PLANO DE PROJETO MANUAL DE PREENCHIMENTO

PLANO DE PROJETO MANUAL DE PREENCHIMENTO Cuiabá, 26 de julho de 2005 02-Plano de Projeto.doc

Instruções para Preenchimento dos Formulários do Projeto Este documento deve ser utilizado como referência para o preenchimento do formulário Plano de Projeto. As explicações para preenchimento dos campos foram destacadas na cor vermelha diferenciando dos títulos dos campos que se apresentam na cor preta. 02-Plano de Projeto.doc 2

GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO Nome do Projeto MODELO DO DOCUMENTO PLANO DO PROJETO MÊS DE AAAA 02-Plano de Projeto.doc

ÍNDICE Instruções para Preenchimento dos Formulários do Projeto... 2 APROVAÇÃO DO PLANO DO PROJETO... 6 Identificação do Projeto:... 6 Informações do Responsável pelo Plano do Projeto:... 6 Breve Descrição do Projeto:... 7 Recursos Alocados para o Projeto:... 7 Histórico de Revisões... 7 PLANO DO PROJETO... 8 PARTE I - Histórico do Projeto... 8 Descrição do Subsetor... 8 Estratégia do Governo Estadual... 8 Cooperação Técnica Externa Anterior ou em Andamento... 8 Estrutura Organizacional... 9 PARTE II - Justificativa do Projeto... 10 Situação Atual do Problema, ou Necessidade para o qual o Projeto Contribui.... 10 Situação Esperada ao Final do Projeto... 10 Beneficiário... 10 Descrição e Justificativa da Solução Escolhida e Procedimentos para Execução... 11 Razões para Cooperação Técnica Externa... 11 Realizações Anteriores no Setor... 11 Procedimentos para Entrega dos Subprodutos do Projeto... 11 Contrapartida do Governo para Executar o Projeto... 12 Matriz de Responsabilidades... 12 PARTE III Objetivo de Desenvolvimento e Objetivos Estratégicos... 13 PARTE IV - Objetivo do Projeto, Subprodutos e Tarefas... 14 PARTE V - Cronogramas... 16 PARTE VI Orçamentos, Relatórios Financeiros e Procedimentos Contábeis... 18 PARTE VII Riscos... 20 02-Plano de Projeto.doc 4

PARTE VIII - Obrigações Prévias e Pré-Requisitos... 25 Obrigações Prévias... 25 Pré-requisitos... 25 PARTE IX - Contexto Legal... 26 PARTE X Avaliação do Projeto... 26 PARTE XI Considerações Adicionais... 27 ANEXOS... 28 ANEXO I Plano de Comunicações... 29 ANEXO II Plano de Capacitação... 30 ANEXO III Plano de Aquisições... 31 ANEXO IV Estrutura para a Participação de Pessoas Externas ao Governo (Nacionais ou Internacionais)... 32 ANEXO V Local e Infra-Estrutura de Trabalho... 33 ANEXO VI Escolha das Ferramentas de Projeto... 33 02-Plano de Projeto.doc 5

APROVAÇÃO DO PLANO DO PROJETO Identificação do Projeto: Nome do Programa: Informe o nome do Programa do qual o projeto fará parte em sua unidade. Nome do Projeto: Preencher com o mesmo nome do projeto definido no Termo de Referência. Código: Fornecido pela SEPLAN Órgão Líder/ Responsável pelo Programa: Órgão Responsável pela Execução do Projeto: Subsetor Favorecido: Objetivo Estratégico: Informe o nome da secretaria de estado ou de um outro órgão da administração pública estadual de cujo orçamento virá a maior parte dos recursos para a execução do projeto ou que seja o responsável pelo projeto. Informe o órgão ou instituição que será responsável pela execução do projeto. Informe o subsetor que será atendido pelo projeto. Por exemplo, um subsetor da Secretaria de Educação pode ser o de Ensino Médio, um da Saúde pode ser o de Medicina Preventiva, um da SINFRA pode ser o Rodoviário, entre outros. Informe o objetivo estratégico definido no Termo de Referência do projeto. Por exemplo: Objetivo Estratégico 1:Melhorar a qualidade de vida para promover cidadania; Objetivo Estratégico 2: Reduzir o número de pessoas em condições de vulnerabilidade social Informações do Responsável pelo Plano do Projeto: Nome: Fone: Informe o nome do responsável pela elaboração e execução do Plano de Projeto Informe o telefone do responsável e-mail: 02-Plano de Projeto.doc 6

