COORDENAÇÃO DE NORMAS E ORIENTAÇÃO TÉCNICA CONOT PERGUNTAS E RESPOSTAS INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 25, DE 30 DE NOVEMBRO DE 2011

Transcrição

1 PERGUNTAS E RESPOSTAS INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 25, DE 30 DE NOVEMBRO DE Posso optar por entregar minha prestação de contas em DVD? Não. A prestação de contas, conforme a Decisão Normativa nº 19/2012, deverá ser entregue integralmente em meio digital, utilizando a mídia eletrônica pendrive. As digitalizações devem ser perfeitamente legíveis e geradas em PDF pesquisável por texto, mediante utilização das ferramentas de OCR (Optical Character Recognition). Não há mais a exigência da resolução máxima de digitalização de 100 dpi. 2 Devo entregar algum documento em papel? Sim. Você deverá entregar apenas dois documentos em papel, que são: a) o ofício do responsável pela prestação de contas a que se refere o 5º do art. 2º da Instrução Normativa nº 25, de 30 de novembro de 2011, cujo modelo encontra-se disponibilizado na página do Tribunal na internet ( b) a declaração do servidor responsável pelo processamento dos documentos contábeis e dos balanços gerais relacionados nos Anexos I e II, conforme disposto no 6º do art. 2º da Instrução Normativa nº 25, de 30 de novembro de 2011, modelo também disponível no sítio do Tribunal na internet ( 3 Necessito imprimir todos os documentos para serem assinados, carimbados e numerados para depois digitalizá-los? Não. Os documentos que são gerados por sistemas de contabilidade, ou que são criados originalmente em meio digital, não necessitam ser impressos, para serem carimbados, assinados e numerados. Somente, documentos, tais como notas fiscais, recibos etc., que não são gerados em meio digital, deverão ser digitalizados. O ofício do responsável pela prestação de contas e a declaração do servidor responsável pela contabilidade ( 5º e 6º do art. 2º da Instrução Normativa nº 25, de 30 de novembro de 2011) servem justamente para dar fé aos documentos entregues em mídia digital, suprindo a ausência das assinaturas. 4 A Mensagem do Prefeito pode ser entregue sem assinatura?

2 Não. A Mensagem do Prefeito deverá ser impressa, assinada e, só depois, digitalizada. 5 Como devo organizar os documentos no pendrive? Posso criar pastas? Os arquivos devem ser nomeados de acordo com a codificação definida nos Anexos I, II e III da Instrução Normativa nº 25, de 30 de novembro de 2011, e gravados no diretório-raiz do pendrive. Não devem ser criadas pastas. Observe que nos referidos Anexos I, II e III cada código representa apenas UM arquivo, que deverá conter todos os dados do documento descrito ao lado dele. Por exemplo, o arquivo contendo a Mensagem do Prefeito deverá receber o nome Caso deseje identificá-la poderá, ao seu critério, acrescentar algum nome após o código exigido por este Tribunal. Assim, o arquivo contendo a Mensagem do Prefeito poderá, por exemplo, receber o nome de: Mensagem do Prefeito ou Mensagem do Prefeito de XXXX O importante é que o nome do arquivo seja SEMPRE iniciado pelos códigos contidos nos Anexos I e II da Instrução Normativa nº 25, de 30 de novembro de Posso colocar os Módulos I, II e III do Anexo I em um mesmo pendrive, se couber? Não. De acordo com o 4º do art. 2º da Instrução Normativa nº 25, de 30 de novembro de 2011, cada um dos módulos deverá compor um conjunto próprio de mídias eletrônicas, sendo que no caso dos Módulos III-A e III-B, cada empresa de economia mista, empresa pública, autarquia, fundação pública e fundo de natureza contábil deverá reunir seus documentos e peças em um conjunto próprio de mídias digitais, de modo semelhante ao que já era feito em papel. 7 A fim de cumprir o art. 49 da Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000 Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) como deve ser entregue a prestação de contas do Prefeito à Câmara de Vereadores?

