MANUAL DO SISTEMA. Versão 6.07

MANUAL DO SISTEMA Versão 6.07 Movimentações... 4 Movimentações de Caixa... 4 Entradas... 6 Recebimento em Dinheiro... 8 Recebimento em Cheque... 8 Troco... 15 Saídas... 17 Movimentações de Banco... 22 Entradas... 24 Saídas... 26 Parâmetros... 32 Lançamentos de Entrada... 33 Recebimento de Duplicata Caixa e Banco... 33 Baixa Parcial de Duplicatas... 35 Acréscimos e Descontos... 37 Utilizando Fidelização... 39 Entrada Simples Caixa e Banco... 44 Antecipação Caixa e Banco... 46 Utilizando a Antecipação... 47 Baixa Parcial de Antecipação... 49 Transferência de Valores - Entrada Caixa e Banco... 53 Cancelamento de Vales Funcionários Caixa e Banco... 54 Troca de Cheque - Caixa... 55 Acréscimos e Descontos... 56 Transferência Automática Entrada Caixa... 58 Recebimento Parcela Venda Programada - Caixa e Banco...59 Devolução de Duplicata Paga Caixa e Banco... 60 Baixa Parcela de Cartão Banco... 62 Rendimentos Financeiros Banco... 65 Suprimento de Caixa Entrada Caixa... 66 1

Devolução - Adiantamento Fornecedor Caixa e Banco...67 Lançamentos de Saída... 69 Pagamento de Duplicata Caixa e Banco... 69 Pagamento Parcial de Duplicatas... 70 Acréscimos e Descontos... 73 Saída Simples Caixa e Banco... 76 Vale Funcionários Caixa e Banco... 78 Devolução de Antecipação Caixa e Banco... 82 Transferência de Valores Saída Caixa e Banco... 84 Devolução de Duplicata Recebida Caixa e Banco...86 Tarifa Bancária Banco... 88 Impostos sobre Movimentações Banco... 90 Saída para Depósito em Cheque Caixa... 92 Devolução de Cheques Banco... 94 Transferência Automática Saída Caixa... 98 Suprimento de Caixa - Saída Banco... 99 Adiantamento a Fornecedor Caixa e Banco... 100 Utilizando o Adiantamento... 101 Baixa Parcial de Adiantamento... 102 Lançamentos Neutros... 106 Transferência de Antecipação Caixa... 106 Cancelamento de Duplicata a Pagar Caixa... 108 Cancelamento de Duplicata a Receber Caixa... 110 Baixa de Vales de Funcionários Caixa e Banco... 112 Re-Apresentação de Cheques - Caixa... 113 Cancelamento Automático de Duplicata a Receber Caixa... 114 Transferência de Adiantamento Caixa... 115 Controlando o Caixa... 117 Saldos... 117 Fechamento... 120 Eliminar Fechamento... 125 Estorno de Lançamentos... 128 Controlando o Banco... 131 Saldos... 131 Conciliação... 134 Eliminar Fechamento... 139 Estorno de Lançamento... 141 Relatórios... 144 Extrato de Contas... 144 Financeiro >> Relatórios >> Extrato de Contas... 144 Cheques Emitidos... 146 Financeiro >> Relatórios >> Cheques Emitidos... 146 Comprovante Retroativo... 148 Financeiro >> Relatórios >> Comprovantes Retroativo...148 2

Fluxo de Caixa... 150 Financeiro >> Relatórios >> Fluxo de Caixa... 150 Fluxo de Caixa Realizado... 154 Financeiro >> Relatórios >> Fluxo Realizado... 154 Planilha de Rentabilidade... 155 Financeiro >> Relatórios >> Planilha de Rentabilidade...155 Comparativo de Receita x Despesa... 156 Financeiro >> Relatórios >> Comparativo de Receita/Despesa...156 Demonstrativo de Resultado Gerencial DRG... 157 Financeiro >> Relatórios >> Demonstrativo de Resultado Gerencial...157 3

Movimentações A partir de agora saberemos quais os movimentos que alimentam o departamento financeiro, como utilizá-los e em que situações, ou seja, como alimentar o financeiro da empresa. Para acessar as movimentações financeiras, entre em Financeiro >> Movimentações. Por terem janelas de controle diferentes, explicaremos separadamente a janela de movimentação de uma conta caixa e de uma conta banco. Movimentações de Caixa Demonstraremos aqui um lançamento de exemplo para entendermos como funciona o caixa e através deste lançamento será possível o usuário do caixa realizar todos os outros, com base nesta explicação e nas explicações dos tipos de lançamentos que veremos a seguir. Ao entrar no caminho especificado acima, a seguinte janela será aberta: Nesta, informe primeiramente em qual Empresa irá trabalhar. Para usuários do sistema Fusion, aparecerão todas as empresas integradas. Em seguida selecione a Conta em que deseja trabalhar. Lembre-se que como vimos anteriormente, no cadastro 4

de cada conta é informada qual empresa trabalhará nela, veja no Manual Geral Financeiros Configurações, no capítulo Configurando o Módulo - Contas. Em seguida, certifique-se que a data de Movimento está correta, pois os lançamentos serão gravados com esta data. O Usuário é o que entrou no sistema com o seu nome. Para começar um Lançamento, depois de verificadas as opções descritas, clique no botão Inserir e a janela para seleção do lançamento que deseja efetuar será aberta: Os lançamentos serão explicados separadamente à seguir, para nosso exemplo faremos os mais simples, que são: Entrada Simples e Saída Simples. Para selecionar um lançamento basta clicar sobre o nome do mesmo. 5

Entradas Depois de selecionado, cada lançamento possui uma tela diferente em que o usuário deve informar alguns dados para concluí-lo, como por exemplo, num recebimento de duplicata o usuário deve pesquisar e selecionar a duplicata que irá baixar, num vale de funcionários, o usuário deve escolher o funcionário e digitar o valor do vale. Estes são somente dois exemplos de muitos que explicaremos detalhadamente a seguir. No nosso caso, que é uma Entrada Simples, basta digitar o valor da entrada no campo Valor como mostra o exemplo e clicar no botão CONFIRMAR. A janela atual será fechada e a janela principal será apresentada com o lançamento e valor na tela. 6

Nesta imagem foram destacadas as informações mais importantes depois de confirmar o tipo de lançamento, que são: o lançamento escolhido e seus valores, pois é possível escolher mais de um tipo de lançamento para realizar por vez. A Diferença merece atenção especial, pois é através dela que o usuário sabe se deixou de informar algum valor que recebeu do cliente. Caso o lançamento seja efetuado com valor em diferença, este valor não somará nem subtrairá do saldo do caixa, porém constará no relatório de conferência que houve uma diferença no lançamento. Existe uma trava no sistema para que um lançamento não seja efetuado com diferença, como já vimos no cadastro de contas de caixa, veja no Manual Financeiro Configurações, capítulo Configurando o Módulo Contas Conta Caixa. Há três formas diferentes para realizar uma entrada de valores no caixa: em dinheiro, em cheque e/ou cartão. Há também a possibilidade de um troco. 7

Recebimento em Dinheiro Para receber em dinheiro, basta digitar o valor no campo Dinheiro: Veja que digitando o valor total em dinheiro, a diferença fica zerada. Recebimento em Cheque Mas também é possível o recebimento em cheque, neste caso é necessário cadastrar o(s) cheque(s) no sistema: 8

Para cadastrar o(s) cheque(s) clique no botão, como mostra o destaque em vermelho na imagem acima, e a janela para cadastro será aberta: Nesta janela cadastre todos os cheques recebidos. Para cadastrá-los clique no botão INSERIR, a seguinte janela será visualizada: 9

O campo Leitor ótico, somente irá funcionar quando o usuário estiver com o cursor sobre este campo e utilizar a leitora de cheque (por teclado), o mesmo irá ler os dados e distribuir nos campos banco, agência, conta e cheque. Os dados virão em branco, no nosso exemplo eles já foram preenchidos. Informe todos os dados do cheque. No campo Pessoa, selecione o cliente através da lupa e em Nome do Cheque digite o nome constante no cheque, pois este pode ser de terceiros e não do cliente. Uma informação muito importante deste cadastro é a data do Depósito, pois o cheque será controlado por esta data. Se deixar a data atual, entrará na soma de cheques a vista, se alterar para uma data maior que a atual, entrará na soma de cheques a prazo. Digitados os dados do cheque, clique no botão SALVAR para confirmar o cadastro. 10

Nesta janela agora consta o cheque cadastrado, para cadastrar mais cheques clique no botão INSERIR novamente. Ao final todos os cheques estarão listados nesta janela. Para alterar dados de cheques, selecione o cheque que desejar e clique no botão EDITAR. Para excluir algum cheque, selecione o cheque que quiser excluir e clique no botão EXCLUIR. Terminada a digitação dos cheques, clique no botão SALVAR para retornar à janela principal do lançamento. 11

Recebimento em Cartão Ainda temos mais uma opção de recebimento que é em cartão. Para usuários do TEF o cartão só pode ser recebido através de emissão de cupom fiscal. Veja manual do módulo de faturamento sobre TEF. Para cadastrar o cartão, clique no botão na imagem abaixo: A janela de cadastro do cartão será aberta: 12 como mostra o destaque em vermelho

Nesta janela clique no botão INSERIR para cadastrar o cartão: Para cadastrar o cartão, informe a Administradora clicando na lupa ou digitando o código da mesma. Selecione a Pessoa também através da lupa. Digite o número do Documento, o Total do Cartão e o Numero de Parcelas que será divida a venda. Se 13

já souber o número que lote à que o cartão pertence, digite-o em Lote, caso não saiba, deixe preenchido com zeros. Clique no botão SALVAR para completar o cadastro. Na janela das Parcelas de Cartão, aparecerão as parcelas já com o valor dividido e a previsão de recebimento (conforme cadastro da administradora). Se desejar cadastrar mais cartões, clique no botão INSERIR, para alterar dados de alguma parcela, selecione a mesma e clique no botão EDITAR. Para excluir uma parcela, clique sobre a mesma que no botão EXCLUIR. 14

Troco O troco é gerado automaticamente quando o valor digitado em dinheiro, cheque e/ou cartão for maior que o valor a receber. Vejamos um exemplo: No nosso exemplo, temos um recebimento no valor de R$ 150,15 e o cliente pagou em dinheiro R$ 155,00. Digitando este valor em dinheiro o sistema já atribui a diferença maior em Troco. Se a diferença for menor, ficará no campo Diferença. Para finalizar o lançamento digite um Histórico, que é uma forma de reconhecer o lançamento posteriormente, e clique no botão CONFIRMAR. Será apresentada uma mensagem de confirmação: 15

Clique em Sim para finalizar o lançamento e em Não para não finalizar e retornar ao lançamento. Clicando em Sim, uma nova confirmação será apresentada, agora para impressão do recibo: Clique em Sim para imprimir o recibo ou em Não para não imprimir e voltar à janela do caixa. Veja as opções de recibo em Movimentações Parâmetros. 16

Saídas Vejamos agora um lançamento de saída no caixa. Como já informado anteriormente, faremos uma saída simples. O processo de seleção do lançamento é o mesmo da entrada simples. Existem duas formas de saída de valores do caixa: em dinheiro ou em cheque. Enquanto um dos valores não for informado, constará no campo diferença o valor a ser informado, não é possível confirmar lançamentos de saída com diferença. Para saídas em dinheiro, basta digitar o valor que saíra no campo Dinheiro, como mostra a próxima imagem: 17

A saída também poderá ser feita em cheque, para isto clique no botão a frente do campo Cheque, como mostra o destaque: Será aberta uma janela, com todos os cheques disponíveis no caixa (à depositar) para que possam ser selecionados para o pagamento da duplicata. 18

Para utilizar um cheque, basta selecioná-lo e clicar na seta para movimenta-lo ao campo em que será utilizado para o recebimento. Após a seleção, clique no botão SELECIONAR. Para o nosso exemplo selecionaremos o cheque de R$ 100,00, ao clicar em Selecionar a janela do lançamento ficará da seguinte forma: 19

