Acordo Financeiro Produto : RM - Totvs Gestão Financeira 12.1.1 Processo : Acordo Financeiro Subprocesso : Template de Acordo Controle de Alçada Negociação Online Data da publicação : 29 / 10 / 2012 Os passos a seguir servirão de guia para utilização da funcionalidade Acordo Financeiro do TOTVS Gestão Financeira. Desenvolvimento/Procedimento Template de Acordo O objetivo é definir cenários de negociação para acordos sobre lançamentos financeiros. 1. Permissões Template Para iniciar a utilização certifique através do Perfil de usuário em Serviços Globais as permissões para (Incluir Editar Aprovar e Excluir). 2. Configuração da interface de Acordo Template Após liberação de permissão é possível acessar o processo através do menu Contas a Pagar Receber - Operações Financeiras Acordo, com as opções Template de Acordo. Neste momento será possível definir regras de interface criando templates para a tela de geração de acordo. Configuração será por template. 2.1 Aba Identificação: Informar a descrição para o Template Faixa de valores a negociar Habilitar o flag de Disponivel Web caso deseje que o template seja apresentado em Interface Web (Portal Educacional). 2.2 Aba Acordo: Desejando atualizar as parcelas, indique Juros Simples ou Composto, é possível também informar um valor ou pecentual a ser acrescentado ou um descontado no processo de negociação. Indique a Quantidade máxima de parcelas e caso deseja manter o mesmo dia de Vencimento habilite a opção. Caso o intervalo entre as parcelas seja diferente de trinta, desative a opção Manter o mesmo dia de vencimento e altere o prazo. Informar relatório de negociação do acordo A efetivação do Acordo poderá ser realizada em três momentos: Ao Criar, Ao Aprovar (Simples ou Via Work Flow) ou ao efetuar o pagamento da primeira parcela. 1
2.3 Aba Lançamentos: Desejando realizar acordo para lançamentos a vencer necessário habilitar Permitir lançamentos A vencer. Detalhes dos valores de negociação no momento da geração do Acordo habilitar Exibir soma valores lançamentos. Para copiar os campos complementares habilitar opção. Para informar manualmente opções de numeração do documento (lançamento) no processo marque a opção. Para os lançamentos gerados do Acordo, desejando inserir informações default s necessário habilitar opção e informar os dados nos campos de Default. Informe quanto ao uso e obrigatoriedade do Meio de pagamento no processo de acordo. Informe os valores default para os campos desejados. 2.4 Aba Permissões Aprovações Na geração do Acordo desejando alterar os valores de Juros, Desconto, Acréscimeno e Nº das Parcelas habilitar as opções. Para obter aceite do cliente quanto aos termos do acordo informar um relatório. Caso utilize a aprovação para gerar o Acordo o mesmo poderá ser realizado de forma Simples ou Via Work Flow, neste ultimo deve preencher os campos de integração com o Módulo de CRM. 2.5 Aba Meios de Pagamento Desejando selecionar apenas alguns meios de pagamento para o Acordo definir nesta etapa. Caso nenhum tenha sido informado no processo da geração do Acordo todos estarão disponíveis para seleção. Será possível em um dos meios de pagamento parametrizar obrigatoriedade na primeira parcela. 3. Matriz Aplicada Template Após cadastro do template será possível vincular o mesmo à Matriz Aplicada para integração com o módulo Educacional. Acessar o anexo através do menu Contas a Pagar Receber - Operações Financeiras Acordo Template de Acordo Anexos. Informar a matriz aplicada pelos campos Curso, Habilitação, Matriz Curricular e Turno. Controle de Alçada O objetivo é o controle de permissão concedida a um grupo de usuários para acessar executar um cadastro ou processo. Para esse requisito o controle é sobre o cadastro de Template de Acordo e dos processos sobre o Acordo. O Template disponível para realizar o Acordo dependerá do valor líquido dos lançamentos de origem sendo compreendido no Valor da Faixa do template. No caso de integração com o Totvs Educacional, as regras de negócio do mesmo é que irá definir quais lançamentos podem sofrer o Acordo utilizando o template adequado. 1.Controle de alçada e seleção de Template O controle será realizado através do Perfil de Usuário que o mesmo possui as permissões, os templates devem ser vinculados a este. Para iniciar a utilização certifique-se que o perfil associado ao usuário possui permissão para Incluir, Editar, Aprovar e Excluir. Para alterar as permissões do usuário acesse o cadastro de perfis http://wikihelp.totvs.com.br:1210/wikihelp/glb/glb.perfis.aspx nos serviços globais. 2
