Manual de Implantação do Módulo TISS

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1 Manual de Implantação do Módulo TISS

2 Índice 1 Introdução Funcionamento Geral do Módulo Configurações iniciais Cadastro de Convênios Cadastro de Médicos Cadastro de Prestadores Cadastro de Tabelas Cadastro de Tabelas de Materiais Cadastro de Agendas Geração de Guias de Consulta e SP/SADT Protocolo Lançamento Manual de Guias SP/SADT Cadastros de Guias SP/SADT Cadastro de Guias de Consultas Faturamento Configuração para lançamento de Materiais Problemas mais comuns Guias de Cosulta/SP/SADT sem Prestador executante preenchido Campo Profissional Executante não é corretamente preenchido Prestador na guia de consulta não sai com o nome do médico Pacotes de Materiais, Medicamentos ou Taxas Não Aparecem na Guia de Outras Despesas Procedimentos com Valor Zero

3 1 Introdução Com a implantação do padrão de troca de informações TISS entre convênios e operadoras novas etapas são necessárias para o faturamento de convênios e o envio de informações de forma automatizada. A LPT4 desenvolveu dentro do seus sistemas o módulo TISS buscando aproveitar ao máximo as informações disponíveis para agilizar o processo para seus clientes. Este manual tem como objetivo passar as informações básicas necessárias para configuração do sistema dentro da realidade de cada cliente. 2 Funcionamento Geral do Módulo A idéia do módulo TISS dentro dos sistemas da LPT4 é capturar o máximo de informações disponível através das recepcionistas sem que seja necessário transferir muita complexidade. No momento da chegada do paciente para o atendimento a recepcionista confirma seus dados cadastrais, convênio, número da carteirinha, validade entre outros dados, e informa os procedimentos realizados com o paciente. Estas informações automaticamente geram as guias de consulta e SP/SADT e permitem a recepção imprimi las utilizando a guia do próprio convênio ou uma guia padrão da LPT4. Nesta etapa já existe um ganho de tempo evitando o preenchimento de guias de forma manual. Através destes dados gerados pela recepção o departamento de faturamento somente deverá conferir as guias se estão de acordo para serem faturadas e em seguida enviadas via XML para os convênios. Também existe o recurso de lançamento de guias manualmente, que apesar de não utilizar os dados na recepção, também agiliza o processo de geração das guias já que evita o preenchimento de diversos campos repetidamente. 3 Configurações iniciais Para a automatização da geração de guias, diversas informações são necessárias nos cadastros básicos do sistema. A seguir serão apresentados item a item e explicado sua função dentro do processo. 3.1 Cadastro de Convênios Acessível através do menu principal, Cadastros, Convênios:

4 Nesta tela além do preenchimento do nome do convênio, devemos informar a qual tabela de procedimentos ele se relaciona. Quando falamos em tabelas de procedimentos, estamos nos referindo a tabelas internas do sistema e não a CBHPM ou AMB. A seguir mostraremos como essas tabelas são cadastradas. O campo Convênio com pagamento parcial deve ser selecionado se o paciente no momento do atendimento deve pagar algum valor em dinheiro para o prestador quando atendido. Na aba TISS deve se informar o registro do convênio na ANS, conforme devem ser preenchidos nas guias. O campo código da tabela padrão, deve ser preenchido com o código da 4

5 tabela padrão de procedimentos a serem preenchidos na guia SADT. Esse valor será preenchido no campo 54. Para outros procedimentos que são materiais e/ou utilizam códigos diferentes será possível informar o código da tabela individualmente de cada procedimento no cadastro de tabelas. Os modelos de impressão de guias podem ser selecionados se para aquele convênio forem utilizadas as guias fornecidas pelo próprio, devendo então criar uma máscara de impressão para este convênio e informa las nesta tela. O procedimento para criação de máscaras de impressão será apresentado adiante. Caso não exista a necessidade de utilizar as guias do próprio convênio basta selecionar a opção Usar Modelo Padrão que o sistema passará a imprimir as guias completas em folhas em branco. Nesta modalidade de impressão é possível imprimir o logotipo do convênio na guia. Para isso basta clicar no ícone acima (folha em branco) para informar o caminho para o arquivo de imagem contendo o logotipo do convênio. A opção Faturar Guias Consulta p/ Médico deve ser selecionada para informar o sistema que nas guias de consulta, o prestador executante deve ser o próprio médico que atende ao paciente. Caso esta opção esteja desmarcada a clínica será a prestadora e o médico o profissional executante. Após gravar o cadastro do convênio, deve se informar o prestador para cada unidade da clínica(matriz, Filial1, Filial2, etc...). As unidades devem ser cadastradas através do menu principal, em financeiro, cadastro de unidades. Veremos a seguir como cadastrar os prestadores. Após selecionar uma unidade e um prestador deve clicar no botão com símbolo de + para adicionar a referência da unidade de atendimento com o prestador. Na terceira aba, Conta de Atendimento, devemos informar os dados que serão impresso no espelho do atendimento. Alguns convênio exigem este relatório além das guias padrão. O campo Filtro de Procedimento deve ser usado nos casos em que o convênio exige a impressão de procedimentos iniciando com determinados números, exemplo: 80,90,78. Neste caso todos os procedimentos iniciando com 80, 90 e 78 serão impressos no espelho. A opção Imprimir Consulta em Folhas Separadas deve ser selecionada se a consulta deve ser impressa em um espelho separado.

