Webmatic A comunicação do futuro entre seu escritório e seus clientes. O Webmatic permite aos clientes do seu escritório contábil 24h de acesso fácil e ágil, a todos os dados gerados pelo sistema Folhamatic, pela internet. Este sistema roda na maioria dos computadores com apenas acesso à internet e é o único com site seguro, pois seus dados são encriptados. Com ele você pode consultar relatórios fiscais e contábeis. Webmatic protege você e seus clientes, dispensando que documentos confidenciais passem nas mãos de terceiros, para que não corra o risco de ter seus documentos extraviados. Possue certificado CDVAS, que garante idoneidade, capacidade e responsabilidade. Com o maior número de informações disponibilizadas pelo Webmatic, você presta melhores serviços a seus clientes, facilitando a tomada de decisões dos dirigentes e tornando as empresas mais dinâmicas. Agora você pode ter mais tempo livre para desfrutar suas horas de lazer. Porque Webmatic torna as transações mais dinâmicas e minimiza os custos, disponibilizando pela internet todas as informações que desejar, dispensando despesas com transporte. 2
O que você precisa entender: a) Sistemas Folhamatic: Cadastra o cliente e envia relatórios para o Webmatic; b) Site Office Service: Administra as ações do seu cliente no Webmatic; c) Site Webmatic: Onde seu cliente acessa para visualizar os relatórios, etc... A) - Sistemas Folhamatic (Admsoft, Efical, Folhamatic, Telecont) Acesse o menu Arquivos, dos softwares Folhamatic, na opção Webmatic, onde serão incluídos os clientes que terão acesso a estes relatórios, incluindo em um sistema, por exemplo, no Admsoft não precisa incluí-lo novamente no Efiscal. 1. Menu Arquivos Webmatic O primeiro passo será cadastrar os clientes conforme a tela abaixo: Para inserir uma empresa e liberar a senha para o cliente ter acesso ao site Webmatic clique no botão inserir usuário, e preencha os campos conforme a tela abaixo : 3
Os dados da empresa o sistema irá trazer automaticamente na tela, você terá que informar o contato, telefone/fax, email da empresa, e no campo Senha cadastre a senha para seu cliente poder acessar o site Webmatic. Lembrando que esta senha terá que ser fornecida para seu cliente que não poderá perdêla, pois sem ela não tem como acessar o site Webmatic. Para Alterar Usuário ou Excluir Usuário, acesse www.officeservice.com.br e no item Webmatic, você poderá alterar / excluir os dados da empresa, se fizer alteração por este menu, esta alteração será somente local, e mesmo assim, terá que entrar no site e fazer as alterações. No item Número Total de Acessos: estará informado a quantidade de acessos permitida de acordo com o contrato que foi feito com a Folhamatic. No campo Acessos Utilizados será informado a quantidade de empresas que tem acesso ao site Webmatic, caso o cliente não estiver mais utilizando poderá ser excluído e ser liberado o acesso a outro cliente. Após gravar as empresas, clique no botão En viar Dados para ser registrado o cliente e a senha no Webmatic, em seguida comunique seu cliente e dê o código de seu escritório, o código do cadastro de empresa e a senha que foi registrado para ele, para poder acessar o site www.webmatic.com.br Para o cliente visualizar os relatórios no site Webmatic, acesse os sistemas Folhamatic e selecione a opção a ser enviada (relatório ou impresso), onde na tela constarão os botões video e impressora, ao lado terá o botão Webmatic, clique nele para enviar o arquivo para o site Webmatic, mas para poder enviar, você terá que estar conectado a Internet. 4
B) Administração Webmatic Site Office Service www.folhamatic.com.br Neste site a empresa terá acesso para alterar/excluir os clientes que foram cadastrados nos softwares Folhamatic, poderá verificar os acessos de cada cliente no site Webmatic, enviar arquivos em outros formatos, como Excel, Word, etc... Poderá incluir um logotipo do escritório para ficar disponível na tela do site do Webmatic, poderá também responder as reclamações e sugestões recebidas de seus clientes através do menu SAC. Neste site somente o cliente Folhamatic terá acesso para fazer as devidas alterações conforme os itens abaixo: 1. Cadastro de Usuários Clicando nesta opção terá acesso para alterar / excluir as empresas de seus clientes, podendo ser informado o código ou razão social, ou podendo efetuar pesquisa onde apresentará todos os clientes cadastrados, depois clique em editar e faça as devidas alterações. 2. Relatórios de Acessos 5
