O DocuWare em vendas e distribuição Solution Info Mais volume de negócios com clientes satisfeitos Vendendo com sucesso em tempos difíceis: cada vez mais os clientes têm maiores expectativas quanto à velocidade da transmissão e do fornecimento de informações. O DocuWare ajuda você a planejar com mais eficiência as operações de vendas e distribuição. Gerentes de contas lidam com inúmeros detalhes. Os funcionários de vendas em campo são o ponto de contato para todos os tipos de questões e precisam consultar outros departamentos para encontrar as respostas. O cliente pesquisa em vão a Internet para obter informações. Eficiência em vendas e distribuição dependen do acesso a informações pertinentes e à documentação completa de transações comerciais. Os arquivos eletrônicos dos clientes asseguram isto: perguntas dos clientes e possíveis clientes podem ser respondidas ad hoc por telefone. Processos que vão desde a preparação de cotações a reclamações tornam-se significativamente mais eficientes. Clientes estabelecidos beficiam-se de um apoio intensificado. A conseqüência lógica é clientes satisfeitos e funcionários motivados. Tempos de transferência mais curtos Fornecimento mais rápido de informações Mais oportunidades de vendas Vendas e distribuição mais eficientes Maior competitividade Atendimento a clientes intensificado Comunicação interna Apenas um vendedor bem informado pode agir com autoridade diante do cliente e desenvolver confiança. A disponibilidade de documentos e materiais de marketing desempenha importante papel e deveria ser comum. Entretanto, na prática as informações pertinentes estão quase sempre ausentes. 1
Informações para clientes Mimados pela Internet, os clientes esperam acesso rápido e fácil aos mais recentes documentos, relatórios etc. O armazenamento de documentos em um acervo central de documentos e sua disponibilidade aos clientes pela Internet colocam você um passo decisivo à frente da concorrência. Mais rapidez com DocuWare DocuWare garante maior produtividade. Permite o trabalho descentralizado e simultâneo, por exemplo em cotações. O fornecimento das informações mais recentes é assegurado interna e externamente, as verificações necessárias e as liberações são mais simples e melhores. O foco é no cliente. Software DocuWare para gerenciamento integrado de documentos O sistema de gerenciamento de documentos (GED) do DocuWare reúne documentos em qualquer formato e de qualquer origem em um acervo central de documentos por exemplo, documentos, cartas, listas, registros, arquivos e e-mails. O DocuWare permite-lhe escanear, indexar, enviar, exibir, editar, imprimir e enviar por fax e e-mail esses documentos. O arquivo central pode ser acessado pela Internet a partir de qualquer local no mundo e a qualquer hora. Os processos Controle de vendas e planejamento de vendas Comunicação interna Tarde de sexta-feira no escritório de um gerente de vendas: que ordens foram faturadas esta semana, qual foi o valor das novas ordens recebidas? Nenhuma análise foi recebida do controle até o momento e o acesso ao programa de processamento de ordens não é possível. E faltam alguns relatórios de visita do pessoal de vendas em campo. Uma pasta de vendas eletrônica permite-lhe compilar quaisquer informações desejadas em uma visão geral que você pode salvar ou enviar. A pasta contém links para os documentos pertinentes por exemplo, cotações, contratos, documentos, o que significa que você pode sempre acessar a versão mais recente de um documento diretamente da pasta. Assim que novos documentos correspondentes a seus critérios de procura entram no arquivo, os links para os documentos são adicionados à visão geral. Já não precisa procurar informações. Os documentos mais recentes chegam à estação de trabalho sem a necessidade de uma intervenção de sua parte. 2
Preparação de cotações Um possível cliente gostaria de ter uma cotação, um cliente existente precisa de um preço rapidamente para o planejamento orçamentário. Onde estão a folha de dados mais recente, as especificações mais recentes, a lista de preços mais recente? Que acordo estrutural existe, que acordos especiais foram incluídos na última cotação? Uma vez respondidas estas perguntas, quase sempre são iniciados uma demorada verificação de cotação e um processo de liberação. Isso em geral leva mais tempo do que o prometido ao cliente. O pessoal de vendas está grudado ao telefone, tentando acelerar o processo interno, em vez de dedicar esse tempo valioso ao cliente. Um grande volume de informações está disponível atualmente apenas no formato em papel, o sistema CRM existente é de uso limitado somente aqui. A conexão de um sistema de gerenciamento de documentos disponibiliza essas informações para todos. A demorada procura em diferentes arquivos e armazenamentos é