MANUAL DO SIGAD ICT-SJC

Transcrição

1 MANUAL DO SIGAD ICT-SJC Amauri Mendes da Silva Manual do SIGAD - SJC Página 1

2 Conteúdo 1-SIGAD USUÁRIO TRÂMITE ACESSO AO SISTEMA SOLICITAR MUDANÇA DE PERFIL PARA USUÁRIO TRÂMITE RECEBER DOCUMENTOS ÁREA DE TRABALHO TRAMITAR DOCUMENTO ARQUIVAR DOCUMENTO PESQUISAR DOCUMENTOS RECUPERAR DOCUMENTO REVERTER DOCUMENTO CADASTRAR DOCUMENTOS SOLICITAÇÃO DE AUTUAÇÃO DE PROCESSO OU EXPEDIENTE (SAPE) AUTUAÇÃO DE PROCESSO E EXPEDIENTE DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS APROVAR SOLICITAÇÃO NO SIGAD AUTORIZAR USUÁRIO NO SIGAD TRÂMITE COM RELAÇÃO DE REMESSA AUTUAR NOVO VOLUME GERAR TERMOS DE ENCERRAMENTO E ABERTURA DE P/E REAUTUAÇÃO DE PROCESSO MALOTES INCOPORAÇÃO DE P/E JUNTAR DOCUMENTOS Manual do SIGAD - SJC Página 2

3 1-SIGAD Sistema de Gestão Arquivística de Documentos Todo funcionário com login no Portal de Sistemas da UNESP tem acesso ao SIGAD, apenas para consulta de documentos. 2-USUÁRIO TRÂMITE É o usuário que tem a permissão para receber, juntar e tramitar documentos. Cada área deverá determinar quais serão os seus usuários trâmites. 3-ACESSO AO SISTEMA O acesso ao sistema SIGAD poderá ser feito pela página principal do ICT no menu à direita, em ADP. Manual do SIGAD - SJC Página 3

4 Na tela seguinte, o funcionário deverá digitar o seu usuário e senha (o mesmo do ADP): Selecionar a aba Acessar Sistemas. E na caixa de combo Sistema escolher a opção SIGAD SISTEMA DE GESTÃO ARQUIVISTICA DE DOCUMENTOS Manual do SIGAD - SJC Página 4

5 4- SOLICITAR MUDANÇA DE PERFIL PARA USUÁRIO TRÂMITE Fazer o login normalmente, pelo ADP, para acessar o sistema UNESP e selecionar a aba Solicitar Sistemas e em seguida selecionar na caixa de combo Sistema SIGAD SISTEMA DE GESTÃO ARQUIVISTICA DE DOCUMENTOS. Pressionar salvar para finalizar sua solicitação. Manual do SIGAD - SJC Página 5

6 Sua solicitação será analisada pelo Stcom e seu perfil será alterado para usuário TRÂMITE, se aprovada. 5- RECEBER DOCUMENTOS Fazer o login no SIGAD, acessar a caixa de entrada, marcar o documento a ser recebido e pressionar o botão receber. Obs: Se o documento na caixa de entrada não for recebido em dez dias, o sistema ficará bloqueado até que o usuário faça o recebimento. Manual do SIGAD - SJC Página 6

7 6-ÁREA DE TRABALHO Todo documento recebido ou criado será direcionado para a área de trabalho, local onde o usuário poderá arquivar ou tramitar o documento para outro usuário. Opções da área de trabalho: Visualizar documento Editar documento Tramitar documento Trâmite interno (para a mesma seção) Arquivar documento Manual do SIGAD - SJC Página 7

8 7- TRAMITAR DOCUMENTO Esta opção deverá ser utilizada quando se desejar enviar um documento para outra área. Ex.: Reenviar um processo para o Stcom. Na área de trabalho selecionar o documento a ser tramitado e em seguida pressionar o ícone tramitar documento. Manual do SIGAD - SJC Página 8