Breve Descrição do Projeto: Faça uma breve descrição do projeto, focando o problema, objetivo e resultados. Data de Início: dd/mm/aaaa Data de Fim: dd/mm/aaaa Preencher com o nome do principal local Local de Execução: (município ou micro-região) onde se desenvolverão as atividades do projeto. Preencher com o nome da instituição ou órgão Órgão de Cooperação externo que suportará tecnicamente, ou capacitará Técnica (se aplicável) equipes para possibilitar a execução do projeto Recursos Alocados para o Projeto: Não financeiros Em dinheiro TOTAL R$ Informe a parcela de recursos correspondente ao custo dos recursos humanos, infra-estrutura, etc R$ Informe a parcela em dinheiro (Fonte 00 ou do programa específico de cada área) alocada para o projeto no orçamento. R$ Informe a soma dos valores acima. Data de Submissão do Plano do Projeto: dd de Mês de aaaa ACEITAÇÃO Assinatura Data Título Órgão Líder : / / Órgão Executor: / / Histórico de Revisões Revisão N : Data da Revisão: dd/mm/aaaa Descrição da alteração: Assinatura do Responsável pelo Plano do Projeto: 02-Plano de Projeto.doc 7

PLANO DO PROJETO PARTE I - Histórico do Projeto Descrição do Subsetor Esta seção tem por objetivo explicar sucintamente as principais características do ambiente no qual o projeto será executado. Informe as principais características do subsetor e descreva o contexto no qual o projeto está inserido. Quando um projeto for desenvolvido visando um setor como um todo e não apenas um subsetor, descreve-se as principais características do setor. De forma geral, o setor pode ser identificado pelo nome da Secretaria de Estado e o subsetor pode ser identificado como sendo uma subdivisão do setor. Por exemplo, no setor Infra-estrutura pode haver um subsetor Transporte fluvial, no setor Educação pode haver um setor Ensino Médio. Estratégia do Governo Estadual Descreva o plano estratégico ou objetivo estratégico que orienta as ações do Governo Estadual para o subsetor /setor. Esta informação é obtida dos documentos do planejamento estratégico do Governo Estadual. Cooperação Técnica Externa Anterior ou em Andamento Descreva se há registro de algum órgão nacional ou internacional ter desenvolvido anteriormente, ou estar desenvolvendo atualmente, trabalhos de cooperação técnica com o setor/subsetor. Note que a cooperação técnica aqui está relacionada ao setor/subsetor inteiro. Verifique os programas envolvendo o setor/subsetor com os Responsáveis pela unidade. 02-Plano de Projeto.doc 8

Estrutura Organizacional Descreva a estrutura organizacional que dará suporte aos esforços de desenvolvimento no setor/subsetor. Note que esta seção descreve a estrutura organizacional para o setor/subsetor, não os ajustes institucionais para a execução do projeto. O órgão executor do projeto e as instituições relacionadas no setor/subsetor devem ser identificados e seus papéis e funções descritos, se necessário. 02-Plano de Projeto.doc 9

PARTE II - Justificativa do Projeto Situação Atual do Problema, ou Necessidade para o qual o Projeto Contribui. 1. Esta seção tem por objetivo explicar as razões para empreender o projeto e porque ele é concebido da forma que é. 2. Para projeto comum a diversos municípios, a informação deve ser fornecida para todos os municípios participantes. Se a informação for essencialmente a mesma para todos os municípios participantes, não é necessário repeti-la para cada um. Considerando o conceito de problema do programa, descrever o qual causa do problema o projeto está atacando. O texto da situação pré-projeto deve incluir uma descrição detalhada do problema a ser tratado e, deste modo, essa seção pode fornecer informação suficiente. São fundamentais a clareza e a precisão do texto, além de dados estatísticos pertinentes, para o entendimento de quem vai analisar o projeto. Situação Esperada ao Final do Projeto Descrever a situação que se pretende atingir quando todos os subprodutos (medidas) do projeto forem gerados e a comunidade beneficiária obtiver os resultados decorrentes do uso desses produtos. Se for necessária a cooperação técnica externa além da duração deste projeto, as necessidades deveriam ser descritas aqui. Beneficiário aqui. O beneficiário identificado na proposta do projeto deve ser especificado 02-Plano de Projeto.doc 10