3 O art. 4º, parágrafo único, da Instrução Normativa nº 009, de 02 de fevereiro de 2005, estabelece que a prestação de contas do Prefeito Municipal deverá ser entregue na Câmara de Vereadores com forma e conteúdo semelhantes ao da prestação de contas encaminhada ao Tribunal de Contas para apreciação e julgamento. Entretanto, deve-se atentar que o objetivo contido nos dispositivo da LRF é conferir transparência aos atos da Administração Pública, facilitando o acesso ao cidadão. Assim, apesar de a forma da apresentação da prestação de contas anual do Prefeito ao TCE/MA ter mudado, é necessário que o gestor público ao encaminhá-la para a Câmara de Vereadores não inviabilize o acesso do cidadão. Para tanto, devem ser tomadas medidas para que possam ser feitas consultas aos documentos em meio digital ou, até que tais medidas se concretizem, seja oferecido aos cidadãos a mesma prestação de contas na forma documental. 08 Como devem ser organizados os documentos relativos ao processamento da despesa que constam do Anexo I, módulo II, item VIII (códigos a ), módulo III-A, item XVII (código ), módulo III-B, item V (código ); e do Anexo II, item VI (código a )? Os documentos relativos ao processamento da despesa deverão ser organizados por mês, colecionados e gravados em um único arquivo. Por exemplo, o item VIII do módulo II, Anexo I define que em cada mês deverão ser agrupados os procedimentos licitatórios, notas de empenho, ordem de pagamento e respectivos documentos comprobatórios. Assim, o arquivo denominado deverá conter as informações relacionadas no parágrafo anterior relativas ao mês de janeiro. Caso o arquivo fique em um tamanho muito grande dificultando o manuseio, as informações poderão ser separadas da seguinte forma: a) Arquivo procedimentos licitatórios b) Arquivo processamento da despesa, contendo as notas de empenho, ordens de pagamento e documentos comprobatórios em sequência, na ordem de suas emissões.

4 Na hipótese de o Executivo municipal realizar a numeração das notas de empenho separadas por secretaria ou órgão da administração direta, com o fim de facilitar a organização, os arquivos poderão ser desdobrados do modo a seguir: a) Arquivo procedimentos licitatórios Secretaria ou órgão X b) Arquivo processamento da despesa Secretaria ou órgão X c) Arquivo procedimentos licitatórios Secretaria ou órgão Y d) Arquivo processamento da despesa Secretaria ou órgão Y E assim sucessivamente, dependendo do número de secretarias ou órgãos equivalentes existentes na Administração Direta, cujos gestores sejam ordenadores de despesas. No caso do módulo III-A, item XVII (código ), módulo III-B, item V (código ), como foi fornecido apenas um código para todos os meses, os arquivos poderão ser organizados da seguinte forma: a) Arquivo janeiro procedimentos licitatórios b) Arquivo janeiro processamento da despesa c) Arquivo fevereiro procedimentos licitatórios d) Arquivo fevereiro processamento da despesa E assim para os demais meses. Do mesmo modo, deve-se proceder no item V do módulo III-B: a) Arquivo janeiro procedimentos licitatórios b) Arquivo janeiro processamento da despesa

5 c) Arquivo fevereiro procedimentos licitatórios d) Arquivo fevereiro processamento da despesa OBSERVAÇÃO: Caso opte por dividir o código em vários arquivos é aconselhável que tal divisão seja feita em todos os meses de modo constante. Assim, optando por separar os procedimentos licitatórios, por exemplo, devem ser criados arquivos em todos os meses do ano. Havendo meses em que não tenham sido realizados procedimentos licitatórios, deve-se criar o arquivo e dentro dele apresentar declaração de que nesse determinado mês não houve realização de procedimento licitatório. 09 No Anexo II, que relaciona os documentos e peças que devem compor a prestação de contas do Presidente da Câmara de Vereadores, quais os itens que foram alterados pela Decisão normativa nº 19/2012? Devem ser relatados todos os fatos que repercutiram na gestão: II - relatório sobre a gestão orçamentária, financeira e patrimonial do exercício, destacando, além do cumprimento das normas de direito financeiro e finanças públicas aplicáveis, todos os fatos e eventos que, direta ou indiretamente, repercutiram na gestão do exercício; A relação dos créditos adicionais devem estar acompanhadas das cópias dos decretos: IV relação dos créditos adicionais abertos em favor da Câmara Municipal, acompanhada das cópias dos respectivos decretos; Deve conter a relação dos responsáveis: XV relação dos responsáveis, com respectivos períodos de gestão, afastamentos e substituições: a) da mesa diretora; b) da contabilidade; c) da tesouraria; d) do almoxarifado; e e) do patrimônio. Deve conter a relação completa dos servidores: XVI relação completa dos servidores, com a respectiva indicação da data de admissão, do cargo, do nível de escolaridade e do vencimento;

