Dicas Logycware Como utilizar o módulo de Vendas Copyright Logycware Sistemas de Informática 2009 Todos os Direitos Reservados
1. INTRODUÇÃO Este tutorial tem por objetivo abordar o processo para efetuar um faturamento, emissão de documentos (Notas Fiscais), realização de contratos, como cadastrar uma promoções e ainda impressão de etiquetas de promoção/faturamento. Faturamento O menu Faturamento serve para a emissão de faturas e/ou Notas Fiscais para controlar a quantidade de produtos/serviços vendidos para um determinado cliente. Para entender: Quando você em sua prévia (South) ou Orçamento confirma o pedido, surgirá a seguinte tela: Para este caso o que faremos então é FATURAR RESERVA ou PEDIDO. Os outros dois casos veremos em outro momento. OBS: Para o segundo caso vá direto a parte onde demonstra como utilizar os contratos e após voltaremos para este processo. Então, após a confirmação para faturamento. Acesse o menu através do caminho Vendas > Faturamento
Surge a seguinte tela: Campos da parte superior da tela Explicando os campos desta tela: Empresa - empresa que está realizando o faturamento. Tipo Doc. tipo de documento que será lançado. Número o sistema preenche automaticamente com o número seqüencial, conforme tipo de documento selecionado. Emissão data de emissão da fatura. Vendedor vendedor dos itens que serão relacionados na fatura. Cliente cliente que para qual será entregue a fatura.
Após o preenchimento destes campos neste caso, como você já tem uma prévia/orçamento confirmado, clique no botão Importar Após clicar no botão Importar, irá abrir uma tela com as prévias/orçamentos à serem cobradas do cliente selecionado: Selecione a reserva a ser faturada clicando dentro do quadrinho em branco presente na coluna Faturar (como mostra a figura acima) e clique no botão Faturar. A reserva selecionada aparecerá listada com seus valores, como mostrou a primeira imagem. Caso não seja definido a forma de pagamento na reserva é possível gerar as parcelas manualmente. Para isso na parte inferior da tela como demonstrado na imagem abaixo, selecione a forma de pagamento e clique em gerar as parcelas:
Caso haja comissão referente a agencia, vendedor, e representante, clique no botão Comissões para gerar os valores. Clique no botão confirma pra efetuar o faturamento. Reforçando! Ao realizar o faturamento além de você realizar um controle do que o cliente comprou você estará podendo realizar a impressão deste documento (fiscal ou não) e esta mesma operação faz com que as parcelas de comissão a pagar e parcelas a receber do cliente vá direto para o financeiro. Mas então vamos ver como Imprimir nossa Nota Fiscal? Para isso vá até a barra de tarefas e clique em Imprimir > Nota Fiscal. Após isto surgirá a seguinte tela: Filtre utilizando os campos acima e principalmente fique atento para deixar apenas um documento filtrado (para isso nos campos em destaque indique o número da fatura e após clique em atualizar). O motivo de selecionar apenas um documento é que será impresso, somente uma Nota Fiscal, caso queira aumentar o numero de impressões consecutivas apenas aumente os valores do filtro. Para a conferência dos dados que serão impressos, clique na opção VISUALIZAR, para identificar se os dados precisam ser ajustados ou não. Caso a nota esteja correta, clique em IMPRIMIR. Pronto, após este processo teremos finalizado com sucesso nosso faturamento. Só para lembrar: você pode fazer uma fatura manual também, é semelhante ao cadastro de Orçamento/Prévia.