No Totvs Gestão Financeira ao solicitar a geração do Acordo, serão exibidos os templates permitidos ao usuário para selecionar o desejado. Caso exista somente um único template que atenda as regras do mesmo será automaticamente selecionado. 2. Aceite na Geração do Acordo Ao executar o processo de geração da rotina a negociação poderá ser impressa através do botão de Imprimir Negociação na etapa onde são visualizadas as parcelas. Caso no template de Acordo a opção Gerar aceite do documento de acordo esteja marcada, será apresentado relatório com informações do Serviço Financeiro que está sendo contratado para que o mesmo possa realizar o aceite ou não da transação. Somente com o aceite das condições apresentadas será possível concluir o processo de geração do Acordo. 3. Aprovação do Acordo Existem duas formas de aprovação do Acordo que são parametrizadas no template: a Simples, executava via processo na visão de Acordos pelo usuário que tenha permissões no menu, e a aprovação via Work Flow que gera, de acordo com os parâmetros definidos no template, um atendimento para o Módulo CRM. O processo será contratolado por um campo de Status, e também serão armazendados o usuário e data da aprovação. 4. Efetivação do Acordo A efetivação do acordo será realizada conforme parametrização da opção Efetivação do Acordo no template com as opções : Ao Criar Ao Aprovar Ao pagar primeira. O status estará conforme cada operação. Em aberto: acordo criado, mas ainda não passou pelo processo de aprovação/efetivação. Reprovado: se template faz controle de aprovação indica que o acordo não foi aprovado. Não Efetivado: indica que o acordo foi não está efetivado, ocorre após o mesmo ser cancelado. Efetivado: indica que o acordo foi efetivado. Ao efetivar um Acordo a cobrança será realizada nas parcelas geradas do mesmo. Alterações no lançamento de origem do Acordo somente poderão ocorrer caso o mesmo esteja com status de efetivado ou cancelado. No caso de Acordo reprovado os lançamentos não serão gerados ficando apenas como consulta na guia de lançamentos não efetivados. 5. Geração dos Lançamentos Financeiros do Acordo Os Lançamentos Financeiros do Acordo serão gerados conforme a opção de Efetivação parametrizada no Template. Até que a efetivação ocorra existem somente registros de lançamentos não efetivados que poderão ser visualizados no anexo Lançamentos não efetivados do cadastro. Se habilitada a opção Efetivação do acordo do template como Ao Criar os lançamentos serão gerados automaticamente na criação do acordo. Se Ao aprovar, ocorrerá após a execução do processo de aprovação, que pode ser Simples ou Via Work Flow. Com a opção de Após pagamento 1ª parcela somente o lançamento da primeira parcela é criado junto com o Acordo, para as demais parcelas, ocorre na baixa ou emissão de cheque desse lançamento. Os valores defaults para os campos Filial, Centro de Custo, Departamento, Tipo de documento, Conta Caixa e Tabelas Opcionais (1 a 5) nos lançamentos criados pelo Acordo serão carregados dos Lançamentos de origem caso tenham o mesmo valor em todos. Se não carregados, virão dos defaults do template. Se o usuário tiver permissão poderá alterar os valores na tela. O meio de pagamento, se selecionado no processo de geração, será levado para os lançamentos gerados. 3
6. Integração com o Totvs Educacional Na integração do Educacional somente será permitido a criação de novos Acordos para o mesmo Cliente/Fornecedor (Responsável Financeiro) caso não existam Acordos ainda não efetivados. Será possível realizar Negociação Online de lançamentos deste produto, através de parametrização no template de Acordo com a opção Disponivel Web. 7. Cancelamento do Acordo O processo de cancelamento do Acordo poderá ser realizado de duas formas: Varredura de lançamentos e Cancelamento visão do Acordo. No menu Processos. Varredura de lançamentos: Será utilizada quando a primeira parcela do Acordo já estiver vencida em um número de dias maior que o prazo que será definido na execução, sendo assim o sistema varrerá os Lançamentos Financeiros identificando o Acordo e cancelando o