Caso sejam escolhidos um ou mais cheques com valor maior, a diferença ficará automaticamente em troco, que sairá do caixa como dinheiro. Se o(s) cheque(s) for menor não será possível confirmar a saída, pois não são permitidas saídas com diferença no caixa, como já foi explicado anteriormente. Para finalizar o lançamento digite um Histórico, que é uma forma de reconhecer o lançamento posteriormente, e clique no botão CONFIRMAR. Será apresentada uma mensagem de confirmação: Clique em Sim para finalizar o lançamento e em Não para não finalizar e retornar ao lançamento. Clicando em Sim, uma nova confirmação será apresentada, agora para impressão do recibo: 20

Clique em Sim para imprimir o recibo ou em Não para não imprimir e voltar à janela do caixa. Veja as opções de recibo em Movimentações Parâmetros. 21

Movimentações de Banco A janela de movimentação do banco é um pouco diferente do caixa, pois só há duas opções de lançamentos de valores: valor direto em conta ou emissão de cheques. Ao entrar na janela das Movimentações Financeiras ( Financeiro >> Movimentações ) a seguinte janela será aberta: Nesta tela, informe primeiramente em qual Empresa irá trabalhar. Para usuários do sistema Fusion, aparecerão todas as empresas integradas. Em seguida selecione a Conta em que deseja trabalhar. Lembre-se que como vimos anteriormente, no cadastro de cada conta é informada qual empresa trabalhará nela, veja no Manual Geral Financeiros Configurações, no capítulo Configurando o Módulo - Contas. O Usuário é o que entrou no sistema com o seu nome. Para começar um Lançamento, depois de verificadas as opções descritas, clique no botão Inserir, e a janela para seleção do lançamento que deseja fazer será aberta: 22

Os lançamentos serão explicados separadamente a seguir, para nosso exemplo utilizaremos a Entrada Simples e a Saída simples, que são os mais simples. 23

Entradas Para selecionar um lançamento basta clicar sobre o nome do mesmo. Depois de selecionado, cada lançamento tem uma tela diferente em que o usuário deve informar alguns dados para concluí-lo, como por exemplo, num recebimento de duplicata o usuário deve pesquisar e selecionar a duplicata que irá baixar, num vale de funcionários, o usuário deve escolher o funcionário e digitar o valor do vale. Estes são somente dois exemplos de muitos que explicaremos detalhadamente a seguir. No nosso caso, que é uma Entrada Simples, basta somente digitar o valor da entrada no campo Valor como mostra o exemplo acima e clicar no botão CONFIRMAR. A janela atual será fechada e a janela principal será apresentada com o lançamento e valor na tela. 24

Em destaque estão as principais informações da janela, que são: o lançamento e seus valores, data de movimento e data de conciliação. A Data do Movimento é a data que o lançamento será gravado no sistema. A Data de Conciliação indica se o valor do lançamento já faz parte do saldo total do banco ou não, pois algumas operações realizadas no banco fisicamente, podem demorar alguns dias para serem processadas e efetivadas na conta. A digitação da data de conciliação, indica que o lançamento foi efetivado na conta nesta data, portanto o valor do lançamento constará no saldo geral do banco nesta data. Não digitando a data de conciliação, indica que a operação foi feita mas ainda não foi efetivada na conta, neste caso o valor do lançamento ainda não faz parte do saldo geral do banco e sim dos lançamentos não conciliados. Veja o capítulo Bancos Conciliação para saber como conciliar lançamentos. Os lançamentos constarão no relatório de Extrato de Contas do banco na data da conciliação. Caso o lançamento ainda não esteja conciliado, marque a opção de Inserir não conciliados para listá-lo. Note que no caso de uma entrada em uma conta de banco, o valor da entrada fica disponível automaticamente em Entrada c/c, portanto não é necessário informar como este valor está entrando na conta, uma vez que esta é a única forma possível, pois recebimentos em dinheiro, cheque ou cartão são realizados no caixa e devem ser depositados no banco, se este for o caso. 25

Saídas Vejamos agora um lançamento de saída no banco. Como já informado anteriormente, faremos uma saída simples. O processo de seleção do lançamento é o mesmo da entrada simples. Na tela acima, já selecionamos o lançamento e digitamos o valor. Veja que há uma Diferença, pois ainda não foi informada a forma de saída da conta, que são duas: Saída em C/C ou Cheque. Para a primeira opção basta digitar o valor no campo correspondente, como mostra a imagem a seguir: 26

Utilizando a Saída C/C há a opção de emissão de Autorização de TED e Autorização de Débito. Para acessar tais opções, após digitar o valor em saída c/c, clique no botão como mostra o destaque da próxima imagem: A janela para escolha do comprovante que será emitido, será aberta: 27

Selecione o item Autorização de Débito para que depois de confirmado o lançamento, o sistema emita um documento autorizando o débito em conta corrente da concessionária para pagamento do documento o qual está sendo pago no lançamento. Se for um pagamento de duplicata, constará o número da duplicata. Selecione TED para que após a confirmação do lançamento, o sistema imprima um documento autorizando a transferência eletrônica da conta da concessionária para os dados indicados na caixa TED conforme a imagem acima. Clique em SALVAR para confirmar e retornar à janela do lançamento. Para realizar a saída por emissão de cheque, clique no botão Campo cheque, como mostra o destaque da imagem abaixo: A seguinte janela será aberta: 28 a frente do

Esta janela contém todas as informações do cheque que será emitido, basta somente preencher o número do cheque, o nominal e a data de bom para depósito. Após preencher estes dados clique em SALVAR para efetivar os dados do cheque. A janela do cheque será fechada e voltará a janela principal do lançamento. Verifique as datas de movimento e conciliação, como já explicado anteriormente. Ao verificar as informações descritas acima, digite um Histórico para o lançamento, que é uma forma de reconhecer o lançamento posteriormente, e clique no botão CONFIRMAR para finalizar o lançamento. Será apresentada uma mensagem de confirmação: Após confirmar o lançamento, será novamente apresentada a janela do cheque para que o mesmo possa ser impresso: 29

Utilize os botões Imp. Formulário, para imprimir em cheque formulário, este deve estar configurado no sistema Adicion, e Imp. Máquina para imprimir na impressora de cheques. O sistema Adicion trabalha somente com a impressora Chronos. Caso não deseje imprimir o cheque, clique no botão fechar. Uma confirmação para impressão de cópia de cheque será apresentada: Clicando em Sim uma cópia do cheque será emitida em vídeo para posterior impressão, clicando em Não fechará esta janela e uma nova confirmação será apresentada, agora para impressão do recibo: 30

Clique em Sim para imprimir o recibo ou em Não para não imprimir e retornar à janela do banco. Veja as opções de recibo em Movimentações Parâmetros. 31

Parâmetros Há uma pequena configuração, mas muito importante, nos parâmetros do sistema relacionada à movimentação de contas, ela se refere aos recibos emitidos nas contas de caixa e banco após a confirmação de um lançamento. Para verificar esta configuração, entre em Configurações >> Parâmetros >> Faturamento >> Aba Geral. Em Recibo de Contas, conforme o destaque na imagem acima, selecione qual a melhor opção para os lançamentos em caixa e banco. Selecionando a opção Sempre Emitir, logo após confirmar o lançamento, o recibo será impresso automaticamente em vídeo e o usuário tem a opção de imprimir em impressora. A opção Nunca Emitir não imprime o recibo após confirmar o lançamento. Quanto a Pergunta de Emite trará a opção de imprimir ou não recibo após a confirmação do lançamento, conforme os nossos exemplos. Marque a opção Emitir recibo de contas no ECF para que os recibos de contas sejam impressos na maquina de Cupom Fiscal. 32

Selecione a opção que desejar e clique no botão SALVAR para gravar a opção. Veremos agora todos os lançamentos de entrada, saída e nulos disponíveis para utilização em caixa e/ou banco. Lançamentos de Entrada Neste capítulo explicaremos todos os lançamentos de entrada e onde podem ser feitos: caixa e/ou banco. Explicaremos como proceder após a escolha do lançamento, quanto a finalização, que é o momento em que o usuário informa os valores, veja Movimentações de Caixa e Movimentações de Banco. Recebimento de Duplicata Caixa e Banco A duplicata é gerada através de faturamento ou cadastrada manualmente como explicado no Manual Financeiro Receber e Pagar (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF). Para proceder com a baixa de uma duplicata a receber, selecione o Tipo de Lançamento Recebimento de Duplicata. 33

Depois de selecionado o tipo de lançamento, é preciso pesquisar o documento que será baixado. Para tanto, existem cinco opções: Documento: Digite o número da duplicata e clique no botão PESQUISAR. Pessoa: Selecione através da lupa o cliente da duplicata que deseja baixar e clique no botão PESQUISAR. Portador: Selecione através da lupa o portador das duplicatas que deseja baixar e clique no botão PESQUISAR. Esta pesquisa é muito abrangente, somente a utilize se for baixar várias duplicatas de um mesmo portador, se for uma única duplicata, utilize as opções acima para maior precisão. Vencimento: Digite o período de vencimento da(s) duplicata(s) que deseja baixar e clique no botão PESQUISAR. NF/Cupom: Digite o numero da nota ou cupom fiscal que gerou a duplicata e clique no botão PESQUISAR. Nosso Número: Digite o nosso número da duplicata e clique no botão PESQUISAR. Se encontradas, as duplicatas serão listadas na caixa, como mostra a figura acima Caso seja encontrada mais de uma duplicata, por padrão todas virão selecionadas para baixa, pois no sistema Adicion é possível a baixa de mais de uma duplicata de uma só vez. Deixe selecionadas somente as que tiverem de ser baixadas e clique no botão CONFIRMAR. A janela para digitação dos valores em dinheiro, cheque ou cartão será apresentada. Caso a duplicata esteja em Cobrança ou Protesto, o seguinte aviso aparecerá na tela: Clique em OK para continuar o recebimento. Para finalizar o lançamento veja Movimentações de Caixa ou Movimentações de Banco de acordo com o local que fez o lançamento. 34

Baixa Parcial de Duplicatas Pode ser necessário algumas vezes, a baixa do valor parcial de uma duplicata. Neste caso informe qual o valor que será recebido, o restante o sistema deixa em aberto para uma próxima baixa. Para proceder com a baixa parcial, é necessário já ter escolhido o lançamento de recebimento de duplicata, escolhido a(s) duplicata(s) e já estar na tela do lançamento: Como mostra a figura acima, selecione o lançamento da duplicata que deseja baixar parcialmente e clique no botão EDITAR, será apresentada a janela de Lançamento, no campo Valor, digite o valor que será recebido, como mostra a seguinte janela: 35

No nosso exemplo, o valor total da duplicata é de R$ 3.688,32, porém iremos baixar somente R$ 1.000,00. Depois de digitado o valor, clique em CONFIRMAR e o sistema assumirá o novo valor, como mostra a próxima imagem: 36

Agora é só finalizar o lançamento digitando o valor em cheque, dinheiro e/ou cartão. Para finalizar o lançamento veja "Movimentações de Caixa" ou "Movimentações de Banco", de acordo com o local que fez o lançamento. A duplicata continuará em aberto, constando em seu cadastro uma baixa de R$1.000,00. Acréscimos e Descontos Para digitar ou alterar valores de juros, multa e desconto na duplicata, é necessário já ter selecionado o lançamento, escolhido a duplicata e esta já estar na tela de lançamento. Selecione a duplicata e clique no botão EDITAR: 37

Os valores de Juros e Multa serão acrescentados ao total da duplicata, e o valor de Desconto será subtraído do total. Clique no botão CONFIRMAR para que o sistema assuma os valores. 38

Nesta janela já estão relacionados todos os valores: o valor da duplicata, de Juros, Multa, Desconto e Total. Agora é só baixar. Veja Movimentações de Caixa ou Movimentações de Banco, de acordo com o local que fez o lançamento. Utilizando Fidelização No momento de dar baixa em uma duplicata, existe também a opção de Fidelização, através do Cheque Fidelização é atribuído ao cliente um valor promocional que ele pode obter em desconto na compra de mercadorias na concessionária. Para verificar como é feita a configuração do cheque fidelização acesse o Manual Geral Financeiro Configurações, capítulo Fidelização. Para selecionar o cheque fidelização, é necessário já ter selecionado o lançamento, escolhido a duplicata e clicado em Confirmar. Ao clicar em confirmar, será apresentada a seguinte mensagem: 39

