1 de 10 MAUEIO E APOIO LOGÍTICO MACROPROCEO ADMIITRATIVO PROCEO MAUEIO E APOIO LOGÍTICO MAUEIO E APOIO LOGÍTICO 1. OBJETIVO... 2 2. ABRAGÊCIA... 2 3. DOCUMETO RELACIOADO... 2 4. PROCEDIMETO... 2 4.1 DEFIIÇÃO DO ERIVÇO E ABRAGÊCIA... 2 4.2 IERÇÃO DE PEDIDO A ITRAET... 3 4.3 APROVAÇÃO PELO ÚCLEO DE MAUEIO E APOIO LOGÍTICO... 4 4.4 MOTAGEM DE KIT... 5 4.5 COCLUÃO DA OLICITAÇÃO: ETREGA E ARQUIVAMETO DO FORMULÁRIO... 6 5. 6. REGITRO...7 HITÓRICO DO DOCUMETO...7 7. AEXO...8 7. 1 FORMULÁRIO DE OLICITAÇÃO DE MAUEIO E APOIO LOGÍTICO... 8 7. 2 MODELO DE CAPA PARA OLICITAÇÃO DE MOTAGEM DE EVETO/REUIÕE OU KIT... 9 7.3 FLUXOGRAMA DO PROCEO... 10 Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição JOÃO PAULO ATO DO ACIMETO ADMIITRAÇÃO ATOIO CARLO BORGE DIRETORIA EXECUTIVA BIBLIOTECA LIK E ITRAET 1
2 de 10 1. OBJETIVO Estabelecer procedimentos para solicitação de manuseio ou apoio logístico. 2. ABRAGÊCIA Toda a estrutura da FecomercioP. 3. DOCUMETO RELACIOADO PROC. 02 Controle de Documentos; PROC. 03 Controle de Registros; UP. 01 Aquisição. 4. PROCEDIMETO 4.1 Definição do erviço e sua Abrangência O serviço de manuseio e apoio logístico compreende toda a demanda relativa ao apoio operacional na preparação de reuniões e eventos (placas, sinalização e etiquetas de estacionamento, dentre outros), e na montagem e disponibilização de kits. Comporta, ainda, todo o apoio às diversas áreas da Entidade no que tange aos pedidos de encadernação, plastificação, cópias, impressões, confecção de etiquetas e pacotes. A requisição dos serviços, preparação de reuniões e eventos e de montagem e disponibilização de kits é realizada por meio de um formulário disponibilizado na intranet, que registra as informações referentes à solicitação a fim de que o serviço seja executado com maior rapidez e com minimização dos erros. Os demais 2
3 de 10 serviços de apoio (encadernação, plastificação, cópias, impressões, confecção de etiquetas e pacotes devem ser requeridos por meio de e-mail encaminhado ao núcleo de Manuseio e Apoio Logístico a Eventos). 4.2 Inserção de Pedido na Intranet Toda solicitação para os serviços destacados no subitem anterior devem ser encaminhadas ao núcleo de Manuseio e Apoio Logístico a Eventos por meio do formulário olicitação de Manuseio e Apoio Logístico, localizado na intranet (ver Anexo 7.1), ou por email, observando o prazo mínimo de atendimento, conforme a tabela abaixo: PLATIFICAÇÃO, PACOTE E ECADERAÇÃO PRAZO DE ETREGA MOTAGEM DE KIT CÓPIA, IMPREÃO E COFECÇÃO DE ETIQUETA OUTRO Até 50 unidades 1 dia útil 1 dia útil 1 dia útil A combinar Até 150 unidades 2 dias úteis 2 dias úteis 2dias úteis A combinar Até 200 unidades 3 dias úteis 3 dias úteis 2dias úteis A combinar Até 300 unidades 4 dias úteis 4 dias úteis 2dias úteis A combinar 300 ou mais unidades 5 dias úteis 5 dias úteis 2dias úteis A combinar CROOGRAMA PARA PREPARAÇÃO/MOTAGEM DE REUIÕE E EVETO PLACA PRIMA ETACIOAMETO KIT/MOTAGEM REUIÕE/EVETO QUE IICIAM À 8H OU 9H OITE ATERIOR OITE ATERIOR OITE ATERIOR OITE ATERIOR REUIÕE/EVETO QUE IICIAM À ATÉ A 8:30 ATÉ A ATÉ A 08:30 ATÉ A 08:30 10H,11H OU 12H 08:30 REUIÕE/EVETO QUE IICIAM À ATÉ A 12H À 12H ATÉ A 12H ATÉ A 12H 14H OU 15H REUIÕE/EVETO QUE IICIAM APÓ À 15H ATÉ A 14H ATÉ A 14 ATÉ A 14H ATÉ A 14H 3
4 de 10 Caso o solicitante necessite de um prazo de atendimento inferior ao estipulado na tabela Prazo de Entrega, deve justificar a urgência da solicitação no formulário, por e-mail ou verbalmente (quando a urgência não permite tempo hábil para registro no formulário ou e-mail). OTA 1: Caso a intranet apresente qualquer problema técnico que impeça a execução do serviço, todas as etapas que compõem o procedimento poderão ser realizadas via e-mail (jamais será aceita solicitação verbal). o entanto, o solicitante deve ficar atento quanto aos prazos estabelecidos pela tabela Prazo de Entrega. Caso o núcleo de Manuseio verifique a impossibilidade