mesmo. Cancelamento pela visão de Acordo Em ambos os casos a regra para cancelamento será a mesma: lançamentos gerados pelo acordo não podem estar baixados nem cancelados. O cancelamento do acordo irá disparar um processo para que o módulo que fez o acordo faça suas validações e também execute as regras de cancelamento em suas entidades (caso exista alguma) O cancelamento somente será possível se todos os Lançamentos gerados por Acordo atenderem a condição de cancelamento, do contrário o sistema não permitirá a conclusão do processo. Para Lançamento gerado via acordo com boleto atrelado é necessário cancelar o Acordo para que o (s) Lançamento (s) e Boleto (s) também seja cancelado (s). Negociação Online O objetivo é a geração de Acordo Financeiro a partir da seleção de um conjunto de Lançamentos no Portal do Aluno disponível no portal do Educacional no menu Financeiro Negociação. A partir da Opções de Acordo selecionado o usuário fará uma simulação da negociação com os valores a pagar, Meio de Pagamento e parcelas. A partir desses dados, e de outros buscados do cadastro do Template e dos Lançamentos origem, as parcelas serão geradas e exibidas. São exibidos os Lançamentos cujo Cliente/Fornecedor esteja vinculado ao usuário no Educacional, podendo ser o próprio aluno ou o responsável financeiro. A simulação poderá ser impressa, avançando as etapas do processo, o acordo será gerado a partir dos dados informados. 1. Template Parametrização Somente templates com opção Disponível para Web serão apresentados no Portal do Aluno para realizar a negociação. A parametrização deve ser realizada no Totvs Gestão Financeira no cadastro do Template de Acordo. Além disso, dependerão do vínculo ao Perfil do usuário no Módulo Educacional e com a Matriz Aplicada informada no contexto do portal, além do valor líquido negociado estar dentro da faixa de valores a negociar informada no template. As regras de negócio do Totvs Educacional é que irão definir quais lançamentos podem sofrer negociação, somente aqueles de acordo com as mesmas estarão disponíveis. 4
1. Simulação A simulação é feita baseada nos valores do template, dos lançamentos origem e das informações inseridas pelo usuário no portal (Número de Parcelas e Meio de Pagamento). O valor do Acordo será calculado pela simulação e exibido. A alteração do Número de parcelas e/ou Meio de Pagamento invalida uma simulação anteriormente feita (os dados simulados invalidados não são exibidos), nessse caso é necessário simular novamente a negociação. Os percentuais de juros, desconto e acréscimo irão buscar o percentual máximo parametrizado no template e calcular sobre o valor dos lançamentos. 1.1 Impressão da Negociação Esta opção estará disponível caso o template esteja parametrizado para imprimir a simulação (campo Impressão da Negociação do Acordo preenchido). A partir da seleção do relatório do Gerador de Relatorios será impresso os dados da negociação, onde se incluem os dados do Acordo e as parcelas a serem geradas. 1.2 Impressão do Documento de aceite Caso o template de acordo esteja parametrizado para obter aceite do Documento de Acordo, antes de finalizar a geração do processo, será necessário gerar o documento de Aceite da Negociação e marcar se está de acordo com o mesmo. Somente com a opção afirmativa do aceite será possível confirmar a negociação. 2.3 Confirmar Negociação Consiste em gerar as parcelas de Negociação para o TOTVS Gestão Financeira baseado na simulação feita no Portal. Caso ocorra algum erro será apresentada mensagem indicativa e o problema descrito na tela. Ao confirmar a geração o Acordo será criado. Para realizar a quitação das parcelas consultar. Atenção Em caso de dúvidas consulte o help do aplicativo ou entre em contato pelo Help Desk. Informações Adicionais 1º Template de Acordo: O sistema irá respeitar as informações do perfil, após realizar Logout Login da aplicação. As alterações passarão a valer ao iniciar o sistema. 2º Controle de Alçada: O sistema irá respeitar as informações do perfil, após realizar Logout Login da aplicação. As alterações passarão a valer ao iniciar o sistema. 3º Negociação Online: O sistema irá respeitar as informações do perfil e Template, após realizar Logout Login da aplicação. As alterações passarão a valer ao iniciar o sistema ou o Portal do Aluno. Informações Técnicas Não há. 5