Para selecionar o cheque fidelização clique na opção Fidelização, conforme mostra a imagem abaixo: 40

Ao clicar em apresentará a seguinte tela: Selecione o cheque que deseja utilizar e clique em Selecionar. Note que o valor total a pagar não irá sofrer alteração. 41

Em Fidelização, ficará somente um demonstrativo do valor do cheque fidelização, é necessário editar a duplicata e no Campo Descontos, informar o valor do cheque a ser utilizado, e após isto efetuar o recebimento da diferença. 42

Nesta janela já estão relacionados todos os valores: o valor da duplicata, de Juros, Multa, Desconto e Total. Agora é só baixar. Veja "Movimentações de Caixa" ou "Movimentações de Banco", de acordo com o local que fez o lançamento. 43

Entrada Simples Caixa e Banco A entrada simples é utilizada para entradas em caixa ou banco sem vínculo com documentos a receber. Ao selecionar o Tipo de Lançamento Entrada Simples, será esta janela a apresentada: Serão solicitados somente quatro campos: Valor: O valor total da entrada. Juros: Valor de juros, se houver, da entrada. Adiciona ao valor. Multa: Valor de multa, se houver, da entrada. Adiciona ao valor. Desconto: Valor de desconto, se houver, da entrada. Subtrai do valor. Total: (Valor + Juros + Multa) Desconto. Ao preencher os campos, a janela ficará semelhante à imagem abaixo: 44

Clique no botão CONFIRMAR e a janela para digitação dos valores em dinheiro, cheque ou cartão será apresentada. Para finalizar o lançamento veja "Movimentações de Caixa" ou Movimentações de Banco, de acordo com o local que fez o lançamento. 45

Antecipação Caixa e Banco Antecipação é um recebimento antecipado do cliente, que ele deixa antes do produto ser faturado, portanto como ainda não há uma duplicata a receber para baixar, pois esta será gerada no faturamento, é feito um recebimento antecipado. Para lançar uma antecipação, selecione o Tipo de Lançamento Antecipação. Observe o exemplo acima. Em Informe o Código da Pessoa selecione através da lupa o cliente de quem está recebendo a antecipação. O Valor da Antecipação é o valor do recebimento antecipado. Informe Histórico para que fique fácil identificar a antecipação posteriormente. A partir da versão 6.04 do sistema, é possível vincular a antecipação à uma reserva, para isto clique sobre o botão, a seguinte tela será apresentada: 46

Selecione a reserva que deseja vincular e clique em Salvar. Clique no botão CONFIRMAR e a janela para digitação dos valores em dinheiro, cheque ou cartão será apresentada. Para finalizar o lançamento veja "Movimentações de Banco" ou "Movimentações de Banco", de acordo com o local que fez o lançamento. Com o recebimento antecipado o valor do recebimento já entra na conta onde foi feito o lançamento. Porém logo haverá o faturamento para o cliente que irá gerar uma duplicata a receber. Desta duplicata à receber gerada no faturamento deve ser descontado o valor da antecipação, pois o valor desta já se encontra no caixa ou banco. Veremos como baixar a duplicata utilizando a antecipação. Utilizando a Antecipação Para utilizar a antecipação, primeiro é preciso fazer o procedimento descrito em Recebimento de Duplicata. Depois de selecionada a duplicata do cliente e clicado no botão CONFIRMAR, a seguinte janela será apresentada: 47

O sistema automaticamente reconhece que o cliente já tem um recebimento antecipado em aberto e apresenta a mensagem, como mostra a figura acima. Para utilizar a antecipação, clique no botão OK da mensagem. Observe o campo Antecipações em destaque na imagem abaixo: Neste local clique no botão à frente dele e as antecipações disponíveis para uso serão apresentadas na tela: Observe que a antecipação aparece com a data e o valor que foi recebida e o histórico digitado para identificar a mesma. Caso o cliente possua várias antecipações em aberto, todas serão relacionadas neste quadro. Selecione somente a(s) que desejar utilizar e clique no botão OK. 48

Veja que o valor selecionado da antecipação já é descontado do valor total da duplicata selecionada, bastando somente digitar o valor restante em cheque dinheiro e/ou cartão. Veja mais informações de como informar dinheiro, cheque e cartão em "Movimentações de Caixa" ou Movimentações de Banco, de acordo com o local que fez o lançamento. Baixa Parcial de Antecipação Algumas vezes pode ser necessário baixar uma duplicata com um valor menor que o valor da antecipação, de modo que o restante da antecipação fique em aberto para ser utilizado em outra baixa futuramente. Veremos como fazer para utilizar somente uma parte da antecipação em uma baixa de duplicata. Como primeiro passo é preciso fazer o procedimento descrito em Recebimento de Duplicata. Depois de selecionada a duplicata do cliente e clicado no botão CONFIRMAR, a seguinte janela será apresentada: 49

Observe a mensagem informando que o cliente possui uma antecipação em aberto. Clique em OK e em Antecipações clique no botão para obter a seguinte janela: 50

Selecione a antecipação que deseja utilizar, e clique no botão OK. Retornará à janela principal do lançamento. Veja que na parte de Valores, há um troco referente à diferença entre o valor da duplicata e o valor da antecipação. Para que desta diferença seja gerada uma nova antecipação, no campo Troco digite o valor zero, como mostra a próxima imagem: Após zerar o troco, note que o valor fica no campo Diferença. 51

Para finalizar o lançamento, digite os demais valores, se houver, e o histórico. Clique no botão CONFIRMAR para efetivar o lançamento, e a seguinte confirmação será apresentada: Clique em OK para confirmar a geração de uma nova antecipação no valor da diferença ou clique em Cancelar para que não gere uma nova antecipação. Detalhes de finalização de lançamento de caixa, veja Movimentações de Caixa. 52

Transferência de Valores - Entrada Caixa e Banco Para realizar a Transferência de Valores Saída, como veremos em Lançamentos de Saída, o usuário entra na conta de onde sairá o valor e transfere para uma conta destino. A Transferência de Valores Entrada é o lançamento criado automaticamente na conta de destino em que entrará o valor. Veja mais detalhes em Lançamentos de Saída - Transferência de Valores Saída. 53

Cancelamento de Vales Funcionários Caixa e Banco O cancelamento de vales de funcionários cancela um vale emitido em nome de um funcionário retornando assim o seu valor ao caixa ou banco. Veja em "Lançamentos de Saída - Vale Funcionários" como lançar os vales de funcionários. Selecione o Tipo de Lançamento Cancelamento de Vales Funcionário. Indique se quer visualizar o vale de Todos os funcionários ou somente de um único. Para esta última opção, selecione o tipo Funcionário e selecione-o através da lupa ou digitando o código do mesmo. Os Vales Disponíveis serão listados, selecione o(s) que deseja cancelar e clique em confirmar. Na próxima janela informe se será devolvido em dinheiro, cheque ou cartão. Para finalizar o lançamento veja Movimentações de Caixa ou "Movimentações de Banco", de acordo com o local que fez o lançamento. 54

Troca de Cheque - Caixa Utilizado para trocar cheques devolvidos ou a depositar, por dinheiro, outro cheque ou cartão. O cheque que está sendo trocado sai do caixa e o valor digitado entra no saldo. O valor do cheque somente sairá do saldo do caixa se for um cheque a depositar, se for um cheque devolvido não sairá, pois este já não faz mais parte do saldo do caixa. Selecione o Tipo de Lançamento Troca de cheque Entrada. Como mostra a imagem acima, ao selecionar o lançamento todos os cheques devolvidos e a depositar ficarão disponíveis para seleção. Poder ser trocado mais de um cheque de uma só vez, basta selecioná-los. Após a seleção dos cheques clique na seta para mover os cheques selecionados para o campo em que será feito a troca em seguida clique no botão CONFIRMAR. Na próxima janela deverá ser informado por que espécie o cheque será trocado: por dinheiro, cheque ou cartão. Para finalizar o lançamento veja Movimentações de Caixa. 55

Acréscimos e Descontos Muitas vezes quando o cheque é trocado ele pode estar devolvido, portanto é possível a cobrança de juros ou multa durante a troca ou até mesmo um desconto. Nestes casos na troca de cheque é realizada a digitação de Juros, Multa e Desconto. Para tal operação, o tipo de lançamento e o cheque já deve ter sido escolhido e já deve estar na tela de Movimentos da Conta: Selecione o lançamento na tela, como mostra a figura acima, e clique no botão EDITAR. Digite os valores de Juros, Multa e/ou Desconto, como mostra a imagem abaixo. O Total é o valor assumido na troca de cheque pelo sistema. Clique em CONFIRMAR para voltar à janela anterior e finalizar o lançamento. 56

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Transferência Automática Entrada Caixa Como vimos no primeiro capítulo, na criação de contas de caixa, há a possibilidade de transferência de valores de uma conta caixa para outra no momento em que a conta for fechada, maiores informações sobre como configurar verifique no Manual Financeiro - Configurações. Quando esta opção é habilitada em uma determinada conta de caixa e esta é fechada no final do dia, na conta para onde os valores forem transferidos é criado automaticamente o lançamento de Transferência Automática Entrada. O lançamento de Transferência Automática - Entrada poderá ser conferido por meio do Relatório de Extrato de Contas, em Financeiro >> Relatórios >> Extrato de Contas. No exemplo, conforme imagem acima, o Caixa Auxiliar foi fechado e o sistema automaticamente gerou um lançamento de entrada no Caixa Geral. Maiores informações sobre o lançamento de saída automática verifique em Transferência Automática Saída. 58

Recebimento Parcela Venda Programada - Caixa e Banco As parcelas da venda programada são controladas separadamente, portanto há um lançamento específico para a baixa delas. Consulte o manual de veículos para informações sobre a venda programada. Selecione o Tipo de Lançamento Recebimento Parcela Venda Programa. Depois de selecionado o lançamento é necessário localizar as parcelas, para isto há três opções: Grupo/Cota: Selecione o grupo, digite a conta e clique no botão PESQUISAR. Pessoa: Selecione o cliente através da lupa e clique no botão PESQUISAR. Vencimento: Digite o período de vencimento das parcelas que deseja baixar e clique no botão PESQUISAR. As parcelas, se encontradas, serão listadas no quadro, como mostra a figura. Selecione todas as parcelas que deseja baixar e clique no botão CONFIRMAR. Na próxima janela será necessário digitar como está sendo feito o recebimento, em dinheiro, cheque ou cartão. Para finalizar o lançamento veja "Movimentações de Caixa" ou "Movimentações de Banco", de acordo com o local que fez o lançamento. 59

Devolução de Duplicata Paga Caixa e Banco A Devolução de Duplicata paga retorna ao caixa o valor pago a uma duplicata em caixa ou banco. A partir da versão 5.03 do sistema, é possível efetuar a Devolução através de contas do tipo BANCO. Veja como pagar duplicatas em "Lançamento de Saída - Pagamento de Duplicata" Selecione o Tipo de Lançamento Devolução Duplicata Paga. Para pesquisar o documento que será devolvido, existem tais opções: Documento: Digite o número da duplicata e clique no botão PESQUISAR. Pessoa: Selecione através da lupa o fornecedor da duplicata que deseja devolver e clique no botão PESQUISAR. Portador: Selecione através da lupa o portador das duplicatas que deseja devolver e clique no botão PESQUISAR. Esta pesquisa é muito abrangente, somente a utilize se for devolver várias duplicatas de um mesmo portador, se for uma única duplicata, utilize as opções acima para maior precisão. 60