Descrição e Justificativa da Solução Escolhida e Procedimentos para Execução Descreva e justifique a solução escolhida para o projeto, bem como os procedimentos necessários para sua execução. Verifique a informação correspondente na proposta e complete com as que forem derivadas do termo de referência. Razões para Cooperação Técnica Externa Descreva o porquê da solicitação de cooperação técnica externa de uma instituição específica. Elas devem evidenciar a especialidade e a experiência únicas daquela instituição, casos de sucesso em outros estados da federação, ou em outros países. Realizações Anteriores no Setor Descreva os eventos ocorridos anteriormente no ambiente setorial que proporcionaram a base para o surgimento da solução do problema para o qual o projeto contribui. Veja a documentação dos projetos anteriores desenvolvidos no setor ou subsetor e busque informações que possam mostrar o interesse do estado em desenvolver um trabalho permanente e evolutivo para alcançar o nível de desenvolvimento necessário no setor. Procedimentos para Entrega dos Subprodutos do Projeto Descrever as ligações e os procedimentos para coordenar este projeto com outros esforços relacionados ao mesmo setor/subsetor. Consulte o Responsável do Órgão para entender o encadeamento das ações a serem desenvolvidas neste projeto com as desenvolvidas em outros projetos do mesmo programa ou de outros programas. Inclua os procedimentos da etapa de transição dos subprodutos do projeto para o âmbito operacional (por exemplo: capacitação de usuários dos subprodutos, adequação do ambiente operacional, etc.). 02-Plano de Projeto.doc 11

Contrapartida do Governo para Executar o Projeto Descrever a contrapartida do Governo para fornecer o suporte necessário a operações do projeto e manter os resultados sustentáveis após o seu final. Muitas vezes o Governo faz aporte de recursos de grande monta que precisam ser considerados como contrapartida a um financiamento externo, embora não sejam recursos financeiros. São técnicos envolvidos, espaço, equipamentos, matéria prima, etc., que às vezes até já estão sendo consumidos em etapas iniciais do projeto. Matriz de Responsabilidades Contém a relação de todos os nomes dos intervenientes (aqueles que afetam as decisões sobre o projeto, ou são afetados pelos subprodutos gerados pelo projeto), sua função (cargo), a descrição do seu nível de responsabilidade, seu telefone para contato e, se for houver, o endereço eletrônico para envio de mensagens. Esta matriz é de suma importância para a confecção do Plano de Comunicações. Utilizar o formulário 03-Equipe de Trabalho.doc 02-Plano de Projeto.doc 12

PARTE III Objetivo de Desenvolvimento e Objetivos Estratégicos 1. O objetivo de desenvolvimento representa a realização de uma meta de desenvolvimento mais ampla no nível setorial ou subsetorial para a qual se pretende que o projeto contribua. A meta é geralmente definida nos planos estratégicos para o setor ou subsetor e quase sempre requer uma abordagem de longo prazo. 2. Por definição, um projeto, por si só, quase nunca pode realizar um objetivo de desenvolvimento, que pode requerer um conjunto de outros projetos ou esforços relacionados e pode depender de fatores como políticas de governo, investimento de capital e outras condições externas. O objetivo de desenvolvimento é, portanto, uma meta de nível mais alto (hierarquicamente situada diretamente acima do objetivo imediato) para a realização da qual o projeto é um meio necessário, identificado no PPA através dos objetivos estratégicos. 3. Um exemplo de objetivo de desenvolvimento pode ser, por exemplo, o combate ao uso de drogas por adolescente. Para se realizar um objetivo deste porte seriam necessários projetos, ou até programas, integrados através de setores como educação, justiça, saúde, entre outros. Um projeto apenas não conseguiria produzir todos os resultados necessários à realização com êxito de tal objetivo. 4. Para projetos regionais, o objetivo de desenvolvimento deve de alguma forma incorporar um conceito de regionalidade. 02-Plano de Projeto.doc 13