9 Preencher os campos conforme abaixo: Destino: Na unidade Unidade: SJC/ICT UA/GT: área de destino do documento Destinatário: Pessoa interessada Forma de envio: em mãos (se para dentro da unidade) Pressionar o botão Adicionar Obs: Todo documento tramitado ficará na caixa de saída da pessoa que fez o trâmite até que o destinatário receba o documento. Manual do SIGAD - SJC Página 9

10 8- ARQUIVAR DOCUMENTO A opção de arquivamento de documentos é utilizada quando o destino final de um documento é o próprio setor que o recebeu. Neste caso é importante o arquivamento do documento, pois do contrário a área de trabalho do usuário ficará lotada, dificultando o uso do sistema SIGAD. Para isso, na área de trabalho, selecione o ícone arquivar documento. Na tela seguinte, digite o local do arquivo e pressione o botão Arquivar. Manual do SIGAD - SJC Página 10

11 9-PESQUISAR DOCUMENTOS Todos os documentos, inclusive os arquivados, poderão ser pesquisados. Selecione Pesquisa, na barra de ferramentas do SIGAD. Os campos Tipo de documento e Unidade de Procedência são obrigatórios e os demais campos ajudam a refinar a pesquisa. Pressione o botão Pesquisar para concluir a pesquisa. Manual do SIGAD - SJC Página 11

12 10-RECUPERAR DOCUMENTO Todo documento arquivado poderá ser recuperado, para isso será necessário fazer a pesquisa e pressionar o ícone recuperar documento. O documento recuperado será redirecionado para a área de trabalho do usuário. Manual do SIGAD - SJC Página 12

13 11- REVERTER DOCUMENTO Após o trâmite e antes do destinatário receber o documento, a operação de trâmite poderá ser desfeita. Para isso vá para a caixa de Saída e pressione o ícone reverter no respectivo documento. O documento revertido será enviado para a área de trabalho. Manual do SIGAD - SJC Página 13

14 12 CADASTRAR DOCUMENTOS Em Cadastro, selecionar Documento Avulso; Na tela seguinte digitar: 1- A área de procedência do documento. 2- Se o documento for proveniente de Alunos ou externos à UNESP, selecionar na caixa de Combo UA/GT de procedência, STCOM e marcar a opção Recebido. 3- Selecionar o tipo de documento: Ofício, Memorando, Circular etc. 4- No campo identificador digitar as palavras-chave que serão usadas para auxiliar futuras pesquisas do documento (ver tabela com o padrão de palavras-chave dos documentos mais comuns). 5- No campo assinante digitar o nome da pessoa que assinou o documento. 6- Em interessado, pressionar o botão localizar, para localizar o nome do interessado pelo documento. 7- Informar o número do protocolo e pressionar salvar para finalizar. Manual do SIGAD - SJC Página 14

15 Após o cadastro do documento, enviar o documento, físico, para o seu destino. Verificar constantemente na caixa de saída do SIGAD se o usuário recebeu o documento. Se necessário, fazer a cobrança eletronicamente através do ícone Cobrar Recebimento. O sistema enviará para o usuário um de cobrança. Manual do SIGAD - SJC Página 15

16 13 SOLICITAÇÃO DE AUTUAÇÃO DE PROCESSO OU EXPEDIENTE (SAPE) O usuário trâmite deverá acessar o sistema SIGAD e em Solicitação selecionar Autuação de Processo/Expediente para criar uma SAPE. Na tela seguinte deverá pressionar o botão Adicionar. Preencher os campos: Documento a autuar Processo, Processo de Adiantamento ou Expediente. UA/GT Solicitante O SIGAD traz como padrão a área do solicitante, porém poderá ser alterada. Assinante da Solicitação - Nome da pessoa que assinará o documento. Interessado pelo P/E Nome da empresa ou pessoa envolvida no P/E. Assunto Breve resumo do assunto do documento. Destino após autuação O SIGAD traz como padrão a área do solicitante, porém poderá ser alterado. Observação Preencher se houver algo relevante. Manual do SIGAD - SJC Página 16

17 Pressionar Salvar, para finalizar. Na tela seguinte pressione o ícone imprimir, ou selecione vários documentos e pressione Imprimir em Lote. Manual do SIGAD - SJC Página 17