Vencimento: Digite o período de vencimento da(s) duplicata(s) que deseja devolver e clique no botão PESQUISAR. NF/Cupom: Digite o numero da nota ou cupom fiscal da duplicata e clique no botão PESQUISAR. Nosso Número: Campo disponível somente para documentos à receber. Se encontradas, as duplicatas serão listadas na caixa, como mostra a figura abaixo: Caso seja encontrada mais de uma duplicata, por padrão todas virão selecionadas para devolução, pois no sistema Adicion é possível a devolução de mais de uma duplicata de uma só vez. Deixe selecionadas somente as que tiverem de ser devolvidas e clique no botão CONFIRMAR. A janela para digitação dos valores em dinheiro, cheque ou cartão será apresentada. Para finalizar o lançamento veja "Movimentações de Caixa". 61

Baixa Parcela de Cartão Banco Quando é feito um recebimento em cartão no caixa, as parcelas do mesmo são geradas e ficam disponíveis nas contas de banco para que sejam baixadas quando a administradora libera o pagamento. No sistema esta baixa deve ser lançada para a integridade do saldo das contas de banco. Selecione o Tipo de Lançamento Baixa Parcela Cartão. Para encontrar as parcelas que deseja baixar, selecione a(s) Administradora(s) e em Pesquisa informe o Lote ou o período de Vencimento e clique no botão PESQUISAR. As parcelas encontradas serão listadas abaixo já com o valor da taxa que está configurado no cadastro da Administradora de cartão, veja no Manual Financeiro Configurações, no capítulo Configurando o Módulo Administradoras de Cartão. Para alterar o valor da taxa, clique no botão EDITAR TAXA. 62

No campo Taxa digite o valor correto e clique em SALVAR para retornar à janela anterior. Selecione a(s) parcela(s) que deseja baixar e clique em CONFIRMAR. Voltará a tela inicial do banco. Observe na figura abaixo que nesta janela o valor da parcela do cartão é o valor bruto sem o desconto da taxa. Isto ocorre porque após clicar no botão CONFIRMAR para efetivar o lançamento, o sistema criará automaticamente um lançamento chamado TAXA ADMINISTRAÇÃO com o número do lançamento da baixa parcela cartão. 63

Este é um lançamento de saída no valor na taxa informada durante a baixa da parcela de cartão, no nosso exemplo, será criado um lançamento de saída de taxa de administração no valor de R$ 2,66 conforme informamos anteriormente. Veja informações de confirmação de lançamentos de banco em Movimentações de Banco. 64

Rendimentos Financeiros Banco Utilize este lançamento para entrar com o valor de qualquer rendimento financeiro nas contas de banco. Selecione o Tipo de Lançamento Rendimentos Financeiros. Ao selecionar o tipo de lançamento serão pedidos somente quatro campos: Valor: O valor total do rendimento. Juros: Valor de juros, se houver, do rendimento. Adiciona ao valor. Multa: Valor de multa, se houver, do rendimento. Adicion ao valor. Desconto: Valor de desconto, se houver, do rendimento. Subtrai do valor. Total: (Valor + Juros + Multa) desconto. Clique no botão CONFIRMAR. Voltará a tela inicial do banco. Para finalizar o lançamento veja "Movimentações de Banco". 65

Suprimento de Caixa Entrada Caixa Para realizar o Suprimento de Caixa - Saída, como veremos em Lançamentos de Saída, o usuário entra na conta banco de onde sairá o valor e transfere para uma conta caixa destino que será suprida. O Suprimento de Caixa Entrada é o lançamento criado automaticamente na conta caixa de destino em que entrará o valor. O lançamento de Suprimento de Caixa - Entrada poderá ser conferido por meio do Relatório de Extrato de Contas, em Financeiro >> Relatórios >> Extrato de Contas, conforme imagem abaixo. Veja mais detalhes em Suprimento de Caixa Saída. 66

Devolução - Adiantamento Fornecedor Caixa e Banco Como vimos em "Lançamentos de Saída - Adiantamento a Fornecedor" o lançamento de Adiantamento a Fornecedor é um adiantamento feito a um determinado fornecedor para ser utilizado em diversas situações. Como há a possibilidade de uma desistência desse adiantamento, há o lançamento de Devolução de Adiantamento, que devolve ao caixa ou banco o valor adiantando e este passa a ser listada no Relatório de Adiantamentos com a situação de Devolvido, para acessar este relatório vá em Financeiro >> Pagar >> Relatórios >> Adiantamentos. Para utilizar o lançamento de devolução do adiantamento feito ao fornecedor selecione o lançamento Devolução - Adiantamento a Fornecedor e a seguinte tela será apresentada: Em Pessoa informe o fornecedor que possui o adiantamento e que deseja ser devolvido e clique no botão PESQUISAR. Os adiantamentos em aberto do fornecedor escolhido serão apresentados na caixa em Adiantamentos em Aberto, como mostra a próxima imagem: 67

Com aos adiantamentos em aberto listados, selecione os que deseja devolver, como mostra a imagem acima, e clique no botão CONFIRMAR. A janela para digitação do valor em dinheiro e/ou seleção de cheque(s) será apresentada. Para finalizar o lançamento veja Movimentações de Caixa ou "Movimentações de Banco", de acordo com o local que fez o lançamento. 68

Lançamentos de Saída Veremos agora todos os lançamentos de saída e onde podem ser feitos: caixa e/ou banco. Estaremos explicando como proceder após a escolha do lançamento, quanto a finalização, que é o momento em que o usuário informa os valores, veja Movimentações de Caixa e "Movimentações de Banco". Pagamento de Duplicata Caixa e Banco Para proceder a baixa de uma duplicata a pagar, selecione o Tipo de Lançamento Pagamento de Duplicata. Depois de selecionado o tipo de lançamento, é preciso pesquisar o documento que será pago. Para tanto, existem cinco opções: Documento: Digite o número da duplicata e clique no botão PESQUISAR. Pessoa: Selecione através da lupa o fornecedor da duplicata que deseja pagar e clique no botão PESQUISAR. 69

Portador: Selecione através da lupa o portador das duplicatas que deseja pagar e clique no botão PESQUISAR. Esta pesquisa é muito abrangente, somente a utilize se for pagar várias duplicatas de um mesmo portador, se for uma única duplicata, utilize as opções acima para maior precisão. Vencimento: Digite o período de vencimento da(s) duplicata(s) que deseja pagar e clique no botão PESQUISAR. NF/Cupom: Digite o número da nota ou cupom fiscal da duplicata e clique no botão PESQUISAR. Se encontradas, as duplicatas serão listadas na caixa, como mostra a figura acima. Caso seja encontrada mais de uma duplicata, por padrão todas virão selecionadas para baixa, pois no sistema Adicion é possível a baixa de mais de uma duplicata de uma só vez. Deixe selecionadas somente as que tiverem de ser pagas e clique no botão CONFIRMAR. A janela para digitação do valor em dinheiro e/ou seleção de cheque(s) será apresentada. Para finalizar o lançamento veja "Movimentações de Caixa" ou "Movimentações de Banco", de acordo com o local que fez o lançamento. Pagamento Parcial de Duplicatas Pode ser necessária algumas vezes, a baixa do valor parcial de uma duplicata. Neste caso informe qual o valor que será pago, o restante o sistema deixa em aberto para uma próxima baixa. Para proceder com a baixa parcial, é necessário já ter escolhido o lançamento de pagamento de duplicata, ter escolhido a(s) duplicata(s) e já estar na tela do lançamento: 70

Como mostra a figura acima, selecione o lançamento da duplicata que deseja pagar parcialmente e clique no botão EDITAR, a seguinte janela será apresentada: 71

Em Valor digite o valor que será pago da duplicata, no nosso exemplo, o valor total da duplicata é de R$ 5.000,00, porém iremos baixar somente R$ 3.000,00. Depois de digitado o valor, clique em CONFIRMAR e o sistema assumirá o novo valor, como mostra a próxima imagem. 72

Agora é só finalizar o lançamento digitando o valor em dinheiro ou selecionando um cheque. Para finalizar o lançamento veja "Movimentações de Caixa" ou "Movimentações de Banco", de acordo com o local em que foi feito o lançamento. A duplicata continuará em aberto, constando em seu cadastro uma baixa de R$ 3.000,00. Acréscimos e Descontos Para digitar ou alterar valores de juros, multa e desconto na duplicata, é necessário já ter selecionado o lançamento, escolhido a duplicata e esta já estar na tela de lançamento. Selecione a duplicata e clique no botão EDITAR, os valores de Juros, Multa e/ou Desconto devem ser digitados pelo usuário: 73

Os valores de Juros e Multa serão acrescentados ao total da duplicata, e o valor de Desconto será subtraído do total. Clique no botão CONFIRMAR para que o sistema assuma os valores. 74

Nesta janela já estão relacionados todos os valores: o valor da duplicata, de Juros, Multa, Desconto e Total. Agora é só baixar. Veja "Movimentações de Caixa" ou "Movimentações de Banco", de acordo com o local em que foi feito o lançamento. 75

Saída Simples Caixa e Banco A saída simples é utilizada para saídas em caixa ou banco sem vinculo com documentos a pagar. Selecione o Tipo de Lançamento Saída Simples, conforme a imagem: Serão pedidos os seguintes campos: Valor: O valor total da saída. Juros: Valor de juros, se houver, da saída. Adiciona ao valor. Multa: Valor de multa, se houver, da saída. Adiciona ao valor. Desconto: Valor de desconto, se houver, da saída. Subtrai do valor. Total: (Valor + Juros + Multa) desconto. Despesa/Custo: Selecione a despesa/custo e informe o percentual que essa despesa terá sobre a taxa de administradora de cartão, a soma dos percentuais das despesas deve totalizar 100%. Em seguida selecione o(s) departamento(s) e informe o percentual que este departamento terá sobre a despesa. Para finalizar 76

clique em Salvar. A despesa/custo é opcional, veja no Manual Financeiro Configurações, no capítulo Configurando o Módulo Tipos de Lançamentos (caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF) como habilitar/desabilitar esta opção. Informações sobre o cadastro de Despesas/Custo acesse o Manual Financeiro Configurações, capítulo Configurando o Módulo Despesa/Custo e sobre Departamentos em Manual Financeiro Configurações, capítulo Recursos Integrados a outros Módulos Departamentos. Caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF. Após o preenchimento dos dados, a janela será semelhante à seguinte: Clique no botão CONFIRMAR e a janela para digitação do valor em dinheiro e/ou seleção de cheque(s) será apresentada. Para finalizar o lançamento veja Movimentações de Caixa ou "Movimentações de Banco", de acordo com o local que fez o lançamento. 77

Vale Funcionários Caixa e Banco O vale de funcionários permite uma saída, do caixa ou do banco, em nome do funcionário responsabilizando o mesmo pelo valor retirado à ele. Selecione o lançamento Vale Funcionários, e a seguinte janela será apresentada: Nesta janela deverão ser informados os seguintes campos: Funcionário: Digite o código do funcionário ou o selecione através da lupa. Valor do Vale: Digite o valor do vale que foi feito ao funcionário. Histórico: Digite um histórico descrevendo o motivo do vale. Despesas/Custos: Selecione a despesa/custo e informe o percentual que essa despesa terá sobre a taxa de administradora de cartão, a soma dos percentuais das despesas deve totalizar 100%. Em seguida selecione o(s) departamento(s) e informe o percentual que este departamento terá sobre a despesa. Para finalizar clique em Salvar. Depois de digitadas as informações acima, a janela ficará semelhante à imagem: 78

Com todos os campos preenchidos, como mostra a figura, clique no botão CONFIRMAR e a janela para digitação do valor em dinheiro e/ou seleção de cheque(s) será apresentada. Para finalizar o lançamento veja "Movimentações de Caixa" ou "Movimentações de Banco", de acordo com o local que fez o lançamento. Para que seja possível a digitação da despesa/custo no lançamento de Vales de Funcionários, acesse Financeiro >> Configurações >> Tipos de Lançamento : 79

