MONITORAMENTO DE LICITAÇÕES Registros de controle interno Manter um controle das licitações do município, por órgão público monitorado é essencial. 1 Essas ferramentas poderão servir, especialmente, no fechamento de relatórios quadrimestrais. Além disso, acelerar consultas futuras, por razão de comparações, solicitações, controle de ofícios emitidos e respondidos. Dessa forma, apresentamos os seguintes controles: Ofícios para solicitação de processos licitatórios ou editais; Planilhas de controles, por licitação; Planilhas de monitoramento de análise de editais; Planilhas de controle para numeração de ofícios e cartas; Relatório de certames; Capa de processos licitatórios. Vamos compreender a utilização de cada um deles... OFÍCIO PARA SOLICITAÇÃO DE CÓPIA DE PROCESSO LICITATÓRIO OU EDITAL Recomenda-se por meio de nosso Procedimento Operacional Padrão (POP), que a cada licitação lançada, o OS faça um requerimento para obter cópias dos documentos. Na fase inicial do OS, talvez seja necessário solicitar cópia do processo licitatório na íntegra, para tomar conhecimento do fluxograma, ou seja, identificar quem pede, quem autoriza e tudo mais. Neste caso, podem ser utilizados ofícios como este modelo:
2 Todavia, em algumas situações, obter apenas o edital é suficiente. E neste caso, o ideal é que o OS possua um protocolo de pedido de acesso ao processo licitatório como um todo. Como assim? Servirá para eventuais consultas ao processo licitatório, no momento da análise do edital ou no futuro.
Se este pedido foi antecipadamente protocolado, por exemplo, e o OS necessita manusear o processo licitatório na vigência do contrato, ou após seu encerramento, o gestor ou qualquer servidor não poderá impedir o acesso, com o argumento que não há pedido ou não há protocolo. A principal razão dessa diferenciação é tanto não acumular papeis no OS e sobrecarregar arquivos, quanto não sobrecarregar o órgão público na reprodução de processos. 3 Obs: caso o OS tenha acesso do edital por meio eletrônico, informe o gestor que não necessita enviar cópia física do edital, mas mantenha o pedido no ofício. Em processos licitatórios de Dispensa e Inexigibilidade é recomendado sempre o uso do primeiro modelo.
CONTROLES INTERNOS PARA LANÇAMENTO DE LICITAÇÕES Ferramenta: planilha Excel. Esta ferramenta facilita e organiza o controle das licitações e posteriormente, se torna muito útil para sistematizar dados que serão apresentados em relatórios quadrimestrais, além dos relatórios que obtemos no SIM. 4 Perceberá que tudo relacionado a determinada licitação ficará registrada em um único local (linha). Vamos entendê-la por etapas, lembrando que este modelo trata-se da planilha de controle interno e precisa ser criado para cada modalidade. (tem uma pequena diferença de modelo para Dispensa e Inexigibilidade). Informações do processo licitatório: Coluna a: para que você registre em qual relatório utilizou os dados. Coluna b: registra Sim ou Não, se a licitação tem recursos de convênios federais ou estaduais (esse dado encontrará no edital). Coluna c: número do processo licitatório. Coluna d: número da modalidade. Coluna e: data em que a licitação foi lançada no site do tribunal de contas. Coluna f: data do certame. Coluna g: horário do certame (esse dado encontrará no edital) Coluna h: modalidade Coluna i: tipo: é o critério de avaliação. (no exemplo, o pregão presencial sempre é pelo menor preço). Coluna j: descrição completa do objeto. Coluna k: valor máximo da licitação.
Dados do certame: 5 Coluna L: valor licitado. Coluna M: montante em reais dos itens que não obtiveram lances. (Soma que deve ser feita manualmente após o certame). Coluna N: percentual de redução. (diferença entre o valor máximo, menos itens sem lance, menos valor licitado). Coluna O: montante em reais de recursos que ficaram no município. (neste caso considera-se o valor para empresas do município que participaram da licitação e venceram itens). Coluna P: Montante em reais de recursos que ficaram no município de empresas de outras localidades. Coluna Q: registrar Sim ou Não, se algum representante do OS participou do certame. Coluna R: registrar quantidade de empresas que retiraram edital (solicitar essa informação do pregoeiro). Coluna S: registrar quantidade de empresas que participaram do certame. Coluna T: registrar total de empresas locais. Coluna U: registrar total de empresas de outros municípios. Coluna V: registras das empresas participantes do certame, quantas eram MPE (Micro e Pequenas Empresas). Coluna W: registrar número de empresas desabilitadas. Coluna X: Registrar o nome da empresa vencedora da licitação (ou das). Lançamento de ofícios emitidos: Nessa etapa registram-se os ofícios enviados para requerer cópias de edital, outros documentos, e possíveis manifestações.