18 14- AUTUAÇÃO DE PROCESSO E EXPEDIENTE O funcionário do STCOM, após o receber a SAPE assinada, deverá fazer o recebimento eletrônico no SIGAD, na caixa de entrada. Manual do SIGAD - SJC Página 18

19 Na área de trabalho do SIGAD, clique no ícone Protocolo, correspondente a SAPE, para registrar o número do Protocolo no sistema. Manual do SIGAD - SJC Página 19

20 Para autuar o P/E selecione Autuação de P/E, no menu Comunicações. Informe o número do processo e pressione Salvar. Manual do SIGAD - SJC Página 20

21 Selecione a opção Impressão de Capas, no menu Comunicações, e faça a impressão em etiqueta autoadesiva. Manual do SIGAD - SJC Página 21

22 15-DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS Com o documento na área de trabalho, do SIGAD, em Ações, selecionar Mais ações e Desentranhar. Manual do SIGAD - SJC Página 22

23 Na tela seguinte informar: Folhas a Desentranhar, Solicitante, Motivo do desentranhamento e Destino após desentranhar. Pressionar Salvar, para finalizar. Manual do SIGAD - SJC Página 23

24 Para visualizar os documentos desentranhados, selecione Relatórios, no menu superior, e na tela seguinte Selecione o tipo de relatório Documentos desentranhados, informe a Data Inicial e a Data Final e para finalizar pressione Gerar Relatório. Manual do SIGAD - SJC Página 24

25 16- APROVAR SOLICITAÇÃO NO SIGAD Acessar o sistema SIGAD como de costume, porém em Sistemas escolher a opção SISTEMA DE APROVAÇÃO VALIDADOR SISTEMA. Na tela seguinte, escolher a opção Solicitações. Selecionar SIM para Usuário CONSULTA e Usuário TRÂMITE e NÃO para Usuário STCOM. Manual do SIGAD - SJC Página 25

26 17- AUTORIZAR USUÁRIO NO SIGAD Acessar o SIGAD normalmente e em Sistemas escolher a opção SIGAD SISTEMA DE GESTÃO ARQUIVISTICA DE DOCUMENTOS. No menu configurações, selecionar a opção Autorização de Usuários. Pressionar Adicionar para incluir um novo usuário. Manual do SIGAD - SJC Página 26

27 Na tela seguinte digitar no campo Usuário o nome do usuário, selecionar em UA/GT o departamento ou seção do usuário e as demais opções deixar como na figura abaixo: Nível de acesso como total e ativo selecionado. Pressione Salvar, para finalizar. Manual do SIGAD - SJC Página 27

28 18-TRÂMITE COM RELAÇÃO DE REMESSA Para tramitar documentos com relação de remessa, faça o trâmite normalmente (ver trâmite), porém selecione a opção C/Relação de Remessa. Manual do SIGAD - SJC Página 28

29 Na caixa de saída, selecione, na parte superior da tela, em Pendentes de Relação de Remessa, o documento e pressione Gerar Remessa. Manual do SIGAD - SJC Página 29

30 Enviados). O documento será transferido para a parte inferior da tela (Documentos Pressione o ícone da impressora para imprimir a relação de remessa. Manual do SIGAD - SJC Página 30

31 Para pesquisar as relações de remessas enviadas, vá em Relatórios e na tela seguinte informe o número da relação de remessa e o ano e clique em gerar relatório. Manual do SIGAD - SJC Página 31

32 19- AUTUAR NOVO VOLUME Para autuar um novo volume é preciso que o último volume do P/E a ser autuado esteja na área de trabalho do SIGAD. Selecione a opção Mais ações, do P/E correspondente, e em seguida selecione a opção Autuar Novo Volume. Manual do SIGAD - SJC Página 32

33 Na tela seguinte, preencha os campos solicitados e pressione Autuar Novo Volume, para finalizar. O novo volume autuado será enviado para área de trabalho. Use a opção Editar para imprimir a capa do novo volume. Manual do SIGAD - SJC Página 33