PARTE IV - Objetivo do Projeto, Subprodutos e Tarefas Objetivo do Projeto Objetivo Específico do Programa O objetivo do projeto é aquele detalhado no termo de referência do projeto. É preciso que se entenda que cada objetivo quando for realizado deve contribuir para a solução total ou parcial do problema ou necessidade tratado pelo programa. O Coordenador de Ação será cobrado pela realização do objetivo aqui descrito e o projeto só será concluído normalmente quando todos os subprodutos tiverem sido realizados. Indicadores Quantitativos (Meta Física) Ao final do Projeto: Os indicadores quantitativos para o objetivo pode ser prazo, custo, restrições, etc. Subproduto 1 Medida 1 A descrição de cada subproduto (medida) a ser gerado pelo projeto. Os subprodutos estão definidos no termo de referência do projeto. Indicadores Quantitativos Os indicadores quantitativos para os subprodutos devem ser índices, quantidades, enfim números relacionados ao subproduto a ser gerado pelo projeto, que precisam ser alcançados durante sua geração para que possa ser aceito pelos intervenientes. Por exemplo, se o subproduto for técnicos capacitados, é importante estabelecer o tipo de capacitação, quantidade de módulos, carga horária, o número de turmas, a quantidade de participantes, etc. Isto permitiria uma avaliação da utilização de recursos alocados para o projeto. 02-Plano de Projeto.doc 14

Tarefas As atividades são aquelas decorrentes do diagrama de decomposição do produto e do trabalho, também conhecido como EAP (Estrutura Analítica do Projeto), ou EDT (Estrutura de Decomposição do Trabalho) entre outros termos. No momento da confecção do cronograma, deve-se atentar para o fato de que pode surgir a necessidade de inclusão de tarefas que não necessariamente são dirigidas para a confecção de um subproduto, mas são auxiliares e precisam fazer parte do cronograma como, por exemplo, as revisões de fases. Responsável O responsável pela execução da atividade deve ser informado neste campo. É importante lembrar o encadeamento com o cronograma de entrega dos subprodutos estabelecido no termo de referência. O responsável descrito no cronograma de entrega deve ser o mesmo da última atividade de geração do subproduto a ser entregue naquela data. Subproduto N Medida N Indicadores Quantitativos Tarefas Responsável 02-Plano de Projeto.doc 15

PARTE V - Cronogramas Incluir nesta parte o cronograma detalhado, o cronograma de revisões, o cronograma de marcos do projeto e outros gráficos necessários ao planejamento e controle do projeto. 1. Um plano de trabalho detalhado, para propósito de gerenciamento do projeto, deveria ser preparado no início das operações do projeto pelo Coordenador de Ação. A base para o desenvolvimento deste cronograma poderá ser o cronograma do termo de referência ou o cronograma utilizado para a inclusão do projeto no orçamento. 2. Uma vez conhecidos o objetivo, os subprodutos, as atividades e os responsáveis por sua execução, o Coordenador de Ação do Projeto estará preparado para transportar estas informações para uma ferramenta automatizada de gerência de projetos que permita a confecção de gráficos de Gantt, Redes de Precedência (Rede Pert), e outras ferramentas de planejamento e controle que proporcionem condições e facilitem o trabalho de gerenciamento do projeto. 3. O cronograma permitirá o acompanhamento físico da geração dos subprodutos do projeto e será a base para a geração do orçamento e do fluxo de caixa do projeto. Para que isto aconteça, faz-se necessário que o Coordenador de Ação tenha sido preparado antecipadamente para utilizar a ferramenta automatizada disponibilizada pelo Estado para este tipo de trabalho. 4. Uma coluna de informação e a identificação de eventos chave (marcos) no projeto são refinamentos úteis que podem ser incluídos no plano de trabalho. Os marcos serão úteis no acompanhamento do projeto. 5. Uma vez obtido o cronograma detalhado do projeto, o cronograma de revisões, o cronograma de marcos, e outros gráficos necessários, deve-se incluí-los nesta parte do plano do projeto. 6. Utilizar como template de cronograma o formulário 04-Template de Cronograma.doc 02-Plano de Projeto.doc 16