Neste relatório você terá a informação de quantas vezes o cliente acessou o site Webmatic, www.webmatic.com.br, tendo no relatório, código, razão social, quantidade de acessos e hora e a data do último acesso, podendo efetuar a pesquisa por cliente ou todos. Este relatório comprova que o cliente verificou o arquivo enviado. Caso o cliente apague qualquer relatório, ficará registrado na opção Pesquisar Log Relatórios Apagados isto evitará do cliente reclamar que não recebeu um relatório ou uma guia que teria que ter pagado. 3. Centro de Mensagens O Centro de Mensagens é como se fosse um mural, onde você poderá inclui / alterar / excluir mensagens para seus clientes. A mensagem pública será visualizada por todos os clientes. Na exclusiva será informado somente para os clientes que foram selecionados para receber esta mensagem. As mensagens ficarão armazenadas ao acessar no site Webmatic, na 1ª tela, pelo tempo que foi estipulado para inserir a mensagem. 4. SAC O SAC é para responder solicitações / reclamações enviadas pelo cliente através do site Webmatic, maiores detalhes referentes ao SAC poderá ser confirmado nas explicações referente ao site Webmatic, no menu SAC, item 8, sua empresa receberá um email comunicando que você tem recebeu um comunicado no SAC, então ao acessar nesta opção e responder ao cliente, ele receberá um comunicado referente ao retorno do SAC enviado. Podendo pesquisar por período onde será informando a data desejada. As chamadas não atendidas ficarão armazenadas até que sejam respondidas ao cliente. 6
5. Área de Transferência Na opção consultar arquivos enviados pelos clientes ficarão disponíveis os arquivos enviados pelo cliente. E na opção Enviar arquivo para um cliente poderá ser enviados ao cliente arquivos do Excel, Word, Power Point, etc. Todo arquivo enviado pelo cliente ficará disponível no Webmatic, veja página 11. 6. Adicionar Logotipo Nesta opção poderá inserir o logotipo de sua empresa que estará disponível no site Webmatic, clicando em Adicionar Logotipo terá o formato e tamanho da figura que poderá utilizar. C) Onde seu cliente irá acessar Site Webmatic www.webmatic.com.br No site Webmatic, www.webmatic.com.br, o cliente terá acesso para enviar sugestões / reclamações para a empresa, poderá visualizar todos os relatório que foram enviados pela empresa dos softwares Folhamatic, poderá visualizar os índices econômicos diariamente e poderá enviar arquivos em formato Word, Excel, etc. para a empresa. Para ter acesso a este site, o cliente receberá uma senha e código da empresa conforme poderá verificar nas instruções de preenchimento no item A - 1. 7
Cód. Escritório: Este código é o código que o cliente está licenciado para utilizar o Software Folhamatic. Cód. Cliente: Este é o nº da empresa que está cadastrado nos softwares Folhamatic. Senha: Este é o número que a empresa fornecerá ao cliente ao cadastrá-lo no software Folhamatic, no menu Arquivos, conforme item A) 1. 1. SAC O SAC é um serviço para solicitações tanto de sugestões / reclamações, que o cliente irá enviar para a empresa. 8
Esta tela do SAC é para cadastrar suas dúvidas / reclamações / sugestões que serão enviadas a empresa, deverá ser preenchido todos os campos. Ao clicar no botão Enviar será enviando um email comunicando que tem um SAC do cliente para a empresa responder, onde terá que entrar no site do Office Service conforme o item 5. 2. Relatórios 9
Neste menu Relatórios o cliente terá acesso a todos os relatórios que foram enviados pelos softwares Folhamatic e, clicando em um deles o relatório relacionado será visualizado na tela, clique no ícone impresso para emitir este relatório. Atenção: estes relatórios são gerados em.pdf que é o padrão de leitura para internet e para visualizá-lo terá que ter instalado o Acrobat Reader, este sistema é gratuito e está disponível no CD de instalação dos softwares Folhamatic. 3. Índices Econômicos O índice econômico será disponibilizado diariamente no site com taxas atualizadas como: dólar, bolsa de valores, ouro, salário mínimo, etc... 4. Área de Transferência 10
Na Área de Transferência poderá ser enviado arquivo para o cliente em formato Word, Excel, Power Point, etc, e também poderá ser visualizado o arquivo recebido do cliente. 11