6 3.2 Cadastro de Médicos No cadastro de médicos deve ser informado o CBOS de cada profissional que atende na clínica/consultório bem como seu numero do conselho, sigla do conselho e a UF do mesmo. 3.3 Cadastro de Prestadores Disponível no menu principal, no menu Financeiro, TISS, Cadastro de Prestadores. Na tela de cadastro de prestadores devem ser colocadas informações necessárias para o preenchimento das guias TISS. No momento do cadastro, se o prestador é um médico, deve se pesquisar o médico através do ícone ao lado do campo nome contratado, além de facilitar o preenchimento pois o sistema puxa as informações do cadastro do médico, o prestador fica vinculado ao cadastro do médico o que é importante para o preenchimento das guias. Se o prestador não for o médico, no caso de ser a pessoa jurídica de uma das filiais ou a matriz da clínica essa pesquisa não deve ser feita para não vincular o cadastro a nenhum médico. Após gravar o cadastro deve se informar na parte inferior o código do prestador em cada convênio. Para isso deve se selecionar o convênio, informar o código e o tipo do código, CNPJ, CPF ou código e clicar no botão com o símbolo +. Isso deve ser feito para cada convênio que o prestador atende. Com esses dados o sistema saberá como prencher os códigos do prestador, profissional executante nas guias TISS. 3.4 Cadastro de Tabelas Para acessar o cadastro de tabelas, no menu principal clique em cadastros, Cadastro de Tabelas. 6

7 Esta tela se divide em 2 partes. Na parte superior é são informados os dados das tabelas e a lista de tabelas resultantes da pesquisa. Para cadastrar as tabelas, deve se informar um nome, exemplo Tabelas Convênio XYZ, e a tabela padrão utilizada pelo convênio, entre as opções AMB e CBHPM disponíveis. Caso o sistema não utilize nenhum escolha a opção personalizada. No campo Mult. CH informar o valor do multiplicador de CH pago pelo convênio, o mesmo para CO, Filme e o HM, no canto direito. HM quer dizer Honorário Médico, e este multiplicador é utilizado para os casos em que o convênio pagar um multiplicador diferenciado para os procedimentos de honorários médicos, os que não têm valor de CO e Filme. Se o convênio não trabalha desta forma diferenciada, na grande maioria dos casos o valor do campo Mult. HM deve ser igual ao Mult. CH. Após gravar estas informações o sistema já tem como calcular os valores de todos os procedimentos disponíveis nas tabelas que os convênios utilizarem. No caso de procedimentos que utilizam outro código de tabela, ou que o valor não segue a tabela AMB/CBHPM, os são pacotes de materiais, medicamentos etc, deve se cadastrar estes procedimentos na parte inferior. Os procedimento cadastrados sempre estarão relacionados com a tabela em evidência na parte superior. No momento do cadastro de algum procedimento, o primeiro campo a ser digitado é o código. Caso esse código exista na tabela AMB/CBHPM o sistema puxa automaticamente os valores padrões para que sejam modificados de acordo com a necessidade. Caso este procedimento

