FERRAMENTAS DA QUALIDADE FOLHA DE VERIFICAÇÃO 1
A Folha de Verificação é utilizada para permitir que um grupo registre e compile sistematicamente dados de fontes com experiência na área (históricos), ou observações, à medida que os eventos acontecem, para detectar e exibir padrões e tendências. 2
Quais os resultados? Cria dados fáceis de entender que vêm de um processo simples e eficaz, que pode ser aplicado a quaisquer áreas de desempenho. Com cada observação, fornece uma imagem mais clara dos fatos em contraposição às opiniões de cada membro do grupo. Promove a concordância na definição de cada condição ou evento onde cada pessoa tem de estar procurando e registrando a mesma coisa. Faz com que os padrões dos dados se tornem óbvios rapidamente. 3
Como fazer uma Folha de Verificação Chegue a um acordo quanto à definição dos eventos ou condições observados. Se estiver fazendo uma lista de eventos ou condições durante a realização das observações, chegue a um acordo sobre a definição geral do projeto. Por exemplo: Se estiver procurando razões para o atraso dos pagamentos de fornecedores, chegue a um acordo sobre a definição atraso. Agora se estiver trabalhando a partir de uma lista padrão de eventos ou condições, certifique-se de que há um acordo no significado e aplicação de cada um. Por exemplo: Se estiver registrando chamados de vendas de várias regiões, certifique-se de que todo mundo saiba quais Estados ficam em cada região. Decida quem vai coletar os dados, durante que período, e de que fontes. Quem coleta os dados depende do projeto e de seus recursos. O período de coleta pode demorar horas ou até meses. Os dados podem vir de uma amostra ou de uma população completa. 4
Como fazer uma Folha de Verificação Certifique-se de que os coletores de dados disponham do tempo e do conhecimento necessários pra coletar informações adequadas. Colete os dados durante um período suficiente para certificar-se de que os dados representem resultados típicos de um ciclo típico da sua empresa. Algumas vezes pode haver diferenças importantes dentro de uma população, que devem ser refletidos através da amostragem individual de cada subgrupo diferente. Este processo é chamado de estratificação. 5
Exemplo: Colete dados de queixas de viajantes de negócios separadamente das queixas de outros tipos de viajantes. Colete dados sobre retalhos de plástico de cada máquina separadamente. É importante que as pessoas se sintam seguras em registrar ou mencionar pontos negativos, caso contrário, os dados serão filtrados. Planeje um formulário de Folha de Verificação que seja claro, completo e fácil de usar. 6
Uma Folha de Verificação completa, conforme ilustrado a seguir, inclui: Fonte de Informações: A Nome do Projeto B C D E Local da coleta de dados Nome da pessoa registrando os dados, se aplicável Data(s) Outros dados importantes de identificação Informações sobre os conteúdos: F Coluna com o nome do defeito/evento G H I J Coluna com as datas/dias da coleta Totais para cada coluna Totais para cada linha Total geral para colunas e linhas 7
Como fazer uma Folha de Verificação Colete os dados com consistência e precisão certificando-se de que todos os registros estejam escritos com clareza. O gerente e ou membros do grupo podem fazer a sua parte para auxiliar os coletores de dados a fazer um bom trabalho simplesmente mostrando interesse no projeto. As tarefas que fazem parte da produção de um determinado produto, ou da prestação de um serviço, são marcadas à medida que se completam. Nos processos de produção mais complexos, esta é uma forma de controlar os erros. 8
A PROJETO: Demora nas entregas C NOME: (se aplicável) E TURNOS: todos B LOCALIZAÇÃO: fabrica Alfa D DATAS: 09/2 a 15/2 G DATAS F RAZÃO I TOTAL 09/2 10/2 11/2 12/2 13/2 14/2 15/2 Demoras na produção 10 3 6 6 2 13 10 50 Não há caixas disponíveis 3 6 2 4 5 7 3 30 Informações incompletas do estoque 5 5 1 4 2 3 2 22 H TOTAL 30 27 13 25 15 50 30 J 190 9
Folha de Verificação: Modelo de coleta de dados sobre erros cometidos em um trabalho escolar. TIPOS DE ERROS ABRIL 1 2 3 TOTAL Centralização II III III 8 Ortografia IIII II IIII IIII I IIII 23 Pontuação IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII 40 Parágrafos omitidos II I I 4 Números errados III IIII III 10 Números errados na página I I II 4 Tabelas IIII IIII IIII 13 TOTAL 34 35 33 102 10
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