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PARTE VI Orçamentos, Relatórios Financeiros e Procedimentos Contábeis RECURSOS FINANCEIROS PREVISTOS NA LOA 1. Orçar deve ser um processo relativamente simples de informar os custos. É importante que as informações sobre custos sejam precisas e adequadamente selecionadas para evitar inconsistências. 2. Deve-se sempre observar as diretrizes orçamentárias do Estado. O coordenador da área financeira de cada unidade pode facilitar o processo de obtenção das informações. 3. Além dos Recursos Financeiros Previstos na LOA, devem ser incluídos nesta Parte VI, o Orçamento Detalhado de Custos, Cronograma de Desembolso de Despesas, e outros Relatórios Financeiros que sejam necessários além dos procedimentos financeiros e contábeis a serem utilizados durante a execução do projeto. 4. Pode ser utilizado o orçamento apresentado no PTA. O sistema FIPLAN possui um modelo adequado para ser utilizado. 5. Utilizar a planilha de custos 05 Planilha de Custos.xls 02-Plano de Projeto.doc 18

ORÇAMENTO CONSOLIDADO DO PROJETO Além dos Recursos Financeiros Previstos na LOA para este projeto devem ser incluídos nesta Parte VI, o Orçamento Detalhado de Custos, Cronograma de Desembolso de Despesas, e outros Relatórios Financeiros que sejam necessários à execução do projeto e os procedimentos financeiros e contábeis a serem utilizados durante a execução do projeto. Pode ser utilizado o orçamento apresentado no PTA. O sistema FIPLAN possui um modelo adequado para ser utilizado. 02-Plano de Projeto.doc 19

PARTE VII Riscos Na página seguinte estão relacionados os riscos relacionados às tarefas do projeto e uma análise qualitativa dos mesmos. Cada risco que necessita ser gerenciado mais atentamente deverá ser detalhado num Formulário de Gerência de Risco que é anexado à Relação de Riscos do Projeto. 1. Verifique no Termo de Referência se os problemas potenciais que poderão dificultar a execução do projeto, ou seja, os riscos (grandes o suficiente para por em dúvida, já no início, a viabilidade do projeto da forma com foi proposto) foram identificados. 2. Podem ocorrer casos em que há a possibilidade de redução considerável ou até mesmo eliminação de riscos através do cumprimento de certas obrigações ou pré-requisitos que podem ser descritos na Parte VIII Obrigações Prévias e Pré-requisitos. 3. Os riscos restantes, conseqüentemente, são aqueles que poderiam crescer com o tempo a ponto de causar interrupções importantes no projeto requerendo ajustes em suas atividades. Estes riscos devem ser reduzidos através de um planejamento de ações, ou através do estabelecimento de um plano de contingência a ser executado se eles se concretizarem. 4. Há dois formulários no Plano do Projeto para a identificação, análise qualitativa e gerência de riscos. 5. No primeiro formulário, após os dados de identificação do projeto (Nome do Projeto, Órgão Líder / Responsável pelo Programa, Órgão Responsável pela Execução do Projeto e Coordenador de Ações), são relacionados todos os riscos identificados através de uma análise de cada tarefa a ser executada no projeto. 6. Cada risco é relacionado numa linha. As informações relativas ao risco são: o Código da Tarefa (que pode ser afetada se o risco se concretizar), a Data de Identificação do Risco, o Número (seqüencial) do Risco, uma Descrição do Risco (sucinta). O código e a data da tarefa são obtidos do cronograma. Deve 02-Plano de Projeto.doc 20