8 seja um pacote de medicamento, material ou taxa e necessite ser preenchido na guia de Outras Despesas, deve se marcar a opção Pacote/Materiais. Quando um procedimento que tenha esta opção marcada for lançada, o sistema encaminha o pacote para a guia de outras despesas. Os campos valor de CH, CO e Filme devem ser preenchidos conforme os valores que o convênio paga. Para formar o preço de um procedimento o sistema executa a seguinte fórmula para cada procedimento: (Valor Ch Proced. X Mult. CH Conv.) + (Valor CO Proced. X Mult CO Conv.) + (Valor Filme Proced. X Mult. Filme Conv.) O campo % Comissão deve ser prenchido com o valor decimal de comissão paga para o médico pelo convênio para efeitos de relatório. Exemplo 30 para 30%. Não é necessário o preenchimento. O campo código da tabela deve ser preenchido com o valor que será inserido na guia SADT no campo 54. Os convênios têm códigos diferentes para materiais e outro tipos de procedimentos. Caso o campo esteja vazio o sistema utilizará o valor padrão informado no cadastro de convênios. O campo Cód Taxa Sala deve ser preenchido para os procedimentos que cobram taxa de sala, com o código do procedimento de taxa de sala, exemplo Quando este procedimento tiver algum valor informado, o sistema automaticamente busca na tabela o procedimento e o lança na guia. Isso automatiza o lançamento na recepção evitando que as recepcionistas tenham que saber qual procedimento tem ou não taxa de sala. O campo Código de Despesas Realizadas deve ser preenchido somente para os procedimento que tenha a opção Pacotes/Materiais prenchida. Esse dado será utilizado para o preenchimento da guia de Outras Depesas. O campo Cód Item Outras Despesas também será utilizado para preenchimento da guia de outras despesas e deve ser informado com o código do item que o procedimento deverá ser preenchido na guia de outras despesas. Procedimentos que sigam os valores padrão não precisam ser cadastros manualmente. 8

9 3.4.1 Cadastro de Tabelas de Materiais A tela de cadastro de tabelas de materiais, refere se aos materiais que serão utilizados durante o exame referente ao convênio cadastrado. Nessa tela você irá cadastrar todos os materiais que serão utilizados para uma determinada tabela. Essa tabela de materiais deve ser relacionada a outra tabela, que seria a tabela dos procedimentos. 3.5 Cadastro de Agendas Os lançamentos de procedimentos devem ser feitos através da tela de protocolo. Antes porém é necessário configurar as agendas na tela de agendas múltiplas, cadastro de agendas, informando para cada agenda qual unidade a mesma pertence (Matriz, filial, etc) 4 Geração de Guias de Consulta e SP/SADT Com os cadastros básicos preenchidos, o sistema tem condições de gerar as guias com algumas informações adicionais, eliminando a digitação de todos os campos das guias. 4.1 Protocolo

10 Clicando com o botão direito sobre um agendamento, através da agenda múltipla, é possível acessar a tela do protocolo. Nesta tela serão preenchidos os dados do atendimento. O campo médico será o profissional executante nas guias, e conforme as regras do convênio o prestador executante. Caso o médico solicitante não seja preenchido o sistema automaticamente coloca o médico executante como solicitante. Clicando sobre o botão procedimentos, uma nova tela se abrirá para inserir um procedimento realizado pelo paciente. Nesta tela estarão disponíveis os procedimentos da tabela que o convênio utiliza(amb,bhpm) e os procedimentos cadastrados pelo usuário. Os procedimentos cadastrados sempre terão preferência caso exista um com o mesmo código na tabela padrão. Ao informar os procedimentos, o sistema já tem conhecimento como devem ser lançados nas guais, como consulta, SADT ou Outras despesas. Após o lançamento de cada procedimento, deve se informar na frente de cada procedimento o campo Número da Guia, conforme instruções de cada convênio. Esse campo será impresso no campo número 2 dos convênios que não utilizam guias 10

11 numeradas. No caso dos convênios que utilizam guias numeradas deve se informar o número da guia no qual foram impressos os dados. Clicando em procedimento particulares, serão informados os procedimento que o paciente deve pagar em dinheiro no momento do atendimento. Através do botão pagamento é dado baixa nesse montante e o valor será creditado na conta caixa da recepção da unidade de atendimento referente. Após lançar todos os procedimentos, através do botão Impressão TISS será possível imprimir as guias de consulta, SADT e outras despesas conforme a necessidade, e também a conta de atendimento seguindo as regras configuradas no cadastro de convênios. senha. O campo autorização de convênio será preenchido no campo 5 da guia SADT, o campo 4.2 Lançamento Manual de Guias SP/SADT Nos casos em que sejam necessários lançamento de guias manualmente, seja por necessidade de algum ajuste ou por decisão do cliente, através do menu financeiro, TISS, Lançamento de Guias SP/SADT é possível lançar as guias uma a uma somente passando alguns dados ao sistema. Esta tela se divide em 2 abas, sendo que na primeira serão informados os dados críticos que devem ser modificados a cada guia. Na segunda aba serão informados os demais campos obrigatórios da guia porém que na maior parte do tempo se mantêm iguais.