de cumprimento do prazo estipulado, seja por problemas de inconsistência ou insuficiência de informações ou por dificuldade na execução do serviço, deverá contatar o solicitante, negociando uma nova data de entrega. o caso de montagem de kits, cabe ao solicitante preencher no campo Descrição, disponível no formulário, o detalhamento de todos os materiais que irão compor cada kit, além de anexar todas as artes, pautas e demais materiais. ota 2 : os casos em que artes, pautas e demais materiais chegarem posteriormente ao envio do formulário da solicitação realizada, os mesmos deverão ser enviados em um único e-mail para o endereço manuseio@fecomercio.com.br até às 17h do dia anterior ao evento. ão serão recebidos materiais fora desse prazo, exceto no caso de demandas vinda da Diretoria Executiva ou da Presidência. 4.3 Aprovação pelo úcleo de Manuseio e Apoio Logístico a Eventos Após o solicitante preencher e enviar o formulário de solicitação de serviço, o núcleo de Manuseio e Apoio Logístico a Eventos receberá um e-mail alertando sobre a nova tarefa, que será então analisada por um colaborador da mencionado núcleo. 4
5 de 10 Cabe a esse colaborador verificar se as informações contidas no formulário são suficientes ou não para a execução do serviço. Em caso negativo, o referido núcleo reprovará a solicitação, indicando na aba Avaliação as correções ou complementações necessárias. O solicitante, por sua vez, deverá refazer a solicitação. a sequência, após a aprovação da solicitação, um dos colaboradores da equipe de Manuseio atribuirá a tarefa e se responsabilizará por ela, acompanhando todo o fluxo até a sua finalização. os casos de solicitações de montagem de reuniões/eventos ou kits, cabe ao responsável pela execução do serviço imprimir o formulário da solicitação e a sua respectiva capa (ver modelo no Anexo 7.2), modelo disponível no diretório G. e após a aprovação do serviço o solicitante necessitar alterar o pedido, o mesmo deve comunicar o núcleo de Manuseio, via e-mail, telefone ou pessoalmente, para que o mesmo registre as mudanças no formulário original. Caso as alterações solicitadas interfiram no prazo de atendimento, cabe ao núcleo de Manuseio formalizar a definição de um novo prazo com as devidas justificativas registradas no formulário. ota 3: As solicitações relacionadas à montagem de reuniões/eventos e kits poderão sofrer alterações até as 15h do dia anterior ao evento. Exceções só serão aceitas em casos de eventos e reuniões nas quais vieram mais convidados do que o esperado. esses casos, o solicitante responsável pelo evento deve inserir um novo formulário na intranet (em complementação à solicitação inicial), explicando o porquê da necessidade de nova montagem ou de determinado serviço. Após a aprovação, o serviço será executado e o formulário deve ser assinado pelo solicitante e arquivado como anexo do primeiro formulário. 4.4 Montagem de Kits Os kits poderão ser compostos por itens da FecomercioP, de parceiro ou por materiais de outras instituições. o primeiro caso, que envolve kits montados com itens da Federação, cabe ao núcleo de Manuseio verificar na solicitação os itens necessários e solicitá-los à unidade de uprimentos, de 5
6 de 10 acordo com o procedimento UP 01. Aquisição. Vale destacar que nesses casos a verificação da qualidade dos itens utilizados é realizada pelo Almoxarifado. olicitações que envolvam a utilização de itens de parceiros ou de outras instituições necessitarão que o núcleo de Manuseio, durante as montagens dos kits, verifique as quantidades e integridade dos itens. Tal verificação será registrada na capa do formulário da solicitação. Qualquer problema verificado deverá ser informado ao solicitante, a fim de que o mesmo defina o que deverá ser feito para solucioná-lo. Para a montagem de kits, é utilizada uma sala específica, onde estão disponíveis demarcações para os materiais aprovados, materiais em preparação e materiais reprovados. OTA 4: A sala destinada para montagem de kits possui algumas prateleiras que armazenam materiais do Conselho do Comércio Varejista CCV. Tais materiais não são utilizados pelo núcleo de Manuseio e todo o seu controle e manejo estão sob a responsabilidade do referido Conselho. 