eliminada. O processo de preparação de cotação é controlado ativamente e a eficiência em vendas e distribuição aumenta significamente. Informação para clientes Suporte ao cliente e ao parceiro Os clientes beneficiam-se do acesso on- line a importantes informações sobre parceiros comerciais. Relevantes são notificações de entrega, faturas, relatórios de serviço e manutenção, e muito mais. Os clientes apreciam um serviço que oferece esse tipo de acesso. Breves ciclos de inovação e os necessários tempos de resposta rápidos tornam o fornecimento de informações um processo demorado. DocuWare permite-lhe disponibilizar para os funcionários no escritório ou em locais remotos, para funcionários externos, clientes e possíveis clientes precisamente as informações de que precisam. A base é o acervo de documentos do DocuWare, que armazena e disponibiliza as versões mais recentes de todos os documentos, informações e dados. 3
O pasta eletrônica de clientes Pedidos mais rápidos Uma boa preparação para uma discussão de vendas é a primeira etapa para o pedido. Os arquivos eletrônicos de clientes do DocuWare põem a sua disposição todos os documentos necessários à pesquisa. Cartas, custos e apresentações dos aplicativos do Office estão todos armazenados no acervo de documentos. Funções como DocuWare TIFFMAKER e DocuWare Office Add-In colaboram com uma indexação mais rápida. DocuWare copia automaticamente todos os e-mails recebidos e enviados a partir do programa de e-mail. O processamento de ordem também supre todas as ordens e faturas. Isso deixa apenas os contratos que foram escaneados e arquivados por controle. O fator importante aqui é que todas as informações estão realmente armazenadas no acervo de documentos. As várias opções de automação do DocuWare tornam essa tarefa ingrata um verdadeiro prazer. Arquivo de clientes completo ao toque de um botão Para ativar o acesso direcionado a arquivos de clientes, são criados campos de índice como número e nome do cliente, assunto, data e tipo de documento. Cada vendedor vê apenas seus próprios clientes. Os vendedores pesquisam contatos e recebem todo o histórico com todas as informações. Uma vez que encontram todos os documentos no mesmo sistema, os vendedores podem ter a certeza de que nada foi esquecido. O que significa que não haverá surpresas na discussão de vendas. Todas as perguntas podem ser respondidas com rapidez e competência. Um serviço impressionante. A pasta eletrônica de clientes fornece todos os documentos necessários ao toque de um botão. 4
Na prática Seeberger Cerca de 70 funcionários em administração, contabilidade, compra, vendas e distribuição no principal fornecedor de especialidades de nozes e frutas secas em Ulm trabalham com DocuWare. O rápido acesso ao acervo central de documentos permite uma ótima troca de informações e um ótimo serviço. A capacidade de acessar dados pela Internet é particularmente valiosa para o pessoal de vendas em campo. As informações de clientes antes eram armazenadas em arquivos individuais faturas, notificações de entrega, confirmações de ordem, correspondência etc., a montanha de papéis aumentava em proporções imensuráveis. Não só a falta de espaço, mas, mais importante, os longos tempos de pesquisa para responder consultas ou preparar prazos para o cliente é que levaram a gerência a introduzir o sistema de gerenciamento de documentos. Hoje o pessoal de vendas tem mais tempo para as tarefas essenciais. Todas as informações recentes de um processo estão disponíveis rapidamente a qualquer hora mesmo fora do escritório. Pesquisas e consultas a outros departamentos são eliminadas. As informações podem ser acessadas até mesmo a partir das instalações do cliente e as consultas que o pessoal de vendas em campo recebe quando em longas viagens podem ser resolvidas antes da volta ao escritório. Seeberger pode, portanto, apresentar-se como um competente e ágil parceiro comercial, cuja qualidade de produto se equipara à qualidade de seu serviço. Tarefa: acesso para funcionários móveis e gerentes regionais ao arquivo, conexão ao aplicativo de fluxo de trabalho, integração de diferentes programas Solução: DocuWare, COLD/READ, ACTIVE IMPORT, INTERNET-SERVER Vantagens: visão geral completa dos dados de clientes, suprimento mais rápido de informações, as informações mais recentes mesmo em viagem, serviço aperfeiçoado 5
Estamos extremamente satisfeitos com o novo sistema. A administração da solução DocuWare praticamente não toma tempo algum, há a liberação de mais espaço no escritório, as rotas são mais curtas e há uma melhora significativa no serviço. Wolfgang Wagner, Gerente de DP This document can also be found here: http://pub.docuware.com/pt/o-docuware-em-vendas-e-distribuicao Para obter mais informações, visite nosso site em www.docuware.com 6