Cópia de processo licitatório e/ou edital: Coluna Z: registrar o número do ofício enviado pelo OS e finalidade, ex? 100/2012 edital. Coluna AA: registrar a data em que o ofício foi protocolado no órgão público, somada de 20 dias. Coluna AB: registrar o dia em que o órgão público atendeu a solicitação, disponibilizando os documentos. Coluna AC: registrar o verificar. Normalmente quando o protocolo for eletrônico, vai gerar um código de acesso (login) e uma senha. Com esses dados poderá acompanhar o andamento do requerimento on line, no portal de serviços do órgão público. 6 Cópia de outros documentos, exemplo: ata, contratos, questionamentos. Colunas AD até AG: os dados serão registrados da mesma forma que explicado Cópia de manifestações por indícios de irregularidades: Coluna AH até AK: os dados serão registrados da mesma forma que explicado Lançamento de ofícios emitidos: Nessa etapa registram-se os ofícios enviados para Câmara de Vereadores e Ministério Público. Ofício à Câmara: Coluna AL até AO: os dados serão registrados da mesma forma que explicado Ofício ao Ministério Público: Coluna AP até AS: os dados serão registrados da mesma forma que explicado
Lançamento de ofícios emitidos: Nessa etapa registram-se os ofícios enviados para outros órgãos de fiscalização: 7 Ofício ao Tribunal de Contas do Estado do Paraná: Coluna AT até AV: os dados serão registrados da mesma forma que explicado Ofício a Controladoria Geral da União - CGU: Coluna AW até AY: os dados serão registrados da mesma forma que explicado Ofício ao GAECO: Coluna AZ até BB: os dados serão registrados da mesma forma que explicado Mandado de Segurança: Coluna BC até BE: os dados serão registrados da mesma forma que explicado ORGANIZAÇÃO DESTAS PLANILHAS Dicas de como organizar essas planilhas no seu computador: Primeiro passo crie uma pasta e nomeie como: PROGRAMA QUALIDADE NA APLICAÇÃO DE RECURSOS PÚBLICOS Dentro dela outra pasta com o nome: CONTROLE DE LICITAÇÕES.
E dentro desta você organizará as licitações por ano, como a imagem, criando pastas específicas: 8 O passo seguinte é criar pastas POR ÓRGÃO PÚBLICO: Observação: nesta mesma pasta, arquivamos os avisos de licitação que enviamos para o Facebook, bem como a planilha de monitoramento de análises. Modelos que explicarei na sequência.
Como fica a organização das planilhas dentro da pasta do órgão? Com uma planilha por modalidade! 9 Observação: note uma planilha outros. Serve para o registro de emissão de ofícios que não estão relacionados à editais. CONTROLE DE MONITORAMENTO DE ANÁLISES Planilha que centraliza aspectos observados na análise de editais e registra a pessoa que realizou. Imaginamos ela como ferramenta de controle do coordenador executivo sobre suas delegações de tarefas, por exemplo, para estagiários ou voluntários de universidades. É um único arquivo que centraliza por planilhas todas as licitações de um mesmo órgão público. No exemplo a primeira aba é Prefeitura, seguido de Codecar, Câmara e Saae. Recomenda-se delegar à mesma pessoa responsável por acompanhar o lançamento de novas licitações, que quando identificado, registre-a na planilha.
10 Coluna a: identifica-se o órgão público. Coluna b: registra-se a modalidade. Coluna c: número do edital. Coluna d: data do certame. Coluna e: data que foi protocolado ofício requerendo cópia. Coluna f: data que foi recebido a cópia. Coluna g: registra-se o prazo para análise. Coluna h: registra-se quem analisou. Coluna i: registra-se OK se não houve irregularidades ou o número do ofício enviado apontando os indícios. Coluna j: registrar em síntese algumas observações que achar pertinente. CONTROLE DE EMISSÃO DE OFÍCIOS E CARTAS Planilha que centraliza o registro da emissão de ofícios e cartas. RELATÓRIO DE CERTAMES
Modelo que pode ser utilizado para registrar acontecimentos do certame. Perceberá que as informações aqui registradas depois serão transmitidas para a planilha de monitoramento da licitação, na parte dados do certame. 11 CAPA DE PROCESSOS LICITATÓRIOS Utilizado para arquivamento de processos licitatórios ou editais. Ferramentas: capa em word; grampo trilho, caixa arquivo morto e armário. Recebido edital ou processo licitatório, realiza-se sua organização para posterior arquivamento, da seguinte forma: 1 passo: elabora-se a capa:
12 1 2 3 Observe que na primeira parte, serão lançados os dados referentes a licitação. Na segunda parte, serão lançadas informações para controle interno, como quem analisou o edital, se houve manifestação, etc. E na terceira parte serão registrados os anexos, que são: ofícios, check list, cotações de preços, etc.