34 20- GERAR TERMOS DE ENCERRAMENTO E ABERTURA DE P/E Selecione Relatórios e na tela seguinte selecione Termo de Abertura e Encerramento. Preencha os campos: Tipo de Documento: Processo ou Expediente; Número do documento: Número do P/E; Ano do documento; Primeira folha do novo volume; Novo Volume: Número do novo volume; Assinante dos Termos: Nome da pessoa que assinará o documento. Pressione Gerar Relatório, para finalizar. Manual do SIGAD - SJC Página 34

35 21- REAUTUAÇÃO DE PROCESSO Com o Processo na área de trabalho do SIGAD, selecionar Mais ações. Em seguida selecionar Reautuar Processo. Na tela seguinte informe o Número do novo processo. Em referência, informe o número do processo reautuado. Manual do SIGAD - SJC Página 35

36 Pressione salvar para finalizar. Se houver vários volumes de um mesmo processo, reautuar somente o último, os demais volumes serão reautuados automaticamente. Todo processo Reautuado poderá ser consultado no SIGAD e ter o seu destino rastreado. Manual do SIGAD - SJC Página 36

37 Manual do SIGAD - SJC Página 37

38 22- MALOTES Para criar malotes acesse o menu malote e selecione Enviar. Marque a relação de remessa, se houver. Manual do SIGAD - SJC Página 38

39 Na tela seguinte informe: Tipo de Geração - selecione Manual; Unidade UNESP selecione RUNESP- REITORIA Número do Malote ; Lacre. Pressione Gerar, para concluir. Manual do SIGAD - SJC Página 39

40 Para adicionar um item selecione Adicionar Item. Preencha os campos Descrição do item, unidade UNESP e UA/GT (seção, departamento). Pressione Adicionar, para concluir. Manual do SIGAD - SJC Página 40

41 Para adicionar relação de remessa do SIGAD em um malote já criado, selecione a relação de remessa e pressione Gerar malote. Na tela seguinte em Tipo de Geração selecione Adicionar no Malote, informe o número de controle do Malote e pressione Gerar. Manual do SIGAD - SJC Página 41

42 EDITAR MALOTE RETIRAR ITEM CANCELAR MALOTE Manual do SIGAD - SJC Página 42

43 IMPRIMIR CONTROLE DE MALOTES RECEBER MALOTES Selecione o Menu Malote e, em seguida, Receber. Selecione o malote e pressione Receber Malotes Manual do SIGAD - SJC Página 43

44 PESQUISAR MALOTES Todos os malotes, recebidos ou enviados, poderão ser pesquisados no SIGAD. Para pesquisar os malotes enviados selecione Malote opção Enviar e preencha o filtro com as informações desejadas. Ou selecione a caixa com o Status desejado. Os malotes recebidos também poderão ser pesquisados da mesma forma, porém no menu Malotes Receber. Manual do SIGAD - SJC Página 44

45 O controle de malotes enviados poderá ser pesquisado no menu Relatórios. Manual do SIGAD - SJC Página 45

46 23 INCOPORAÇÃO DE P/E Para incorporar um P/E a um processo, transfira o processo que receberá a incorporação e Os P/E s que serão incorporados para a área de trabalho do SIGAD. Na linha correspondente ao P/E a ser incorporado selecione (+) e Incorporação de Proc / Exp. Manual do SIGAD - SJC Página 46

47 Na tela seguinte faça a pesquisa do Processo que receberá a incorporação, selecione (+). Pressione Incorporar para concluir. Manual do SIGAD - SJC Página 47

48 24 JUNTAR DOCUMENTOS Para juntar um documento a um P/E ou a um outro documento, transfira os documentos ou P/E s para a área de trabalho do SIGAD. Selecione a opção Editar/Juntar/Tramitar, no documento que receberá a juntada ( documento principal). Na próxima tela selecione Juntar Documento. Manual do SIGAD - SJC Página 48

49 Em Documento a juntar, selecione Localizar na Área de Trabalho. Digite o número do protocolo ou outro identificador, pressione Localizar. Selecione Juntar. Manual do SIGAD - SJC Página 49

50 Para verificar se a operação foi bem sucedida pesquise o Documento que recebeu a juntada. Manual do SIGAD - SJC Página 50