12 Para lançar os procedimentos de cada guia, basta clicar no botão procedimentos da primeira aba e adicionar um a um. Quando todos os procedimentos estiverem lançados, com os dados devidamente preenchidos, basta clicar no botão gravar que a guia será gerada no banco de dados. Após isso é possível imprimir a guia através do botão Imprimir. A tela pode ser usada novamente para o lançamento de uma nova guia, para isso bastanto clicar no botão Novo. 4.3 Cadastros de Guias SP/SADT Todas os dados lançados na tela de protocolo e de lançamento manual geram guias de consulta e SP/SADT no sistema. Para acessar estas guias, deve se entrar no menu financeiro, TISS, Cadastro de Guias SP/SADT. 12

13 As guias que estão relacionadas a faturas já geradas pelo sistema terão seu status no canto esquerdo aparecendo como transmitidas, e as que ainda não foram faturadas como não transmitida. Nesta tela é possível editar qualquer dado da guia ou da guia de outras despesas vinculadas a esta guia. Clicando no ícone da impressora é possível criar uma máscara de impressão para a frente, o verso e guia de outras despesas. Estas máscaras podem ser vinculadas no cadastro do convênio, desta forma, na tela de protocolo, no momento da impressão o sistema saberá qual mascara de impressão será utilizada. Também é possível lançar um guia SP/SADT através desta tela porém o processo é mais trabalhoso. 4.4 Cadastro de Guias de Consultas Esta tela pode ser acessada através do menu financeiro, TISS, cadastro de guias de consulta.

14 Esta tela tem o mesmo funcionamento do cadastro de guias SP/SADT, permite a mosdificações dos dados e também criar máscaras de impressão através do ícone de impressão. 5 Faturamento Esta tela pode ser acessada através do menu financeiro, TISS, Faturamento. 14

15 No momento de envio das guias para o convênio, tanto fisicamente como através de arquivos XML, é necessário criar um fatura dentro do sistema. Informando o convênio, o tipo de guias, o intervalo de datas e o número do lote, clicando no botão faturar uma nova tela será aberta com as guias que atendem a estas condições, permitindo selecionar item a item para gerar a fatura. Ainda é possível filtrar por um prestador, médico executante, ou por procedimentos. O filtro de procedimentos funciona da mesma forma que no cadastro de convênios, bastanto informar os digitos inicias dos procedimento e separando por vírgulas. Clicando no botão faturar a tela abaixo será aberta:

16 Nesta tela é possivel selecionar guia a guia, clicando com o botão direito sobre um guia, é possível acessar a mesma na tela de cadastro de guias. Também é possível uma impressão de uma pré fatura das guias selecionadas. Clicando no botão faturar será gerado uma fatura com as guias selecionadas vinculadas a ela. Após isso clicando no botão Gerar XML o sistema criará um arquivo XML para ser transmitido ao convênio. 6 Configuração para lançamento de Materiais Primeiro passo é cadastrar os materiais utilizados no cadastro de Produtos. Para acessar a tela, no menu principal, escolha a opção Estoque, Cadastro, Produtos. Ao clicar no botão incluir, o código do produto pode ser digitado ou lido com pistola se o usuário preferir utilizar o código de barras, caso contrário basta clicar no botão que aparece ao lado do campo para gerar um código interno do sistema. Preencher os demais dados e gravar o cadastro. Repetir esse procedimento para cada material utilizado nos procedimentos. Após isso, abrir a tela de cadastro de tabelas. Nesta tela vamos inserir na tabela do convênio desejada um procedimento com código interno, que funcionará como um pacote de materiais. Altere a tabela utilizada pela tabela para personalizada, no canto superior esquerdo desta tela e grave o cadastro da tabela. Depois clique no botão incluir na parte inferior da tela para adicionar um novo procedimento. 16