Selecione o lançamento Vale Funcionários e clique no botão Editar. 80

Marque a opção Exige Despesa/Custo? e clique em SALVAR. 81

Devolução de Antecipação Caixa e Banco Como vimos em "Lançamento de Entrada - Antecipação" o lançamento de antecipação é um adiantamento recebido do cliente utilizado em diversas situações. Como há a possibilidade de uma desistência dessa antecipação, há o lançamento de devolução de antecipação, que retira do caixa ou banco o valor recebido pela antecipação e esta passa a ser listada no Relatório de Antecipações com a situação de Devolvida, para acessar o relatório ir em Financeiro > > Receber >> Relatórios >> Antecipações recebidas. Para lançar uma devolução de antecipação, escolha o lançamento Devolução Antecipação, a seguinte janela será aberta: Nesta janela selecione a Pessoa de quem foi recebida a antecipação que será devolvida e clique no botão PESQUISAR. As antecipações em aberto para a pessoa escolhida serão apresentadas na caixa Antecipações em Aberto, como mostra a próxima imagem: 82

Com as antecipações em aberto listadas, selecionas as que deseja devolver, como mostra a imagem acima, e clique no botão CONFIRMAR. A janela para digitação do valor em dinheiro e/ou seleção de cheque(s) será apresentada. Para finalizar o lançamento veja "Movimentações de Caixa" ou "Movimentações de Banco", de acordo com o local que fez o lançamento. 83

Transferência de Valores Saída Caixa e Banco Este lançamento é utilizado para transferir valores entre contas de mesma espécie, ou seja, de caixa para caixa e de banco para banco. Na conta de origem, de onde sairá o valor, ficará registrado o lançamento de transferência de valores - saída, e na conta de destino ficará registrado o lançamento de valores entrada, conforme explicado em Lançamentos de Entrada Transferência de Valores Entrada. Para realizar uma transferência, entre na conta de onde sairá o valor, e selecione o lançamento Transferência de Valores Saída. Em Efetuar Transferência para a Conta seleciona a conta destino para onde deseja transferir o valor, e informe este em Valor para Transferência, como mostra o exemplo: 84

Com todos os dados informados, clique no botão CONFIRMAR e a janela para digitação do valor em dinheiro e/ou seleção de cheque(s) será apresentada. Para finalizar o lançamento veja Movimentações de Caixa ou Movimentações de Banco de acordo com o local que fez o lançamento. 85

Devolução de Duplicata Recebida Caixa e Banco Lançamento utilizado para devolver duplicatas recebidas em caixa ou banco, porém o lançamento só pode ser feito em caixa, uma vez que o banco fisicamente não devolve valores já pagos. Veja como receber duplicatas em Lançamentos de Entrada Recebimento de Duplicata. Selecione o lançamento Devolução - Duplicata Recebida. Para pesquisar o documento que será devolvido, existem tais opções: Documento: Digite o número da duplicata e clique no botão PESQUISAR. Pessoa: Selecione através da lupa o cliente da duplicata que deseja devolver e clique no botão PESQUISAR. Portador: Selecione através da lupa o portador das duplicatas que deseja devolver e clique no botão PESQUISAR. Esta pesquisa é muito abrangente, somente a utilize se for devolver várias duplicatas de um mesmo portador, se for uma única duplicata, utilize as opções acima para maior precisão. 86

Vencimento: Digite o período de vencimento da(s) duplicata(s) que deseja devolver e clique no botão PESQUISAR. NF/Cupom: Digite o número da nota ou cupom fiscal da duplicata e clique no botão PESQUISAR. Nosso Número: Digite o nosso número referente ao boleto emitido para a duplicata e clique no botão PESQUISAR. Se encontradas, as duplicatas serão listadas na caixa, como mostra a figura abaixo: Caso seja encontrada mais de uma duplicata, por padrão todas virão selecionadas para devolução, pois no sistema Adicion é possível a devolução de mais de uma duplicata de uma só vez. Deixe selecionadas somente as que tiverem de ser devolvidas e clique no botão CONFIRMAR. A janela para digitação do valor em dinheiro e/ou seleção de cheque(s) será apresentada. Para finalizar o lançamento veja "Movimentações de Caixa" ou Movimentações de Banco de acordo com o local que fez o lançamento. 87

Tarifa Bancária Banco Utilize este lançamento para registrar tarifas bancárias na conta de banco. Selecione o lançamento Tarifa Bancária e a seguinte janela será apresentada: Serão pedidos os seguintes campos: Valor: O valor total da tarifa. Juros: Valor de juros, se houver, referente à tarifa. Multa: Valor de multa, se houver, referente à tarifa. Desconto: Valor de desconto, se houver, referente à tarifa. Total: (Valor + Juros + Multa) desconto. Despesa/Custo: Selecione a despesa/custo e informe o percentual que essa despesa terá sobre a taxa de administradora de cartão, a soma dos percentuais das despesas deve totalizar 100%. Em seguida selecione o(s) departamento(s) e informe o percentual que este departamento terá sobre a despesa. Para finalizar clique em Salvar. A despesa/custo é opcional, veja no Manual de Módulo de Controle Financeiro Configurações Configurando o Módulo Tipos de Lançamentos como habilitar/desabilitar esta opção. 88

Informações sobre o cadastro de Despesa/Custo no Manual de Módulo de Controle Financeiro Configurações Tipos de Lançamentos Despesas/Custos e sobre Departamentos em Recursos Integrados a outros Módulos Departamentos. Após o preenchimento dos dados, a janela será semelhante à seguinte: Clique no botão CONFIRMAR. Esta janela será fechada e retornará à janela do banco com o lançamento em tela para digitação do valor em saída c/c ou emissão de cheque. Veja em Movimentações de Banco mais explicações de como finalizar o lançamento. 89

Impostos sobre Movimentações Banco Lançamento utilizado para lançar impostos sobre movimentações das contas de banco. Selecione o lançamento Impostos Sobre Movimentações, a seguinte janela será apresentada: Serão pedidos os seguintes campos: Valor: O valor total da tarifa. Juros: Valor de juros, se houver, referente à tarifa. Multa: Valor de multa, se houver, referente à tarifa. Desconto: Valor de desconto, se houver, referente à tarifa. Total: (Valor + Juros + Multa) desconto. Despesa/Custo: Selecione a despesa/custo e informe o percentual que essa despesa terá sobre a taxa de administradora de cartão, a soma dos percentuais das despesas deve totalizar 100%. Em seguida selecione o(s) departamento(s) e 90

informe o percentual que este departamento terá sobre a despesa. Para finalizar clique em Salvar. A despesa/custo é opcional, veja no Manual de Módulo de Controle Financeiro Configurações Configurando o Módulo Tipos de Lançamentos como habilitar/desabilitar esta opção. Informações sobre o cadastro de despesa/custo acesse o Manual Financeiro Configurações, capítulo Configurando o Módulo Despesa/Custo e sobre Departamentos em Manual Financeiro Configurações, capítulo Recursos Integrados a outros Módulos Departamentos. Caminho: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF. Após o preenchimento dos dados, a janela será semelhante à seguinte: Clique no botão CONFIRMAR. Esta janela será fechada e retornará à janela do banco com o lançamento em tela para digitação do valor em saída c/c ou emissão de cheque. Veja em "Movimentações de Banco" mais explicações de como finalizar o lançamento. 91

Saída para Depósito em Cheque Caixa Os cheques recebidos no caixa devem ser depositados assim como acontece fisicamente. Para que as contas estejam sempre corretas, realize o lançamento de saída para depósito e conciliação no banco na data em que o cheque foi realmente depositado e efetivado na conta, respectivamente. Para fazer um deposito, entre no caixa onde está o cheque que será depositado, e selecione o lançamento Saída para Depósito em Cheque. Neste janela o usuário deverá em Selecione a Conta Destino escolher em qual conta será feito o depósito. Somente estarão disponíveis as contas de espécie Banco. Em Cheques para Depósito Entre / à, indique o período de depósito dos cheques que deseja depositar. A data de depósito é informada no momento do cadastro do cheque no caixa. Clique no botão PESQUISAR e os cheques encontrados serão listados na caixa abaixo. 92

Selecione os cheques que deseja depositar, como mostra a figura acima, e clique na seta para mover os cheques selecionados para o campo em que serão depositados na conta banco destino, em seguida clique botão CONFIRMAR. Esta janela será fechada e a janela principal do caixa será apresentada com o valor em cheque. Para finalizar, basta digitar um histórico para o lançamento e clicar no botão CONFIRMAR. Veja mais informações de finalização de lançamento no caixa em "Movimentações de Caixa". 93

Devolução de Cheques Banco Depois de depositado o cheque pode ser devolvido, neste caso a devolução também deve ser lançada no sistema Adicion para que as contas fiquem com seu saldo correto de acordo com o saldo físico. Seguindo as regras bancárias, somente é possível realizar a devolução de um cheque num máximo de duas vezes. Para utilizar este lançamento, acesse a conta de banco onde o cheque foi depositado e selecione o tipo de Lançamento Devolução de Cheque. A única informação necessária para a seleção dos cheques que serão devolvidos é a data de depósito dos mesmos, que deverá ser digita em Cheques Depositados Entre / à. Atente-se que deve ser informada a data de depósito e não a data de conciliação do lançamento. Os cheques encontrados no período informado, serão listados na caixa como mostra a próxima imagem: 94

Selecione os cheques que deseja depositar e clique na seta para mover os cheques selecionados para o campo em que serão depositados na conta caixa destino, em seguida clique botão CONFIRMAR. Esta janela será fechada retornando à janela do banco com o lançamento em tela. O valor dos cheques selecionados serão apresentados automaticamente no campo Saída C/C. Veja mais detalhes de como finalizar lançamentos de banco em Movimentações de Banco. Os cheques sairão do banco e entrarão no caixa, porém não entram no saldo de caixa, eles somente ficam disponíveis para re-apresentação ou troca de cheque, uma vez que só fazem parte do saldo de caixa cheques a vista e pré datados. 95

Saída para Depósito em Dinheiro Caixa Os valores em dinheiro recebidos no caixa que forem depositados fisicamente, também devem ser depositados no sistema Adicion, para garantir a igualdade entre o saldo do sistema e o saldo físico das contas. Para proceder com o lançamento descrito acima, selecione no caixa de onde sairá o dinheiro, o lançamento Saída para Depósito em Dinheiro. Informe em Efetuar Depósito para a Conta a conta de depósito do dinheiro e em Valor do Depósito Dinheiro, o valor em dinheiro que será depositado. A janela ficará semelhante à próxima figura: 96

Clique em CONFIRMAR para efetivar os dados do depósito, esta janela será fechada retornando à janela do caixa com o lançamento em tela. O campo Dinheiro estará preenchido com o valor do depósito. Veja informações de como finalizar o lançamento em "Movimentações de Caixa". 97

Transferência Automática Saída Caixa Como vimos no primeiro capítulo, na criação de contras de caixa, há a possibilidade de transferência de valores de uma conta caixa para outra no momento em que a conta for fechada. Quando esta opção é habilitada em uma determinada conta de caixa e esta é fechada, na conta de onde os valores saíram para transferência é criado automaticamente o lançamento de Transferência Automática Saída. O lançamento de Transferência Automática - Saída poderá ser conferido por meio do Relatório de Extrato de Contas, em Financeiro >> Relatórios >> Extrato de Contas, conforme imagem abaixo. No exemplo, conforme imagem acima, o Caixa Auxiliar foi fechado e o sistema automaticamente gerou um lançamento de saída do Caixa Auxiliar para o Caixa Geral. Maiores informações sobre o lançamento de entrada automática verifique em Transferência Automática - Entrada. 98

Suprimento de Caixa - Saída Banco Este lançamento é utilizado para suprir uma conta caixa a partir de um saldo da conta banco, ou seja, do banco para o caixa. Na conta banco, de onde sairá o valor, ficará registrado o lançamento Suprimento de Caixa Saída e na conta caixa destino ficará registrado o lançamento automático Suprimento de Caixa Entrada. Para utilizar este lançamento, acesse a conta banco de onde se deseja retirar o valor e selecione o Tipo de Lançamento Suprimento de Caixa Saída. Informe em Efetuar Transferência para a Conta informe a conta caixa que receberá o valor e em Valor para a Transferência informe o valor a ser transferido. Clique em CONFIRMAR para efetivar o lançamento, esta janela será fechada retornando à janela do caixa com o lançamento em tela. O campo Cheque estará preenchido com o valor da transferência, clique no botão à frente e informe os dados do cheque. Veja informações de como finalizar o lançamento em Movimentações de Caixa. Maiores informações sobre o lançamento de entrada verifique em Suprimento de Caixa Entrada. 99