6 Foram acrescentados os códigos dos balancetes financeiros mês a mês: XVII - balancetes financeiros mensais relativos ao exercício: janeiro; fevereiro; março; abril; maio; junho; julho; agosto; Setembro outubro; novembro; dezembro. Devem ser enviados, também, os quadros nº 01,02 e 03 do Anexo III, com os respectivos códigos (5.01, 5.02 e 5.03) 10 Os municípios com população acima de 50 mil habitantes devem enviar, como antes, apenas os documentos e peças que compõem o Anexo I, Módulo I? Não. Os municípios com população acima de 50 mil habitantes deverão encaminhar ao Tribunal, em mídia digital (pendrive), além do módulo I, toda a documentação referente aos módulos II e III, inclusive os Quadros nºs 01, 02 e 03 do Anexo III, incluídos pela Decisão Normativa 19/ Então, o Tribunal não fará mais a auditoria in loco nos municípios com população acima de 50 mil habitantes? Quanto a isso, nada muda. O Tribunal continuará a realizar as auditorias conforme estabelecido no art. 24 da Instrução Normativa nº 009, de 02 de fevereiro de Na verdade, esta Corte de Contas pretende ampliar o número de municípios auditados anualmente, incluindo municípios com menos de 50 mil habitantes. 12 A regra de transição prevista no Art. 5º da Instrução normativa 25/2011: demonstrativo nº25 ou prazo de 60 dias continua em vigor? Não. Todos os municípios, sem exceção, devem encaminhar a prestação de contas completa, conforme a Instrução Normativa

7 25/2011, com as alterações incluídas pela Decisão Normativa nº 19/2012, dentro do prazo legal (até o dia 02 de abril). 13 Caso um determinado documento ou peça não seja produzido pelo órgão, como proceder? A prestação de contas deverá ser apresentada com todos os documentos e peças constantes dos anexos da Instrução Normativa nº 025, de 30 de novembro de 2011, de acordo com cada poder ou órgão. Não tendo sido produzido um documento ou peça ou não sendo o mesmo cabível em determinada situação, deverá ser criado o arquivo com a codificação correspondente e dentro dele deve ser incluída uma declaração justificando a ausência do documento ou peça, nos mesmos moldes do que era feito quando a prestação de contas era entregue em papel. 14 De que forma devem ser entregues os resultados gerais do exercício da prestação de contas do Prefeito Municipal? Os resultados gerais do exercício da prestação de contas do Prefeito Municipal podem ser entregues de acordo com o estabelecido na versão mais recente do Manual de Contabilidade Aplicado ao Setor Público (MCASP) ou, de modo alternativo, de acordo com as orientações contidas na Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, e suas alterações posteriores. Desse modo, os resultados gerais do exercício deverão constar do Arquivo , caso o gestor opte por apresentá-los conforme o MCASP, e no Arquivo deverá ter apenas a informação da opção feita. De modo inverso, caso o gestor opte por apresentá-los conforme definido na Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, os dados deverão estar abrigados sob o nome de , e o arquivo nomeado , deverá conter apenas a informação da opção feita. 15 O contador responsável pela prestação de contas necessita apresentar a Declaração e Habilitação Profissional DHP emitida diretamente na página do Conselho Regional de Contabilidade CRC na Internet? Sim. O contador responsável deverá apresentar a declaração prevista no 6º do art. 2º da Instrução Normativa nº 025, de 30 de novembro de 2011, que deverá vir impressa, bem como deverá estar inserida na prestação de contas gravada nos arquivos denominados , , , e , conforme o caso, juntamente com

