Curso de Especialização em Gestão Empresarial (MBA Executivo Turma 12) Disciplina: Sistemas de Informações Gerenciais Prof. Dr. Álvaro José Periotto 3. Sistemas Empresariais de Processamento de Transações Case...... como uma empresa resolveu o problema de controlar mais de 8.000 itens em estoque e monitorar seus inventários em 3 armazéns. Como ocorre a decisão pela informatização? O quê (custos, recursos tecnológicos, serviços) deve ser considerado na busca de uma solução? Como avaliar os resultados da implantação? 1
A empresa, o negócio e o problema A Mr. Sweeper Stores Inc, de Atlanta, é um varejista e distribuidor de equipamentos e produtos para zeladoria e oferece serviços de manutenção. Segundo a CEO: Precisávamos de um software que fosse bastante fácil de usar para o pessoal de vendas, estoque e mecânica. A solução O contrato com uma consultoria local de incluía 6 micros, impressoras e software para acompanhamento de tarefas (estoque, vendas, e pagamentos.. Todos os dados necessários do estoque e contas foram armazenados em um banco de dados, e os microcomputadores foram ligados por telecomunicação em rede. 2
A solução Agora, tudo, desde o menor parafuso até a maior máquina, está no banco de dados, dizia Smith com orgulho. Mudanças internas O sistema ajudou a reduzir despesas gerais e, no controle do estoque, indica quais itens estão em número excessivo ou quais estão girando pouco. Mudanças externas Ajuda a planejar os ciclos de pedidos e a calcular a média do tempo que os fornecedores levam para enviar os pedidos. Resultados Novo Serviço Melhor forma de trabalhar A equipe de vendas pode procurar os pedidos antigos no B.D. dados para ajudar os clientes a lembrarem o que compraram anteriormente. Os mecânicos podem procurar as histórias passadas de consertos para saber se uma máquina reparada volta e descobrir quem fez o quê. Indicativo de Eficiência Indicativo de Eficácia Embora tenha levado quase um ano para termos as coisas correndo normalmente, não posso imaginar mais fazer negócios à maneira antiga. Eu vejo a empresa cortando o seu estoque pela metade no próximo ano. 3
Case de uma empresa globalizada... Usando um DIAD, motoristas registram a assinatura do cliente, além de informações sobre retirada e entrega de encomendas. A informação de rastreamento da encomenda é transmitida à rede de computadores para armazenagem e processamento.a partir daí, pode ser acessada mundialmente com fornecimento de recibos de entrega ou monitoramento pelos clientes. O alinhamento ADM-TI proporciona serviços de baixo custo, qualidade superior e aumento de receitas. Análise comportamental e técnicat Uma organização A tecnologia é uma das coordena seu trabalho muitas ferramentas por meio de uma que os gerentes usam estrutura e de em seu trabalho, procedimentos Organiza Tecnolo podendo serem formais. Os processos ção gia compartilhadas com empresariais refletem toda a organização. as maneiras SI A TI é o conjunto de específicas de serviços tecnológicos coordenar o trabalho, a Administra necessários para o ção informação e o trabalho que se quer conhecimento para realizar com o sistema produzir um produto ou de informação. serviço de valor. A tarefa da administração é entender a lógical das situações enfrentadas pela organização e formular planos de açãoa para resolução dos problemas 4
Análise do Case da UPS O elemento organização ancora no sistema de rastreamento nas funções de vendas e produção da UPS. O produto principal é o serviço de entrega de encomendas. Especifica os procedimentos exigidos para identificar os pacotes com informações sobre o remetente e destinatário, monitorar o estoque, rastrear as encomendas em trânsito e emitir relatórios sobre a posição das encomendas para clientes e responsávies pelo atendimento na UPS. Organização Tecnologia SI Administração A Administração da UPS é responsável pelos níveis de serviço de monitoração e pela promoção da estratégia da empresa, que combina baixo custo e serviço de qualidade superior. A administração decidiu usar automação para que ficasse mais fácil enviar uma encomenda via UPS e verificar a situação da entrega, reduzindo assim seus custos de entrega e aumentando receitas de vendas. Organização Tecnologia SI Administração 5