ser atribuído o grau de probabilidade de que os risco se concretize e o grau de impacto na tarefa e no projeto como um todo. 7. A probabilidade estimada deve ser um número entre 0,1 e 1,0. Onde 0,1 representa a probabilidade mais baixa da concretização do risco e 1,0 uma altíssima probabilidade (quase certeza) de que ele ocorra. 8. O impacto pode ser estabelecido numa escala de 1 a 5 ou de 1 a 10. Com 1 representando um impacto muito pequeno e 5 (ou 10 se usada a segunda opção de escala) representando um impacto altíssimo na atividade ou no projeto como um todo. 9. A classificação é função do produto da probabilidade pelo impacto e do critério de classificação do risco que deve ser estabelecido de acordo com a necessidade do projeto, considerando-se aí o quão estratégico ou crítico é o projeto para a unidade. 10. Uma vez classificado o risco, mais uma vez são utilizados critérios de avaliação para se determinar a necessidade ou não de um acompanhamento do risco durante o ciclo de vida do projeto. Se o risco necessitar de um acompanhamento mais rigoroso, deve-se preencher o segundo formulário, o Formulário de Gerência de Risco. 11. Deve-se completar o primeiro formulário acrescentando as informações sobre quem preparou a análise de riscos e a data da preparação. 12. Quando houver revisões, devem ser atualizados os campos: Número (seqüencial da revisão); Descrição (sucinta do que foi revisado); data (da revisão); e o nome do revisor. 13. Em seguida devem ser preenchidos os dados da aprovação da Relação de Riscos. Se ela foi aprovada, ou não, e as assinaturas do Gerente Geral de Projetos da unidade e do Coordenador de Ações, além das datas da aprovação. 14. No Formulário de Gerência do Risco, depois dos dados de identificação do projeto (Nome do Projeto, Órgão Líder / Responsável pelo Programa, Coordenador de Ação), identifica-se o risco com o mesmo Número do Risco e a Descrição do Risco da Relação de Riscos do Projeto. 02-Plano de Projeto.doc 21

15. Em seguida, transfira da Relação de Riscos do Projeto os dados da classificação atual do risco (A/M/B) e o valor da classificação (produto: probabilidade X impacto). 16. No campo Quando o Risco poderá ocorrer informe a data ou fase do projeto mais provável em que o risco poderá se concretizar (pode ser a data de início da tarefa). 17. Informe a seguir as Fases do Projeto que serão afetadas se o risco se concretizar. 18. Identifique os Sintomas de Riscos, ou seja, sinais ou manifestações indiretas que sinalizam e auxiliam na identificação e ocorrência de um evento de risco. Ex.: Custos reais acima do orçado, atraso no cronograma, conflitos na equipe,... 19. Informe as principais conseqüências para o projeto caso o risco se concretize. 20. Caso haja alguma ação de contingência que possa ser planejada para reduzir o impacto informe em Ações Propostas. Identifique o proponente da ação para facilitar contatos posteriores se necessário. 21. Quando houver revisões, preencher a data da revisão, e a classificação do risco após a revisão. A nova classificação pode indicar tendência de mudança em relação à probabilidade e ao impacto. 22. O Coordenador de Ação deve assinar e datar o formulário de gerência de risco. 02-Plano de Projeto.doc 22

RELAÇÃO DE RISCOS DO PROJETO NOME DO PROJETO: NÚMERO: ÓRGÃO LIDER / RESPONSÁVEL PELO PROGRAMA: ÓRGÀO EXECUTOR DO PROJETO: Fl.: De: Código Classificação Risco Probabilidade Impacto F.G.R. da Descrição do Risco Data (*) Nº (0,0 a 1,0) 1 a 5 Tarefa A M B S/N 1 2 3 4 5 ELABORADO POR: DATA: Revisão: Iniciais: ACEITE: PATROCINADOR: COORDENADOR DE AÇÃO: DATA: DATA: (*) Classificação: É o produto das colunas Probabilidade e Impacto. De 0 até 2,0 = B(baixo); de 2,1 a 3,5 = M(médio); de 3,6 a 5,0 = A(Alto). 02-Plano de Projeto.doc 23