4.5 Conclusão da solicitação: Entrega e Arquivamento do Formulário Após o término da realização do serviço, cabe ao responsável pela execução entregar o material ao solicitante. Caso haja alguma discordância com relação ao material entregue, cabe ao solicitante comunicar ao núcleo de Manuseio o problema constatado, para que a mesmo efetue as devidas correções. os casos de montagem de reuniões/eventos e de kits, cabe ao responsável pela execução do serviço validar com o responsável/solicitante se está tudo de acordo com o solicitado. Para isso, o solicitante deverá verificar o serviço realizado pelo núcleo de Manuseio e validá-lo assinando o formulário de solicitação do serviço. Caso o solicitante não aprove o trabalho realizado, deverá comunicar imediatamente sua insatisfação ao núcleo de Manuseio, para providências e adequações. Uma vez finalizado e aprovado o serviço, cabe ao núcleo de Manuseio encaminhar o formulário e a capa para o núcleo de Arquivo e Documentação, a fim de que esse realize o arquivamento desses documentos na pasta intitulada olicitações de Manuseio e Apoio Logístico. Caso haja sobra de materiais após o evento, cabe ao núcleo de Manuseio informar o solicitante, a fim de que ele defina a destinação dos itens. 6
7 de 10 e o solicitante optar pela desmontagem dos kits excedentes, a requisição para a execução desse serviço deve ser encaminhada ao referido núcleo por e-mail e o material proveniente da desmontagem será devolvido ao Almoxarifado, conforme o procedimento UP. 01 Aquisição. Itens excedentes oriundos de parceiros serão direcionados conforme as orientações da área solicitante, que pode requerer o descarte ou pode retirar esse material. 5. REGITRO Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Cópia de egurança Descarte Intranet (Formulário) Formulário de olicitação e Capa Banco de Dados (\\RV- 09.fecomercio.inet) Aplicação (\\Jupiter.fecomerc io.inet) Pasta A-Z Acesso restrito por meio de senha aos usuários permitidos Acesso Livre º da olicitação/data Por Data Permanente Ano Anterior Ano Vigente im ão ão Aplicável Descarte 6. HITÓRICO DO DOCUMETO Versão Data Comentários 1.0 01/10/2014 Edição Inicial. 2.0 19/11/2014 1. Exclusão da possibilidade do solicitante editar o formulário de solicitação na intranet. 2. Alteração do horário limite para a chegada de alterações nas solicitações de montagens. 7
8 de 10 7. AEXO 7.1 Formulário de olicitação de Manuseio e Apoio Logístico 8
9 de 10 7.2 Modelo de Capa para solicitação de montagem de eventos/reuniões ou kits 9
ADMIITRAÇÃO MAUEIO E APOIO LOGÍTICO OLICITATE Gestor: 10 de 10 7.3 Fluxograma do Processo P1 Manuseio e Apoio Logístico FECOMERCIO P P1 olicitação de Manuseio e Apoio Logístico Início P1 Anexos T1 Preencher solicitação de Manuseio e Apoio Logístico na intranet Anexar materiais (se necessário T3 Providenciar as devidas alterações erviço aprovado? erviço aprovado? T5 T6 T15 Realizar adequações Realizar serviço Entregar material Coletar assinatura de aprovação no formulário Arquivar FIM T2 Analisar solicitação Informações suficientes? T4 Imprimir o formulário olicitação de montagem de reunião, evento ou kits? T7 Imprimir formulário e respectiva capa T14 Realizar adequações T8 T13 Inicar execução do serviço Entregar material e/ou realizar montagem T12 Montagem de Kits Itens da própria Fecomercio olicitar itens á Unidade de uprimentos + T9 T10 T11 T15 Entregar material e/ou realizar montagem Aprovar com solicitante Realizar conferência dos Itens Registrar no Formulário Alguma irregularidade? Comunicar solicitante para adequações 10