17 O código digitado é somente para uso interno, devendo o usuário estipular os códigos que utilizará para os pacotes de procedimento, tomando cuidado para utilizar códigos não usados na AMB ou CBHPM ou pela tabela própria do convênio. O valor pago pelo convênio, deve ser dividido pelo multiplicador de CO e o resultado preenchido no campo Valor CO do procedimento. No caso acima como o multiplicador é 1, o valor final do procedimento é R$ 46,60. A opção Pacote/Materiais deve ser marcada, o código da despesa realizada deve ser preenchido devidamente, neste caso como 3 Materiais, e o código informado pelo convênio para os materiais deve ser informado no campo Cód Item Outras Desp. Feito isso clicar no botão gravar. Repetir esse passo para procedimento interno que será cadastrado. Após concluir, alterar o cadastro da tabela e selecionar a tabela que é utilizada novamente, AMB, CBHPM etc. O próximo passo é informar quais materiais são utilizados pelo pacote. No entando antes é preciso informar os materiais e valor que o convênio paga. Clicando na terceira aba desta tela, chamada Materiais é possível informar esses dados.

18 Para adicionar um material, basta clicar no botão incluir, selecionar os materiais précadastrados, informar o código do convênio, ou se preferir simplesmente copiar o código do produto e o valor unitário. Repetir esse passo para cada material utilizado. Com isso teremos os valores pagos pelo convênio. Falta agora somente relacionar os materiais com os procedimentos. Para isso, voltar a primeira aba chamada Tabelas e Procedimentos, clicar 1 vez em cima do procedimento que deseja relacionar os materiais e em seguida, com o procedimento selecionado, clicar na aba Materiais do Procedimento. Cada material adicionado nesta aba estará vinculado ao pacote cadastrado na primeira aba. Com isso, o sistema saberá montar a lista de materiais utilizados. Agora, ao lançar procedimentos na tela de protocolo, os pacotes cadastrados estarão disponíveis. Ao lançar um destes procedimentos, o sistema irá gerar uma guia de outras despesas(que é a guia padrão TISS para esse tipo de lançamento) com o pacote de materiais. Na guia SADT que será impressa, o valor dos procedimentos realizados será totalizado no campo total de procedimentos, os pacotes serão totalizados no campo Total de Materiais. Na mesma tela de 18

19 protocolo será possível imprimir um relatório da conta de atendimento listado os materiais utilizados, conforme imagem abaixo: Além do relatório de materiais utilizados, o sistema também imprime a guia de outras despesas devidamente preenchida. Na guia de outras despesas, o código do item será preenchido com o valor informado pelo convênio. 7 Problemas mais comuns O processo de implantação do TISS pode se tornar complexo devida a grande quantidade de diferenças entre as políticas de faturamento de cada convênio. A seguir serão listados os principais problemas, e as suas causas. 7.1 Guias de Cosulta/SP/SADT sem Prestador executante preenchido Primeiro passo é verificar se na tela de cadastro de agendas, a agenda através de qual o protocolo foi lançado está relacionada a unidade de atendimento. Após isso verificar no cadastro do convênio se a unidade está relacionada com o prestador. Em seguida verificar se no cadastro do prestador foi cadastrado o seu código no convênio. Após todos os passos verificados, o protocolo deve ser cancelado e novamente criado para que os dados sejam gerados de forma correta. 7.2 Campo Profissional Executante não é corretamente preenchido

20 Verificar no cadastro de prestadores se o médico em questão foi cadastrado como prestador e se foi devidamente vinculado ao cadastro de médicos. Também verificar se o código do profissional no convênio foi cadastrado. Por último verificar se o campo médico foi preenchido na tela de Protocolo ou de lançamento de guias. 7.3 Prestador na guia de consulta não sai com o nome do médico Nos casos em que o prestador da guia de consultas deve ser o próprio médico, verificar se no cadastro de convênios a opção Faturar Guias Consulta p/ Médico está selecionada. 7.4 Pacotes de Materiais, Medicamentos ou Taxas Não Aparecem na Guia de Outras Despesas Verificar no cadastro de tabelas se o procedimento cadastrado tem a opção Pacote/Materiais selecionada. Informar também o tipo de despesa e o código do item de outras despesas. Após corrigido, o procedimento deve ser excluído do protocolo e lançado novamente. 7.5 Procedimentos com Valor Zero Verificar no cadastro do convênio se o mesmo está vinculado a alguma tabela de procedimentos. No cadastro de tabelas, verificar se a tabela do convênio está com valores informados nos multiplicadores. Caso o campo Multiplicador HM esteja em branco ou com valor 0, na maioria dos casos é recomendado preencher com o mesmo valor do campo CH. 20