Contratos No cadastro de Contratos você irá cadastrar os contratos feitos por sua empresa com os clientes podendo lançar os itens negociados ou importar os dados de suas prévias. Este item é indicado para ser utilizado quando você, por exemplo, realizou um Orçamento/Prévia com um prazo expressivo de pagamentos e também indicando se for necessário, uma data para correção destes. Possui a opção de importar a prévia/orçamento já confirmado (Opção: Faturar por Contrato Vinculado a esta reserva) que já contenha a relação de pontos, os valores e forma de pagamento definida. Observação: A importação dos dados segue do mesmo modo como no faturamento. Complementando! No caso do sistema LW-South a operação de contratos é bastante utilizada a parte de contratos para empresas que trabalham com mídias de período variável, sendo que assim antes de realizar o fatura/faturamento de sua venda, realizará a importação dos dados aqui em contratos, ou seja, Contrato é uma etapa antes de realizar a fatura, justamente para controlar da melhor maneira sua venda, como já exposto acima. Acesse o menu através do caminho Vendas > Contratos Surge a seguinte tela:
Campos da parte superior da tela Explicando os campos desta tela: Empresa - empresa que está realizando o contrato; Data: data de inclusão do contrato (será informado pelo sistema); Tipo de Contrato - tipo de contrato estabelecido com o cliente. Número: numero do contrato; Projeto - projeto o qual pertence o contrato. Botão Importar: Serve para importar um pedido (prévia) já confirmado; Pessoa - pessoa a quem se refere o contrato. Período Inicial - Indique a data de inicio do contrato; Período Final - Indique a data final do contrato; Correção: indique uma data para correção dos valores; Valor Total do Contrato - apresenta o valor total do contrato. O que você fará então é escolher o Tipo de Contrato (já cadastrado previamente em Cadastros > Diversos > Tipos de Contratos, com a Base de Mídias (venda)). E caso já tenha uma Autorização/Pedido você poderá assim Importá-lo. Na guia Itens você irá ter a relação dos itens com quantidade e valor de cada um que importou da orçamento/prévia, ou então você manualmente irá informar os itens. Na guia Faturamento informe: as datas de competência (data de quando irá para o faturamento), informe a data do vencimento e valor. Na guia Campos/Observações informe algum dado adicional que você julgar necessário. Na Guia Arquivos: arquivos gerais do contrato.
Você pode também visualizar a relação de contratos em andamento em um determinado período, clicando no botão imprimir na barra de ferramentas principal e após Contratos em Vigor. - Período de Início do Contrato: indique o período no qual iniciaram os contratos que você deseja listar; - Tipo(s) de Contrato - selecione o tipo de contrato que deseja visualizar no relatório. - Empresas - selecione de qual empresa deseja visualizar o relatório. - Exibidora (pessoa custo relacionado) - de qual exibidora vão ser pegos as informações do relatório. - Projeto - de qual projeto vão ser pegos as informações do relatório. - Cliente Informe o nome do cliente a ser listado; - Vendedor - de qual vendedor vão ser pegos as informações do relatório. - Agência - de qual agência vão ser pegos as informações do relatório. - Na área de Ordenação indique se seu relatório será ordenado pelo Vencimento, pela data de Inicio, pelo nome do Cliente e pelo Valor; - Na área de Opções indique se você deseja incluir os itens vendidos, multas, observações do contrato e se deseja também exibir a grade. Após informar todos os dados, o seu contrato estará pronto para ser faturado.
Orçamentos O item orçamentos no South é representado pela previa que já foi mostrada anteriormente. Neste item você tem a possibilidade de selecionar todos os locais que seu cliente deseja, incluído os valores, prazos e formas de pagamento. Para o cliente que não tiver o South, estamos disponibilizando outro tutorial com explicações sobre este item. Emissão de Documentos No menu Emissão de Documentos você poderá imprimir documentos fiscais e não fiscais. Impressão de uma nota de qualquer tipo de operação (entrada ou saída). Observação: Quando realizada a emissão da fatura pelo faturamento esta tela será preenchida automaticamente. Você pode usar esta tela tanto Editando na tela de faturamento, quanto abrindo a opção Vendas > Emissão de Documento. Pois nela você pode realizar alterações de Alíquota da Nota Fiscal, acrescentar outros Valores como: Frete, Seguro, outras despesas de Acessoria.
Cancelando um Faturamento Para cancelar um Faturamento vá até o menu Vendas e clique na opção Emissão de Documentos. Procure na listagem o número do Faturamento e Clique em excluir. Aparecerá a seguinte tela: Ao selecionar a opção Anular, o faturamento será anulado, mas o seu número permanecerá no cadastro. Ele aparecerá com uma restrição em vermelho que diz: Documento Anulado!. É importante salientar que a anulação de faturamentos é indicada quando você, por exemplo, já tirou uma outra nota na seqüência e precisa cancelar uma nota anterior a última, o numero dessa nota a ser excluída tem que continuar aparecendo, pois a seqüência das notas não pode ser interrompida. Se for selecionada a opção Excluir, o faturamento será totalmente apagado do cadastro. Se você optar por anular o documento, informe no campo abaixo das opções o motivo da anulação. A exclusão só pode ser feita se a nota for a última do cadastro, ou seja que não tenha sido criada nenhuma depois dela.
Promoções Para obter um controle sobre as promoções você deverá utilizar o cadastro abaixo: Neste cadastro você determinada quais são os produtos que estão em promoção, em quais empresas que estes produtos irão constar como promoção, a validade da promoção e o preço promocional de cada produto. Após incluir e confirmar todos os produtos no cadastro basta clicar no botão Registrar para validar a promoção.caso você não pretenda mais validar a promoção clique em Desfazer.