Adiantamento a Fornecedor Caixa e Banco O adiantamento é um pagamento antecipado ao fornecedor, que permite ao usuário antecipar valores a pagar para determinado fornecedor. Para utilizar este lançamento, acesse uma conta banco ou caixa de onde se deseja retirar o valor e selecione o Tipo de Lançamento Adiantamento a Fornecedor. Observe o exemplo acima. Em Código da Pessoa selecione através da lupa o fornecedor que deseja efetuar o adiantamento. Em Valor do Adiantamento informe o valor a ser adiantado. Informe o Histórico para facilitar a identificação do adiantamento posteriormente. Clique no botão CONFIRMAR e esta janela será fechada retornando à janela do caixa com o lançamento em tela. Caso o lançamento ocorra em uma conta caixa os campos Dinheiro e Cheque ficarão habilitados, caso ocorra em conta banco os campos Saída C/C e Cheque ficarão habilitados, para que o usuário informe a forma de pagamento. Para finalizar o lançamento veja "Movimentações de Caixa" ou "Movimentações de Banco", de acordo com o local que fez o lançamento. 100

Com o valor para pagamento adiantado, o valor já sai da conta onde foi feito o lançamento, porém logo haverá a necessidade da baixa da duplicata a pagar. Veremos como baixar a duplicata utilizando o adiantamento. Utilizando o Adiantamento Para utilizar o adiantamento, primeiro é preciso fazer o procedimento descrito em Pagamento de Duplicata. Depois de selecionada a duplicata a pagar do fornecedor e clicado no botão CONFIRMAR, a seguinte janela será apresentada: O sistema automaticamente reconhece que o fornecedor já tem um pagamento adiantado em aberto e apresenta a mensagem, como mostra a figura acima. Para utilizar o adiantamento, clique no botão OK da mensagem. Observe o campo Adiantamento. Neste local clique no botão e as antecipações disponíveis para uso serão apresentadas na tela: 101

Observe que o adiantamento aparece com a data e o valor que foi emitido e o histórico digitado para identificá-lo. Caso o fornecedor possua vários adiantamentos em aberto, todos serão relacionadas neste quadro. Selecione somente a(s) que desejar utilizar e clique no botão OK. Baixa Parcial de Adiantamento Algumas vezes pode ser necessário baixar uma duplicata a pagar com um valor menor que o valor do adiantamento de modo que o restante do adiantamento fique em aberto para ser utilizado em outra baixa futuramente. Veremos como fazer para utilizar somente uma parte do adiantamento em uma baixa de duplicata. Como primeiro passo é preciso fazer o procedimento descrito em Pagamento de Duplicata. Depois de selecionada a duplicata do fornecedor e clicado no botão CONFIRMAR, a seguinte janela será apresentada: 102

Observe a mensagem informando que o cliente possui adiantamentos em aberto. Clique no botão OK e em Adiantamentos, clique no botão para obter a seguinte janela: 103

Selecione o adiantamento que deseja utilizar, e clique no botão OK. Retornará à janela principal do lançamento. Veja que em Valores, no campo Diferença há uma diferença referente ao valor da duplicata e o valor do adiantamento. Para finalizar o lançamento, digite os demais valores, se houver, e o histórico. Clique no botão CONFIRMAR para efetivar o lançamento, e a seguinte confirmação será apresentada: 104

Clique em OK para confirmar a geração de um novo adiantamento no valor da diferença ou clique em Cancelar para que não gere um novo adiantamento. Detalhes de finalização de lançamento de caixa, veja "Movimentações de Caixa". 105

Lançamentos Neutros Os lançamentos neutros são lançamentos que não movimentam nenhum saldo do caixa, tanto que nestes lançamentos não é necessário a digitação de valores em dinheiro, cheque ou cartão. Transferência de Antecipação Caixa Após ser feito o recebimento antecipado para um determinado cliente pode ser necessário transferir este recebimento para outro cliente, neste caso utilize o lançamento que estaremos explicando agora. Veja em "Lançamentos de Entrada Antecipação" como fazer um recebimento antecipado. Para realizar a transferência, selecione no caixa o lançamento Transferência de Antecipação. Nesta janela, em Pessoa selecione através da lupa o cliente com quem está a antecipação e clique no botão PESQUISAR. Na caixa Antecipações em Aberto serão listadas todas as antecipações ainda não utilizadas pelo cliente. Selecione as que deseja 106

transferir. Em Transferir para selecione através da lupa o cliente para quem deseja transferir a antecipação. Veja a seguinte imagem de exemplo: Em nosso exemplo, estaremos transferindo uma antecipação de TRAVAGLIA LTDA EPP, no valor de R$ 250,00 para o cliente CONSUMIDOR. LAZARIM E Com todos os campos preenchidos, clique no botão confirmar para efetivar os dados do lançamento. A janela do caixa será apresentada com o lançamento em tela. Não é necessário digitação de valores em dinheiro, cheque ou cartão por ser um lançamento neutro, uma vez que esta antecipação já entrou no caixa e estamos trocando somente o cliente. Veja informações de finalização de lançamentos em "Movimentações de Caixa". 107

Cancelamento de Duplicata a Pagar Caixa Utilize este lançamento para cancelar no caixa duplicatas a pagar em aberto. Caso a duplicata já esteja quitada, utilize o procedimento de devolução de duplicata paga. Acesse o caixa, e selecione o lançamento Cancelamento Duplicata a Pagar. Pesquise o documento que será cancelado através de uma das opções: Documento: Digite o número da duplicata e clique no botão PESQUISAR. Pessoa: Selecione através da lupa o fornecedor da duplicata que deseja cancelar e clique no botão PESQUISAR. Portador: Selecione através da lupa o portador das duplicatas que deseja cancelar e clique no botão PESQUISAR. Esta pesquisa é muito abrangente, somente a utilize se for cancelar várias duplicatas de um mesmo portador, se for uma única duplicata, utilize as opções acima para maior precisão. Vencimento: Digite o período de vencimento da(s) duplicata(s) que deseja cancelar e clique no botão PESQUISAR. 108

NF/Cupom: Digite o número da nota ou cupom fiscal que gerou a duplicata e clique no botão PESQUISAR. Nosso Número: Campo disponível somente para documentos à receber. Se encontradas, as duplicatas serão listadas na caixa, como mostra a figura acima. Deixe selecionadas somente as que tiverem de ser canceladas e clique no botão CONFIRMAR, assim retornará à janela principal do caixa com o lançamento em tela. Não é necessário digitar valor em dinheiro, cheque ou cartão. Para finalizar o lançamento veja "Movimentações de Caixa". 109

Cancelamento de Duplicata a Receber Caixa Utilize este lançamento para cancelar no caixa duplicatas a receber em aberto. Caso a duplicata já esteja quitada, utilize o procedimento de devolução de duplicata recebida. Acesse o caixa, e selecione o lançamento Cancelamento Duplicata a Receber. Pesquise o documento que será cancelado através de uma das opções: Documento: Digite o número da duplicata e clique no botão PESQUISAR. Pessoa: Selecione através da lupa o cliente da duplicata que deseja cancelar e clique no botão PESQUISAR. Portador: Selecione através da lupa o portador das duplicatas que deseja cancelar e clique no botão PESQUISAR. Esta pesquisa é muito abrangente, somente a utilize se for cancelar várias duplicatas de um mesmo portador, se for uma única duplicata, utilize as opções acima para maior precisão. Vencimento: Digite o período de vencimento da(s) duplicata(s) que deseja cancelar e clique no botão PESQUISAR. 110

NF/Cupom: Digite o número da nota ou cupom fiscal que gerou a duplicata e clique no botão PESQUISAR. Nosso Número: Digite o nosso número da duplicata e clique no botão PESQUISAR. Se encontradas, as duplicatas serão listadas na caixa, como mostra a figura acima. Deixe selecionadas somente as que tiverem de ser canceladas e clique no botão CONFIRMAR, assim retornará à janela principal do caixa com o lançamento em tela. Não é necessário digitar valor em dinheiro, cheque ou cartão. Para finalizar o lançamento veja "Movimentações de Caixa". 111

Baixa de Vales de Funcionários Caixa e Banco Vimos em Lançamentos de Saída como efetuar o Vales de Funcionários. Depois de lançado o vale de funcionários no caixa ou banco, é necessário baixá-lo para que o vale não conste mais como aberto. O vale deve ser baixado quando o funcionário representá-lo através de um documento fiscal ou quando o vale for descontado do funcionário, se for o caso. Para baixar um vale, escolha o lançamento Baixa de Vales Funcionários. A seguinte janela será aberta: A opção Todos já virá selecionada e os Vales Disponíveis serão listados. Caso deseje listar os vales disponíveis de um funcionário específico, selecione o tipo Funcionário e escolha o funcionário através da lupa que será habilitada. Clique no botão PESQUISAR e os vales disponíveis para o funcionário selecionado serão listados, como mostra a mensagem acima. Deixe selecionados somente os vales que deseja baixar e clique no botão CONFIRMAR, assim retornará à janela principal do caixa ou banco com o lançamento em tela. Não é necessário digitar valor em dinheiro, cheque ou cartão. Para finalizar o lançamento veja "Movimentações de Caixa" ou "Movimentações de Banco", de acordo com o local em que está sendo feito o lançamento. 112

Re-Apresentação de Cheques - Caixa Um cheque pode ser re-apresentado no sistema assim como ocorre fisicamente, e segundo as regras bancárias, só pode ser feita a re-apresentação de um cheque depois da primeira devolução do mesmo, a partir da segunda devolução, o único lançamento disponível para o cheque no caixa é a "Troca de Cheque". Selecione o lançamento Re-Apresentação de Cheque. Todos os cheques devolvidos disponíveis para re-apresentação serão apresentados: Em Selecione a Conta Destino, escolha a conta de espécie banco em que os cheques serão re-apresentados, selecione os cheques e clique na seta indicada para que possa incluir no campo em que serão re-apresentados, em seguida no botão CONFIRMAR, assim retornará à janela principal do caixa com o lançamento em tela. Não é necessário digitar valor em dinheiro, cheque ou cartão. Para finalizar o lançamento veja "Movimentações de Caixa". 113

Cancelamento Automático de Duplicata a Receber Caixa No sistema Adicion, quando uma nota fiscal ou cupom fiscal é cancelado, o sistema automaticamente cancela as duplicatas em aberto referente ao documento fiscal cancelado. No momento no cancelamento o usuário seleciona em que conta deseja cancelar as duplicatas e nesta conta fica registrado o lançamento de Cancelamento Automático Duplicata a Receber. Para saber como habilitar as contas de caixa para cancelamento automático veja em Financeiro >> Configurações >> Contas ou acesse o Manual Financeiro Configurações, item: Permite cancelamento automático de duplicatas a receber quando o documento fiscal for cancelado?. 114

Transferência de Adiantamento Caixa Após ser feito o adiantamento para um determinado fornecedor pode ser necessário transferir este adiantamento para outro fornecedor, neste caso utilize o lançamento Transferência de Adiantamento. Veja em "Lançamentos de Saída Adiantamento" como fazer um adiantamento a fornecedor. Para realizar a transferência, selecione no caixa o lançamento Transferência de Adiantamento Fornecedor. Nesta janela, em Pessoa selecione através da lupa o fornecedor com quem está o adiantamento e clique no botão PESQUISAR. Na caixa Adiantamentos em Aberto serão listadas todas os adiantamentos ainda não utilizados pelo fornecedor. Selecione os que deseja transferir. Em Transferir para selecione através da lupa o fornecedor para quem deseja transferir o adiantamento. Veja a seguinte imagem de exemplo: 115