Organização Tecnologia SI Administração A Tecnologia que dá apoio ao sistema da UPS consiste em computadores de mão, leitores de códigos de barras, redes de comunicação com fio e sem fio, computadores comuns, o computador central da UPS, tecnologia de armazenagem de dados relativos às encomendas, software interno e de rastreamento da UPS e software de acesso à Web. O resultado é uma solução de SI para o desafio da empresa, que é proporcionar alto nível de serviço com preços baixos diante da acirrada concorrência. O que estes casos têm em comum?... um SI capaz de assegurar o movimento normal das operações e dar apoio às estratégias da organização. A Trata-se de um SPT, um SI que congrega um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, computadores conectados em rede, banco de dados e dispositivos para registrar e processar transações, gerando e transmitindo documentos e relatórios. 6
Os SIs e as dimensões da Decisão Os SPTs dão suporte mais frequentemente à eficiência da organização, assegurando que as tarefas rotineiras sejam bem feitas. SPT SAD Gerência Estratégica Gerência Tática Gerência Operacional Demais Funcionários SIG Embora o aumento da eficiência global através de um SIG seja importante, seu papel fundamental é aperfeiçoar a eficácia através do fornecimento da informação certa à pessoa certa da maneira certa e no momento certo. Visão geral de um SPT Entrada e alimentação de de dados Processamento Documentos e relatórios Transações Internas: Cartão de ponto Requisição de materiais Mudança de registro Correção de erros, etc Transações Externas: Vendas Compras Expedição Devolução, etc Bancos de Dados Documentos: Faturas Cheque de fornecedor Cheque de funcionários Ordem de compra, etc Relatórios Operacionais: Uso de materiais Resumo de vendas Extratos financeiros Variações na produção, etc 7
Atividades comuns aos SPTs Manipulação de dados: execução de cálculos, separação, classificação, resumo e armazenamento de dados para processamento Coleta de dados: captação de fontes de dados necessárias para completar uma ou mais transações Armazenamento de dados: disposição sistemática dos dados das transações em repositórios físicos e lógicos Produção de documentos: emissão de registros e relatórios Componentes principais de um SPT Cadastros (principais) Atualizados Entrada de de dados on-line Arquivos editados de Transações Relatórios Operacionais Processamento Consultas Documentos de de rotina Comunicações com outros sistemas 8
Características gerais dos SPTs Grande quantidade de dados é alimentada e armazenada continuamente, gerando, proporcionalmente, grande volume de saída; Necessidade de processamento eficiente; Diversificação e rapidez de captação e disseminação; Computação simples com alto grau de repetição no processamento; Características gerais dos SPTs Necessidade de edição e auditoria para assegurar que todos os arquivos estejam corretos, exatos e válidos; Alto potencial de problemas relacionados com segurança; Impacto grave e negativo no caso de pane, falha ou operação insatisfatória. 9
Objetivos específicos processar de dados por e sobre transações; manter alto grau de exatidão; assegurar a integridade dos dados e informações; produzir documentos e relatórios em tempo; aumentar a eficiência do trabalho; ajudar no fornecimento de mais e melhores serviços. SPT e Vantagem Competitiva Cadeia de Hotéis Meta comum às organizações Uso do SPT visando vantagem competitiva Benefícios significativos e de longo prazo Maior qualidade e produtos melhores Atendimento superior aos clientes Melhor gerenciamento da informação Aperfeiçoamento de previsões e planejamento. Sistema (rápido) de reservas on-line dados redundantes e imprecisos SPT de menor custo e mais controlado (discagem gratuita + funcionários treinados c/o sistema) valor de longo prazo ao cliente, assegurando reservas exatas e evitando contratempos. 10
Aplicação: Processamento de Pedidos Pedidos p/ telefone Pedidos p/ Web Entrada do Pedido Pedidos de vendedores front-end da aplicação Pedidos de itens indisponíveis Informações s/ clientes Informações s/ estoque Processamento Contas a receber Relatórios de atividades de vendas Diário de vendas diárias Notas aos Depósitos Aplicações Financeiras Faturas (cobranças) Construindo o conhecimento 13. Como é possível distinguir um SPT dos demais SI em uma organização? 14. Suponha que em uma empresa tenha-se decidido pela informatização através de um SPT. Quais seriam os requisitos fundamentais? 15. Embora a base de dados de um SPT apresente alto potencial de problemas relacionados com segurança, pode também contribuir para o planejamento estratégico de uma empresa. Comente. 11