das atividades que envolvem mais de um setor da empresa, já que nesses casos a gerência tinha sempre que intermediar as atividades. 2. O fato de os requerimentos serem entregues à gerência em um formulário de papel, que não só é muito lento de ser preenchido, como também há riscos de ser perdido. Além disso, o fato de ter que ser levado pessoalmente atrasa ainda mais esses procedimentos. 3. Mesmo possuindo computadores na empresa, eles não foram utilizados para melhorar o sistema de gerenciamento da empresa. 25 P ágina
Apêndice D: Avaliação dos participantes do grupo 26 P ágina