8 a Declaração e Habilitação Profissional DHP emitida diretamente na página do Conselho Regional de Contabilidade CRC na Internet. Observe-se que o contador responsável pelo processamento dos documentos contábeis e dos balanços gerais relacionados nos Anexos I e II deverá ser, obrigatoriamente, servidor, efetivo ou comissionado, do Poder ou órgão. 16 É necessário que o gestor esteja cadastrado no Cadastro Eletrônico de Jurisdicionados do TCE-MA para a entrega da prestação de contas anual? Sim. É imprescindível o cadastramento do gestor no Cadastro Eletrônico de Jurisdicionados do TCE-MA, não somente para a entrega da prestação de contas anual, mas para o acompanhamento da tramitação processual eletrônica. 17 Quais códigos devem ser adotados para nomear os arquivos que conterão os documentos listados no art. 7º da Instrução Normativa n 14, de 08 de agosto de 2007? O art. 7º da Instrução Normativa n 14, de 08 de agosto de 2007, estabelece uma relação de documentos que devem ser encaminhados juntamente com a prestação de contas anual do FUNDEB. Não houve a criação de códigos específicos para eles, visto que não constavam da Instrução Normativa nº 009, de 2 de fevereiro de 2005, porém poderão ser inseridos com os seguintes códigos: a) Art. 7, inciso I: Arquivo cópia da lei instituidora do conselho de acompanhamento e controle social, conforme art. 34 da Lei Federal nº , de 20 de junho de 2007; b) Art. 7, inciso II: Arquivo termo do convênio e respectiva lei autorizadora da municipalização e/ou estadualização, parcial ou total, do ensino, se for o caso; c) Art. 7, inciso III: Arquivo cópia do ato de designação do responsável pela ordenação de despesas e movimentação das contas do FUNDEB; d) Art. 7, inciso IV: Arquivo documentação comprobatória da realização de despesas (licitações, dispensas, exigibilidades, notas de empenho, ordens de pagamento, notas fiscais, recibos, folhas de pagamento, etc.); e) Art. 7, inciso V, primeira parte: Arquivo demonstrativo anual das receitas previstas e arrecadadas;

9 f) Art. 7, inciso V, segunda parte: Arquivo demonstrativo das despesas fixadas e realizadas com recursos do FUNDEB, de acordo com a sua natureza; g) Art. 7, inciso VI: Arquivo relação de bens móveis e imóveis adquiridos com recursos do FUNDEB; h) Art. 7, inciso VII: Arquivo parecer circunstanciado da movimentação dos recursos recebidos do FUNDEB, no exercício financeiro objeto da prestação de contas, e sua aplicação, elaborado pelo conselho responsável pelo acompanhamento e controle social do Fundo. 18 Os municípios com população acima de 50 mil habitantes deverão digitalizar todos seus procedimentos licitatórios e encaminhá-los em meio digital ao Tribunal até o dia 02 de abril? Sim, todos os municípios, sem exceção, devem digitalizar os documentos de acordo com o item 2.08 da Instrução Normativa 25/2011, ou seja, enviar: cópia integral do(s) processo(s) licitatório(s), inclusive de inexigibilidade e de dispensa, acompanhado(s) do(s) respectivo(s) contrato(s) administrativo(s), termo(s) aditivo(s) e ato(s) constitutivo(s) da(s) comissão(ões) de licitação; as notas de empenho e alterações de créditos processadas no período; as ordens de pagamento efetuadas no período, devidamente preenchidas e identificadas, acompanhadas de notas fiscais, faturas, recibos, folhas de pagamento ou outra comprovação legalmente aceita, atendido ao disposto no art. 64, parágrafo único, da Lei Federal n.º 4.320/1964; Seguindo os códigos mês a mês janeiro; fevereiro e assim por diante..., conforme demonstrado na questão Ainda existe a obrigação do envio do Demonstrativo nº 25? Não. Este demonstrativo foi revogado pela Decisão normativa nº 19/2012, pois ele fazia parte da regra de transição para a prestação de contas do exercício Se o meu sistema de contabilidade já gerar um relatório que atenda as informações solicitadas no Quadro nº 03 Empenho por Unidade Orçamentária, posso substituí-lo? Sim, de acordo com a Decisão Normativa nº 19/2012, se na contabilidade do órgão já existir um relatório que contenha as informações solicitadas no Quadro nº 03, este pode ser substituído.