C D V Centros de Desmanches de Veículos Automotores, Comércio de Peças Usadas e Reciclagem de Sucatas

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1 C D V Centros de Desmanches de Veículos Automotores, Comércio de Peças Usadas e Reciclagem de Sucatas Manual de Orientações para o CDV adquirir Sistemas Emissores de Nota Fiscal Eletrônica Versão 1.3 Fevereiro de 2016

2 1. Objetivo Este manual objetiva auxiliar o Centro de Desmanche de Veículos Automotores, Comércio de Peças Usadas e Reciclagem de Sucatas CDV a verificar se a solução que está adquirindo para emissão da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e - integra-se, em suas funções básicas, com o sistema GID No restante do documento trataremos os sistemas emissores de NF-e pelo título de Sistema de ERP. 2. Cuidados na Aquisição do Sistema O CDV pode contratar qualquer sistema de mercado para emitir suas NF-e desde que o mesmo esteja integrado com o sistema fornecido pelo DETRAN/RS, de nome GID O sistema adquirido pelo CDV para a emissão da NF-e deve implementar as funcionalidades reportadas no Manual de Integração do Sistema GID Desmanches e Sistemas Emissores de Nota Fiscal Eletrônica. Todo o ingresso de peças no estoque é informado no sistema GID Já todo o processo de venda é realizado no sistema adquirido pelo CDV, com base no estoque registrado no sistema do DETRAN/RS. A emissão da NF-e, que conclui o processo de venda, é informada pelo Sistema de ERP para o sistema GID Desmanches que realiza o registro da venda das peças no estoque do CDV. Sugerimos que o CDV, antes de adquirir o sistema para emissão da NF-e, certifique-se com a empresa detentora do sistema se o mesmo atende ao descrito no Manual de Integração do Sistema GID Desmanches e Sistemas Emissores de Nota Fiscal Eletrônica. Para sua segurança, recomendamos que não aceite somente a palavra do vendedor. Contate a empresa e coloque no contrato de compra que o sistema adquirido deve integrar-se com o sistema GID Desmanches conforme descrito no referido manual. 3. Seguranças obrigatórias no Sistema de ERP O Sistema de ERP, se possuir um módulo de estoque, deve inativá-lo parcialmente, não permitindo o registro ou alteração de peças no estoque através de transação sua. Todo o ingresso, pesquisa e baixa de peças no estoque devem ser realizadas no sistema GID Para a simplificação da operação o Sistema de ERP pode gravar no estoque as peças pesquisadas para montagem do pedido ou orçamento, etapa que antecede a emissão da nota fiscal. Atenção para o fato de que peças automotivas pesquisadas poderão não ser vendidas retornando, quando da realização de outra pesquisa ao estoque registrado no sistema GID A emissão de Nota Fiscal Eletrônica de Venda somente deve ser realizada a partir de uma busca ou pesquisa de peça realizada através de um Web Service fornecido pelo sistema GID Não deve ser possível ao operador preencher uma NF-e diretamente pelo Sistema de ERP, sem acesso ao estoque do sistema GID Desmanches, se tratar-se de uma NF-e de saída. Para as NF-e de entrada a digitação da NF-e é livre, desde que não inclua produtos diretamente no estoque do Sistema de ERP. Versão 1.3 Página 2