FORMULÁRIO DE GERÊNCIA DE RISCOS NOME DO PROJETO: NÚMERO: ÓRGÃO LIDER / RESP. PROGRAMA: COORDENADOR DE AÇÃO: NÚMERO DO RISCO: CLASSIFICAÇÃO ATUAL: QUANDO ORISCO PODERÁ OCORRER: DESCRIÇÃO DO RISCO: VALOR DA CLASSIFICAÇÃO: FASES DO PROJETO QUE SERÃO AFETADAS: IDENTIFICAR OS SINTOMAS: IDENTIFICAR AS PRINCIPAIS CONSEQUÊNCIAS: AÇÕES PROPOSTAS PROPONENTE ELABORADOR POR: DATA: APROVADO POR: DATA: DATA DE REVISÃO: CLASSIFICAÇÃO (A/M/B): REVISÃO POR: 02-Plano de Projeto.doc 24

PARTE VIII - Obrigações Prévias e Pré-Requisitos Esta seção descreve aquelas ações que devem ser executadas pelo Governo antes de se executar as atividades do projeto. A descrição deve ser feita em duas partes: Obrigações Prévias Obrigações Prévias. Nesta parte devem ser relacionadas aquelas ações que são pré-condições para o início do projeto. Se a obrigação prévia não for cumprida o projeto não deve ser iniciado. Por exemplo, se o projeto depender da criação de uma lei específica, ele só deveria ser iniciado quando a lei tiver sido sancionada. Pré-requisitos Pré-requisitos. Nesta parte, devem ser relacionadas aquelas ações que, embora necessárias para a execução do projeto, não são pré-condições para o início do projeto. É possível começar um projeto mesmo quando alguma atividade depende da realização de uma ação externa. Por exemplo, a contratação de um serviço de terceiro precisa ser efetuada para a realização de uma determinada medida no transcorrer do projeto, mas enquanto se desenvolve o processo de contratação é possível que outras medidas do projeto sejam executadas. Note que as obrigações prévias e os pré-requisitos podem ter sido identificados na Parte VII Riscos. 02-Plano de Projeto.doc 25

PARTE IX - Contexto Legal Inclua a documentação contratual que regerá a execução do projeto, ou se ela for muito extensa faça apenas uma referência a ela. Deve ser utilizado quando existir convênios e outros acordos. PARTE X Avaliação do Projeto Incluir nesta parte do plano do projeto a descrição de avaliações requeridas depois da conclusão do projeto. Além da avaliação Post-mortem, podem ser descritas as avaliações para demonstrar sustentabilidade dos resultados do projeto depois de um determinado período de carência. Estabelecer orçamento para que esta avaliação possa realmente ser concretizada e documentada. Pode ser informado também como será constituída a equipe de avaliação. A redução ou eliminação de uma provisão deverá ser feita por escrito e ter o aceite de todas as partes envolvidas. Exemplo de texto: Os resultados do projeto estão sujeitos à avaliação 12 meses depois do término do projeto. A unidade deverá prover recursos orçamentários para permitir a realização desta avaliação. 02-Plano de Projeto.doc 26

PARTE XI Considerações Adicionais Incluir nesta parte do plano quaisquer considerações adicionais que se façam necessárias ao bom desempenho das atividades do projeto. Quando achar necessário, o Coordenador de Ações poderá tecer considerações sobre a execução do projeto que facilitem o entendimento dos executores e das partes intervenientes. Responsável pelo Plano do Projeto: Assinatura Nome: Título: 02-Plano de Projeto.doc 27

ANEXOS 02-Plano de Projeto.doc 28

ANEXO I Plano de Comunicações O Plano de Comunicações do Projeto, que toma por base a Matriz de Responsabilidade, é descrito a seguir. 1. O Plano de Comunicações não é preparado no momento da criação do projeto. Ele é preparado pelo Coordenador de Ações na fase de planejamento do projeto e incluído no Plano do Projeto. 2. Este anexo especificará a data de todas as revisões previstas, os relatórios gerenciais a serem distribuídos aos interessados, e as avaliações post-mortem do projeto. Isto inclui (mas não se limita) relatório de início, relatórios de avaliação de desempenho do projeto, relatório final do projeto, entre outros. Note que os relatórios técnicos a serem produzidos como subprodutos do projeto não deveriam ser incluídos aqui. 02-Plano de Projeto.doc 29