Em nosso exemplo, estamos transferindo uma antecipação de TRAVAGLIA LTDA, no valor de R$ 356,00 para o fornecedor MICROWORK. LAZARIM E Com todos os campos preenchidos, clique no botão CONFIRMAR para efetuar os dados do lançamento. A janela do caixa será apresentada com o lançamento em tela. Não é necessário digitação de valores em dinheiro, cheque ou cartão por ser um lançamento neutro, uma vez que este adiantamento já entrou no caixa e estamos trocando somente de fornecedor. Veja informações de finalização de lançamentos em "Movimentos de Caixa". 116

Controlando o Caixa Depois de entendermos os lançamentos que podem ser feitos no caixa e banco, veremos agora como controlar estes lançamentos através dos saldos, estornos e fechamento das contas. Saldos Para visualizar o saldo do caixa, clique no botão Saldos conforme mostra o destaque na figura: Ao clicar no botão Saldos será apresentada uma janela contendo todos os lançamentos do dia. Veja os detalhes desta janela: 117

Conta: É a conta que esta sendo visualizada. Data Fechamento: Última data de movimento do caixa, é a data que ele pode ser fechado. Detalharemos melhor em Fechamento. Usuário: É o nome do usuário que está no sistema. Lançamentos: Resumo dos lançamentos feitos após o último fechamento. Por exemplo, se o caixa foi fechado dia 18/11, serão apresentados aqui os lançamentos do dia 19/11. Cópia Recibo: Emite um recibo de um lançamento. Em Lançamentos, selecione o lançamento que deseja emitir o recibo, e clique no botão Cópia Recibo. Detalhamento do Lançamento: Detalha os lançamentos que aparecem resumidos na caixa de Lançamentos. Para verificar os detalhes, selecione qual desejar na caixa Lançamentos que o detalhe será apresentado em Detalhamento do Lançamento. Observe agora os valores de Cheque, Dinheiro, Cartão e Total. Para cada um destes valores existem três colunas: Anterior, Movimento e Em: data atual. 118

A coluna Anterior é o saldo do último fechamento do caixa. A coluna Movimento, é o saldo de movimentação que houve após o último fechamento, e a coluna Em:data atual, é o total do saldo Anterior somado ao saldo do Movimento. Para conferir o caixa observe se o que consta na coluna Movimento é exatamente igual ao movimento do dia. 119

Fechamento Agora que já entendemos como conferir os lançamentos e os saldos, veremos como fazer o fechamento do caixa. Para acessar o fechamento, clique no botão Saldos do caixa, como mostra a imagem a seguir: Ao clicar no botão Saldos será aberta a janela de controle de saldos, como vimos no item anterior, e também o acesso aos botões de Fechar Saldos e Eliminar Fechamento. Observe o botão fechamento em destaque na próxima imagem. Para fechar o caixa, primeiro verifique se os lançamentos do dia estão corretos e se o saldo do caixa no sistema está igual ao saldo físico do caixa. Depois da conferência, estando tudo correto, observe a Data Fechamento, pois é nesta data que o caixa será fechado. Por exemplo, se hoje é dia 09/09 e desejo fechar o caixa do dia 06/09, em data fechamento deve constar a data 06/09. 120

Como vimos no cadastro de contas, em Manual Financeiro - Configurações, é possível que uma conta, quando fechada, transfira seus valores para outra conta. Portanto, no nosso exemplo, iremos fechar a conta Caixa Auxiliar transferindo seus valores para o Caixa Geral, com um fundo de reserva de R$ 50,00, também configurado no cadastro da conta. Clique no botão Fechar Saldos para efetivar o fechamento. Caso existam cheques no caixa, será aberta uma janela apresentando os cheques a vista e a prazo para que o usuário selecione os cheques que deseja transferir para o caixa que recebe os valores, no nosso exemplo, o caixa geral. 121

Selecione nesta janela somente os cheques que serão transferidos e clique no botão SELECIONAR. A janela de transferência de valores será apresentada: 122

Observe que uma mensagem avisa que fechando a conta não será mais permitido movimentações nela antes da data de fechamento. Em Total Atual veja o saldo geral do caixa que está transferindo os valores, no nosso caso, o Caixa Auxiliar. O Fundo Reserva é o que está configurado no cadastro da conta que está transferindo os valores. Total a Transferir é o Total Atual subtraindo o Fundo Reserva. Clique no botão Confirmar para efetivar a transferência. 123

Esta é a confirmação que o caixa foi fechado. Para fechar o Caixa Geral, ou seja, uma conta que não transfere seus saldos para nenhuma outra, o procedimento é mais rápido. Clicando no botão Fechar Saldos, será apresentada uma confirmação: Clique em Sim para prosseguir com o fechamento ou em Não para retornar à janela de saldos do caixa. Clicando em Sim a janela de Caixa Fechado será apresentada. 124

Eliminar Fechamento Pode ser necessário algumas vezes re-abrir um caixa já fechado para estornar um lançamento ou fazer um lançamento em data anterior. Para este procedimento, existe a opção de Eliminar Fechamento. No caixa, clique no botão Saldos, como mostra a figura: Observe na janela de Saldos o botão Elimina Fechamento: 125

Clique no botão Eliminar Fechamento para que o caixa volte em aberto. Caso seja um caixa que transfere valores para outro, todo o valor transferido para o caixa que recebe os valores retornará à conta inicial. No nosso exemplo, ao Eliminar Fechamento do Caixa Auxiliar, todo o valor transferido do Caixa Geral no fechamento, retornará ao Caixa Auxiliar. Veja a janela que é apresentada ao Eliminar o fechamento do Caixa: 126

Os valores apresentados nesta janela são referentes aos valores do dia em que está sendo eliminado o fechamento. O Caixa Auxiliar do dia 06/09 não possui nenhum valor em aberto, apenas o fundo de reserva que foi deixado após o fechamento. Clique no botão Eliminar para confirmar a re-abertura do caixa. 127

Estorno de Lançamentos O estorno invalida um lançamento voltando os documentos sempre na situação anterior, como por exemplo, estornando um recebimento de duplicata, a mesma volta como Aberta, recebimentos em cheque, os cheques são excluídos como se não tivessem entrado no sistema e assim por diante. O estorno pode alterar o saldo do caixa dependendo do lançamento que for estornado, portanto só pode ser feito com o caixa aberto no dia que o lançamento a ser estornado foi feito. Para realizar este procedimento clique no botão Estorno Lancto, em destaque na próxima imagem: Uma janela será aberta com todos os lançamentos realizados no dia que está informado em Movimento. No nosso caso, dia 09/09/2010. 128

Selecione o lançamento que deseja estornar e clique no botão Estornar. Será pedida uma confirmação para o estorno: Clicando em Sim o sistema iniciará o processo de estorno, clicando em Não, o lançamento não será estornado e retornará à janela de Estorno de Lançamentos. O usuário escolhendo Sim e o estorno sendo realizado corretamente, será apresentada a mensagem: 129

Desta forma a conta ficará como se não existisse o lançamento, voltando todos os documentos em aberto e estornando valores de dinheiro, excluindo cheques e cartões. O lançamento estornado constará apenas no relatório de Extrato de Contas, mesmo assim não somará nem diminuirá ao total do saldo e será apresentado com um na frente do lançamento. 130

Controlando o Banco Como já entendemos como funciona os lançamentos, agora iremos ver como controlar o saldo dos bancos, como conciliar lançamentos, fechar as contas, eliminar fechamentos e estornar lançamentos. Saldos Para acessar o saldo de uma conta de banco, entre na conta que desejar, e clique no botão Saldos: Veja que ao clicar no botão Saldos são abertas duas opções: Saldos da Conta e Conciliação. Primeiramente estaremos escolhendo a opção Saldos da Conta. Selecionando esta opção veremos a janela de saldos e lançamentos a conciliar: 131

O que compõe esta janela: Movimentações: Neste quadro constam todos os lançamentos já conciliados do banco. Conta: Nome da conta que está sendo visualizada. Recibo: Selecione um lançamento e clique neste botão para imprimir um recibo com os dados do lançamento. Cópia de Cheque: Selecione um lançamento realizado em cheque e clique neste botão para imprimir uma cópia do cheque emitido. Detalhe: Selecione um lançamento e clique neste botão para visualizar detalhes do lançamento, como por exemplo, número de duplicata, juros, multa, etc. Eliminar Conciliação: Na caixa de Movimentações selecione um lançamento e clique neste botão para que a data de conciliação seja eliminada do lançamento e este passe a aparecer nos lançamentos não conciliados. Saldo Previsto em: É o saldo atual + saldo não conciliados. Não conta no saldo de não conciliados os cheques emitidos pré datados. Saldo Atual até: Total de lançamentos conciliados até a data. 132

Não Conciliados: Total de lançamentos não conciliados. Recibo: Selecione um lançamento não conciliado e clique neste botão para emitir um recibo. Cópia Cheque: Selecione um lançamento não conciliado em cheque e clique neste botão para emitir uma cópia do cheque. Conciliar: Selecione um lançamento não conciliado e clique neste botão para concilia-lo na data informada em Data da Conciliação. Saldo final após Conciliação: É o salto atual + não conciliados. Para conferir os lançamentos do dia, sempre observe os lançamentos conciliados e não conciliados, pois pode haver algum lançamento ainda não conciliado erroneamente ou vice-versa que irá influenciar no saldo do banco. 133

Conciliação Conciliar um lançamento significa que este foi efetivado na conta bancária na data informada pelo usuário. É de extrema importância a conciliação de lançamentos para que o banco movimentado no sistema seja uma cópia fiel à conta física. Existem duas formas de conciliação: uma já no momento do lançamento em que o usuário digita a data de conciliação e outra através do botão Saldos. A primeira deve ser utilizada para lançamentos que entram imediatamente na conta quando realizados, e a segunda, para lançamentos que dependem de autorização do banco, como por exemplo, depósitos em cheque de outros bancos. Para conciliar um lançamento no momento em que este está sendo feito, observe a próxima imagem: Depois de selecionado o lançamento e informado o valor, antes de confirmar digite em Data da Conciliação a data de efetivação do lançamento na conta. Não informando esta data, os lançamentos entram na listagem de não conciliados. O segundo tipo de conciliação é através do botão Saldos - Conciliação: 134

Selecione a opção conciliação: Nesta janela serão apresentados os lançamentos não conciliados. Selecione os que desejar conciliar, informe a Data da Conciliação e clique no botão Concilia Selecionados. 135

Fechamento Também é possível e recomendado fazer fechamentos na conta banco. O fechamento garante que não sejam conciliados lançamentos com data retroativa em que a conta do banco já foi fechada, mantendo o saldo sempre correto e não correndo riscos de provocar erros em saldos passados que já foram conferidos. Para acessar o fechamento do banco, acesse o botão Saldos >> Saldos da Conta: Clicando no botão Saldos da conta, entraremos na janela que explicamos no item Saldos, nesta janela localizamos o botão Fechar Saldos. 136

Para fechar o banco, primeiro verifique se os lançamentos do dia do fechamento estão corretos e se não haverá mais nenhum lançamento para conciliar antes desta data. O saldo do banco no sistema deverá estar igual ao saldo físico do banco. Depois desta conferência, estando tudo correto, clique no botão Fechar Saldos, a seguinte janela de confirmação será apresentada: 137

Observe a mensagem de fechamento e esteja certo de que deseja fechar. Em Data Fechamento informe a data que deseja fechar a conta, não é necessário que seja a data atual. Em Saldo em é o saldo atual da conta na data do fechamento. Clique em SALVAR para efetivar o fechamento e retornar à janela principal do banco. 138

Eliminar Fechamento Pode ser necessário eliminar um fechamento para conciliar lançamentos em uma data já fechada ou quando a conta for fechada por engano. Para eliminar um fechamento, clique no botão Saldos >> Saldos da Conta: Clique no botão Eliminar Fechamento como mostra o destaque da próxima figura: 139

Ao clicar no botão indicado, a janela de confirmação será apresentada: A Data do Último Fechamento e o Saldo Fechamento serão exibidos para que o usuário saiba que dia está eliminando o fechamento. Não é possível eliminar uma data específica, somente o último fechamento. Clique em Eliminar para efetivar a operação e retornar à janela principal do banco. 140