3 4. Ambiente de Verificação da Integração Os testes para confirmação da eficácia do Sistema de ERP, que o CDV pretende adquirir, são realizados em ambiente de produção, isto é, com tudo instalado e operando, com conexão na Internet, utilizando o ambiente de produção da SEFAZ/RS e os métodos de integração do sistema GID Desmanches que estão disponibilizados na Internet. Se o CDV desejar utilizar o sistema GID Desmanches que utiliza uma rede privativa, a Rede RS, e o Sistema de ERP que utiliza a Internet em uma única máquina deverá providenciar com um técnico de rede um processo de roteamento. 5. Pontos de Verificação O Sistema de ERP adquirido pode possuir dez pontos de conexão com o sistema GID Desses, três pontos de conexão não são de uso obrigatório. A seguir descreveremos o que é possível verificar quanto ao funcionamento correto destes pontos de conexão. Métodos obrigatórios (*). A. Listar Grupos e Subgrupos A utilização de grupos e subgrupos é uma opção do CDV com seu contabilista e com a empresa que fornece o Sistema de ERP. Se optar pelo uso dos grupos e subgrupos, o Sistema de ERP deve possuir uma função que possibilite buscar as tabelas de grupo e subgrupo do sistema GID Para testar o funcionamento desse serviço faça: Cadastre no sistema GID Desmanches grupos e subgrupos. Importe as tabelas para o Sistema de ERP usando uma transação que ele deve possuir. No sistema GID Desmanches altere grupos e subgrupos, incluindo novos e inativando grupos e subgrupos já cadastrados. Importe novamente as tabelas para o Sistema de ERP. Verifique se o resultado final, no Sistema de ERP, está igual ao que você cadastrou no sistema GID B. Consultar Estoque (*) Qualquer busca de peça ou montagem de orçamento ou pedido, na qual for informado o código de uma peça, implica em uma busca pelo Sistema de ERP no estoque existente no sistema GID Para testar se estas buscas estão implementadas corretamente, verifique que transações, no Sistema de ERP, permitem buscar as peças veiculares por código e faça: Obtenha uma peça do estoque que esteja etiquetada ou busque uma peça no sistema GID Versão 1.3 Página 3

4 Digite ou leia, com a leitora de código de barras, o código da peça na transação do Sistema de ERP. Verifique se o Sistema de ERP preenche os dados de nome da peça, marca e modelo do veículo. Opcionalmente pode ter o ano do modelo e a placa do veículo de origem. Os dados apresentados em tela devem ser iguais aos existentes no sistema GID Desmanches e constantes da etiqueta da peça selecionada para o teste. C. Pesquisar Estoque (*) A pesquisa no estoque pelo Sistema de ERP por nome da peça e marca e modelo do veículo implica na interação do Sistema de ERP com o sistema GID Desmanches para obter a relação de peças no estoque que atendem as especificações. Para testar se as pesquisas estão implementadas corretamente, verifique que transações no Sistema de ERP permitem pesquisa por nome da peça e/ou marca e modelo em estoque e faça: Acesse o sistema GID Desmanches e realize uma pesquisa por nome de peça e se desejar por marca, modelo e ano. Acesse o Sistema de ERP e efetue uma pesquisa utilizando os mesmos parâmetros da pesquisa realizada no sistema GID O resultado obtido deve ser igual nos dois sistemas. Atenção: o Sistema de ERP recebe de 50 em 50 peças. Se a sua pesquisa no sistema GID Desmanches trouxe mais de 50 peças, certamente terá de ativar uma continuação no sistema de ERP para obter o restante. Realize teste com uma pesquisa que retorne mais do que 50 peças. D. Incluir Reserva de Estoque e Confirmar Venda (*) Sempre que o Sistema de ERP for gerar uma NF-e de venda, deve antes interagir com o sistema GID Desmanches para verificar se todas as peças que constam da nota fiscal podem ser comercializadas. Se as peças estão em condição de venda, é realizada a reserva das mesmas no sistema GID Esta reserva impede que outro atendente do CDV venha a incluir a mesma peça em outra NF-e enquanto ocorre o processo de autorização de NF-e na SEFAZ/RS. Após receber a autorização de emissão da NF-e pela SEFAZ/RS, o Sistema de ERP deve interagir com o sistema GID Desmanches para que a situação das peças passe de reservadas para baixadas por venda. Para testar se o sistema está realizando a confirmação de venda corretamente faça: Utilizando o Sistema de ERP monte uma nota fiscal (lembre-se que está em ambiente de produção). Comande a emissão da NF-e. Se a NF-e for autorizada: Acesse o sistema GID Desmanches e verifique se as peças constantes da NF-e estão reservadas ou, pela velocidade do processamento, já estão baixadas do Versão 1.3 Página 4