ANEXO II Plano de Capacitação Inserir neste anexo o Plano de Capacitação necessário para os envolvidos no projeto. 1. Este anexo é requerido para projetos com componentes de capacitação complexos e substanciais. É importante porque a capacitação é a chave para transferir competência para o pessoal local e esta competência é muitas vezes a chave para a sustentabilidade de resultados do projeto. 2. A capacitação normalmente está no coração dos projetos de desenvolvimento de capacidades institucionais, então este anexo deveria ser inserido na maioria, se não em todos, os projetos de desenvolvimento de capacidade institucional. 3. Este anexo não é requerido quando a capacitação é um componente insignificante do projeto. 4. O seu conteúdo deveria descrever os arranjos para desenvolvimento e execução de capacitação pré-serviço e no serviço (on the job). 5. O plano de capacitação deve também deixar claro o efeito das atividades de capacitação na geração dos subprodutos do projeto e na realização do objetivo do projeto. 02-Plano de Projeto.doc 30

ANEXO III Plano de Aquisições Incluir este Anexo III, quando for necessária, a aquisição de bens ou serviços para a execução do projeto. Deve ser utilizado o formato do modelo de solicitação de compras padrão da Central de Compras. Este anexo será de suma importância para a Central de Compras do Estado desenvolver o processo de licitação. Estes dados são obrigatórios no PTA e o FIPLAN apresenta um formulário que poderá ser utilizado neste anexo, caso se verifique necessário. No Plano de Aquisições poderão ser relacionados equipamentos, matériaprima, serviços de terceiros entre outros itens com suas especificações detalhadas e as datas em que eles deverão estar disponíveis para não atrasar as atividades do projeto. Deve ser utilizado o sistema FIPLAN para cadastro das aquisições do PTA. Se as especificações de bens e serviços a serem adquiridos não estiverem disponíveis no momento da preparação do plano do projeto, este anexo deve descrever como e por quem as especificações serão preparadas para que sejam informadas à Central de Compras. É importante observar os tetos orçamentários mensais, os prazos de fabricação e entrega e as restrições provocadas pelo tempo que as licitações tomarão até que sejam selecionados os fornecedores dos equipamentos e assinados os contratos. Isto pode representar restrições de tempo importantes e aumentar a complexidade dos cronogramas e orçamentos. 02-Plano de Projeto.doc 31

ANEXO IV Estrutura para a Participação de Pessoas Externas ao Governo (Nacionais ou Internacionais) Informe os procedimentos gerenciais que governarão as relações entre o Governo e os profissionais externos. 1. Este anexo é requerido para projetos envolvendo staff de profissionais nacionais ou internacionais e staff do Governo Estadual. 2. Este anexo deve ser preparado pelo Coordenador de Ações em conjunto com o staff do Governo Estadual na fase de planejamento do projeto. 3. O anexo é para descrever os procedimentos gerenciais que governam as relações entre o Governo Estadual e os profissionais externos incluindo: 4. A organização do trabalho e as linhas de autoridade (que podem ser representadas por um organograma); 5. Quaisquer procedimentos gerenciais ou de supervisão; 6. Uma explanação sobre como o incremento de competência e de responsabilidade deve ser transferido para o pessoal do Governo Estadual. Num projeto bem concebido, as informações requeridas para este anexo já deveriam estar em outras partes do Plano de Projeto. A organização do trabalho, linhas de autoridade e arranjos gerenciais deveriam estar claros na descrição de serviço que deve fazer parte do Plano de Aquisições. Os procedimentos para transferência de competência deveriam ser embutidos, por exemplo, no Plano de Capacitação. 02-Plano de Projeto.doc 32

ANEXO V Local e Infra-Estrutura de Trabalho Utilizar o formulário 06-Local de Trabalho e Infra-estrutura.doc ANEXO VI Escolha das Ferramentas de Projeto Utilizar o formulário 07-Ferramentas do Projeto.doc 02-Plano de Projeto.doc 33