Estorno de Lançamento Caso um lançamento tenha sido feito de forma incorreta é possível estorná-lo para que seja desconsiderado. Estornando um lançamento os documentos envolvidos voltam à situação que estavam antes do lançamento, como por exemplo, a duplicata que estava quitada volta com a situação Aberta, o cheque emitido deixa de existir, etc. O lançamento passa a não contar no saldo total da conta, porém o mesmo é apresentado no relatório de Extrato de Contas, com um indicando que foi estornado. Para estornar um lançamento, clique no botão Estorno Lancto da conta onde o lançamento foi feito: Clicando neste botão, todos os lançamentos de datas ainda não fechadas do banco serão apresentados para estorno. 141

Selecione o lançamento que deseja estornar e clique no botão Estornar. A janela para o usuário confirmar se deseja realmente estornar o lançamento será apresentada: Clique em Sim para prosseguir com o estorno e em Não para retornar à janela de estorno de lançamentos. Clicando em Sim, uma nova mensagem que o lançamento foi estornado corretamente será visualizada pelo usuário: 142

Clique em OK para finalizar. 143

Relatórios Veremos neste capítulo os relatórios que auxiliam no controle das movimentações financeiras. Em especial o primeiro que iremos explicar, pois este é necessário que seja emitido todos os dias para conferência das contas. Extrato de Contas Utilizado para visualizar todos os lançamentos feitos em uma determinada conta escolhida pelo usuário. Pode ser emitido tanto para caixa como para banco. Para acessalo entre em: Financeiro >> Relatórios >> Extrato de Contas Escolhendo uma conta de caixa, será possível emitir o relatório com as seguintes opções: Tipo Analítico: Mostra o relatório contendo todas as informações do lançamento, o tipo do lançamento, o número do documento, pessoa, valor do documento etc. Sintético: Mostra o relatório com os dados do lançamento de forma resumida, o histórico e como foi pago ou recebido. 144

Período de Movimentação: Informe uma Data Inicial e uma Data Final para que os lançamentos deste período sejam apresentados no relatório. Ordem de Impressão: Data: Selecionando esta opção, os lançamentos da conta serão apresentados no relatório por ordem de data em que foram feitos. Tipo Lançamento: Selecionando esta opção, os lançamentos da conta serão apresentados no relatório separados por tipo de lançamento, por exemplo, primeiramente serão apresentadas todas as entradas simples, depois todos os recebimentos de duplicatas. Inserir Estornados?: Selecione esta opção para que os lançamentos que foram estornados no período selecionado sejam visualizados no relatório. Inserir Detalhes?: Selecione esta opção para visualizar detalhes de cheques e cartões lançados e/ou utilizados no caixa. Listar Despesas/Custos?: Marque esta opção para listar as despesas/custos utilizadas nos lançamentos. Listar Departamentos?: utilizados nos lançamentos. Marque esta opção para listar os departamentos Para contas de banco, as opções são basicamente as mesmas que para as contas de caixa, exceto por dois itens: a opção de Inserir Detalhes, não é habilitada para contas tipo banco e há um filtro a mais muito importante, que são os lançamentos não conciliados: 145

Para que os lançamentos não conciliados também sejam impressos, selecione em Opções o item Inserir Não Conciliados?. Veja que há dois tipos de filtros: Todos e Até Data Final. Selecionando Todos, todos os lançamentos não conciliados serão apresentados independente da data do movimento. Selecionando Até Data Final, somente serão apresentados lançamentos não conciliados que foram lançados até a data final informada em Período, portanto no nosso exemplo, serão apresentados todos os não conciliados independe da data de lançamento. Clique em IMPRIMIR para gerar o relatório em vídeo e posterior impressão. 146

Cheques Emitidos Este relatório lista todos os cheques emitidos nas contas de banco pela concessionária. Para visualiza-lo, acesse: Financeiro >> Relatórios >> Cheques Emitidos Conta Financeira: Serão listados no relatório os cheques emitidos pela conta selecionada neste campo. Tipo Analítico: Emite o relatório de forma completa com todos os dados do lançamento e do cheque. Sintético: Emite o relatório com os dados do cheque e lançamento de forma resumida, sem detalhar. Data Movimentação: Os cheques serão selecionados a partir de sua data de movimentação. 147

Bom Para: Os cheques serão selecionados a partir da data de Bom Para informada no momento em que o usuário preencheu os dados do cheque no banco. Conciliação: Os cheques serão selecionados de acordo com a data de conciliação do lançamento que originou a emissão do cheque. Incluir cancelados?: Para lançamentos estornados, somente irão aparecer se for marcada esta opção. Período de Movimentação: Informe o período de acordo com a opção escolhida em Data. Ordem de impressão: Selecione a ordem de impressão que deseja emitir o relatório. Selecione Empresa: Este relatório é integrado. Para usuários do Fusion, é possível selecionar de qual empresa deseja visualizar os cheques. Clique em IMPRIMIR para gerar o relatório em vídeo e posterior impressão. 148

Comprovante Retroativo Caso necessite emitir comprovante de lançamentos financeiros com data retroativa, utilize este relatório, ele permite emitir comprovante de todos os lançamentos até mesmo se a conta onde o mesmo foi feito já estiver fechada. Para utiliza-lo, entre em: Financeiro >> Relatórios >> Comprovantes Retroativo Veja como localizar os lançamentos: Empresa: Para empresas que utilizam o Fusion, selecione a empresa onde o lançamento foi feito. Contas Financeiras Todas: O sistema irá procurar o lançamento em todas as contas. Específica: O selecionada. sistema irá procurar Filtrar por 149 o lançamento somente na conta

Período - Data Inicial / Data Final: Informe o período em que foi feito o lançamento que deseja emitir o comprovante. Histórico: Digite parte do histórico digitado no lançamento que deseja emitir o comprovante. Lançamento: Informe o número do lançamento. Valor: Informe o valor do lançamento que deseja pesquisar. Nº do Cheque: Caso deseje localizar um lançamento que envolve cheque, informe o número do cheque para efetuar a pesquisa. Tipo de Lançamento: Para filtrar lançamentos de um tipo específico, informe o código do tipo de lançamento ou pesquise-o clicando sobre. Após selecionar a forma de pesquisa desejada, clique no botão Pesquisar. Os lançamentos encontrados de acordo com os dados informados serão apresentados na caixa abaixo do botão, como mostra a imagem acima. Ao clicar sobre um lançamento seu detalhe será visualizado na caixa de Tipo de Lançamento. Selecione o lançamento que desejar e clique em Autoriza TED para emitir uma autorização de transferência em nome da pessoa informada no momento do lançamento no banco, Autorização Débito para emitir uma autorização de débito na conta, Cópia Recibo para emitir um recibo do lançamento e Cópia de Cheque para emitir uma cópia do cheque emitido no lançamento. Clicando na opção desejada, será gerado em vídeo o comprovante escolhido para que o usuário possa imprimi-lo posteriormente. 150

Fluxo de Caixa O fluxo de caixa traz uma visão geral do financeiro e valorização de estoque da concessionária. Através deste relatório é possível obter as seguintes informações: total das contas de banco, total de receitas, total de receitas atrasadas, total de despesas, total de despesas atrasadas, valorização do estoque de veículos e total de antecipações. Para emitir o relatório, acesse: Financeiro >> Relatórios >> Fluxo de Caixa Em Tipo informe Analítico para um relatório completo e Sintético para dados resumidos. Informe em Período uma Data Inicial e uma Data Final para a análise, ambas as datas devem ser maiores ou iguais à data atual. Na aba Empresas, selecione de quais empresas deseja visualizar o relatório. Veja também a aba Bancos: 151

Selecione somente as contas bancárias que deseja que sejam apresentadas e somadas ao total. E a aba Caixas: Selecione as contas tipo caixa que deseja que sejam apresentadas e somadas ao relatório. Em Receitas selecione o que deve ser considerado pelo relatório de suas receitas. Somente as duplicatas pertencentes aos portadores selecionados em Portadores das Duplicatas a Receber serão apresentadas. Veja agora a aba Despesas: 152

Selecione nesta aba quais tipos de pesquisar devem ser incluídas no relatório. Selecione a opção Detalhar Despesa/Custo, caso deseje que as despesas/custoss sejam detalhados no relatório. Somente as duplicatas dos portadores selecionados em Portadores das Duplicatas a Pagar serão filtradas no relatório. Na aba Mercadorias selecione os tipos de estoque que devem contar no relatório: Observe que há a opção de Inclui estoque de produtos em trânsito, este estoque refere-se às notas da fábrica em Aberto que já foram faturadas porém ainda não chegaram fisicamente na concessionária para que a nota fiscal seja importada e a entrada de suas peças efetivada. A próxima configuração que pode ser feita é na aba Saldos: 153

Em Saldos em Banco selecione se deseja somar ao total do relatório, os saldos Conciliados ou Á Conciliar, sendo que ambos serão listados mas somente o escolhido fará parte do saldo total do relatório. Para Valor dos Estoques há a opção para lista-lo com valor de Custo ou Venda. Em Estoque de Veículos selecione os tipos de veículos que deseja listar seu total no relatório. A opção Indexador serve para aplicador um valor sobre o valor de estoque, utilizado principalmente para conversão de moedas. Depois de selecionadas as opções, clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório em vídeo e posterior impressão. 154

Fluxo de Caixa Realizado Este relatório tem por finalidade demonstrar a movimentação financeira numa data retroativa indicada pelo usuário. Mostra o saldo das contas de caixa e banco na data do relatório, o saldo anterior, total de entradas e total de saídas por tipo de lançamento. Para acessar este relatório, entre em: Financeiro >> Relatórios >> Fluxo Realizado Em Data do Fluxo digite a data que deseja visualizar os saldos e movimentos das contas, deve ser uma data menor ou igual à data atual. Para empresas usuárias do sistema Fusion, é possível selecionar de quais empresas deseja visualizar a posição financeira no quadro Selecione as Empresas. Em Contas Financeiras Caixas e Contas Financeiras Bancos, selecione de quais contas deseja visualizar a posição financeira no relatório, as desmarcadas não serão impressas, portanto nem somadas ao total. Somente estarão disponíveis para seleção as contas Ativas. Depois de selecionadas as opções, clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório em vídeo e posterior impressão. 155

Planilha de Rentabilidade Para que a planilha do Prof. Otílio seja preenchida da maneira mais confiável e correta, a Microwork lançou o relatório que gera dados para o preenchimento da planilha de rentabilidade. Esta poderá ser impressa em relatório, neste caso para preenchimento manual. Este relatório esta disponível para concessionárias Honda. Para saber como configurar a planilha, entre em contato com o Suporte da Microwork e solicite o manual de utilização. Para gerar a planilha de rentabilidade acesse: Financeiro >> Relatórios >> Planilha de Rentabilidade. 156

Comparativo de Receita x Despesa Este relatório tem por função mostrar o total de duplicatas a receber e pagar emitidas, canceladas, devolvidas e quitadas, dividas por departamento, no período informado pelo usuário. Ao final do relatório á apresentado um total geral, que é a diferença entre receitas e despesas. Para acessar o relatório entre em: Financeiro >> Relatórios >> Comparativo de Receita/Despesa Para emitir o relatório, basta informar uma Data Inicial e uma Data Final para análise do relatório. A opção Inserir lançamentos financeiros?, irá mostrar no relatório os lançamentos financeiros que não são originados de uma duplicata, mas que possuem despesa/custo. Clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório em vídeo e posterior impressão. 157

Demonstrativo de Resultado Gerencial DRG Todos os valores contidos nesse relatório se referem aos fatos ocorridos dentro do período informado (primeiro ao último dia do mês desejado, separado mês a mês) no momento de sua geração. Para maiores informações quanto ao relatório DRG, acessar o manual em: Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF >> Manual Demonstrativo Resultado Gerencial O relatório DRG encontra-se no caminho: Financeiro >> Relatórios >> Demonstrativo de Resultado Gerencial Observe abaixo a tela de opções do relatório: 158