5 estoque por venda. Na conclusão do processo, que leva poucos segundos, todas as peças constantes da NF-e devem estar baixadas por venda no sistema GID Se a NF-e não for gerada por algum problema: Acesse o sistema GID Desmanches e verifique se as peças constantes da NF-e estão liberadas para comercialização no estoque, isto é, não estão como baixadas por venda e nem reservadas. As peças no sistema GID Desmanches devem estar livres para comercialização. E. Cancelar Reserva de Estoque (*) O serviço que cancela a reserva de peças no estoque do sistema GID Desmanches somente é utilizado pelo Sistema de ERP quando a NF-e não for autorizada pela SEFAZ/RS. Nesse caso as peças que estavam reservadas devem retornar ao estoque do sistema GID Desmanches para comercialização. Quando o evento descrito ocorrer, verifique no sistema GID Desmanches a situação das peças que compõem a nota fiscal não autorizada. A princípio, exceto por falha de comunicação do CDV com o DETRAN, todas as peças devem estar liberadas para comercialização. F. Cancelar Venda (*) O cancelamento da venda ocorre quando a NF-e é cancelada ou estornada pelo CDV. Somente será possível verificar se esse serviço está desenvolvido corretamente quando ocorrer um caso de cancelamento ou estorno de NF-e. Ao cancelar ou estornar uma NF-e no Sistema de ERP, acesse o sistema GID Desmanches e verifique a situação das peças que compunham a mesma. Todas as peças que a compunham devem estar disponíveis para comercialização no estoque do sistema GID G. Validar Estoque A utilização desse método é opcional. A função do método Validar Estoque é informar ao atendente do CDV que a peça a ser comercializada necessitará ser desmontada e o que esse desmonte gerará no estoque. Exemplo ao vender uma estrutura da porta que está acoplada na mesma, toda a porta será desmontada gerando um conjunto de peças a serem etiquetadas. O método Validar Estoque, no exemplo, informa que a porta será desmontada em função da venda de uma peça principal. H. Listar Peça A utilização desse método é opcional. A função do método Listar Peça é repassar ao Sistema de ERP toda a tabela de nomes de peças utilizadas pelo sistema GID Se o Sistema de ERP apresentar opção de seleção de nome de peça nas pesquisas, verifique se os nomes apresentados são os utilizados pelo sistema do DETRAN/RS. Versão 1.3 Página 5

6 I. Cadastrar Nota Fiscal de Entrada (*) Sempre que for lançada uma nova nota de eletrônica de entrada, após receber a autorização de emissão da NF-e pela SEFAZ/RS, o Sistema de ERP deve interagir com o sistema GID Desmanches para executar o cadastro da nota no sistema do Detran. A nota deve ser cadastrada no GID Desmanches sem vinculação com itens ou estoques, permitindo que o operador realize esta vinculação posteriormente, através do GID Para testar se o sistema está realizando o cadastro da nota fiscal de entrada corretamente faça: Utilizando o Sistema de ERP digite os dados para cadastro de nova nota fiscal de entrada (lembre-se que está em ambiente de produção). Comande a emissão da NF-e. Se a NF-e for autorizada na SEFAZ/RS: Acesse o sistema GID Desmanches e verifique, através do código ou da chave, se a nova nota consta no sistema sem nenhum item e nenhum estoque vinculado. Se a NF-e não for gerada: Caso a nota não tenha a emissão autorizada pela SEFAZ/RS, ela não deverá constar no cadastro de notas de entrada do GID Desmanches; Caso a nota tenha a emissão autorizada pela SEFAZ/RS, mas não conste no sistema GID Desmanches, verifique com o fornecedor do sistema se este prevê o reprocessamento do cadastro da nota junto ao GID Desmanches, para que o cadastro seja concluído com sucesso. A partir da integração dos sistemas, todas as notas eletrônicas de entrada, emitidas através do Sistema de ERP deverão constar também no GID J. Cancelar Nota Fiscal de Entrada O cancelamento da entrada ocorre quando a NF-e é cancelada ou estornada pelo CDV. Somente será possível verificar se esse serviço está desenvolvido corretamente quando ocorrer um caso de cancelamento ou estorno de NF-e de compra/entrada. Ao cancelar ou estornar uma NF-e no Sistema de ERP, acesse o sistema GID Desmanches e verifique os estoques lançados que compunham a mesma. Todas os estoques lançados para a nota de entrada devem desaparecer do estoque do sistema GID Desmanches, não sendo mais possível a sua comercialização. K. Incluir Reserva de Estoque e Devolver Nota Fiscal de Entrada O serviço de devolução de notas de entrada deve ser utilizado caso seja necessário devolver ao fornecedor os itens adquiridos através de uma NF-e. Deve ser realizada previamente a reserva dos itens e então utilizado o método de devolução para que os itens relacionados à nota de entrada desapareçam do estoque do sistema GID Desmanches, não sendo mais possível a sua comercialização. Versão 1.3 Página 6